TÍTULO I ÁMBITO DE APLICACIÓN

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1 TÍTULO I ÁMBITO DE APLICACIÓN Artículo 1.- Ámbito de aplicación 1. La presente normativa será de aplicación a todos los congresos, jornadas, cursos, encuentros y. 2. A efectos de esta normativa, se considera que son organizados por aquellos eventos en los que el resultado, material o inmaterial del mismo, resulte de propiedad o utilización exclusiva o compartida de, pudiendo a tal efecto, dictar cuantas instrucciones considere necesarias para alcanzar el fin propuesto con la organización del evento. Para ello, constituirá un dato relevante el hecho de que se utilice en el mismo el anagrama o la mención a, salvo que dicha inclusión o mención resulte de una colaboración económica de la universidad a la entidad organizadora, fruto de una subvención o patrocinio. 3. Quedan exceptuados de esta normativa los eventos que cuenten con normativa específica. 4. Se entenderán excluidos en todo caso los siguientes eventos: a) Cursos de verano. b) Títulos propios, según se definen en el artículo de los estatutos de la Universitat Jaume I, aprobados por Decreto 116/2010, de 27 de agosto, del Consell de la Generalitat Valenciana. c) Cursos y actividades deportivas. d) Actividades culturales y de espectáculos. e) Aquellos cuya realización no requiera la elaboración de un presupuesto de ingresos y gastos, por no existir ningún ingreso y ningún coste para la universidad, más allá de los normales costes indirectos que se puedan incurrir, como los referidos a electricidad, agua, calefacción, limpieza, mantenimiento general y otros similares de aplicación global. 5. En aquellos eventos cuyo presupuesto sea inferior a 3000 euros, únicamente se requerirá la conformidad del responsable del centro de gasto a cuyo presupuesto se vincule el proyecto, y la remisión a la Comisión XXX, con una antelación mínima de 7 días antes del inicio del evento, de la información especificada en los artículos 4 y 5 de esta norma. En estos eventos será de aplicación lo dispuesto en los Títulos III, IV y V de esta norma. Artículo 2.- Organización de eventos con otras entidades 1. Cuando participe en la organización de estos eventos con otras entidades deberá, además de seguir lo dispuesto en esta normativa, formalizar un convenio de colaboración con dichas entidades participantes. 2. El contenido mínimo de los convenios de colaboración será el establecido en el artículo 6.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. 3. El convenio deberá respetar el contenido de la propuesta aprobada de acuerdo con lo establecido en el Título II de esta norma. 1

2 TÍTULO II PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DE LOS EVENTOS CAPÍTULO I PROCEDIMIENTO GENERAL Artículo 3.- Propuesta de celebración del evento 1. Cualquier miembro de la comunidad universitaria, centro de gasto, departamento, instituto, grupo de investigación o unidad administrativa, podrá proponer la celebración de uno de los eventos recogidos en esta normativa. 2. La propuesta deberá contener como mínimo la información establecida en el artículo 4 de esta normativa, y deberá presentarse a través del Registro de la Universitat o por cualquier otro medio válido en derecho, dirigida a la comisión XXX. En todo caso dicha propuesta deberá contar con la conformidad del responsable del centro de gasto a cuyo presupuesto se vincule el proyecto. Artículo 4.- Contenido mínimo de la propuesta de celebración de los diferentes eventos La propuesta a presentar a la comisión XXX ha de contener, como mínimo, la siguiente información: 4a.- Datos generales del evento - Denominación del evento. - Área de conocimiento, materia de estudio y/o línea de investigación. - Lugar de celebración. - Fechas de celebración. - Número mínimo y máximo de asistentes. - Criterios de admisión de los asistentes. Cuando los criterios limiten la demanda, éstos serán razonados y deberán guardar relación con la finalidad del evento. - Departamento o unidad administrativa organizadora. - Persona responsable del evento. - Otros que se consideren relevantes 4b.- Memoria económica detallada, según el contenido que se recoge en el artículo siguiente. Artículo 5.- Contenido de la memoria económica El contenido de la memoria económica citada en el punto 4b anterior ha de ser, como mínimo, el siguiente: 5a.- Estado de ingresos: - Previsión de ingresos por inscripciones, indicando el precio propuesto para cada tipo de inscripción, respetando las tarifas aprobadas por el Consejo Social y el número previsto de asistentes. - Previsión de ingresos por subvenciones estimadas de otras administraciones públicas, indicando de forma pormenorizada el origen y la situación de dichas ayudas: solicitada, concedida en firme u otra. 2

