1. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS- ESQUEMA DE METADATOS

Transcripción

1 DIRECTRICES TÉCNICAS RELATIVAS A LAS AYUDAS DESTINADAS A LOS CENTROS DE LA IGLESIA CATÓLICA EN CASTILLA-LA MANCHA PARA EL DESARROLLO DE PROGRAMAS ARCHIVÍSTICOS La redacción de estas directrices tiene dos finalidades. La primera servir como guía y ayuda a los beneficiarios de la ayuda a la hora de planificar y realizar el proyecto subvencionado; la segunda finalidad es garantizar que el trabajo realizado por las entidades beneficiarias que ha de entregarse a la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, posea la calidad y las propiedades necesarias para su integración, explotación y difusión en los repositorios y recursos digitales de la Administración Regional. El seguimiento de estas directrices es de obligado cumplimiento por la entidad beneficiaria y los técnicos a su cargo que desarrollen el trabajo. Estas directrices se dividen en cuatro apartados: 1) Descripción de documentos Esquema de metadatos, 2) Digitalización de documentos, 3) Estructura, nombrado y vinculación de imágenes a metadatos y 4) Almacenamiento de objetos digitales. 1. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS- ESQUEMA DE METADATOS De cada uno de los objetos descritos, sean estos documentos simples, documentos compuestos o expedientes, documentos iconográficos tales como fotografías, planos, etc, o agrupaciones documentales, se redactará un registro en la base de datos suministrada a las entidades beneficiarias (formato mdb Microsoft Access), que constara de los siguientes datos: 1- Beneficiario: entidad beneficiaria de la subvención (Ejemplo: Iglesia Parroquial de San Antón en Cuenca) 2- Archivo: Archivo de la Parroquia de San Antón en Cuenca 3- Clasificación: Consignar sólo si el archivo o el fondo documental objeto del proyecto tuviese un cuadro de clasificación u organización de fondos (Ejemplo: Obra y Fábrica; Libros de Bautismo, etc.) 4- Contenido: Descripción del contenido del documento o agrupación documental a registrar (Ejemplo: Proceso inquisitorial contra Pedro Coveta y Sancho del Águila, pastores de Huete (Cuenca), por blasfemia) 5- Descriptores: puntos de acceso de carácter geográfico, onomástico, institucional o materia (Ejemplo: Inquisición/ Huete (Cuenca) / pastor/ blasfemia) 6- Signatura: Código que identifica la ubicación física del documento en el archivo (Ejemplo: Caja 1280/nº2) 7- Fecha: Fecha o fechas extremas del documento o agrupación documental, en el formato año/mes/día (Ejemplos: 1890/12/ /12/09) 8- Lugar: lugar donde se emite el documento (Ejemplo: Cuenca)

2 9- Soporte: Soporte físico o material del documento (Ejemplo: papel, pergamino) 10- Tipo objeto: Documento textual, fotografía, plano, mapa 11- Lengua: lenguaje o lenguajes en lo que está escrito el documento (Ejemplo: español, francés, latín ) 12- Volumen: Medida física o extensión del volumen del documento o la agrupación documental (Ejemplo: 1 folio, 1 caja, 40 cajas, 23 metros lineales) 13- Vínculos a la imagen: hipervínculo que contenga la dirección, ruta o url de la imagen o de cada una de las imágenes digitales de un documento, objeto del proyecto. Se procurará que la ruta sea relativa. Ejemplo de ruta absoluta: d:\archivo de la Catedral de Cuenca\Caja 1280\Documento 0001\0002.jpg. Ejemplo de ruta relativa:..\archivo de la Catedral de Cuenca\Caja 1280\Documento 0001\0002.jpg). Ver punto 3 de estas directrices. La aplicación suministrada a los beneficiarios contiene un formulario donde consignar toda esta información. Existen campos obligatorios y campos no obligatorios. Los obligatorios son los campos 1, 2,4, 6, 7, 10 y 12. En el caso de que existan imágenes digitales del documento descrito, el campo 13 también es obligatorio. Esta estructura de metadatos se basa en un esquema Dublin Core que puede ser mapeado a otros esquemas de metadatos. 2. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Aquellos documentos incluidos en los proyectos de digitalización subvencionados, serán capturados de acuerdo a los parámetros relacionados más abajo. Se generará una copia o fichero master de cada una de las imágenes digitalizadas, más un juego de ficheros de referencia o consulta y un último juego de miniaturas o thumbnails para otros fines de difusión. Estos dos últimos se obtendrán convertidos a partir a partir de los ficheros master en un proceso por lotes de conversión y redimensionamiento. Ficheros Master: Modo de digitalización- profundidad de bits: color (modo rgb), 24 bits. Formato de archivo TIFF sin comprimir Resolución mínima de captura: no se admitirán imágenes capturadas con una resolución menor a 300 puntos por pulgada. (ppp/dpi). Ficheros de referencia: Modo de digitalización- profundidad de bits: color (modo rgb), 24 bits. Formato de archivo: JPEG con un nivel de compresión mínimo (entre 80 y 100%) Resolución mínima de captura: no se admitirán imágenes capturadas con una resolución menor a 300 puntos por pulgada. (ppp/dpi).

