Subdirección Administrativa

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María Luz Rojas Navarrete
hace 7 años
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1 LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN SIP 2009 EJERCICIO PRESUPUESTO CAPÍTULO Antes de proceder a realizar sus compras, el investigador responsable del proyecto, requisitará el formato CIC SA DRF 001 (Requisición de Compra de Materiales, Servicios y Bienes de Inversión), especificando el material que necesita adquirir con los recursos asignados a su proyecto SIP. En el espacio de observaciones, podrá solicitar la expedición del cheque indicando el monto, o bien, que la oficina de compras efectúe la adquisición. El formato CIC SA DRF 001, se encuentra disponible en: El Jefe del Departamento de Investigación revisará que el material solicitado corresponda con las necesidades del proyecto, y si es el caso, dará el visto bueno y lo turnará a las siguientes instancias para continuar con el trámite. Una vez autorizada la requisición de compra, se notificará al investigador a través de correo electrónico. EJERCICIO PRESUPUESTO CAPÍTULO 3000 (ASISTENCIA A CONGRESOS Y COMPRA DE SOFTWARE) Adquisición de software Antes de proceder a realizar sus compras, el investigador responsable del proyecto, requisitará el formato CIC SA DRF 001, especificando el software que necesita adquirir con los recursos asignados a su proyecto SIP. En el espacio de observaciones, podrá solicitar la expedición del cheque indicando el monto, o bien, que la oficina de compras efectúe la adquisición Mediante correo electrónico, el Investigador deberá notificar al Jefe del Departamento de Soporte Técnico el software que desea adquirir, indicando las especificaciones técnicas, con la finalidad de contar con un registro del software solicitado. El Jefe del Departamento de Investigación revisará que el software corresponda con las necesidades del proyecto, y si es el caso, dará el visto bueno y lo turnará a las siguientes instancias para continuar con el trámite. Una vez autorizada la requisición de compra, se notificará al investigador a través de correo electrónico. De acuerdo a la Circular No. 2 del 7 de agosto del 2009, emitida por la Dirección General del IPN, para la adquisición de software es necesario contar con la autorización de la Coordinación General de Servicios Informáticos del IPN. En atención a este requisito, una vez autorizada la requisición por parte del CIC, la Subdirección de Desarrollo Tecnológico, se encargará de gestionar lo correspondiente. Si autoriza la Coordinación General de Servicios Informáticos del IPN, se dará aviso al Investigador, y se procederá con la requisición. 1 d e5

2 Congresos, seminarios y estancias El investigador requisitará el formato CIC SAC DIIC 001 (Solicitud de Apoyos para Asistencia a Congresos, Seminarios y Estancias de investigación) y deberá entregarlo en la Oficina de Apoyo a los Investigadores. El formato CIC SAC DIIC 001 se encuentra disponible en: Y solamente aplica a los investigadores participantes en el proyecto y para congresos que el CIC apoya. Para este rubro, es necesario solicitar al Director General del IPN, autorización para ejercer viáticos y pasajes, sean estos en el territorio nacional o en el extranjero. La Subdirección Administrativa gestionará esta autorización. Una vez que se tenga esta autorización, se informará al investigador vía correo electrónico, y la Subdirección Administrativa solicitará la expedición del cheque. EJERCICIO PRESUPUESTO PARTIDA 7502 El Investigador deberá requisitar el formato de CIC SAC DIIC 001 y entregarlo en la Oficina de Apoyo a los Investigadores para solicitar los apoyos a favor del estudiante. Solamente aplica a los alumnos participantes en el proyecto y para congresos que el CIC apoya. REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES CAPÍTULOS 2000, 3000 Y PARTIDA Deberán entregarse facturas originales y/o notas de consumo con la siguiente información impresa: La razón social de la empresa o nombre de la persona física. Clave del registro federal de contribuyentes a doce o trece posiciones. Domicilio fiscal. La cédula de identificación fiscal. El número de folio. Datos de identificación del impresor autorizado. La fecha de impresión de la factura. Llenado de comprobantes Verificar que el proveedor anote los siguientes datos en la factura: Lugar y fecha de expedición Clave de R.F.C. IPN811229H26 A nombre de: IPN CENTRO DE INVESTIGACIÓN EN COMPUTACIÓN Domicilio: AV. JUAN DE DIOS BÁTIZ S/N COL. NUEVA INDUSTRIAL VALLEJO C.P , MÉXICO, D. F. Cantidad y descripción detallada de las mercancías vendidas o servicios recibidos. Valor unitario de las mercancías y subtotales, en su caso. Importe total en cantidad y letra. En este último caso, cuidar que se especifique que la compra fue en pesos. Anotar los centavos y que es en moneda nacional. Ejemplos: $13, (TRECE MIL PESOS 53/100 M.N.) $25, (VEINTICINCO MIL QUINIENTOS CINCUENTA PESOS 00/100 M.N.) 2 d e5