3 - Previsión de ingresos por subvenciones u otras aportaciones de entes privados, indicando de forma pormenorizada el origen y situación de dichas ayudas: en negociación, con contrato firme u otro. - En su caso, partida del presupuesto aprobado por la UJI, a la que el correspondiente centro de gasto decida imputar parte de los gastos originados por el evento. - Otros tipos de ingresos previstos. 5b.- Estado de gastos: - En su caso, importe de la contratación de los servicios de una empresa organizadora. - Alquiler de espacios (si el evento se celebra fuera de la UJI). Será necesario justificar la necesidad de realizar el evento en instalaciones ajenas a la Universitat. - Asistencias a ponentes. - Asistencias a personal de la UJI en concepto de gestión. - Gastos alojamiento ponentes. - Gastos locomoción ponentes. - Comidas, pausas café y otros. - Publicidad: carteles, trípticos y otros. - Creación de una posible página web. - Gastos programa paralelo en caso de que exista. - Excursiones, visitas, etc... incluidos en el precio de inscripción. - Material de merchandising. - Edición de actas. - Compra de material fungible. - Compra, en su caso, de material inventariable. - Otros. Artículo 6.- Plazo de presentación de las propuestas Las propuestas deberán ser presentadas dentro del plazo establecido en cualquiera de las dos convocatorias anuales, que serán notificadas por el Vicerrectorado competente a través de los medios adecuados. Excepcionalmente, podrán presentarse otras propuestas, fuera de los plazos establecidos al efecto, motivando las circunstancias de urgente necesidad que acrediten dicha excepcionalidad. Artículo 7.- Funciones y composición de la Comisión XXX La comisión XXX será la encargada de realizar la valoración de las propuestas presentadas y aquellas otras funciones establecidas en esta norma. Dicha comisión estará compuesta por XXX miembros, con representación dentro de la misma de XXX (por ejemplo, el Vicerrector competente, uno o dos miembros de cada Facultad y Escuela, y uno o dos representantes de la Gerencia o de los servicios económicos de la UJI), y deberá ser nombrada por el Consejo de Gobierno. 3

4 Artículo 8.- Tramitación de las propuestas 1. En el plazo máximo de 15 días desde la fecha de finalización de presentación de las propuestas, la comisión emitirá un informe provisional motivado en el que se pronunciará sobre la conveniencia o no de la realización de los eventos presentados, atendiendo a sus características académicas o técnicas, y económicas. En el supuesto de presentación extemporánea de las propuestas, motivada por circunstancias excepcionales de acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de esta normativa, el plazo de emisión del informe provisional de la comisión será de 8 días, contados a partir de la fecha de su presentación. 2. En caso de que el pronunciamiento de la comisión sea negativo sobre alguna de las propuestas, se notificará dicho informe al responsable del proyecto presentado, para que en el plazo máximo de 10 días alegue aquello que estime conveniente. Si en ese plazo no se han recibido alegaciones, el informe será definitivo y la comisión lo elevará inmediatamente a la Secretaría General para que lo presente al Consejo de Gobierno. En caso de que se hayan recibido alegaciones, la comisión dispondrá de 10 días para emitir su informe definitivo y elevarlo, junto con las citadas alegaciones, a la Secretaría General para su presentación al Consejo de Gobierno. En ningún caso, dicho informe será vinculante para el Consejo de Gobierno. Artículo 9.- Aprobación de las propuestas 1. El Consejo de Gobierno, a la vista de la documentación presentada por la comisión, podrá aprobar la realización de los eventos contenidos en aquélla que estime convenientes, indicando en su caso las instrucciones o puntualizaciones que correspondan. 2. Los miembros de la comunidad universitaria, centros de gasto, departamentos, o unidades administrativas que presentaron las propuestas de celebración de estos eventos, así como la comisión XXX, serán informados de la decisión tomada por el Consejo de Gobierno en cuanto a su aprobación o denegación. 3. El Consejo Social será informado de los diferentes eventos a celebrar, incluyendo la memoria económica aprobada y el precio establecido para el evento. CAPÍTULO II MODIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS APROBADAS Artículo 10.- Modificación de las propuestas aprobadas 1. Cuando resulte necesario modificar una propuesta ya aprobada, deberá tramitarse el mismo procedimiento señalado en el capítulo I del Título II de esta norma. 2. No obstante lo anterior, y en virtud de lo dispuesto en el artículo 9.1, el Consejo de Gobierno podrá establecer en la resolución de aprobación de la propuesta los extremos que, sin afectar de forma significativa al desarrollo del evento, puedan modificarse sin necesidad de recabar su aprobación. En este caso, el responsable del evento, en el plazo máximo de 10 días, informará a la comisión XXX de las modificaciones producidas. 4