3 Ficheros miniatura (Thumbnails) Modo de digitalización- profundidad de bits: color (modo rgb), 24 bits. Formato de archivo: JPEG Tamaño: 70 X 70 píxeles Resolución: 72 puntos por pulgada. Por último, añadir que las imágenes obtenidas deben incluir sus propios metadatos relativos al proceso de digitalización. 3. ESTRUCTURA, NOMBRADO Y VINCULACIÓN DE IMÁGENES A METADATOS Aquellos proyectos subvencionados en esta orden que conlleven la digitalización de patrimonio documental o fotográfico, tienen que entregar por un lado los registros descriptivos de la documentación digitalizada y por otro las imágenes debidamente nombradas y estructuradas en directorios o carpetas. VINCULACIÓN En el registro de la base de datos existe un campo de tipo hipervínculo (punto 1 de estas directrices, nº 13) para vincula el registro a la imagen o imágenes digitalizadas de un documento. Esta vinculación se realiza insertando la ruta o rutas relativas en el correspondiente registro de la base de datos.

4 ESTRUCTURA Con el objeto de obtener una vinculación consistente y ordenada entre descripción archivística e imagen digital, se propone la siguiente estructuración y nombrado de ficheros digitales. - Se creará una carpeta o directorio con el nombre del Archivo, objeto del proyecto. Ejemplo: Archivo Catedral de Cuenca. - Dentro de este directorio se creará una carpeta por cada unidad de instalación (caja, carpeta, legajo, etc.) con objetos digitalizados. Ejemplo: caja 01280, caja 01281, carpeta Dentro de cada uno de estos subdirectorios, se crearán tantos subdirectorios por documentos digitalizados. Ejemplo: documento 00001, documento 00002, documento 00003, etc. - Finalmente dentro de estos subdirectorios que identifican a los documentos se almacenarán las imágenes correspondientes a cada documento. Ejemplo: tif, tif, tif,etc. EJEMPLO: ESTRUCTURA DE DIRECTORIOS ARCHIVO CATEDRAL CUENCA CAJA DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO IMAGEN 0001.TIF IMAGEN TIF IMAGEN TIF IMAGEN TIF CAJA CAJA EJEMPLO: Ruta relativa de la imagen TIF

5 ..\Archivo Catedral Cuenca\Caja 01280\Documento 00001\00002.TIF NOMBRADO DE FICHEROS Y DIRECTORIOS a) Directorios - El directorio raíz que identifica el archivo u objeto del proyecto puede nombrarse en lenguaje natural, ejemplos: Archivo de la Catedral de Cuenca, o Archivo Catedral de Cuenca. - Los directorios o carpetas que identifiquen unidades de instalación (cajas, carpetas, legajos, etc.), se denominarán con el tipo de instalación y un número, que puede corresponder a la signatura archivística de la unidad de instalación, este número tendrá invariablemente cinco dígitos, el número si es inferior a 10000, se completará con ceros a la izquierda hasta completar los cinco dígitos. Ejemplos: para la caja nº 1280, el directorio podría denominarse Caja 01280, para la carpeta nº 22 Caja 00022, etc. - Los directorios que identifiquen documentos dentro o fuera de una unidad de instalación, se denominarán con la palabra documento más una cifra de cinco dígitos que identifique su secuencia, u orden interno dentro de la unidad de instalación. Ejemplos: documento 00001, documento 00002, documento 00755, etc. - Finalmente los ficheros correspondientes a imágenes digitalizadas, contenidos en un directorio de documentos se nombrarán simplemente con la palabra imagen más una cifra de cinco dígitos y la extensión correspondiente. Ejemplos: imagen tif, imagen jpg, imagen tif, etc. 4. ALMACENAMIENTO DE OBJETOS DIGITALES La entrega del resultado del proyecto a justificar se almacenará en discos duros externos con conexión USB, de los que se generarán al menos dos copias. Una de las copias será para el beneficiario de la ayuda y la otra se remitirá a la Consejería de Cultura, Turismo y Artesanía. Dicho(s) disco(s) duro(s) externo(s) contendrá: - La base de datos suministrada por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, con los registros descriptivos de la documentación tratada y su vinculación a las imágenes digitalizadas.

6 - Los ficheros master en formato tif, debidamente estructurados y nombrados - Los ficheros de referencia en formato jpg, debidamente estructurados y nombrados - Los ficheros miniatura debidamente estructurados y nombrados. - Un documento explicativo del trabajo realizado, indicando la documentación descrita, su alcance, su volumen, nº de documentos digitalizados y nº de ficheros master, formato tif producidos, así como los parámetros de digitalización usados en el trabajo. Por último, en la redacción de contratos con empresas o técnicos para realizar el trabajo subvencionado, debe incluirse el compromiso de conservar en sus instalaciones el trabajo durante dos años sin hacer ningún uso del mismo, como medida de seguridad y recuperación en caso de pérdida o destrucción de las copias obtenidas.