EVOLUCION DEL NEGOCIO

Transcripción

1 Informes de Dirección EVOLUCION DEL NEGOCIO en MasterYield El informe de 'Evolución del Negocio' en MasterYield le permite obtener un informe de dirección que le dará una visión general de su establecimiento de un año completo, comparándolo además con los datos del año anterior. Si tiene configurados varios edificios, podrá obtener el informe de cada uno de los edificios por separado. Para ello deberá hacer click en el Icono que aparece en dicho informe y a continuación elegir el Edificio para el cual desea obtener el informe. Por defecto se mostrará el año actual. Para elegir cualquier otro año, haga click en el año actual mostrado y podrá elegir el año para el cual desea obtener el informe. 1

2 El informe presenta dos apartados diferenciados : 1. Los datos acumulados del día, desde principio del mes en curso hasta el día de hoy, y desde principios de año en curso hasta el día de hoy 2. Los datos de cada mes del año, tanto datos ya 'realizados' como datos 'futuros' de acuerdo con las reservas existentes, es decir, si la fecha actual es 18 de Agosto de 2013, los meses de Enero a Julio mostrarán datos ya consolidados, del mes de Agosto se mostrarán tanto los datos ya consolidados hasta el 17 de Agosto así como los datos referentes a las reservas introducidas al sistema para el resto del mes, y para los meses de Septiembre a Diciembre aquellos datos previstos al día de hoy según las reservas ya introducidas. Para cada uno de los valores mostrados, se indica además el valor del año anterior respecto del año seleccionado para el informe, así como la variación porcentual del año seleccionado respecto del año anterior. Si no existieran datos del periodo correspondiente del año anterior, dicha variación porcentual no se mostrará. 2

3 Además se muestra una flecha verde ascendiendo en el caso de que el valor para el año seleccionado sea mayor que el valor del año anterior, una flecha roja descendiendo en el caso de que el valor para el año seleccionado sea menor que el valor del año anterior, y una flecha gris horizontal en el caso de que el valor del año seleccionado se encuentre dentro de un margen del ±3% con respecto al año anterior. Datos del Informe Nº Estancias Se entiende por Nº de Estancias (Room Nights) la unidad estadística de ocupación, es decir, 1 habitación ocupada por 1 noche. Si una reserva de 2 Habitaciones está durante 5 Noches, el número de estancias es 10. La doble ocupación de una habitación en un mismo día sumará tantas estancias como diferentes ocupaciones haya tenido esa habitación. Es decir, si una habitación es ocupada por la mañana, se hace check-out de la misma en la tarde, y la misma habitación vuelve a ocuparse de nuevo para la noche, el número de estancias será 2 para esa habitación. UNICAMENTE se tendrán en cuenta las ocupaciones de aquellas categorías que correspondan a la categoría principal de HABITACIONES (o Apartamentos, Camas, según el caso). Si en su programa tiene configurados Grupos adicionales como por ejemplo Garages, Salones, Pistas de Deportes, etc, y gestiona las reservas de esos objetos, las ocupaciones de todas las categorías que no correspondan a Habitaciones/Apartamentos/Camas NO se tendrán en cuenta en el cómputo de Estancias. Tampoco se tendrán en cuenta aquellas categorías que se hayan definido en Ficheros Maestros de Grupos/Categorías como 'Excluidas del Total Disponibilidad', tales como por ejemplo Camas Supletorias o Cunas 3