5 CAPÍTULO III PROCEDIMIENTO ABREVIADO DE APROBACIÓN DE PROPUESTAS Artículo 11.- Procedimiento abreviado 1. En aquellos eventos en los que el presupuesto no supere la cantidad que fije el Consejo de Gobierno, o que deba iniciarse en un periodo inferior a XXX días desde la presentación de la propuesta, motivado por razones justificadas y ajenas a la universidad, la competencia para aprobar la propuesta será de la Comisión XXX. 2. Durante la primera quincena de cada mes, la Comisión informará al Consejo de Gobierno de las propuestas aprobadas por la misma en el mes anterior. En cualquier momento, el Consejo de Gobierno, mediante acuerdo motivado y previa audiencia del proponente, podrá revocar las aprobaciones otorgadas por la comisión. 3. El procedimiento de aprobación de las propuestas por parte de la Comisión XXX seguirá el trámite establecido en el artículo 8. En este caso, el informe definitivo se sustituirá por la propia resolución de la comisión. Asimismo, será de aplicación lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del artículo 9 de esta normativa. 4. En el caso de urgente necesidad, los plazos para emitir el informe provisional y las alegaciones se reducirán a la mitad. 5. A este procedimiento también será de aplicación lo establecido en el artículo 10. TÍTULO III PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN ECONÓMICA CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 12.- Régimen jurídico aplicable al procedimiento de gestión económica La gestión económica de los gastos e ingresos que se produzcan como consecuencia de la celebración de estos eventos habrá de respetar la normativa y procedimientos establecidos y aprobados para la gestión económica de. Artículo 13.-Gestión económica de los eventos 1. Una vez que el Consejo de Gobierno haya dado su aprobación a cada proyecto presentado, la persona responsable del mismo entregará la memoria económica detallada al Servicio de Gestión Económica, para que proceda a adjudicarle un código de proyecto y línea de financiación y, en su caso, proceda a su incorporación al presupuesto de la UJI mediante el correspondiente expediente de modificación de crédito. 2. En el caso de que el organizador del evento sea un departamento u otro centro de gasto adscrito a una unidad de gestión, también deberá entregarle a ésta una copia de la citada memoria económica. Artículo 14.- Presupuesto del evento El presupuesto que se refleje en la memoria económica del evento ha de ser equilibrado, coincidiendo el estado de ingresos con el estado de gastos. 5

6 CAPÍTULO II GESTIÓN DE LOS INGRESOS Artículo 15.- Titularidad y recaudación de los ingresos 1. Todos los ingresos derivados de la celebración de estos eventos, con independencia de su origen, serán de titularidad de y deberán recaudarse en cuentas bancarias cuyo titular sea la Universidad, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo siguiente. 2. En el caso de la organización de eventos con otras entidades, la titularidad de los ingresos y su recaudación se determinará por el convenio de colaboración que se formalice a tal efecto. Artículo 16.- Recaudación de ingresos por entidad ajena a 1. En ningún caso el cobro de las matrículas será gestionado por los responsables del evento, o por entidades ajenas a la Universitat, a menos que para este último caso se haya procedido a la firma de un contrato que autorice dicha gestión. 2. En el caso de que en virtud de la firma de un contrato se encomiende a un tercero la recaudación de los ingresos de titularidad de la UJI, la entidad delegada deberá constituir la correspondiente fianza que cubra el importe a recaudar en nombre de la Universitat, tal y como impone el artículo 10.3 del Decreto Legislativo de 26 de junio de 1991, del Consell de la Generalitat Valenciana, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Hacienda Pública de la Generalitat Valenciana. Artículo 17.- Entidad encargada de gestionar los ingresos La unidad encargada de gestionar los ingresos de estos eventos será el Servicio de Gestión Económica. Para llevar a cabo esta labor, podrá solicitar toda la información que necesite al responsable del proyecto, a la unidad de gestión a la que pertenezca el departamento o centro de gasto organizador del evento, o a la unidad administrativa que corresponda. CAPÍTULO III GESTIÓN DE LOS GASTOS. Artículo 18.- Entidades encargadas de gestionar los gastos Las unidades administrativas que gestionarán el presupuesto de gastos correspondiente a estos eventos, serán las establecidas en las bases de ejecución del presupuesto de la Universitat para cada año, atendiendo al centro de gasto responsable del proyecto. 6

7 CAPÍTULO IV LIQUIDACIÓN ECONÓMICA Artículo 19.- Procedimiento de liquidación económica En un plazo máximo de tres meses desde la finalización del evento, la unidad administrativa encargada de gestionar los gastos enviará al responsable una propuesta de liquidación económica del mismo. Dicho documento contendrá el detalle tanto del estado de ingresos como del estado de gastos, y una propuesta de liquidación sobre el resultado global del evento. Dentro de los 15 días siguientes deberá dar la conformidad a dicha relación o, en su caso, presentar las observaciones o aquellos gastos e ingresos que la completen. 2. Una vez recibida dicha información por la unidad administrativa ésta confeccionará la liquidación económica final, a los efectos de lo dispuesto en el artículo siguiente. Artículo 20. Resultado de la liquidación La liquidación podrá tener un resultado final de déficit o superávit, procediendo en cada caso de la siguiente forma: - Situación de superávit: Los excedentes generados se traspasarán a partes iguales a los presupuestos generales del Vicerrectorado competente en la materia y del departamento o unidad administrativa organizadora del evento, con la aprobación de los órganos competentes. - Situación de déficit: Los importes deficitarios se cubrirán a partes iguales con cargo a los presupuestos generales del Vicerrectorado competente en la materia y del departamento o unidad administrativa organizadora del evento. A tal fin, en el presupuesto inicial anual del citado Vicerrectorado, se dispondrá de una partida destinada a cubrir posibles eventos deficitarios. En todo caso, el responsable del proyecto deberá emitir una memoria en la que se indiquen los motivos que han motivado la situación de déficit. TÍTULO IV PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE SUMINISTROS Y SERVICIOS Artículo 21.- Régimen jurídico de contratación de suministros y servicios 1. La contratación de suministros y servicios necesarios para la celebración de estos eventos deberá sujetarse, como el resto de contrataciones realizadas con cargo al presupuesto de la Universitat Jaume I, a la normativa en vigor correspondiente. 2. Se ha de respetar especialmente lo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, y en las bases de ejecución del presupuesto de vigentes en cada ejercicio. Articulo 22.- Procedimientos de contratación 1. La contratación de suministros y servicios se realizará de la siguiente forma: a) Contratos mayores: Aquellos de importe igual o superior a euros más IVA, cuando se trate de contratos de obras, o de importe igual o superior a euros más IVA, cuando se 7

