FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE INDICADORES DE GRUPOS DE MEJORA

Transcripción

1 FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE INDICADORES DE GRUPOS DE MEJORA El sistema de indicadores de grupos de mejora constituye la herramienta principal de seguimiento y evaluación de las actividades de los grupos de mejora y su objetivo es medir su eficacia, eficiencia y nivel de madurez, con los criterios más objetivos posibles. Se plantean seis aspectos a valorar, a los que se denomina atributos. Estos atributos representan las características claves para un correcto desarrollo y funcionamiento del grupo de mejora. Para cada uno de los atributos se establecen un conjunto de ítems que lo describen, bien en forma de tareas o actividades a implementar, bien como comportamientos a desarrollar por parte de los implicados. Así mismo, cada atributo lleva asociada una puntuación, proporcional a la importancia del mismo en el desarrollo y funcionamiento del grupo de mejora. Esta puntuación se reparte entre los diferentes ítems, también conforme al peso que estos puedan representar en el desarrollo de dicho atributo. La puntuación máxima es de puntos, que se reparten en los seis atributos: - Identidad del grupo - Compromiso del coordinador - Implicación de los miembros - Apoyo de la Dirección - Desarrollo de planes de acción - Despliegue Identidad del Grupo Compromiso del coordinador Implicación de los miembros Apoyo de la Dirección Desarrollo de Planes Despliegue Grupo AVANZADO Hasta 330 puntos Grupo ÓPTIMO Hasta 660 puntos Grupo EXCELENTE Hasta puntos Pág. 1 de 8

2 En función de la puntuación obtenida, una vez valorada la situación del grupo de mejora para cada uno de los atributos, éste puede clasificarse en: - Grupo AVANZADO (por debajo de 330 puntos) - Grupo ÓPTIMO (entre 331 y 660 puntos) - Grupo EXCELENTE (por encima de 660 puntos) Algunos de los ítems se asocian directamente a un nivel de madurez, por considerarse esa actividad propia de dicho nivel, mientras que en otros casos, existe una gradación. Este reparto es únicamente formal y orientativo, sin existir requisitos obligatorios a cubrir para pasar de un nivel de madurez a otro. La puntuación correspondiente a cada ítem se obtiene teniendo en cuenta la información aportada por el coordinador del grupo, las encuestas de opinión realizadas a los miembros y/o las personas que componen la unidad administrativa respectiva y los datos propiedad de la Dirección General de Atención al Ciudadano, Calidad y Modernización. Además, estos mecanismos disponen de criterios de validación, aplicados por la Dirección General de Atención al Ciudadano, Calidad y Modernización, de modo que pueda asegurarse que los ítems considerados en el cómputo final cumplan unos mínimos, que se especificarán en cada caso. Esta validación se realizará a partir de la información contenida en la Plataforma del Foro de Gestión del Conocimiento para los Grupos de Mejora, así como de otros instrumentos que resulten aplicables en cada caso. El sistema se aplicará anualmente, no resultando acumulativa la puntuación obtenida en el año anterior, así como tampoco puntuarán las actuaciones desarrolladas en años anteriores, salvo excepciones, tal y como se expone más adelante. La definición de atributos e ítems, las puntuaciones asignadas a cada uno de ellos y el funcionamiento del sistema de indicadores han sido realizadas por un equipo de trabajo experto (coordinadores y miembros de grupos de mejora, personal de la Dirección General y consultores externos). A continuación se describe cada uno de estos atributos y sus características. IDENTIDAD DEL GRUPO DE MEJORA Se entiende por identidad del grupo de mejora aquellos aspectos que caracterizan al grupo y su funcionamiento. En este sentido, se busca que exista una definición inicial del grupo, tanto en su aspecto formal (resolución por la que se designan los miembros del grupo de mejora y comunicaciones posteriores de las modificaciones, 10 puntos), así como en cuanto a sus características propias (definición de la misión, visión y valores y revisión de los mismos periódicamente, 30 puntos). Así mismo, el grupo de mejora, con independencia del régimen de funcionamiento interno que establezca, deberá reunirse al menos 6 veces al año (25 puntos), pues se entiende que debe existir un contacto periódico entre sus miembros para el correcto desarrollo de las funciones del grupo de mejora. Por otra parte, una vez superados estos requisitos mínimos, el grupo de mejora debe plantearse la comunicación de su existencia al resto de miembros de la unidad administrativa a la que pertenece, con el objetivo de hacer visibles sus objetivos, Pág. 2 de 8