4 Para cada mes mostrado en el informe, sólo se tendrán en cuenta las estancias para cada uno de los periodos, es decir, si una reserva de una habitación tiene llegada el 27 de Julio y salida el 03 de Agosto, para el mes de Julio se computarán 5 Estancias y 2 Estancias para el mes de Agosto. En el cómputo de estancias se incluyen todas las reservas cuyo estado NO sea Tentativa, Lista de Espera, No Show o Cancelada, es decir, si una reserva de un mes anterior tiene estado CONFIRMADA por ejemplo, se computarán las estancias de dicha reserva incluso si no se ha hecho el Check-In. Por ello, debería cambiar el estado de una reserva de una fecha anterior que no haya sido check-in bien a Cancelada o No Show, según lo que estime oportuno. % Ocupación El porcentaje de ocupación será el número de estancias efectivo dividido por el máximo de estancias para ese mes. El número máximo de estancias de un mes o periodo será el número de objetos de la categoría principal (Habitaciones, Apartamentos, Camas, etc) que ACTUALMENTE estén configurados en el fichero maestro de Objetos multiplicado por el número de días de cada mes o periodo. Si su establecimiento dispone de 40 Habitaciones, el número máximo de estancias de un mes de Enero será 40 x 31 = 1240, y para el mes de Febrero (no bisiesto) será 40 x 28 = Por lo tanto, a igual número de estancias entre un mes de Enero y un mes de Febrero, el % de Ocupación del mes de Febrero será mayor que el % de Ocupación del mes de Enero, ya que aunque el número de estancias es el mismo para ambos meses, el número máximo de estancias para Enero es mayor que para el mes de Febrero, por lo que los porcentajes de ocupación serán diferentes. Es posible obtener porcentajes de ocupación mayores al 100% en el caso de que existan múltiples ocupaciones de habitaciones/apartamentos/camas en un mismo día. El número máximo de estancias es siempre por habitación, apartamento, cama, y día, pero el número de estancias efectivo sube con cada múltiple ocupación de un objeto. Los bloqueos de objetos NO afectan en ningún caso al número de estancias, no computando como tal estancia y no descontando del número máximo de estancias, pero ya que una habitación bloqueada no puede ser ocupada, afectarán en el cómputo del % de Ocupación. Es decir, si tiene habitaciones bloqueadas para ciertas fechas, nunca podrá llegar al 100% de ocupación. Si para una fecha determinada su establecimiento de 40 Habitaciones tiene 3 Habitaciones BLOQUEDAS y el resto (37) Ocupadas, el porcentaje de ocupación será del 92.5% y no del 100%. 4

5 Precio Medio (ADR - Average Daily Rate) El precio medio que se muestra en el informe de dirección es el cálculo promedio del PRECIO DE VENTA de los objetos correspondientes a la categoría principal (Habitaciones, Apartamentos, Camas, etc). Es decir, si se venden dos habitaciones para una fecha determinada, una a 80 Euros y otra a 60 Euros, el Precio Medio de venta de esa fecha será 70 Euros. No se tienen en cuenta para dicho cálculo las categorías no correspondientes a la categoría principal, es decir, no se tendrán en cuenta por ejemplo precios de garages, salones, pistas de deportes, etc. El VALOR DE REFERENCIA para dicho cálculo se toma SIEMPRE del importe especificado en la RESERVA. Si una vez realizado un cargo en una cuenta, se modifica el valor del cargo de dicha cuenta (por ejemplo modificando en cuenta un importe de una habitación de 80 a 75 Euros), si no se modifica también dicho valor en la propia reserva, el importe para el cálculo para el precio medio será el que se obtenga del valor existente en cada momento en la reserva. Ya que en una reserva se pueden especificar importes para un objeto en concreto, para la categoría o para el grupo, MasterYield tomará como referencia el importe que corresponda en cada caso. Si especifica el precio de una Doble como 80 Euros, pero le asigna la Habitación 001 e incluye en la reserva que la Habitación 001 tiene un precio de 90 Euros, el valor de referencia para el cálculo será 90 Euros. Para el cálculo del Precio Medio se toman en cuenta TODAS las categorías del grupo principal (Habitaciones, Apartamentos, Camas), es decir, por ejemplo Individuales, Dobles, Triples, etc, pero se excluyen aquellas categorías excluidas del total disponibilidad, tales como Camas Supletorias, Cunas, etc. Si para una fecha se ha vendido una habitación individual a 50 Euros, dos habitaciones dobles a 70 Euros y dos habitaciones triples a 90 Euros, el precio medio será de : ((1 Ind x 50 ) + (2 Dob x 70 ) + (2 Tri x 90 )) / (1 Ind +2 Dob +2 Tri) = 74 Euros En el caso de ofrecer tarifas por persona, el importe para el cálculo del precio medio corresponderá a la ocupación por defecto de adultos para cada categoría, es decir, por ejemplo para la Individual el precio especificado en cada reserva como 1 Adulto, para la Doble el precio por persona adulta x 2, y para la triple el precio por adulto x 3 (si así se ha definido por defecto en los ficheros maestros) Para el cálculo del Precio Medio NO se tienen en cuenta los impuestos. Es decir, si su establecimiento acostumbra a ofrecer precios IVA INCLUIDO, el precio medio mostrará una media aritmética de los precios incluidos en cada reserva que en este caso reflejarán importes con IVA Incluido. Si por el contrario, sus reservas habitualmente no incluyen el IVA, el importe mostrado como precio medio no incluirá tampoco el IVA. 5

6 En el cálculo del Precio Medio SI se tienen en cuenta posibles descuentos aplicados en una reserva. Es decir, si la reserva muestra un importe de 80 Euros y un 10% de Descuento, el importe utilizado para el cálculo será de 72 Euros. En el cálculo del Precio Medio NO se tienen en cuenta las comisiones a pagar posteriormente a agentes, por ejemplo en el caso de Booking.com. Dichas comisiones se consideran 'gastos contables' y no afectan al cómputo del precio medio. Nota Especial : Si por ejemplo Hotelbeds (Agencia de pago a crédito) tiene configurado un precio de 100 Euros pero su DESCUENTO (su comisión pero en forma de reducción del precio ya que el importe neto se factura a Hotelbeds directamente) es del 20%, el importe para el cálculo del precio medio es de 80 Euros. En el caso de Booking.com por el contrario, si el importe de la reserva es 100 y su comisión del 15%, el importe utilizado para el cálculo del precio medio es 100. RevPar (Revenue per Available Room) El índice RevPar, habitual en la hostelería, se calcula en base a la producción, cuyo detalle de cálculo se detallará más adelante, dividiendo por el número de 'habitaciones disponibles' en cada periodo de fecha. La producción NO incluye en ningún caso ningún impuesto, por ejemplo el IVA, por lo tanto el RevPar se mostrará siempre en base a importes NETOS que no incluyen impuestos. Para el cálculo del RevPar se tiene en cuenta TODA la producción, tanto del concepto de Alojamiento como de cualquier otro concepto 'Extra' que se haya incluido en una cuenta. Por lo tanto el RevPar mostrará no solo valores de Alojamiento sino de PRODUCCION TOTAL, incluyendo además en la producción cualquier concepto facturable que corresponda a otras categorías diferentes a la categoría principal (Habitaciones, Apartamentos, Camas), es decir, por ejemplo la producción total incluiría el importe cobrado por garages o salones, aunque la 'ocupación' de los objetos de dichas categorías no haya sido tenido en cuenta para el cálculo de estancias, % de ocupación ni precio medio. En MasterYield entendemos que el índice RevPar, como su propio nombre indica, se refiere a 'Available Room', es decir, a las habitaciones disponibles, y es por ello que los BLOQUEOS no computan en el cálculo del RevPar y se excluyen del número máximo de estancias. Por ejemplo, si su establecimiento tiene 40 Habitaciones y una producción total de determinada fecha de Euros (Sin IVA), pero para esa fecha hay bloqueadas 2 Habitaciones, el RevPar no será 3000 / 40 = 75, sino 3000 / 38 = Euros. Sólo se tendrán en cuenta los bloqueos de los objetos correspondientes a la categoría principal (Habitaciones, Apartamentos, Camas). Los Abonos en cuentas (cargos con importe negativo, o cargos en concepto de abono), repercutirán NEGATIVAMENTE en el cómputo de la producción, y por lo tanto en el cálculo del RevPar. 6