8 trate de otros contratos, conforme a lo dispuesto en la normativa de contratación del sector público. Este tipo de contratos se han de gestionar, en todo caso, a través del Servicio de Contratación y Asuntos Generales, mediante el correspondiente expediente de contratación. b) Contratos menores: Son todos aquellos que no tienen la consideración de contratos mayores. - En el caso de que quien organice el evento sea un departamento o centro de gasto adscrito a una unidad de gestión, será ésta quien gestione este tipo de contrataciones. - En el caso de los eventos organizados por Rectorado, Vicerrectorados, Secretaría General, Gerencia, Consejo Social, o alguna unidad administrativa dependiente de alguno de estos centros de gasto, estas contrataciones deberán realizarse a través del Servicio de Contratación y Asuntos Generales. 2. Las encomiendas de gestión a que se refiere el artículo 23.2 deberán realizarse a través de la Gerencia. Artículo 23.- Contratación de servicios de gestión y organización de los eventos 1. Los servicios de carácter instrumental como la gestión y organización de los eventos objeto de esta normativa podrán ser encargados a una empresa, fundación o entidad ajena a la Universitat Jaume I. La contratación de dichos servicios se realizará a través de la unidad de gestión correspondiente o a través del Servicio de Contratación y Asuntos Generales, según lo dispuesto en el artículo 22 de esta normativa. 2. En el supuesto de que la contratación de los servicios de gestión y organización de los eventos se encargue a una empresa, fundación o entidad que ostente la condición de medio propio y servicio técnico de, tal y como queda definido en la normativa de contratación del sector público, se formalizará mediante una encomienda de gestión con dicha entidad en la que se establecerán las condiciones de la prestación. Estas encomiendas de gestión estarán excluidas del ámbito de aplicación de la normativa de contratación del sector público. Artículo 24.- Contenido y obligaciones de los contratos de servicios de gestión y organización de los eventos La prestación de servicios contemplada en el artículo 23.1 de esta norma deberá formalizarse a través de la firma de un contrato, en el que se recogerán los siguientes extremos: - Detalle pormenorizado de los trabajos a realizar por parte de la entidad adjudicataria. - Obligación por parte de la entidad delegada de respetar la normativa de la Universitat Jaume I en cuanto a la contratación de suministros o servicios, en especial: Solicitud de un mínimo de tres presupuestos para gastos que superen los 4000 euros. Comunicación a la Universitat de aquellos gastos que puedan superar los 2000 euros, previa a su contratación, con el fin de que la UJI emita el correspondiente documento contable de retención de crédito. Respeto de la normativa sobre indemnizaciones por comisiones de servicio de la UJI, especialmente en lo referido a los límites máximos a pagar en concepto de gastos de locomoción y dietas (hospedaje y manutención). 8

9 Respeto de los criterios de gestión y control de los gastos por atenciones protocolarias en la UJI. Notificación a la Universitat de la existencia de gastos que supongan la existencia de un contrato mayor, de tal forma que se gestione el correspondiente expediente de contratación por parte del Servicio de Contratación y Asuntos Generales. - Indicación expresa en cuanto a que todas las facturas, sin excepción, deberán estar emitidas a nombre de. - Obligación de que todos los ingresos correspondientes a inscripciones, subvenciones públicas o privadas u otros, se efectúen directamente en las cuentas bancarias de la Universitat Jaume I. - En el caso excepcional de que se delegue en otra entidad la gestión de los ingresos de titularidad de la UJI, ésta deberá constituir la correspondiente fianza que cubra el importe a recaudar en nombre de la Universitat, tal y como impone el artículo 10.3 del Decreto Legislativo de 26 de junio de 1991, del Consell de la Generalitat Valenciana, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Hacienda Pública de la Generalitat Valenciana. No obstante, los importes ingresados en las cuentas de la entidad delegada, deberán ser transferidos a las cuentas bancarias de la UJI en un plazo máximo de 10 días desde su recepción por aquélla, adjuntando el desglose de los ingresos recibidos. TÍTULO V RETRIBUCIONES AL PERSONAL DE LA UJI POR LABORES DE GESTIÓN Artículo 25.- Nombramiento y retribución del personal de la UJI por labores de gestión y coordinación del evento 1. Se podrá efectuar un nombramiento de cargo académico al personal de que realice labores de gestión y coordinación dentro de uno de los eventos a los que se refiere la presente normativa. 2. El nombramiento de cargo académico estará asimilado a efectos retributivos al cargo de XXX recogido en el Real Decreto 1086/1989, de 28 de agosto, sobre retribuciones del profesorado universitario. 3. En el caso de que algún miembro del personal de administración y servicios colabore en el evento, se le indemnizará en las condiciones previstas en la normativa interna de la Universidad vigente sobre gratificaciones de esta naturaleza, y se justificará aquella colaboración mediante la liquidación razonada que formulará el responsable del proyecto. 9

