TIPOS DE CAMPOS Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o diferentes.

Transcripción

1 Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular. SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS (SGBD) DATABASE MANAGEMENT SYSTEM Son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. TABLA Son el alma de una base de datos. Contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro (fila) de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos (columnas), como un nombre, una dirección y un número de teléfono. TIPOS DE CAMPOS Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o diferentes. Entre los más comunes podemos nombrar: NUMÉRICO: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos encontrar enteros sin decimales y reales decimales. BOOLEANO: poseen dos estados: Verdadero Si y Falso No. MEMO: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder ser indexados. FECHAS: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y otra. ALFANUMÉRICO: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres). AUTOINCREMENTABLES: son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya que resultan exclusivos de un registro. CLAVE PRINCIPAL Es al menos un campo que permite identificar unívocamente cada registro, es decir, la información que se almacena en la clave principal no se puede repetir. Ej: Numero de Identificación CLAVE FORÁNEA Son referencias a registros de otra tabla. Siempre apuntarán a la clave primaria de otra tabla formándose entre ambas tablas una relación.

2 INTEGRIDAD REFERENCIAL Consiste en que los datos que referencian otros (claves foráneas) deben ser correctos. La integridad referencial hace que el sistema gestor de la base de datos se asegure de que no haya en las claves foráneas valores que no estén en la tabla principal. CREAR UNA BASE DE DATOS 1. Clic sobre la opción Nuevo de la ficha Archivo. 2. Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. Clic en La opción Base de datos en blanco. 3. Especifique el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. (Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar) 4. Pulsar el botón Crear para crear la base de datos. NOTA: OBSERVE QUE EL FORMATO DE ARCHIVO ES.ACCDB CERRAR LA BASE DE DATOS Se puede cerrar una base de datos de varias formas: 1. En la Ficha Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos. 2. O bien cerrar el programa. Obviamente el archivo también se cerrará. ABRIR UNA BASE DE DATOS Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas: 1. Desde la ficha Archivo > Abrir 2. Desde las teclas rápidas CTRL+A o ALT+A. 3. Desde la ficha Archivo > Reciente CREAR UNA TABLA DE DATOS Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la ficha Crear. En el grupo Tablas seleccionamos Diseño de Tabla:

3 En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitirá el campo. CONSIDERACIONES AL CREAR CAMPOS: El nombre del campo debe describir, en la medida de lo posible, la información que almacena: Nombre, Fecha, Grupo, etcétera. Intente que el nombre del campo no sea tan corto que no permita adivinar su contenido, ni tan largo que resulte incómodo trabajar con él. Es aconsejable no utilizar símbolos o caracteres especiales (guiones, espacios en blanco ) que puedan generar problemas con ciertas operaciones o al trasladar la base de datos a otros sistemas.

4 Elige con cuidado el tipo de datos para optimizar al máximo la base de datos. Resumiendo mucho el tipo indica si almacenaremos texto en el campo, números o ambos. Utilice la columna Descripción para indicar el propósito de cada uno de los campos. El nombre de los campos no puede empezar por espacios ni contener signos de puntuación ni corchetes. No pueden existir dos campos con el mismo nombre en la misma tabla. CLAVE PRINCIPAL Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. 2. En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas. 3. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. GUARDAR UNA TABLA Para guardar una tabla, podemos: 1. Ir a la ficha Archivo y elegir la opción Guardar. 2. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido. Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 3. Escribir el nombre de la tabla. 4. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumeración y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

5 EJERCICIO Tomado de: