INSTRUCTIVO PARA LA RENDICION DE SUBSIDIOS OTORGADOS POR LA UNLP 1

Transcripción

1 1 INSTRUCTIVO PARA LA RENDICION DE SUBSIDIOS OTORGADOS POR LA UNLP 1 A) Requisitos que deben cumplir los gastos realizados y los comprobantes respectivos: A.1.: Sobre los tipos de gastos Los gastos a realizar deben ajustarse a lo previsto en el proyecto correspondiente, y a partir de ello debe confeccionarse el presupuesto estimado preliminar a través de la planilla que se adjunta como Anexo 1. Además debe presentarse la planilla de rendición de subsidios que se adjunta como Anexo 2. Según el tipo de subsidio otorgado (investigación, extensión, viajes, jóvenes investigadores, organización de reuniones científicas con sede en la UNLP) puede haber indicaciones o restricciones específicas respecto a los tipos de gastos posibles y sus porcentajes en relación con el monto asignado, por lo que debe consultarse la normativa y/o convocatoria respectiva. A titulo ilustrativo se señalan algunos de los gastos posibles y su tipificación a efectos de la rendición: 1. Bienes de consumo: artículos de papelería y librería, cartuchos o recargas de cartuchos de impresoras; accesorios de PC (pen drive, estabilizadores, placas de red, grabadoras, mouse, teclado), comidas (no se incluyen las bebidas alcohólicas), golosinas, artículos de limpieza, artículos eléctricos (cable, lamparitas, etc.), pintura, telas, prendas de vestir, revistas, combustible, productos de plástico (vasos, jarras, etc.), cerraduras, copias de llaves, cd s y dvd s vírgenes. 2. Servicios no personales: pasajes, viáticos, gastos de alojamiento, contratos de locación de obra, gastos por publicación de libros o revistas, pagos de aranceles de congresos y jornadas, alquiler de locales o maquinarias o fotocopiadoras o equipos de computación, servicios de terceros (fotocopias, impresiones, encuadernación, anillados, etc.). Importante: para viajes al exterior se deberá contar con la autorización del Decano de la Facultad Combustible y lubricantes: Atento a lo dispuesto por la Res. Nº 407/13 de la UNLP la compra de combustible y lubricantes debe realizarse con YPF S.A. - Para rendir gastos de combustible deberá previamente solicitar por nota al Decano de la Fahce la autorización del uso del vehículo. Esto mismo aplica para los gastos de peaje y de estacionamiento. (Anexo 3). - Dichos gastos deberán ser rendidos con fotocopia del comprobante del seguro y último pago del mismo 2.2 Pasajes aéreos: Los pasajes aéreos para traslados tanto dentro como fuera del país deben contratarse con AEROLÍNEAS ARGENTINAS S.A. o AUSTRAL LINEAS AÉREAS CIELOS DEL SUR S.A. por intermedio de la agencia oficial de Aerolíneas cita en la calle 51 Nº 690 entre 8 y 9 de la ciudad de La Plata. Cuando las empresas antes dichas no comercializaran vuelos directos o indirectos por medio de conexiones inmediatas con un desvío razonable al destino requerido o carecieran de disponibilidad para la fecha solicitada, se deberá presentar una nota de la empresa consignando esta negativa. Luego se solicitarán 3 presupuestos a otras líneas aéreas, y se los presentará ante la Dirección Contable de la FaHCE para que emita la orden de compra. 3. Equipamiento: bibliografía, computadoras, notebook, impresoras, scanner, equipos de audio, equipamiento científico específico, proyectores, micrófonos, televisores, teléfonos, reproductorº DVD, pizarrones, equipos para prácticas deportivas y gimnasia, muebles (sillas, mesas, etc.), herramientas o repuestos mayores (maquinas para soldar, tornear, etc.). En este caso se trata de bienes inventariables, por lo que al finalizar el proyecto deberán ser entregados a la Facultad (Instituto o Centro de Investigación, Departamento, Biblioteca), según corresponda. 1 Instructivo válido para la rendición de los subsidios otorgados por la UNLP, tanto en el área de investigación (subsidios automáticos a proyectos, subsidios para jóvenes investigadores, subsidios para viajes, subsidios para organización de Reuniones Científicas con sede en la UNLP) como en la de extensión. Para subsidios provenientes de otras fuentes (por ejemplo voluntariado, redes) se debe consultar la normativa específica.