10 DISPOSICIONES ADICIONALES Primera. Condiciones para tramitarse el procedimiento abreviado de aprobación de la organización de congresos, jornadas, encuentros y la Universitat Jaume I 1. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 11 de esta normativa, el Consejo de Gobierno podrá modificar, en cualquier momento, la cuantía del presupuesto de los eventos a organizar, en relación a la tramitación del procedimiento abreviado. 2. El Consejo de Gobierno podrá establecer los criterios y principios que justifiquen la adopción del procedimiento abreviado en aquellos casos justificados por urgente necesidad. Segunda. Procedimientos de contratación Las cuantías establecidas en el artículo 22 de esta normativa se entenderán remitidas a las que, en cada momento, fije la normativa de contratación administrativa. Tercera. Precios públicos de los eventos 1. El Consejo Social fijará anualmente los precios públicos de los congresos, jornadas, encuentros y eventos similares a los que deberá sujetarse la propuesta. 2. El Consejo Social podrá fijar una tarifa mínima y una tarifa máxima de los eventos, así como los criterios para determinar su cuantía a aplicar en dicho intervalo, a fin de que la propuesta del precio público se adecue a la misma. 3. Aquellos supuestos justificados en los que la tarifa propuesta deba ser diferente a la tarifa general fijada por el Consejo Social, requerirá la previa aprobación de dicho órgano. En estos casos, con independencia del procedimiento de aprobación del evento a seguir, se requerirá, con anterioridad a la aprobación de la tarifa por el Consejo Social, la propuesta emitida por el Consejo del Gobierno. Cuarta. Difusión de la celebración de los eventos Con independencia del presupuesto de los eventos, y una vez aprobados, su responsable deberá asegurar una adecuada difusión de la celebración de los mismos por cualquier medio que permita su general conocimiento, como la publicación en la página web institucional de la Universitat Jaume I, la publicación en uno de los diarios de mayor circulación de la provincia, de la comunidad autónoma o a nivel nacional, y/o la publicación en otro medio equivalente. 10

11 DISPOSICIONES TRANSITORIAS Primera. Eventos iniciados con anterioridad a la entrada en vigor de esta normativa 1. Los eventos que, con anterioridad a la fecha de entrada en vigor de esta normativa, ya se hubiesen iniciado, no se regirán por esta norma. 2. A efectos de esta norma, se entenderán iniciados, aquellos eventos en los que se hubiese publicitado por cualquier medio válido la celebración del mismo. A tal fin, se considerarán medios válidos, la publicación en la página web institucional de, la publicación en uno de los diarios de mayor circulación de la provincia, de la comunidad autónoma o a nivel nacional, o la publicación en otro medio que garantice el general conocimiento de la celebración del evento. Segunda. Entidades encargadas de gestionar los gastos para 2015 A los efectos de lo establecido en el artículo 18 de esta normativa, las entidades encargadas de gestionar los gastos para el ejercicio 2015, según lo dispuesto en las Bases de Ejecución del Presupuesto de, serán las siguientes: - En el caso de que quien organice el evento sea un departamento o centro de gasto dependiente de una unidad de gestión, será ésta la que gestione su presupuesto de gastos. - En el caso de los eventos organizados por Rectorado, Vicerrectorados, Secretaría General, Gerencia, Consejo Social, o alguna unidad administrativa dependiente de alguno de estos centros de gasto, será el Servicio de Gestión Económica quien gestione su presupuesto de gastos DISPOSICIÓN FINAL Única. Entrada en vigor de la normativa La presente normativa entrará en vigor el 1 de XXXX de 201X. 11