Manual de uso del motor de reservas

Transcripción

1 Manual de uso del motor de reservas

2 Índice 1. Establecimiento 2. Habitaciones 3. Pensiones 4. Suplementos 5. Planes de Tarifa 6. Reservas 7. Facturación 8. Web booking 2

3 1. Establecimiento Al entrar en la extranet del motor de reservas por primera vez, debemos rellenar la información general sobre el establecimiento: Nombre Tipología Dirección Teléfono Cuenta de Facebook Cuenta de Twitter 3

4 2. Habitaciones Crear nueva habitación En la sección Habitaciones, el hotelero debe introducir el tipo de habitaciones que tiene su establecimiento. Para ello, debe hacer clic sobre Crear nueva habitación. Añadir nueva habitación Al hacer clic sobre Crear nueva habitación, emerge una ventana en la que se debe introducir el nombre de la habitación y su tipología. A continuación, se debe guardar esta información. 4

5 2. Habitaciones Información general Una vez hemos creado una habitación, debemos completar la información general sobre ésta: nombre, tipos de unidad, tipos de habitación, tamaño, cantidad de unidades, descripción, etc. Podemos introducir la información en distintos idiomas. Es fundamental añadir también una o varias fotografías. 5

6 2. Habitaciones Ocupaciones y camas En esta sección, debemos introducir los tipos de ocupación que permite la habitación: 1 adulto, 2 adultos, 1 adulto y 1 niño, etc. Esta información es esencial cuando el cliente realiza la reserva. También es recomendable introducir de qué tipo de camas dispone la habitación. 6

7 2. Habitaciones Instalaciones y servicios Al igual que en la descripción del hotel, en esta sección podemos indicar de qué instalaciones y servicios dispone la habitación. Debemos señalar si están incluidos en el precio de la habitación o si implican un coste extra. Si queremos añadir alguna instalación o servicio que no aparece en la lista, basta con hacer clic sobre Añadir nuevo item. 7

8 3. Pensiones En este apartado se deben señalar cuáles son las pensiones base disponibles e introducir el precio. Para añadir algún otro tipo de pensión, basta con desplegar la pestaña Añadir otro y seleccionarla. También podemos indicar si para el tercer y cuarto adulto o para el primer y segundo niño el precio es diferente. *Recuerda: Si el precio del desayuno está incluido en la habitación, debes indicar que el precio es 0 euros. Añadir rango de fechas Si queremos añadir unas tarifas diferentes durante un periodo determinado de tiempo, debemos seleccionar los días deseados en la pestaña Añadir rango de fechas. 8

9 4. Suplementos En esta pestaña, podemos crear y editar suplementos, por ejemplo, una cesta de bienvenida o una botella de champagne en la habitación. Para ello, sólo tenemos que hacer clic sobre Crear nuevo o bien escoger un suplemento entre los predefinidos. A continuación, debemos escribir el nombre del suplemento y la descripción y seleccionar una o varias fotografías. Es importante indicar si el precio es por unidad, por unidad y día, por persona, etc. Importante: Recuerda asignar los suplementos a los planes de tarifa para que se muestren al cliente durante el proceso de compra. 9

10 5. Planes de tarifa Consideraciones Previas Antes de crear un plan de tarifa, es importante tener en cuenta las siguientes cuestiones: Generalmente, los hoteles crean un plan de tarifa estándar y en base a esta tarifa crean el resto. Un plan de tarifa puede depender totalmente de otro o bien sólo en parte, es decir, depender sólo en disponibilidad, en precio, en restricciones, en condiciones o en ocupaciones. Para que un nuevo plan de tarifas sea dependiente del plan base o estándar, se deben seleccionar las habitaciones del plan base. Es conveniente reflexionar sobre si el plan de tarifa que vamos a crear va a tener o no sus propios suplementos. En general, se le asignan las pensiones base a los planes de tarifa, pero cada plan de tarifa puede tener sus propias pensiones. Para crear una nueva oferta o promoción, se debe hacer en la sección Planes de tarifa. Por ejemplo, podemos crear una nueva promoción llamada Escapada romántica con sus propias condiciones y precios. 10

11 5. Planes de tarifa Crear una tarifa maestra En general, se suele crear una tarifa maestra o estándar. En base a ésta, se pueden crear otras. Cuando creamos un plan de tarifa por primera vez, debemos introducir el nombre del plan, la descripción y alguna nota si queremos. Es importante marcar la casilla de Tarifa activa, porque sino no aparece en el momento de la búsqueda del cliente. También se debe rellenar la información sobre las condiciones de reserva y de cancelación. Recuerda que estas condiciones pueden ser nuevas o iguales que las de otro plan de tarifa. 11

12 5. Planes de tarifas Condiciones de reserva y de cancelación También se debe rellenar la información sobre las condiciones de reserva y de cancelación. Recuerda que estas condiciones pueden ser nuevas o iguales que las de otro plan de tarifa. 12

