OFFICE 2010 TODO PRÁCTICA. Rosario Peña Pérez Ángel Pérez Díaz

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1 OFFICE 2010 TODO PRÁCTICA Rosario Peña Pérez Ángel Pérez Díaz

2 OFFICE Todo práctica Rosario Peña Pérez y Ángel Pérez Díaz ISBN: EAN: Copyright 2010 RC Libros RC Libros es un sello y marca comercial registrado OFFICE Todo práctica. Reservados todos los derechos. Ninguna parte de este libro incluida la cubierta puede ser reproducida, su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica, o su transformación, interpretación o ejecución en cualquier tipo de soporte existente o de próxima invención, sin autorización previa y por escrito de los titulares de los derechos de la propiedad intelectual. RC Libros, el Autor, y cualquier persona o empresa participante en la redacción, edición o producción de este libro, en ningún caso serán responsables de los resultados del uso de su contenido, ni de cualquier violación de patentes o derechos de terceras partes. El objetivo de la obra es proporcionar al lector conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado pero su venta no supone ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo, si se precisase ayuda adicional o experta deberán buscarse los servicios de profesionales competentes. Productos y marcas citados en su contenido estén o no registrados, pertenecen a sus respectivos propietarios. RC Libros Calle Mar Mediterráneo, 2. Nave SAN FERNANDO DE HENARES, Madrid Teléfono: Fax: Correo electrónico: info@rclibros.es Internet: Diseño de colección y cubierta: Grupo RC Pre-impresión: Grupo RC Impresión y encuadernación: Gráficas Deva, S.L. Depósito Legal: M- Impreso en España: (7)

3 Índice general Índice general Convenciones generales... XXIII CAPÍTULO 1 Mejoras e instalación de Office Versiones de Office Principales novedades... 2 El rendimiento... 2 La interfaz... 2 Se puede utilizar desde: PC, teléfono o explorador... 2 Herramientas de traducción... 3 Mejoras en los menús contextuales... 3 Modo protegido... 3 Trabajo en equipo... 3 Mejoras en Word Mejoras en Excel Mejoras en Access Mejoras en PowerPoint Crear, administrar y colaborar con otras personas en las presentaciones Crear una presentación en colaboración con otros colegas Organizar las diapositivas en secciones lógicas Insertar, editar y reproducir un vídeo en la presentación Recortar un clip de vídeo o de audio Usar marcadores en los clips de audio y vídeo Convertir una presentación en un vídeo Hacer que las presentaciones sean portátiles para compartirlas Difundir una presentación de diapositivas Requerimientos del sistema Instalación de Office 2010 Professional Activar Access vs Office Activar los programas de Microsoft Office PARTE I. WORD CAPÍTULO 2 Elementos básicos de Word Elementos de la pantalla La barra de título Barra de herramientas de acceso rápido Practicando con Word La barra o fichas de menús V

4 Office Todo práctica Hacer clic y escribir Métodos abreviados de teclado La cinta de opciones Menús emergentes y cuadros de diálogo Trabajar con la regla Barra de estado Cerrar documento (despejar la pantalla) Nuevo documento Ayuda en pantalla Utilización del lapicero óptico para el trabajo diario Guardar nuestro documento Guardar con compatibilidad con OpenOffice Guardar documentos en formato.pdf Eliminar un fichero Salir de Word Ejercicio: Prácticas de refuerzo CAPÍTULO 3 Edición básica con Word Autoguardado de documentos Abrir un documento recibido por internet Abrir un documento creado anteriormente Aplicación de atributos y efectos Insertar páginas Desplazarse por un documento con el ratón Desplazamiento por el documento con el teclado Desplazamiento mediante la orden Ir a Destino específico Destinos relativos Alineación de texto Selección de texto. Bloques Abrir un documento nuevo Selección vertical Caracteres no imprimibles Ordenar texto por párrafos Insertar, eliminar y modificar texto Cortar, reunir, copiar y pegar Copia de formato Extensiones de Word Ejercicio: Prácticas de refuerzo VI

5 Índice general CAPÍTULO 4 Herramientas ortográficas...75 Herramientas ortográficas y gramaticales Revisión ortográfica Corregir usando palabras sugeridas Autocorrección mientras escribes Utilizar el cuadro de diálogo Autocorrección Saltar al siguiente error Verificación ortográfica Varios idiomas para nuestro corrector ortográfico Opciones de gramática Traducción de texto División de palabras Buscar y reemplazar Controlar las búsquedas Repetir lo escrito Diccionario de sinónimos Contar palabras Ejercicio: Prácticas de refuerzo CAPÍTULO 5 Formato de carácter...93 Autoformato Autoformato mientras transcribes Aplicar estilos de formato automático en títulos Tamaño y atributos de la letra Cambiar el formato predeterminado Efectos del texto Espacio entre caracteres Ocultar texto Presentar e imprimir fuentes Fuentes que no se encuentran Mayúsculas/minúsculas rápidamente Letra capital Dando color al texto Efectos en el texto Ejercicio: Prácticas de refuerzo VII

6 Office Todo práctica CAPÍTULO 6 Formato de párrafo Qué es un párrafo? Tabulaciones Tabular con la regla y el ratón A través del cuadro de diálogo Eliminar tabulaciones Numeración Viñetas con símbolos Viñetas con imágenes Sangrados o sangrías Sangría de primera línea Aumentar una sangría en el párrafo Sangrado doble Sangría francesa Interlineado y espaciado entre párrafos Protección de bloques. Viudas y huérfanas Protección de bloques Líneas viudas y huérfanas Esquemas Aumentar y disminuir un nivel Listas numeradas para esquemas Expandir y contraer esquemas Ejercicio: Prácticas de refuerzo CAPÍTULO 7 Formato de secciones, páginas y documentos Márgenes Establecer márgenes simétricos Orientación de la hoja Tamaño del papel Opciones de impresión Portadas Aplicar temas Personalizar temas Personalizar temas con estilos rápidos Encabezados y pies de página Encabezado de página Pie de página Primera página diferente Cambiar encabezados o pies de página Diferentes encabezados o pies en páginas pares o impares Quitar los encabezados o los pies de página Diferentes encabezados y pies en un documento Ejercicio: Prácticas de refuerzo VIII

7 Índice general CAPÍTULO 8 Estilos y plantillas Introducción Plantillas en Word Plantillas predefinidas Agregar controles a una plantilla Guardar como plantilla Abrir como copia de documento una plantilla guardada Estilos El estilo de la plantilla Normal.dotm Creación de estilos personales de párrafo Aplicar el estilo creado Crear estilo de carácter Borrar un estilo creado Ejercicio: Prácticas de refuerzo CAPÍTULO 9 Control de impresión Selección de impresora Configuración de impresión Intercalar la impresión Impresión a doble cara Averiguar si la impresora admite la impresión a doble cara Configurar una impresora para que imprima en las dos caras Orientación de la hoja Tamaño de papel Controlando la impresión Barra de estado de Word Posibles errores Ejercicio: Prácticas de refuerzo CAPÍTULO 10 Tablas, columnas y gráficos Tablas Crear una tabla Movimiento del cursor por una tabla Dibujar y borrar tablas Selección de tabla, de celdas, de filas o de columnas Modificar el tamaño Trasladar y copiar celdas, filas o columnas IX

8 Office Todo práctica Alineación del contenido de las celdas Rotar el texto en una tabla Añadir sombreados y bordes en las celdas Insertar celdas, filas o columnas Trasladar una tabla Autoformatear una tabla Fórmulas en las tablas Propiedades de la tabla Borrar celdas, filas, columnas o la tabla entera Convertir tablas en texto Convertir texto en tabla Ordenar tablas, filas o columnas Cambiar los márgenes del contenido de las celdas Columnas periodísticas Activar columnas Ajustar y equilibrar columnas Desactivar columnas en parte del texto Control de saltos de columna Mantener texto en una sola columna Ejercicio: Prácticas de refuerzo CAPÍTULO 11 Ilustraciones y gráficos Gráficos e ilustraciones Cuadros de texto Cuadros de texto integrados Dibujar un cuadro de texto libremente Práctica completa con herramientas de dibujo Manipular imágenes Comprimir imágenes Ajuste de objetos respecto al texto Combinar dos diagramas SmartArt Editor de ecuaciones Efectos WordArt Ejercicio: Prácticas de refuerzo CAPÍTULO 12 Edición avanzada Notas Notas a pie de página Notas al final del documento Convertir una nota al final en nota al pie o viceversa Numeración automática de ilustraciones Índices X