3 Consideraciones importantes Se deben verificar las operaciones aritméticas para checar el total de la factura, incluyendo el desglose del cálculo del 15% del Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) No se podrá redondear ninguna cantidad Ejemplo: Para una compra por $5, aplicándole el I.V.A. IMPORTE $5, TOTAL $6, FORMA CORRECTA DE LLENADO IMPORTE $5, ERROR TOTAL $6, FORMA INCORRECTA DE LLENADO MPORT E $5, TOTAL $6, ERROR FORMA INCORRECTA DE LLENADO Verificar la vigencia de la factura, a partir de su fecha de impresión, esta podrá ser utilizada en un plazo máximo de dos años. En algunos casos, existen contribuyentes que imprimen sus propios comprobantes, para los cuales la observación anterior no procede, pero deberán incluir en los mismos la leyenda CONTRIBUYENTES AUTORIZADOS PARA IMPRIMIR SUS PROPIOS COMPROBANTES. Si el proveedor es persona física, y el subtotal de la compra es mayor a $2, (antes de I.V.A.), se deberá retener el importe correspondiente al Impuesto al Valor Agregado, el cual se entregará a la Oficina de Contabilidad, para su depósito en la cuenta bancaria respectiva. Asimismo, se le extenderá la Constancia de Retención con la firma del Director del CIC y sello, en dos tantos, uno para el proveedor y el otro para el CIC, una vez recabada la firma del proveedor. Para cualquier aclaración, favor de dirigirse a la Oficina de Contabilidad (Departamento de Recursos Financieros) con la C.P. Patricia Pérez, extensión: COMPROBACIÓN CAPÍTULO 2000 (CONSUMIBLES Y SUMINISTROS) Todos los materiales sin excepción, deberán ingresar al almacén del CIC. El investigador deberá acudir al almacén con original y copia de la factura, el encargado del almacén, revisará que coincidan los materiales descritos en la factura y pondrá el sello de alta en almacén y le devolverá la factura original, quedándose con la copia para su resguardo. Cuando el investigador adquiera libros, deberá entregarlos en la biblioteca del CIC. El personal de la biblioteca consignará en la factura que recibieron los libros, los catalogarán e informará al investigador que pueden acudir por los libros, mediante un préstamo de seis meses que puede ser renovable por otros seis meses. Los libros adquiridos con presupuesto proveniente de proyectos de investigación pasarán a formar parte del acervo bibliográfico del CIC y el investigador tendrá la prioridad en el préstamo, mientras su proyecto sea vigente. 3 d e5

4 COMPROBAC IÓN CAPÍTULO (ASISTENCIA A CONGRESOS Y COMPRA DE SOFTWARE) Los recibos de inscripción a congresos, simposios, etc., deberán especificar el nombre del investigador participante. En los comprobantes por hospedaje no se aceptarán propinas ni llamadas telefónicas, las cuales En los comprobantes de alimentación no se aceptarán bebidas alcohólicas, ni propinas, las cuales COMPROBACIÓN PARTIDA 7502 Los recibos de inscripción a congresos, simposios, etc., deberán especificar el nombre del alumno participante en el proyecto. En los comprobantes por hospedaje no se aceptarán propinas y llamadas telefónicas, las cuales En los comprobantes de alimentación no se aceptarán bebidas alcohólicas, ni propinas, las cuales DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA REQUISITADA Todos los comprobantes deberán: Pegarse con lápiz adhesivo en hojas tamaño carta, uno en cada hoja (máximo dos, no encimadas) Centrado y sin doblar, favor de no usar grapas o diurex. Se deberá anotar en la parte superior izquierda lo siguiente: RECIBÍ DE CONFORMIDAD LOS EFECTOS NOMBRE Y FIRMA (SE REFIERE A QUIEN EFECTÚA LA COMPROBACIÓN) Cuando la factura sea de tamaño carta, no deberá de pegarse en hoja y los datos anteriores se anotarán en el cuerpo del mismo, con máquina de escribir o a mano. No se aceptarán comprobantes con tachaduras o enmendaduras y que no cumplan con los requisitos mencionados. PLAZO PARA LA ENTREGA DE COMPROBACIÓN La fecha límite para la comprobación es el 11 de diciembr e de Los documentos para la comprobación se entregarán a la C.P. Patricia Pérez, en la Oficina de Contabilidad. El investigador elaborará relación en original y copia, detallando únicamente folio de factura e importe, la cual se cotejará con los documentos originales, firmando de recibido en la copia. 4 de5

5 En caso de que el recurso no se ejerza en su totalidad, deberán de reembolsar, para tal efecto efectuaran el deposito a mas tardar el día 14 de diciembre de 2009, a la cuenta de cheques a nombre del IPN CENTRO DE INVESTIGACIÓN EN COMPUTACIÓN, que le indiquen en la Oficina de Contabilidad. Por ningún motivo se aceptarán reembolsos en efectivo. 5 d e5

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