2 2 Inventario de los bienes de Uso: - El titular del subsidio debe indicar, por escrito (Anexo 4), al Departamento de Bienes Patrimoniales de la FAHCE 2, el lugar de destino (dentro de las dependencias de la facultad) del bien que se compra con el financiamiento que obtuvo. Cuando corresponda adjuntar la constancia del bien inventariado que entrega el Dto. De Bienes Patrimoniales a la rendición del subsidio. - El material bibliográfico debe ser ingresado primariamente al inventario de la Biblioteca de la FAHCE y ésta, una vez inventariado, lo prestará ya sea mediante la modalidad especial o permanente para su uso por el sector indicado en el ítem precedente (consultar en Biblioteca por estas dos figuras). - En los SUBSIDIOS de VIAJES Y/O ESTADÍAS sólo se aceptan gastos de pasajes, inscripción, estadía y comida. A.2. Sobre las facturas o comprobantes Al solicitar las facturas o comprobantes deben tenerse en cuenta las siguientes indicaciones: 1) Los comprobantes deben estar emitidos a nombre de: Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación (NO PUEDEN ESTAR A NOMBRE DEL DIRECTOR O CO-DIRECTOR DEL PROYECTO) y contener los siguientes datos: Domicilio: 51 e/ 124 y 125 s/n; Localidad: Ensenada; Responsabilidad frente al IVA: Exento; Nº de CUIT: ; Condición de venta: Contado. Detalle de la operación: - descripción que permita identificar el bien adquirido, el servicio prestado, la cosa, obra o servicio locado, o el trabajo efectuado. - debe figurar la cantidad de los bienes adquiridos, precio unitario y totales o todo otro concepto que incida cuantitativamente en el importe total de la operación. - debe completar (el proveedor), si la factura la posee, la leyenda Son pesos: en letras. Aclaración: También se admiten boletas a nombre de la UNLP, en este caso los datos requeridos son los mismos (inclusive el CUIT) pero en domicilio debe consignarse Calle 7 Nº ) Los comprobantes posteriores al 1/1/2015 deben tener impreso el nº de C.A.I. ( Código de Autorización de Impresión ). 3) En todos los casos, estos comprobantes deben ser facturas B ó C ; salvo en los casos de peajes, estacionamientos o micros de línea interurbana, no se aceptan tickets comunes, sólo los Ticket-Factura B, donde consten los mismos datos que en las facturas anteriormente detallados en el punto 1. 4) Estos comprobantes deben ser los ORIGINALES (no se aceptan fotocopias ni duplicados) y deben estar completos, esto quiere decir que no debe faltar ninguno de los datos indicados en el punto 1. Los comprobantes SIEMPRE deben ser completados con tinta negra o azul, salvo los que se emiten en forma impresa. 5) Los comprobantes no pueden tener tachaduras ni enmiendas, ni estar escritos con dos tintas diferentes ni tener dos caligrafías distintas. En estos casos deben ser salvados por el proveedor. Cada corrección realizada debe tener firma y aclaración del proveedor o firma y sello del mismo. Ejemplos: si tiene dos tintas diferentes: vale cambio de tinta ; si tiene una enmienda o tachadura en alguna palabra o número o la fecha: digo. (la palabra o número enmendado) ; si tiene dos caligrafías diferentes: vale cambio de letra ; etc. 2 Consultar con Sr. Emilio Bianchi, Jefe Dto. Contabilidad Patrimonial FAHCE, 1º Piso, oficina A08, Tel. int y 1159, por la tarde.

3 6) Cuando el comprobante sea de combustible, se debe anotar a un costado o al dorso del mismo los siguientes datos: apellido y nombre del titular del vehículo, marca y modelo del mismo, año y patente. También debe figurar el recorrido que se hizo. 7) En el caso de los peajes también debe aclararse el recorrido. 8) En el caso de los pasajes debe tenerse en cuenta lo siguiente: - los pasajes pueden ser aéreos, terrestres o fluviales de destinos nacionales o internacionales (no se aceptan pasajes urbanos) - se aceptan los pasajes de empresas de transporte La Plata/Buenos Aires (Costera Metropolitana, Plaza, etc.). - en los pasajes de micro de larga distancia, se recomienda que al momento de adquirir el mismo, se le pida a la empresa que lo expida a nombre de la UNLP (no solamente a nombre de la persona que viaja). - para los pasajes internacionales se debe presentar autorización de la autoridad. - en el caso de pasajes aéreos, deben presentarse siempre los boarding pass, aparte de la factura o pasaje (recordar que en el mismo debe figurar el monto y el nombre de quien efectuó el viaje). - en todos los casos los pasajes deben ser ORIGINALES, no se aceptarán fotocopias. En caso de no poseer el pasaje, se acepta factura B o C de la agencia de viajes emisora, especificando nombre del pasajero, destino, fecha y monto. - Cuando se presenten gastos de recarga de TARJETA SUBE de integrantes del proyecto (incluído el/la directora/a) debe adjuntarse una nota firmada por el/la director/a del proyecto consignando los siguientes datos: nº de tarjeta, apellido, nombre y DNI del titular de la tarjeta. (Anexo 5) 9) Cuando se presenten facturas por gastos de hotel, de comida, remise aeropuerto o pasajes en general deberá adjuntar el certificado que acredite la actividad que realizó en ese lugar y fecha. 10) Cuando se presenten facturas por gastos de comida, no podrán incluirse los gastos por bebidas alcohólicas. 11) En el caso de contratar personal temporario, la contratación deberá encuadrarse en la modalidad de locación de obra según formato aprobado (ver Anexo 6) o, si se trata de alumnos, en carácter de becas (ver Anexo 7). Al profesional contratado se le debe solicitar Recibo B o C y constancia de inscripción en AFIP en alguna de sus categorías. A.3.: Sobre los montos de los gastos 12) Toda adquisición de bienes o servicios (incluyendo pasajes) que superen el monto de $ ,00 (PESOS DIEZ MIL) debe ser acompañada de tres solicitudes de cotización, los tres presupuestos surgidos de estas solicitudes y una Orden de Compra. Explicación: por ejemplo, se quiere comprar una computadora que se sabe va a costar más de $10.000,00. Entonces el procedimiento sería: solicitar cotización de la computadora a tres proveedores, con las mismas características; estos proveedores entregan cada uno su presupuesto (éste debe tener los mismos datos que la factura: CUIT, condición de IVA, titular, Ingresos Brutos, expresado siempre en pesos, no en moneda extranjera), los que deben ser acercados -junto con los pedidos de cotización- en forma urgente (como máximo 4 a 5 días posterior a la fecha del presupuesto) al Departamento Contable de la Fahce, para pasarlos al Departamento de Compras, quien se encarga de confeccionar la Orden de Compra. Luego el Director retira una copia de esta orden y realiza la compra de la computadora, presentando dicha copia con la boleta el día de la rendición. Recordar que siempre se compra en el lugar de precio más bajo y que la factura no puede tener una fecha anterior a los presupuestos ni a la Orden de Compra; como así también la Orden de Compra no puede tener fecha anterior a los presupuestos. 13) En caso de una compra superior a $ ,00 donde lo que se va a adquirir lo posee un solo proveedor, también deben presentarse, aparte de la cotización del lugar donde se comprará, las cotizaciones de otros dos lugares donde expresan que no cotizan por no contar con lo solicitado. NOTA: El monto de $ se aplica únicamente para facturas emitidas a partir del 18 de marzo de Para las facturas emitidas con anterioridad a esa fecha, el requisito de presentar tres presupuestos y orden de compra rige para los gastos mayores a $ ) La adquisición de material bibliográfico a través de internet con editoriales y firmas autorizadas, se aceptará con los siguientes requisitos (Res. 882/00): - Factura enviada por la Empresa. - Factura de la tarjeta de crédito a nombre del Titular del proyecto. 3

4 - Nota en la que se consignen: nombre del autor, título y editorial de los libros adquiridos, con el correspondiente precio de cada unidad y el total de la compra realizada. A.4.: Gastos sin comprobantes emitidos en legal forma Se admitirá en las rendiciones la utilización del formulario para gastos sin comprobantes emitidos en legal forma, hasta un 10% del monto del subsidio otorgado y con un tope máximo de $500 siempre que se encuentren entre los que a continuación se detallan: taxi remises tarjetas telefónicas otros gastos que por la característica del proyecto en cuestión haga imposible la obtención de los comprobantes en legal forma, pero dichos gastos sean necesarios para la realización del mismo. 4 B) Cómo presentar la rendición de cuentas: 1) Completar la planilla que se adjunta como Anexo 1 (Presupuesto estimado preliminar). Llenarla de acuerdo a lo presupuestado en el proyecto para el año que se está rindiendo. Adjuntar copia del presupuesto del proyecto. 2) Completar la planilla que se adjunta como Anexo 2, en la que se enumeran los gastos correspondientes a los comprobantes presentados, agrupados según los rubros señalados en el punto 1 de este instructivo. 3) Presentar los comprobantes pegados en hojas A4 (uno por hoja, salvo boletos de micro, peajes, etc., comprobantes de menor tamaño, que pueden pegarse varios por hoja siempre que sean de la misma empresa). Cuando los comprobantes sean de peaje o micro (Plaza, etc.), debe entregarse también una copia de la hoja donde se pegaron, para que no se borren, ya que están impresos en papel térmico. 4) Si correspondiera, presentar los contratos de locación de obra (con sus facturas) y/o de becas de experiencia laboral según el formato que se adjunta como Anexo 6 y Anexo 7 respectivamente. Las rendiciones que efectúe el titular del subsidio tendrán carácter de declaración jurada, en el sentido de haber aplicado los fondos del subsidio a la subvención de tareas previstas en el proyecto oportunamente aprobado. C) Lugares y circuito para presentar la rendición La rendición deberá ser visada por la Secretaría correspondiente (Investigación, Extensión, o Académica), a fin de certificar que los gastos efectuados corresponden efectivamente a actividades previstas en el proyecto oportunamente aprobado corroborando los ítems con el presupuesto estimado preliminar (Anexo 1). Luego debe ser presentada en la Dirección Económico Financiera (DEF) de la FaHCE, la que ejecutará el control formal y de legalidad de los comprobantes. Una vez subsanados los inconvenientes que pudiera presentar la rendición por parte del Director del proyecto, la misma será girada por la DEF a la Dirección General de Administración de la UNLP. En los Subsidios de Viajes y/o Estadías se deberá presentar en la Secretaría de Ciencia y Técnica de la UNLP la constancia de la rendición contable otorgada por la FAHCE más un informe académico de las actividades realizadas con el subsidio. En los Subsidios para la organización de Reuniones Científicas se deberá presentar en la Secretaría de Ciencia y Técnica de la UNLP la constancia de la rendición contable otorgada por la FAHCE, un informe académico de las actividades realizadas con el subsidio y un ejemplar de la/s publicaciones surgidas del evento Salvo excepciones las rendiciones serán por la totalidad del monto otorgado en el subsidio. En caso de que los comprobantes entregados superen el monto otorgado en el subsidio, se deberá adjuntar una nota en la que se deje constancia de que no se reclamará la diferencia entre el monto rendido y el monto recibido. (Anexo 8). D) Sobre los plazos para presentar las rendiciones de los subsidios del Área de Investigación (Secretaría de Ciencia y Técnica UNLP): a) Subsidios automáticos a proyectos de investigación: Se establece como fecha límite para la rendición de comprobantes de gastos correspondientes al año pre-anterior, el primer día hábil del quinto mes del año en curso. La UNLP sólo autoriza el pago de los subsidios automáticos a los directores que,

5 al momento del pago de los subsidios del año en curso, tuvieran rendido el antepenúltimo subsidio que se le hubiese otorgado por un proyecto. Por ejemplo: para cobrar el subsidio 2014 deberá tener rendido el subsidio b) Subsidios a Jóvenes Investigadores: el plazo para rendirlo es hasta 1 año después de cobrado. c) Subsidio para Viajes y/o Estadías: el plazo para rendirlo es hasta 60 días después de finalizada la actividad d) Subsidio para realización de Reuniones Científicas: el plazo para rendirlo es hasta 60 días después de finalizada la actividad Los beneficiarios que no tengan las rendiciones a término no podrán presentarse a las siguientes convocatorias. E) Sobre la renuncia a un subsidio: a) Ya adjudicado: Para renunciar a un Subsidio otorgado por la UNLP el beneficiario deberá presentar por Mesa de Entradas de esta Facultad una nota dirigida a la Secretaria de Investigación explicando los motivos de la renuncia. Con esta nota la Facultad inicia un expediente que tramita la devolución de los fondos asignados por la UNLP (ver nota en Anexo 9). Recuerde que un Subsidio renunciado se considera otorgado. b) No adjudicado: En caso de que la renuncia sea previa a la adjudicación del subsidio deberá comunicarla por nota dirigida a la Secretaría de Investigación de la Fahce para que proceda a dar de baja la postulación ante la UNLP. 5