Ejercicio paso a paso. Crear, abrir y cerrar una base de datos

Transcripción

1 Ejercicio paso a paso. Crear, abrir y cerrar una base de datos Objetivo. Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos con Access Si no tienes abierto Access2000, ábrelo para realizar el ejercicio. 2 En caso de Abrir Access2000, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la ventana de cuadro de diálogo abierta. 3 Ir al menú Archivo. 4 Elegir la opción Nueva base de datos... O bien hacer clic sobre el botón Nuevo Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva. 5 Hacer clic sobre el botón Aceptar. de la barra de herramientas. Aparecerá otro cuadro de diálogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos. En el caso de tener enel recuadro Guardar en la carpeta Mis documentos, podremos omitir los pasos 6 y 7. En caso contrario: 6 Hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vamos a grabar nuestro trabajo, es decir en la unidad C: del disco duro. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. 7 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo, Mis documentos. 8 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo, Clases. 9 Hacer clic sobre el botón Crear. Observa como tenemos una nueva base de datos llamada Clase.mdb, pero que de momento está vacía. Ahora supongamos que ya no nos interesa trabajar con la base de datos anterior, por lo tanto vamos a cerrarla. 10 Ir al menú Archivo. 11 Elegir la opción Cerrar. Vamos a volver a recuperar la base de datos. 12 Ir al menú Archivo. 13 Elegir la opción Abrir... O bien hacer clic sobre el botón Abrir Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. de la barra de herramientas. En caso de tener en el recuadro Buscar en la carpeta Mis documentos, omitir los pasos 14, 15 y Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

2 Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador. 15 Elegir la unidad deseada el disco duro C:, haciendo clic sobre ésta. En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida. 16 Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar, Mis documentos. Al abrir una carpeta, ésta se situará en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. 17 Hacer clic sobre el archivo deseado, Clases.mdb. 18 Hacer clic sobre el botón Abrir. Como ya hemos terminado el ejercicio vamos a cerrar la base de datos utilizando un método diferente al que hemos utilizado antes. 19 Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos. Ejercicio paso a paso. CREACIÓN DE UNA TABLA DE DATOS. Objetivo. Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access Si no tienes abierto Access2000, ábrelo para realizar el ejercicio. 2 En caso de Abrir Access2000, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la ventana de cuadro de diálogo abierta. 3 Abrir la base de datos Clases.mdb que se encuentra en la carpeta Mis documentos del disco duro. Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla será la de Alumnado y la otra tabla sobre diferentes cursos. Empezaremos por crear la tabla de Alumnado. 3 Hacer clic sobre la opción Crear una tabla en vista diseño de la ventana de la base de datos. 4 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 5 Seleccionar Vista Diseño. 6 Hacer clic sobre el botón Aceptar. 7 En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Código alumnado. 8 Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 9 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondrá Texto como tipo de dato, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegir el tipo Autonumérico. 10 Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 11 Pulsar la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 12 Escribir Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla. 13 Como no queremos cambiar las demás características del campo, pulsar la FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo.

3 14 Escribir Apellidos alumnado. 15 Pulsar FLECHA ABAJO. 16 Crear a partir de ahora los siguientes campos: Dirección, Población y Código Postal que serán todos ellos de tipo Texto. (el código postal también ya que no es un valor numérico con el que vayamos a realizar alguna operación). 17 Crear a continuación el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora. Ahora vamos a definir el campo Código alumnado como Clave principal ya que no podremos tener dos alumnos/as con el mismo código. 18 Hacer clic sobre el nombre del campo Código alumnado. 19 Hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. A partir de ahora podremos guardar la tabla. 20 Ir al menú Archivo. 21 Elegir la opción Guardar. O bien hacer clic sobre el botón Guardar 22 Escribir el nombre de la tabla, Alumnado. 23 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Ahora cerraremos la tabla. 24 Ir al menú Archivo. 25 Elegir la opción Cerrar. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar Ahora vamos a crear la segunda tabla: de la barra de herramientas. de la ventana de la tabla de datos. 26 Hacer clic sobre la opción Crear una tabla en vista diseño de la ventana de la base de datos. 27 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 28 Seleccionar Vista Diseño. 29 Hacer clic sobre el botón Aceptar. 30 En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Código curso. 31 Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 32 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Numérico. 33 Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 34 Pulsar la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 35 Escribir Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla. 36 Como no queremos cambiar las demás características del campo, pulsar la FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo. 37 Escribir Nº horas, de tipo Numérico. 38 Crear a partir de ahora los siguientes campos: Fecha inicio y Fecha final que serán de tipo Fecha/Hora.

4 Ahora vamos a definir el campo Código curso como Clave principal. 39 Hacer clic sobre el nombre del campo Código curso. 40 Hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas. A la izquiersa del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. A partir de ahora ya podremos guardar la tabla. 41 Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. 42 Escribir el nombre de la tabla, Curso. 43 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Ahora cerraremos la tabla. 44 Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la tabla de datos. Ya podremos cerrar nuestra base de datos. 45 Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos. Ejercicio paso a paso. Modificar una tabla de datos Objetivo. Practicar las operaciones para modificar el diseño o los datos de una tabla con Access Si no tienes abierto Access2000, ábrelo para realizar el ejercicio. 2 En caso de Abrir Access2000, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la ventana de cuadro de diálogo abierta. 3 Abrir la base de datos Clases.mdb que se encuentra en la carpeta Mis documentos del disco duro. Vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades: Campo Código alumnado Propiedades Nombre alumnado Tamaño: 15 Apellidos alumnado Tamaño: 30 Dirección Tamaño: 30 Población Código Postal Tamaño: 5 Fecha de nacimiento Código Curso Dejaremos las propiedades que hay por defecto. Tamaño: 15 Valor predeterminado: Valencia Formato: Fecha corta. Este campo no existía y nos servirá en el tema siguiente para realizar la relación entre las dos tablas. Tipo: Numérico. Tamaño: Byte.

