ORGANO JUDICIAL CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

Transcripción

1 ORGANO JUDICIAL CORTE SUPREMA DE JUSTICIA INSTRUCTIVO PARA USO DE LOS SERVICIOS DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL Y ACCESO A INTERNET EN EL ÓRGANO JUDICIAL OCTUBRE 2014 I. Introducción II. III. IV. Objetivo del Instructivo Glosario Base Legal V. Ámbito de aplicación VI. VII. VIII. IX. Participantes y niveles de responsabilidad Proceso de Asignación de Cuentas de Correo Institucional Disposiciones Generales Vigencia de las Cuentas de Correo X. Disposiciones Específicas i. Uso no adecuado del Correo Electrónico Institucional ii. Del uso aceptable del Correo Electrónico Institucional XI. Inobservancia al presente Instructivo I. Introducción El presente instructivo busca ofrecer a los usuarios una guía sobre los requerimientos mínimos que deben ser cumplidos respecto del uso del Correo Electrónico Institucional que provee el Órgano Judicial, como también las implicancias de su mal uso. Es importante mencionar, que el uso inapropiado de los recursos dispuestos para los usuarios, expone a la institución a riesgos innecesarios como los virus informáticos, interrupción de las redes y sus sistemas, así como también, problemas jurídicos, tanto nacionales como internacionales. II. Objetivo del Instructivo Establecer las condiciones, actividades, responsabilidades y controles del uso de acceso a Internet y uso de Correo Electrónico Institucional, como herramienta de apoyo para la comunicación interna y externa, utilizando la tecnología y facilidades que brinda el Internet, al mismo tiempo, estar identificados como miembros de esta institución.

2 III. Glosario Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: Correo Electrónico: Servicio que permite enviar y recibir mensajes electrónicos por Internet y cuya dirección consta de tres partes: nombre de usuario, arroba (representada por el y el nombre de dominio del servidor de correo. Ejemplo: oficialiamayor@csj.gob.sv Cuenta de Comunicación Externa: A cargo de dependencia y vinculada a intercambio de información con instituciones y entidades públicas. Cuenta de Comunicación Interna: Herramienta de trabajo vinculada al intercambio de información al interior de la institución. Usuario: nombre asignado por el servidor de correo para diligenciar la cuenta de correo de una persona determinada. Este usuario puede ser el usuario principal y/o usuario auxiliar responsables de la cuenta. Usuario Principal: nombre asignado por el servidor de correo para diligenciar la cuenta de correo a Jefatura de cada Unidad organizativa. Usuario Auxiliar: nombre asignado por el servidor de correo para diligenciar la cuenta de correo que cada Jefatura de cada Unidad asignará a la persona destacada en las mismas. Contraseña: es una forma de autenticación que utiliza información secreta para controlar el acceso a la cuenta de correo. Servidor de Correo: es un ordenador en el que funciona un programa especial que gestiona los mensajes de Correo Electrónico de multitud de usuarios. IV. Base Legal Constitución de la República, tratados internacionales sobre derechos humanos vigentes en el país, Ley de Acceso a la Información Pública y demás Leyes aplicables. V. Ámbito de aplicación El presente instructivo se aplica a todos los funcionarios y empleados del Órgano Judicial autorizados para la utilización de Correo Electrónico Institucional y acceso a Internet. VI. Participantes y niveles de responsabilidad Todos los usuarios de Internet y Correo Electrónico Institucional (Interno y Externo), estarán sujetos, en lo que fuere aplicable, a la Constitución, Ley de Servicio Civil, Ley de Ética Gubernamental, Código de Ética Judicial, Código Penal y demás leyes. Para la determinación de responsabilidad por el incumplimiento de las leyes anteriores en relación al presente Instructivo, deberá seguirse el procedimiento establecido en la Ley de la Carrera Judicial; o del Instructivo de Medidas Disciplinarias del Personal de la Corte Suprema de Justicia e Instituto de Medicina Legal, según sea el caso.

3 Dependencias Responsabilidades 6.1 Corresponde a la Corte Suprema de Justicia en Pleno: Dictar las medidas convenientes para el uso y manejo adecuado del Correo Electrónico Institucional y del acceso a Internet, y 6.2 Corresponde a la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia y del Órgano Judicial: a. Aprobar los instrumentos necesarios para la regulación del uso de los servicios de Correo Electrónico y acceso a Internet como herramientas de trabajo para el cumplimiento de los objetivos institucionales. a Internet del personal bajo su cargo. Funcionarios Jurisdiccionales (Magistrados, Jueces y Secretarios) 6.3 Corresponde a Magistrados de Sala: a. Velar por el cumplimiento de la política y disposiciones relacionadas con el uso del Correo Electrónico y acceso a Internet. al Internet del personal inmediato bajo su cargo. 6.4 Corresponde a los Magistrados Presidentes de Cámara: a. Velar por el cumplimiento de la política y disposiciones relacionadas con el uso del Correo Electrónico y acceso a Internet; así como el uso responsable de la mensajería judicial. al Internet del personal inmediato bajo su cargo. 6.5 Corresponde a los Jueces de Primera Instancia: a. Velar por el cumplimiento de la política y disposiciones relacionadas con el uso del Correo Electrónico y acceso a Internet; así como el uso responsable de la mensajería judicial. al Internet del personal inmediato bajo su cargo. 6.6 Corresponde a los Jueces/zas de Paz: a. Velar por el cumplimiento de la política y disposiciones relacionadas con el uso del Correo Electrónico y acceso a Internet; así como el uso responsable de la mensajería judicial. al Internet del personal inmediato bajo su cargo. 6.7 Corresponde a los Secretarios/as de Cámara, Primera Instancia y de Paz: a. Aceptar el uso de la cuenta de Correo Electrónico Institucional cuando esta sea delegada por el Magistrado o Juez según sea el caso correspondiente. b. Cumplir con lo establecido en este Instructivo en relación al uso del manejo de la cuenta de Correo Electrónico Institucional. Otros Funcionarios Jurídico Administrativos 6.8 Corresponde a la Secretaría General

4 Autorizar la creación de cuentas de Correo Electrónico y acceso a Internet, del personal adscrito a la misma y del personal de las dependencias a su cargo. 6.9 Corresponde a la Gerencia General de Administración y Finanzas: a. Autorizar la creación de cuentas de Correo Electrónico y acceso a Internet, de todo el personal del Órgano Judicial. b. Crear mecanismos para difundir efectivamente el instructivo para el uso correcto de los correos electrónicos institucionales como herramienta de trabajo Corresponde a los Directores: Autorizar la creación de cuentas de Correo Electrónico y acceso a Internet, del personal adscrito a la misma y del personal de las dependencias a su cargo Corresponde a las Jefaturas en General: Gestionar la creación de cuentas de Correo Electrónico y acceso a Internet, del personal a su cargo Corresponde a la Unidad de Informática: a. Gestionar la creación, cancelación y desactivación de Cuentas de Correo Electrónico y acceso a Internet, del personal a su cargo, b. y a su vez verificar la disponibilidad técnica de creación de cuentas de Correo Electrónico y acceso a Internet Corresponde a los Funcionarios y Empleados Usuarios: a. Hacer uso adecuado del Correo Electrónico y acceso a Internet de conformidad al presente instructivo. b. Omitir el uso del Internet y cuentas de Correo Electrónico institucional, con fines particulares o ajenos a la institución. VII. Proceso de Asignación de Cuentas de Correo Institucional Tarea Actor Actividad Registro 1 Solicitante: 2 Magistrados Presidentes de Sala. Directores. Jefaturas en General. Magistrados de Cámara Jueces de Primera Instancia Jueces de Paz El solicitante deberá llenar formulario de solicitud de creación de cuenta de Correo Electrónico, donde deberá especificar a. Nombres b. Apellidos c. Unidad/Área/Otro d. Cargo/Funciones e. Justificación del uso del correo electrónico institucional Revisa las solicitudes y verifica su utilidad. Hoja de Solicitud Gerencia General de Administración y Finanzas. Revisa prioridades y puede comunicarse con el solicitante para aclarar puntos no claros en la solicitud.

5 - Decide si se aprueba o deniega la petición SI SE APRUEBA: Envía la hoja de solicitud con firma de Visto Bueno VB a la Unidad de Informática CSJ SI SE DESAPRUEBA: Finaliza el proceso (puede volver a iniciar) 3 Unidad de Informática Recibe la solicitud con firma de Visto Bueno VB Verifica capacidad para darle cumplimiento a la solicitud Procede a designar a los técnicos de la Unidad 4 Técnicos Realizan la creación de Correo Electrónico Institucional 5 Unidad de Informática Envía comprobante de ejecución 6 Gerencia General de Administración y Finanzas Recibe y archiva hoja de solicitud con el proceso terminado. VIII. Disposiciones Generales a. El Correo Electrónico Institucional es una herramienta de comunicación e intercambio de información a nivel interno y externo relacionado al quehacer del Órgano Judicial; por tanto, no es una herramienta de difusión indiscriminada de información. b. La Institución a través de la Gerencia General de Administración y Finanzas, a solicitud de la Unidad de Informática dará respuesta a las solicitudes de Correo Electrónico Institucional e Internet; establecerá la asignación de cuentas de Correo Electrónico Institucional a los trabajadores que por la naturaleza de sus funciones lo requieran, para fines específicamente laborales. c. La asignación de cuentas de Correo Electrónico compromete y obliga a cada usuario a aceptar y dar estricto cumplimiento a las normas establecidas por la institución, así como a los deberes que como servidores públicos les establecen las leyes de la República. d. La cuenta de correo es personal e intransferible (a excepciones previamente establecidas ver numeral 6.7), siendo responsabilidad del usuario el uso de la misma. e. Los usuarios deberán mantener bajo reserva la contraseña de acceso de su cuenta de Correo Electrónico, evitando almacenarla o compartirla para evitar ingresos no autorizados. f. Cada usuario al asignársele una cuenta de Correo Electrónico se comprometerá a utilizarla únicamente, para fines institucionales, siendo responsable del contenido de la misma y de su entrega en caso de ser solicitada por la autoridad pertinente. g. Las cuentas del Correo Electrónico para los servidores del Órgano Judicial deben usarse para actividades que estén relacionadas con el cumplimiento de sus funciones en la institución, no debiendo hacer uso personal de las mismas. h. Se garantiza la publicidad de los actos, resoluciones o decisiones formalizadas, a excepción de aquellas comunicaciones efectuadas en el marco del ejercicio de la función jurisdiccional así como en los actos administrativos derivados de la misma. i. Se garantiza la Publicidad de las comunicaciones internas, para el acceso a ellas deberán concurrir los principios siguientes: 1. Jurisdiccionalidad, deberá efectuarse en virtud de una decisión judicial.

6 2. Objetividad, deberá verificarse en el marco de investigación por hechos concretos y la posible comisión de un delito. 3. Razonabilidad, la decisión que ordene la entrega de las comunicaciones deberá exponer las razones o motivos para tales efectos. 4. Temporalidad, deberá delimitarse en un intervalo de tiempo determinado la comunicación que requiera ser entregada. IX. Vigencia de las Cuentas de Correo Los correos electrónicos institucionales, como herramientas de trabajo, podrán tener un tiempo de vigencia, dependiendo de las siguientes situaciones: a. No exista registro de su utilización. b. El titular de la cuenta ya no forme parte de los funcionarios y/o empleados del Órgano Judicial. c. En caso de fallecimiento. La instancia rectora, de acuerdo a este instructivo deberá realizar el resguardo y/o entrega de la información dependiendo el caso particular. En caso de resguardo: a. Sobre información de correos electrónico institucional: Se cumplirán direcciones que emanan de la Constitución de la República y la Ley de Acceso a la Información ambas de El Salvador. En caso de solicitud y entrega: a. Se hará una copia idéntica del buzón de entradas y salidas del Correo Electrónico Institucional, entregándosele al propietario de la cuenta en un disco la información referida. Se deberá emitir constancia firmada de recibido; lo que exonera de responsabilidad a la dependencia institucional. 9.1 Cancelación voluntaria de cuentas Se podrá solicitar el cierre o cancelación de una cuenta de correo. Para ello, su titular deberá realizar la solicitud al administrador del dominio de correo, quién hará efectiva la solicitud tras la comprobación de su veracidad. La cancelación de una cuenta implica: - la imposibilidad de enviar y recibir nuevos correos. - la eliminación de los correos almacenados. 9.2 Desactivación temporal de cuentas El uso inapropiado o el abuso en el servicio de Correo Electrónico puede ocasionar la desactivación temporal o permanente de las cuentas. Las acciones en este sentido se pueden llevar a cabo en función de las posibles repercusiones en el buen funcionamiento del servicio. La desactivación de la cuenta implica: - la imposibilidad de enviar y recibir nuevos correos mientras no vuelva a ser activada. X. Disposiciones Específicas

7 a. Los usuarios deberán identificar en el correo sus datos (nombre, apellido, unidad), para que el receptor del mensaje identifique con certeza la identidad del remitente y la unidad de su procedencia. b. La información intercambiada por este medio deberá restringirse a propósitos Institucionales y el Órgano Judicial estará facultado para aplicar todas las medidas necesarias para garantizar la estabilidad del servicio y su uso correcto sujeto a las leyes vigentes. i. Uso no adecuado del Correo Electrónico Institucional: a. No se podrá facilitar u ofrecer la cuenta y/o buzón del Correo Electrónico Institucional a personas que no posean esa herramienta. b. Los usuarios deberán diferenciar el uso de cuentas de Correo Electrónico Institucional y cuentas privadas ofrecidas por otros proveedores de Internet. c. No se podrá utilizar el Correo Electrónico Institucional para cualquier propósito comercial o financiero ajeno a la institución. d. Se prohíbe participar en la propagación de mensajes encadenados o participar en esquemas piramidales o similares. e. No se deberá distribuir mensajes de contenidos impropios y/o lesivos a la moral. f. Falsificar las cuentas de Correo Electrónico. g. El usuario no usará el Correo Electrónico para mandar cadenas de cartas o cualquier uso de listas de distribución a ninguna persona que no haya sido específicamente autorizada para ser incluida en el proceso. h. Cargar archivos que contengan virus, caballos de troya, gusanos, sistemas de cancelación de exposiciones, archivos dañados, o cualquier otro programa o software similar que pueda perjudicar el funcionamiento de los equipos o la propiedad de otros. i. El usuario no transmitirá a través del Correo Electrónico ningún tipo de material ilegal, de acoso, difamatorio, abusivo, amenazador, nocivo, vulgar, obsceno o de cualquier otra forma censurable. j. Cuando se detecta un Uso No Aceptable, se cancela la clave de manera temporal o permanente al usuario involucrado. k. Cualquier punto no previsto en estas políticas de Uso Aceptable, se manejará según el criterio de la oficina de informática. ii. Del uso aceptable del Correo Electrónico Institucional. a. EI uso de la cuenta de Correo Electrónico, de las redes y de los sistemas informáticos, proporcionados por la Institución, debe guardar relación con el ámbito de competencia del Órgano Judicial y tener como finalidad el ejercicio de las funciones propias e inherentes al cargo o empleo. b. Se promueve el buen uso del Correo Electrónico, de las redes y de los sistemas informáticos, especialmente aquellas prácticas que protejan al sistema de eventuales daños ocasionados por archivos o programas maliciosos. XI. Inobservancia al presente Instructivo

8 Los usuarios de Correo Electrónico e Internet Institucional que no cumplan con las normas establecidas en este Instructivo, serán sancionados conforme a los procedimientos descritos en la Ley de Servicio Civil, el Instructivo de Medidas Disciplinarias del Personal de la Corte Suprema de Justicia e Instituto de Medicina Legal, y demás leyes relacionadas. La aplicación de una sanción conforme a lo establecido en el párrafo anterior, tendrá como consecuencia la desactivación temporal o permanente de las cuentas de Correo Electrónico e Internet, según sea el caso. ================ APROBACIÓN Y VIGENCIA EL INFRASCRITO PRESIDENTE DEL ORGANO JUDICIAL Y DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, en cumplimiento a los Arts. 62 y 68 del Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas del Órgano Judicial relacionados con la "Adecuación de los Sistemas de Información y Comunicación" y el "Establecimiento de Controles de Información"; AUTORIZA el "INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LOS SERVICIOS DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL Y ACCESO A INTERNET EN EL ÓRGANO JUDICIAL" Por tanto, el "INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LOS SERVICIOS DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL Y ACCESO A INTERNET EN EL ÓRGANO JUDICIAL", entrará en vigencia a partir del veintiuno de octubre el año dos mil catorce. Presenta: LIC. VÍCTOR NAPOLEÓN MINA BONILLA Director de Logística Institucional Vo.Bo.: LIC. JOSÉ ADALBERTO CHÁVEZ Gerente General de Administración y Finanzas (Interino) Autoriza: DR. JOSÉ OSCAR ARMANDO PINEDA NAVAS Presidente del Órgano Judicial y de la Corte Suprema de Justicia

9 COMISIÓN PARA EL USO DE LOS SERVICIOS DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL Y ACCESO A INTERNET EN EL ÓRGANO JUDICIAL Integrantes: Lic. Jorge Andrés Siliézar, Asistente de Presidencia. Licda. María Soledad Rivas de Avendaño, Secretaria General CSJ. Lic. Camilo Guevara Morán, Director de Planificación Institucional. Licda. Sandra Quintanilla, Directora de Comunicaciones y Relaciones Públicas. Dr. Luis Fernando Avelar, Oficial de Información del órgano Judicial. Lic. Jimmy Martell, Jefe Unidad de Asistencia Jurídica DRH-CSJ. Ing. Tulio Américo Luna Fuentes, Jefe Unidad de Informática.