7 Producción El importe de producción que se muestra en el informe y que además sirve de referencia para el cálculo del RevPar, es el importe TOTAL de cargos consolidados del pasado o futuro, sumados con los importes previstos para el Futuro que no hayan sido ya cargados en cuenta. Si la fecha actual es 18 de Agosto de 2013, cualquier reserva anterior (con o sin Check-in realizado), sólo computará para la producción aquellos cargos que YA SE ENCUENTREN en la cuenta de dicha reserva hasta la fecha del día actual. Una reserva cuya fecha de llegada sea el 15 de Agosto y que en su cuenta NO tenga ningún cargo, tendrá una producción = 0 hasta el 17 de Agosto, y se calcularán y computarán todos los cargos a partir del 17 de Agosto que todavía no se han cargado a su cuenta. Para las reservas cuya fecha de llegada sea posterior o igual al día de hoy, se procederá al cálculo teórico de todos aquellos cargos aún no cargados en su cuenta. Es decir, para una reserva cuya fecha de llegada sea el 20 de Agosto, se calcularán todos los importes 'teóricos' de producción de acuerdo con los datos incluidos en la reserva (producción prevista para esa reserva), siempre y cuando esos cargos no hayan sido realizados ya anteriormente (por ejemplo No Reembolsables). Para todas aquellas reservas futuras cuyas cargos ya hayan sido realizados (por ejemplo No Reembolsables), se computará el importe de los cargos ya existentes en la cuenta de cada una de esas reservas. Si de una reserva No Reembolsable se realizan anticipadamente todos los cargos a la cuenta de dicha reserva para proceder a su facturación y/o pago, los importes que se computarán para el cálculo de la producción serán los importes que aparecen EN LA CUENTA de dicha reserva. Una vez cargado un importe, el importe de alojamiento, pensión o cualquier otro extra incluido en la propia reserva, se ignora, y sólo se considera los cargos existentes en la cuenta. Si el usuario modifica un importe en la cuenta, el importe para el cálculo de la producción será el importe que exista en la propia cuenta. Por ejemplo, si el precio de alojamiento de una reserva, en la propia reserva está indicado como 80 Euros, pero el usuario modifica el importe del cargo en la cuenta de 80 a 85 Euros (sin modificar el correspondiente importe de la propia reserva), el importe a tomar en cuenta en el cálculo de la producción es 85 Euros. Para el cálculo de producción total se computan tanto los cargos de extras de clientes como los cargos a las cuentas de Agencia/Empresa, según el caso. Para el cálculo de la producción total NO se tiene en cuenta ningún impuesto aplicable, por lo tanto todos los valores mostrados se entenderán SIN IVA. Los descuentos SI afectan al cálculo de la producción. Las comisiones NO afectan al cálculo de producción. Para el desglose de IVA u otros impuestos, se tomará como referencia la fecha de la factura en caso de ser cargos de una factura ya emitida, o la fecha actual en caso de que la factura todavía no esté emitida. Es decir, siendo 18 de Agosto, y previéndose un cambio de IVA a partir del 1 de Enero del próximo año, si la factura de una reserva futura con llegada el 15 de Enero 7

8 todavía no ha sido emitida, para el desglose del IVA se tomará como referencia el valor del impuesto al día de hoy. En el caso de desgloses de importes de Alojamiento + Pensión, o de desgloses según paquetes, la fecha de cómputo de cada cargo para la producción, será la que corresponda según dicho desglose. Así por ejemplo si el establecimiento tiene desglose de Alojamiento y Desayuno, y el Alojamiento es del día 31 de Enero y se ha indicado que el Desayuno se aplique a la producción del día siguiente, el importe del alojamiento computará para el mes de Enero, pero el Desayuno computará para el mes de Febrero. Una vez obtenido el informe de dirección, podrá imprimirlo por impresora, enviarlo directamente por correo electrónico, convertirlo a formato PDF, o convertirlo a formato Excel, para lo cual deberá hacer click en el icono correspondiente a cada opción : MasterYield