5 4 Seleccionar la tabla Alumnado haciendo clic sobre ésta de forma que quede remarcada. 5 Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos. 6 Hacer clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades. 7 Hacer clic sobre la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana. Se quedará seleccionado el tamaño por defecto Escribir el tamaño, Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado, hacer clic sobre el campo Apellidos Alumnado para acceder a las propiedades de dicho campo. 10 Escribir 30 en el Tamaño. 11 Hacer clic sobre el campo Dirección y asignarle tamaño Hacer clic sobre el campo Población y asignarle tamaño 15. Como queremos cambiar otra propiedad de este campo: 13 Hacer clic sobre la propiedad Valor predeterminado. 14 Escribir Valencia. 15 Hacer clic sobre el campo Código Postal y asignarle tamaño Hacer clic sobre el campo Fecha de nacimiento. 17 Hacer clic sobre la propiedad Formato. Aparecerá una flecha a la derecha indicándonos la existencia de una lista desplegable. 18 Hacer clic sobre la flecha de la derecha. 19 Elegir la opción Fecha corta. Ahora vamos a añadir el campo Código curso: 20 Ir a la última fila de la ventana de diseño. 21 Escribir el nombre del campo Código curso. 22 Pulsar INTRO. 23 Especificar el tipo de dato Numérico. 24 Hacer clic sobre la propiedad Tamaño. 25 Elegir la opción Byte. Como hemos terminado con el diseño de la tabla, vamos a guardarla. 26 Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. Supongamos ahora que queremos empezar introduciendo datos en la tabla, podemos ir directamente a la hoja de datos: 27 Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. Observa como en el primer campo nos pone (Autonumérico) tipo de dato asignado al Código Alumnado. No tenemos que escribir nada ya que este campo se asigna automáticamente.

6 28 Pulsar INTRO para ir al segundo campo. 29 Escribir Luis como Nombre. Observa como ahora en el campo Código Alumnado se ha puesto el valor Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir Gras Bueno como Apellidos Alumnado. 31 Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir Madrid, 34 como Dirección. 32 Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y observar como ya tiene el valor Valencia por ser el Valor predeterminado asignado en el diseño. 33 Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir como Código Postal. 34 Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir 15/02/63 como Fecha de nacimiento. 35 Pulsar INTRO para ir al siguiente registro. 36 Añadir los registros que aparecen en la siguiente tabla: Nota: el campo Código Curso lo dejamos vacío de momento ya que aún no se han creado los cursos. Código Nombre Alumnado Alumnado Apellidos Alumnado Dirección Población Código Postal Fecha de nacimiento 2 María Juares Trask Valle, 23 Valencia /05/65 3 Jesús López Rodríguez Fuente nueva, 3 Valencia /08/67 4 Ana Martínez Bueso Almudena, 78 Alicante /07/65 5 Carla Lama Pla Soto mayor, 45 Valencia /12/65 6 Carlos Dávila Nou Feliz, 46 Valencia /03/69 7 Fabiola Coste Mayor Puente viejo, 67 Valencia /03/68 8 Mario Dosdo Valor Franciscanos, 2 Alicante /05/64 37 Cerrar la tabla haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la Hoja de datos. Vamos a volver a nuestros datos. 38 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. Vamos a practicar ahora la modificación de datos. 39 Hacer clic sobre el botón de la barra inferior para ir al siguiente registro. Observa como el cuadro en blanco de dicha barra nos indica el registro en el cual nos encontramos situados. 40 Hacer clic sobre el botón para ir al último registro. 41 Hacer clic sobre el botón de la barra inferior para ir al anterior registro. 42 Hacer clic sobre el botón para ir al primer registro. 43 Hacer clic sobre el botón para crear un nuevo registro. Observa como el cursor se encuentra situado en la última fila de la tabla. 44 Introducir los siguientes registros.

7 Código Nombre Alumnado Alumnado Apellidos Alumnado Dirección Población Código Postal Fecha de nacimiento 9 Luisa Suárez Menor Valle, 27 Valencia /04/65 10 Juan Casas Más Mayor, 34 Valencia /10/62 Ahora vamos a ir al registro Hacer doble clic sobre el número de registro actual de la barra inferior. 46 Escribir Pulsar INTRO. 48 Cerrar la tabla haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la Hoja de datos. Vamos a trabajar ahora con la tabla Curso. Empezaremos por modificar su estructura de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades: Campo Código curso Propiedades Nombre curso Tamaño: 15 Nº horas Tamaño: Entero Fecha inicio Fecha final Tamaño: Byte, ya que tendremos menos de 255 cursos. Propiedades por defecto Propiedades por defecto 49 Seleccionar la tabla Curso haciendo clic sobre ésta de forma que quede remarcada. 50 Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos. 51 Hacer clic sobre el campo Código curso para modificar sus propiedades. 52 Hacer clic sobre la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana. Aparecerá una flecha a la derecha de la propiedad indicándonos la existencia de una lista desplegable. 53 Hacer clic sobre la opción Byte. 54 Asignar tamaño 15 al campo Nombre curso. 55 Asignar tamaño Entero al campo Nº horas. 56 Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas para guardar la tabla. 57 Hacer clic sobre el botón de la ventana diseño de la tabla. 58 Cerrar la base de datos haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos.