INVITACIÓN A COTIZAR

Transcripción

1 PERSONA NATURAL Y/O JURÍDICA PARA DIGITALIZACIÓN CON FINES ARCHIVÍSTICOS DE DOCUMENTOS RELATIVOS AL PROCESO DE REGISTROS PUBLICOS DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE IBAGUE 1. Antecedentes Con el fin de poner a disposición de nuestros comerciantes y usuarios interesados la información relativa a la función pública que ejecuta la Cámara de Comercio de Ibagué y en cumplimiento con los principios de transparencia, facilitación y calidad de la información que cita la Ley 1712 de 2014, se requiere realizar el proceso de digitalización de los archivos producidos y recibidos por el área jurídica y relacionado directamente con el proceso de registros públicos. 2. Objeto a contratar Se requiere la contratación de persona natural y/o jurídica para la digitalización de los documentos pertenecientes a la serie documental de registros públicos (mercantil, ESAL y proponentes) de los años 2010 y Obligaciones del Contratista Realizar el proceso de escaneo bajo parámetros de calidad. Indexar cada documento en el sistema de gestión documental de la entidad, asociando los índices correspondientes a cada uno de ellos. Regeneración de los sellos de inscripción del documento a través del sistema registral de la entidad y crear los índices correspondientes. Realizar proceso de control de calidad posterior al escaneo e indexación, que garantice la calidad de imagen e índices de búsqueda. Relación de los documentos a digitalizar: REGISTRO MERCANTIL 410 libros con una cantidad de folios aproximada de 800 folios por libro, con diferentes tamaños y gramajes. REGISTRO ESAL 50 libros con una cantidad de folios aproximada de 700 a 800 folios por libro, con diferentes tamaños y gramajes. REGISTRO DE PROPONENTES 35 libros con una cantidad de folios aproximada de 700 folios por libro, diferentes tamaños y gramajes. Página 1 de 5

2 1. Condiciones para la contratación Las actividades necesarias para la ejecución del objeto a contratar deben ser realizadas en las instalaciones que nuestra entidad determine. El proveedor seleccionado deberá suministrar los equipos tecnológicos requeridos para el desarrollo de las actividades. El proveedor seleccionado deberá suministrar el acceso a internet a través de un canal dedicado durante la ejecución del contrato. La persona natural y/o jurídica deberá acreditar la experiencia de mínimo dos (2) contratos suscritos, cuyo objeto contractual guarde relación con el objeto del presente proceso. Se debe adjuntar certificación con la información pertinente (Entidad contratante, objeto contractual, cuantía, fecha de inicio y finalización del contrato) o copia legible y completo del contrato. La CCI adecuará diez (10) espacios de trabajo para la empresa contratante, los cuales contaran con: Puntos eléctricos, Ups, mesas plegables y sillas giratorias para el personal que designe la empresa contratista. La CCI dará capacitación a un (1) líder o supervisor designado por el contratista en temas de procedimientos, programas de sistema de gestión documental de la entidad y sistema registral, para ser replicado en el resto del personal designado por la empresa contratada. La CCI designará un funcionario supervisor encargado de todo lo relacionado con la parte operativa y un supervisor encargado de la supervisión administrativa del contrato. 1. Cronograma de la Invitación a cotizar APERTURA Fecha: Martes 29/01/2019 CIERRE Fecha: Hasta el Jueves 07/02/2019 a las 11:59 pm RECEPCION DE PROPUESTAS Correo Electrónico: 2. Forma de pago Contra entrega (15 días calendario una vez radicada la factura) Mensualizado Anticipo el cual no puede superar el 50% del valor de la venta para lo cual se le pedirá una póliza. 1. Garantías del proceso El proveedor deberá presentar un informe del servicio realizado, mencionando el control de calidad aplicado e inventario de los documentos digitalizados y las demás que la empresa ofrezca como política de la misma. Página 2 de 5

3 2. Tiempo de entrega Se debe indicar el tiempo de duración de la labor en días calendario. 3. Valor del servicio El contratista deberá presentar propuesta con el valor total del servicio estipulando el impuesto de IVA cuando esté obligado a facturarlo y demás impuestos y gastos a que haya lugar. 4. Documentación requerida en caso de ser contratado DOCUMENTACION REQUERIDA Copia del documento de identidad para las Persona Naturales y para las Personas Jurídicas se deberá adjuntar la copia de la cédula del Representante Legal. Copia del RUT actualizado (Con la actividad económica que este ofertando). Certificado de Cámara de Comercio, salvo que se encuentre matriculado o inscrito en la Cámara de Comercio de Ibagué. Hoja de vida con los soportes correspondientes: Aplica para la contratación de servicios profesionales Persona Natural: Certificaciones que acrediten la experiencia específica, las cuales deberán contener como mínimo la siguiente información: i) Entidad o empresa contratante. (Razón social, dirección y teléfono). ii) Objeto del Contrato, cargo, funciones y/o actividades desempeñadas. iii) Fecha de inicio y terminación. Persona Jurídica: Deberá anexar las certificaciones donde se demuestre los servicios y experiencia de los trabajos realizados. Certificado que se encuentre al día en el pago de aportes a la seguridad social (firmado por contador o revisor fiscal si se encuentra obligado a tenerlo). Fotocopia del documento de identidad y tarjeta profesional de quien firma la certificación. Certificado de antecedentes disciplinarios de la Junta Central de Contadores (no superior a 3 meses). Planilla de afiliación del personal a cargo de la empresa, quien prestará el servicio en el sitio de trabajo. Copia de la afiliación a seguridad social del contratista, correspondiente al mes de la contratación, se verificará el pago mes vencido: Se debe evidenciar el pago de los aportes a salud, pensión y riesgos laborales. La afiliación a la ARL. Planilla de afiliación del personal a cargo de la empresa, quien prestará el servicio en el sitio de trabajo. Certificación bancaria o declaración de autorización de pago por transferencia. Cumplimiento del SGSST para Personas Jurídicas se solicitarán los siguientes documentos Certificado existencia e implementación del SG-SST Certificado de Accidentalidad emitido por la ARL Cumplimiento SG-SST para Personas Naturales independientes con prestación de servicios profesionales. Certificado de examen médico ocupacional con vigencia inferior a 3 años en relación al riesgo o labor a realizar y que cuente con descripción de aptitud de competencias con- Página 3 de 5 PJ PN PJ PN

4 DOCUMENTACION REQUERIDA forme a la labor a realizar. Las demás que se consideren pertinentes según la naturaleza del producto y/o servicio a adquirir. Tabla No. 1 Documentación requerida del proveedor o contratista. PN Persona Naturales, PJ Persona Jurídica. 1. Veracidad de la Información suministrada El Contratista está obligado a responder por la veracidad de la información entregada. La Cámara de Comercio de Ibagué, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el Contratista presente para el desarrollo de esta invitación a cotizar es veraz y corresponde a la realidad. No obstante, la Cámara de Comercio de Ibagué se reserva el derecho de verificar toda la información suministrada por el mismo. 2. Confidencialidad de la Información El Contratista seleccionado acepta que la información entregada por la Cámara de Comercio de Ibagué en desarrollo de la presente invitación, así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate es de propiedad exclusiva de la Cámara de Comercio de Ibagué. Así las cosas, el Contratista seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente de la Cámara de Comercio de Ibagué o empresarios involucrados o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de Evaluación y Selección o por cualquier otro motivo, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. 3. Inhabilidades e Incompatibilidades Como Contratista de la Cámara de Comercio de Ibagué declaro que conozco las disposiciones contenidas en los Artículos 36, 37, 38 y 54 de la Ley 734 del 2002, el Artículo 8º de la Ley 80 de 1993, el Artículo 113 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que los modifiquen, adicionen o aclaren, así como las previstas en la Constitución Nacional y en los Estatutos de la Cámara de Comercio de Ibagué Capitulo VIII Articulo 46 Incompatibilidades e Inhabilidades y que no estoy incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad que allí se mencionan. Así mismo es obligación de cualquier contratista, proveedor o parte interesada informar a la CCI inmediatamente cuando estén incurso en alguna causal de inhabilidad e incompatibilidad. Página 4 de 5

5 Si llegase a existir inhabilidad e incompatibilidad sobreviniente el contratista, proveedor o parte interesada, cederá el contrato previa autorización escrita de la CCI, y si ello no fuere posible, la CCI dará por terminada la contratación. En todo caso, la inhabilidad e incompatibilidad sobreviniente será justa causa de terminación unilateral del contrato por parte de la CCI y esta podrá tomar las medidas que considere convenientes para evitar perjuicios económicos. Si la inhabilidad e incompatibilidad sobreviniente es a uno de los miembros de un Consorcio o Unión Temporal, la CCI podrá aceptar que éste ceda su participación a un tercero, previa autorización por escrito. 4. Suscripción del contrato Una vez se cumpla el proceso de Evaluación y Selección del contratista, la Cámara de Comercio de Ibagué elaborará un Contrato, conforme a lo establecido en el AF-AFCS-M-001 Manual de Compras para la Adquisición de Productos y/o Servicios. Se informará de dicha decisión al Contratista Seleccionado y posteriormente se firmará contrato entre las partes. Cualquier inquietud con gusto será atendida por la funcionaria Julieth Johanna Cedeño Loaiza Cargo Profesional Gestión Documental de la entidad al teléfono fijo Ext: 1045 o al celular: o al correo electrónico: gestiondocumental@ccibague.org. El proveedor que desee ofertar la solución deberá realizar una visita preliminar al sitio designado por la entidad (Cr. 44 Sur No Vía Picaleña Parque Empresarial Escobar & Arias Bodega 5) para revisión de la documentación a digitalizar, previa cita con la funcionaria encargada. Cordialmente, JULIETH JOHANNA CEDENO LOAIZA PROFESIONAL GESTIÓN DOCUMENTAL MAURICIO FLOREZ HERRERA DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Proyectó: Sandra Patricia Varón Castiblanco - Coordinador de Compras Página 5 de 5