3 planes de acción y logros (15 puntos). Esta presentación podrá tener distintos formatos, a criterio del propio grupo de mejora. Se considera suficiente con presentar al grupo una única vez y, posteriormente, dar publicidad a los planes de acción en desarrollo y los logros alcanzados por este. Por último, y especialmente aquellos grupos que hayan alcanzado un nivel de madurez elevado, pueden elaborar su Plan Estratégico (45 puntos), entendiendo este como el conjunto de tareas estructuradas y relacionadas entre sí que proporcionan un marco óptimo para identificar la estrategia más adecuada para el grupo de mejora y permite planificar su gestión y actuación a medio y largo plazo (el plan estratégico puede tener una validez mayor de un año). Con todo esto, la puntuación asociada a este atributo es de 125 puntos, y se reparte en los siguientes ítems: Constitución formal (10p) Definición de la misión, visión y valores (30p) Celebración de 6 reuniones (25p) Presentación del GM en su unidad administrativa (15p) Elaboración del Plan Estratégico del GM (45p) COMPROMISO DEL COORDINADOR El decreto por el que se regulan los grupos de mejora define la figura del coordinador como el responsable de liderar el grupo, tanto en el aspecto formal, convocando reuniones y coordinando los trabajos realizados por sus miembros, como en su dinamización, siendo una persona comprometida con la calidad y la mejora. Así, para comprobar el compromiso del coordinador con el grupo de mejora se tienen en cuenta varias entradas. Por una parte, el compromiso demostrado en la relación con la Dirección General, tanto en la asistencia a las reuniones convocadas en el seno del Foro de Gestión del Conocimiento (30 puntos), como en la respuesta a peticiones (cuestionarios, encuestas, revisión de documentos, etc,), en plazo (25 puntos). Por otra parte, se considera el grado de actualización de los contenidos de la Plataforma del Foro de Gestión del Conocimiento de los Grupos de Mejora (10 puntos), función del coordinador del grupo de mejora. Se entiende que la página correspondiente al grupo de mejora debe contener su misión, visión y valores, plan de acción, actas de reunión, listado actualizado de miembros, documentación relacionada con las actuaciones o proyectos desarrollados: estudio, informes, propuestas, etc. Por último, se considera la opinión de los miembros del grupo de mejora, recogida por medio de la encuesta enviada al efecto por la Dirección General, en concreto en cuanto a la valoración que estos hacen de su compromiso con la calidad y la mejora (10 puntos), el compromiso con el grupo de mejora (10 puntos), su papel como agente de comunicación entre el grupo y el equipo directivo (10 puntos) y la generación de iniciativas propias (5 puntos). Pág. 3 de 8

4 Con todo esto, la puntuación máxima correspondiente a este apartado es de 100 puntos. Estos ítems se reparten como sigue: Asistencia a menos del 50% de las reuniones de coordinación convocadas por la Dirección General (10p) Respuesta a menos del 75% de las peticiones de la Dirección General en plazo (15p) Uso de la plataforma digital esporádico (5p) Asistencia a entre el 50% y el 75% de las reuniones de coordinación convocadas por la Dirección General (10p) Respuesta a más del 75% de las peticiones de la Dirección General (10p) Uso de la plataforma digital continuado (5p) Compromiso con la calidad y la mejora, puntuación inferior a 7 5 sobre 10 (5p) Compromiso con el grupo de mejora, puntuación inferior a 7 5 sobre 10 (5p) Agente de comunicación entre el grupo y el equipo directivo, puntuación inferior a 7 5 sobre 10 (5p) Asistencia a más del 75% de las reuniones de coordinación convocadas por la Dirección General (10p) Compromiso con la calidad y la mejora, puntuación superior a 7 5 sobre 10 (5p) Compromiso con el grupo de mejora, puntuación superior a 7 5 sobre 10 (5p) Agente de comunicación entre el grupo y el equipo directivo, puntuación superior a 7 5 sobre 10 (5p) Generación de iniciativas propias al margen de la Dirección General (5p) IMPLICACIÓN DE LOS MIEMBROS La implicación de los miembros del grupo de mejora es estrictamente necesaria para el correcto funcionamiento del mismo. Así, se considera que los miembros de los grupos de mejora deben ser personas con formación en calidad y excelencia o que se encuentren en un proceso de formación continua, y que participen activamente en las decisiones del grupo y en su puesta en práctica. Se espera que los miembros del grupo de mejora asistan asiduamente a las reuniones del grupo de mejora (10 puntos), participando activamente en el grupo de mejora, tomando decisiones de manera consensuada e implicándose en la puesta en práctica de los planes de acción (10 puntos). Así mismo, se espera su participación en las actividades organizadas por la Dirección General para el conjunto de los grupos de mejora, especialmente la convención anual (25 puntos). Pág. 4 de 8

5 En cuanto a la Plataforma del Foro de Gestión del Conocimiento para los Grupos de Mejora, se espera que los miembros accedan a la plataforma, consulten los contenidos de esta y participen en foros y debates (10 puntos). Por último, y en coherencia con el decreto por el que se regulan los grupos de mejora, los integrantes del grupo deberán disponer de formación acreditada en calidad, excelencia y mejora, bien con carácter previo a su ingreso en el grupo, bien adquirida durante su participación en éste (20 puntos). Así, el atributo implicación de los miembros supone hasta un total de 75 puntos, que se reparte en los siguientes ítems: Miembros que disponen de formación acreditada en calidad y excelencia, menos del 50% (10p) Miembros que asisten a la Convención Anual, menos del 50% (15p) Uso de la plataforma digital esporádico (5p) Asistencia asidua a las reuniones del grupo de mejora de entre el 50 y el 75% de los miembros (5p) Miembros que disponen de formación acreditada en calidad y excelencia, entre el 50 y el 75% (5p) Participación activa en el grupo de mejora de entre el 50 y el 75% de los miembros (5p) Miembros que asisten a la Convención Anual, entre el 50 y el 75% (5p) Uso de la plataforma digital continuado (5p) Asistencia asidua a las reuniones del grupo de mejora de más del 75% de los miembros (5p) Miembros que disponen de formación acreditada en calidad y excelencia, más del 75% (5p) Participación activa en el grupo de mejora de más del 75% de los miembros (5p) Miembros que asisten a la Convención Anual, más del 75% (5p) APOYO DE LA DIRECCIÓN Los grupos de mejora necesitan del apoyo de la dirección para el desempeño de sus funciones, tal como establece el decreto por el que se regulan los grupos de mejora. Se consideran una serie de indicadores representativos del grado en que el grupo de mejora dispone del apoyo de la dirección, como son la consideración del grupo de mejora como una herramienta útil (10 puntos), el grado en que la dirección facilita las reuniones del grupo de mejora (10 puntos) y la asistencia de sus miembros a las actividades convocadas por la Dirección General (10 puntos). Por otra parte, y conforme al decreto, la dirección de cada unidad administrativa debe estudiar y aprobar las propuestas presentadas por el grupo de mejora y posteriormente apoyar la implantación de estas, aportando los medios y recursos necesarios (15 puntos). Pág. 5 de 8

6 Por último, y con carácter excepcional, la dirección de la unidad podrá tomar parte activa en el grupo de mejora, bien como miembro, bien como coordinador, situación que se interpreta como especialmente significativa del apoyo recibido (5 puntos). Con todo esto, este atributo lleva asociada un total de 50 puntos, que se reparte como sigue: Estudia las propuestas realizadas por el grupo y apoya el desarrollo de sus planes de acción (puntuación inferior a 5 sobre 10) (5p) Considera al grupo como una herramienta de mejora útil (puntuación entre 5 y 7 5 sobre 10) (5p) Facilita las reuniones del grupo de mejora (puntuación entre 5 y 7 5 sobre 10) (5p) Facilita la participación del grupo en actividades organizadas por la Dirección General (puntuación entre 5 y 7 5 sobre 10) (5p) Estudia las propuestas realizadas por el grupo y apoya el desarrollo de sus planes de acción (puntuación entre 5 y 7 5 sobre 10) (5p) Considera al grupo como una herramienta de mejora útil (puntuación superior a 7 5 sobre 10) (5p) Facilita las reuniones del grupo de mejora (puntuación superior a 7 5 sobre 10) (5p) Facilita la participación del grupo en actividades organizadas por la Dirección General (puntuación superior a 7 5 sobre 10) (5p) Estudia las propuestas realizadas por el grupo y apoya el desarrollo de sus planes de acción (puntuación superior a 7 5 sobre 10) (5p) Participa activamente en el grupo de mejora, como coordinador o miembro (5p) PLANES DE ACCIÓN Los grupos de mejora tienen como objetivo la implantación de medidas de gestión de la calidad en el ámbito del órgano, unidad o centro administrativo en el que desarrollan sus funciones. Estas medidas de gestión de la calidad hacen referencia tanto a aquellas propuestas por la Consejería como a las contenidas en planes de modernización y mejora de la calidad, las generadas por iniciativa propia o las correspondientes al análisis de la situación. Todas estas medidas, convenientemente estructuradas y planificadas, constituirán el plan de acción del grupo de mejora (30 puntos), entendiéndose por plan de acción el conjunto de actuaciones y proyectos a desarrollar en un periodo de tiempo determinado (un año). Este plan de acción deberá incorporar una planificación en cuanto a tiempos, recursos, implicados y responsables de cada una de las actuaciones y proyecto en él contenidas, así como indicadores que permitan la valoración del grado de consecución de cada una de las actuaciones y proyectos, de modo que sea posible calcular el grado de consecución global del plan de acción (30 puntos) Pág. 6 de 8