13 5. Planes de tarifas Habitaciones Para cada nuevo plan de tarifa se debe asignar un tipo o varios tipos de habitación e indicar, aunque no es obligatorio, cuáles son los precios máximo y mínimo permitidos. También se debe señalar cuáles son las ocupaciones permitidas. Si existen ocupaciones con descuentos, debemos marcar la casilla tarifas con reglas y aplicar la regla aritmética conveniente (por ejemplo, aplicar el 10% de descuento sobre la tarifa base al tercer adulto). 13

14 5. Planes de tarifas Restricciones En esta sección, tenemos que indicar las restricciones de reserva que se aplican a las habitaciones de esta tarifa, como el mínimo de noches o la cancelación gratuita. Se pueden realizar modificaciones temporales en la tabla de la sección Precios y disponibilidad. 14

15 5. Planes de tarifas Precios y disponibilidad En esta sección se deben introducir los precios de la tarifa, la disponibilidad y el periodo de tiempo en que esta tarifa tiene validez. Para modificar los precios de un día o algunos días de la semana en concreto, basta con seleccionar los días deseados en Días editables. También se pueden mostrar las restricciones por rango de fechas. Para abrir y cerrar fechas, se puede hacer clic directamente sobre la casilla y modificar su estado. (Verde= abierto, rojo= cerrado). 15

16 5. Planes de tarifas Pensiones Cada vez que creamos un nuevo plan de tarifa, debemos especificar si las pensiones son iguales que las pensiones base o bien si se trata de nuevas pensiones. Si a la nueva tarifa le corresponden unas pensiones diferentes, debemos marcar la casilla Nuevo e indicar los precios de las pensiones. 16

17 5. Planes de tarifas Suplementos A cada plan de tarifa podemos asignarle uno o varios suplementos, que tenemos que haber creado previamente en la sección de Suplementos. *Recuerda que no es necesario que cada plan de tarifa tenga asignado un suplemento. 17

18 5. Planes de tarifas PLAN DE TARIFA DEPENDIENTE Crear una tarifa basándose en otra Información general Un plan de tarifa puede depender totalmente de otro o bien sólo en parte, es decir, depender sólo en disponibilidad, en precio, en restricciones, en condiciones o en ocupaciones. Por ejemplo: Vamos a crear un plan de tarifa no reembolsable 10% más barato que la tarifa base. Las condiciones de reserva y de cancelación en este caso son diferentes que las de la tarifa base, porque no se admiten cambios ni devoluciones ni se puede cancelar. 18

19 5. Planes de tarifas PLAN DE TARIFA DEPENDIENTE Habitaciones Para que una tarifa dependa de otra, es imprescindible que las habitaciones sean las del plan de tarifa base. Por eso, debemos añadir la habitación de la tarifa base e indicar que la disponibilidad es la misma. En el caso de crear una tarifa no reembolsable, como en este ejemplo, las restricciones tienen que ser independientes porque son diferentes. 19

20 5. Planes de tarifas PLAN DE TARIFA DEPENDIENTE Precios y disponibilidad Los precios de la tarifa que estamos creando siempre se basan en los de la tarifa que estamos tomando como base. Sin embargo, las restricciones pueden ser otras. En este caso, por ejemplo, no es posible realizar una cancelación, tal y como hemos indicado en la sección anterior. 20

21 5. Planes de tarifas PLAN DE TARIFA DEPENDIENTE Suplementos Del mismo modo que en el resto de las secciones, podemos elegir un suplemento que sea igual que el de la tarifa base o bien crear un nuevo. Basta con señalar en la pestaña dependencia si se trata de una tarifa igual al suplemento de la tarifa que estamos tomando como base o si se trata de una nueva tarifa. 21

22 5. Planes de tarifas PLAN DE TARIFA DEPENDIENTE Restricciones Debemos indicar si la tarifa que estamos creando tiene las mismas restricciones que la tarifa que hemos cogido como base. En este caso, al tratarse de una tarifa no reembolsable, las restricciones son diferentes que las de la tarifa base, porque no se puede cancelar. Debemos marcar la casilla no se puede cancelar. 22

23 6. Reservas Cada vez que se realiza una reserva a través del motor de búsqueda del establecimiento, el comprobante es enviado a la extranet del hotel. De un solo golpe de vista, podemos ver los detalles de la reserva: número localizador, fecha de la reserva, cliente, día de llegada y de salida, estado y precio total. Para realizar la búsqueda de una reserva en concreto, basta con introducir el número del localizador, el nombre del cliente o bien la fecha de llegada, de la salida o de la reserva en la barra superior de búsqueda. 23

24 7. Facturación En esta sección se puede ver de un solo golpe de vista un resumen de los comprobantes de las reservas realizadas a través del motor. También podemos ver la información en detalle: el número localizador, la fecha de la reserva, el dominio en que se realizó y el nombre del cliente, la fecha de llegada y de salida, el total de noches, el precio total pagado y el estado. 24

25 8. Web Booking Los hoteles que quieren integrar el motor de reservas en su propia página web, pueden adaptarlo al diseño de su web fácilmente. Para ello, sólo es necesario cargar el logo del hotel y elegir el color que aparecerá en el fondo del motor de reserva. 25

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