7 Se distingue entre actuaciones y proyectos, considerando: - Actuación: iniciativa sencilla pilotada por el grupo de mejora, que requiere de pocos recursos, tanto materiales como humanos y se desarrolla en un corto espacio de tiempo. - Proyecto: conjunto de actividades interrelacionadas, con un cierto grado de complejidad técnica y que requiere de un esfuerzo tanto en recursos humanos como materiales, cuyo objetivo es la consecución de un resultado concreto en un intervalo de tiempo dado. Desde la Dirección General se pretende potenciar el desarrollo de proyectos, por lo que estos corresponderán siempre a puntuaciones más elevadas, si bien es cierto que las actuaciones tienen importancia, especialmente en las primeras etapas de madurez del grupo. Así mismo, la puntuación para actuaciones o proyectos cerrados (320 puntos), será siempre superior a la puntuación para actuaciones o proyectos en ejecución (180 puntos). Se consideran proyecto cerrados aquellos en los que se hayan ejecutado todas las actividades en ellos contenidas y se hayan alcanzado los objetivos previstos, al menos en un 80% y dispongan de una breve memoria, ubicada en la Plataforma Digital, que formalice el cierre del proyecto. Otro aspecto importante dentro de los planes de acción desarrollados por los grupos de mejora es la divulgación y reconocimiento de buenas prácticas (40p), pues supone la posibilidad de compartir experiencias y aprender de las iniciativas desarrolladas por otros. En este apartado se considera tanto la publicación de informes o memorias sobre las actuaciones o proyectos llevados a cabo por el grupo de mejora en la Plataforma, como candidaturas a reconocimientos o premios (incluidos los específicos para grupos de mejora) o ponencias en convenciones o cualquier otro foro y, especialmente, la obtención de reconocimientos o premios. Así, la puntuación asignada al atributo planes de acción es de 600 puntos, en consonancia con la importancia que estos tienen en el funcionamiento de los grupos de mejora. Estos puntos se reparten de la siguiente manera: Establecimiento de planes de acción (30p) Grado de cumplimiento del plan de acción inferior al 50% (20p) Actuaciones o proyectos en ejecución: hasta 5 actuaciones o 1 proyecto (50p) Grado de cumplimiento del plan de acción entre el 50% y el 75% (5p) Actuaciones o proyectos en ejecución: entre 6 y 10 actuaciones o entre 2 y 4 proyectos (80p) Grado de cumplimiento del plan de acción superior al 75% (5p) Actuaciones o proyectos en ejecución: entre 4 y 6 proyectos (50p) Pág. 7 de 8

8 Actuaciones o proyectos cerrados: hasta 5 actuaciones o 1 proyecto (100p) Actuaciones o proyectos cerrados: entre 6 y 10 actuaciones o entre 2 y 4 proyectos (120p) Divulgación de Buenas Practicas (15p) Actuaciones o proyectos cerrados: entre 4 y 6 proyectos (100p) Reconocimiento a Buenas Prácticas (25p) DESPLIEGUE Conforme al decreto por el que se regulan los grupos de mejora, los grupos de mejora cuyo ámbito sea una Consejería, Delegación Territorial, organismo autónomo o ente público de derecho privado, podrán promover la constitución de un grupo de mejora en las distintas unidades que lo componen (Secretaría General, Dirección General, servicio o unidad), lo que será considerado como un grupo de mejora desplegado. Así mismo, entre las funciones de los grupos de mejora está la de impulsar y apoyar la creación y funcionamiento de otros grupos de mejora. Por todo ello, se valorará positivamente el hecho de que el grupo de mejora se haya planteado el despliegue (10 puntos), si bien el objetivo último es que, alcanzado un determinado nivel de madurez, se produzca el despliegue del grupo de mejora, de modo que cada miembro constituya un grupo de mejora en su unidad (30 puntos). La puntuación asociada al atributo despliegue es de 50 puntos, que se reparten de la siguiente manera: Planteamiento de despliegue (10p) % de miembros con grupo de mejora desplegado (40p) Pág. 8 de 8