9 Índice general índice al final del documento o analítico Modificar o eliminar algún elemento del índice Tablas de contenido o índice general Modificación del índice Combinación de correspondencia Ejercicio: Prácticas de refuerzo PARTE II. EXCEL CAPÍTULO 13 Primeros pasos con Excel Introducción Crear un libro de Excel Conociendo Excel Filas, columnas y direcciones de celda Libros y hojas de cálculo Introducción de datos en una hoja de cálculo Los fundamentos de la introducción de datos Introducir texto en las celdas Introducir valores numéricos Introducir valores de fecha y hora Introducir valores de hora Introducción rápida de datos. Listas y series con Autorrelleno Dar formato a números y valores de fecha y hora Formatos condicionales Establecer reglas de validación de datos CAPÍTULO 14 Manejo de las hojas de cálculo Introducción Editar una hoja de cálculo Moverse en una hoja de cálculo Obtener mejores vistas de la hoja de cálculo Inmovilizar y dividir las columnas y las filas Dividir la hoja de cálculo e inmovilizar paneles Vistas personalizadas Ocultar columnas y filas Utilizar comentarios para documentar la hoja Seleccionar celdas en una hoja de cálculo XI

10 Office Todo práctica Eliminar, copiar y mover datos Manipular las hojas de cálculo de un libro Controlar la edición de las hojas de cálculo Ocultar una hoja de cálculo Proteger una hoja de cálculo CAPÍTULO 15 Fórmulas y funciones Introducción Cómo funcionan las fórmulas Referencias de celdas en las fórmulas Refiriéndonos a las celdas que contienen fórmulas Operadores en fórmulas Crear una fórmula Introducir referencias de celdas Usar rangos de celdas Nomenclatura para los rangos de celda que se pueden utilizar en las fórmulas Crear un nombre de rango de celda Introducir un nombre de rango como parte de una fórmula Ir al rango de celdas que hemos creado Gestión de nombres de rango de celda Refiriéndonos a las celdas de diferentes hojas de cálculo Copiar fórmulas de celda a celda Detección y corrección de errores en las fórmulas Corrección de errores Ejecutar el comprobador de errores Rastrear las referencias de celdas Trabajar con funciones Utilizar argumentos en funciones Introducir una función en una fórmula Introducción manual de una función Obtener ayuda de Excel para introducir una función CAPÍTULO 16 Mejorar el aspecto de una hoja de cálculo Introducción Alinear números y texto en columnas y filas Insertar y eliminar filas y columnas Cambiar el tamaño de filas y columnas Ajustar la altura de las filas Ajustar el ancho de las columnas Utilizar estilos de celda para dar formato rápido a una hoja de cálculo Aplicar un estilo de celda Crear un estilo de celda personalizado XII

11 Índice general Dibujar bordes en las celdas Decorar una hoja de cálculo con colores Preparar una hoja de cálculo para imprimir Imprimir parte de una hoja de cálculo Impresión apaisada de una hoja de cálculo Ver y ajustar los saltos de página Encajar una hoja de cálculo en una página Ajustar los márgenes Dar un aspecto profesional a una hoja de cálculo Repetir los encabezados de fila y columna en cada página CAPÍTULO 17 Análisis de datos Introducción Crear una lista Clasificar una lista Filtrar una lista El Análisis Y si Utilizar el comando Buscar objetivo Análisis con Tablas de datos Realizar el análisis utilizando una tabla con una entrada de datos Realizar el análisis utilizando una tabla con dos entradas de datos Cambiar entre varios conjuntos de valores mediante el uso de escenarios Crear escenarios Combinar escenarios Informes resumen de escenario CAPÍTULO 18 Los gráficos de Excel Introducción Elementos de los gráficos Crear un gráfico Modificar un gráfico Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico Aplicar estilos y diseños de gráfico predefinidos para crear gráficos de aspecto profesional Cambiar manualmente el diseño y el formato de los elementos de un gráfico Agregar o quitar títulos o etiquetas de datos Vincular un título a una celda de la hoja de cálculo Quitar los títulos o las etiquetas de datos de un gráfico Mostrar u ocultar una leyenda XIII

12 Office Todo práctica Mostrar u ocultar ejes de gráfico o cuadrículas Mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula Mover un gráfico o cambiar su tamaño Guardar un gráfico como plantilla Agregar un formato atractivo a los gráficos Los nuevos minigráficos en Excel Ventajas del uso de minigráficos Crear un minigráfico Personalizar minigráficos PARTE III. ACCESS CAPÍTULO 19 Introducción a Access Introducción Qué es una base de datos? Tablas, consultas, formularios y otros objetos Las tablas sirven para almacenar la información Los formularios se utilizan para Introducir datos Las consultas para obtener y mostrar los datos Los informes para presentar los datos Las macros y los módulos nos ayudan a automatizar Crear un archivo de base de datos Crear un archivo de base de datos en blanco Crear un archivo con la ayuda de una plantilla Los formatos de ficheros de Access El panel de navegación Métodos para agrupar los objetos del panel de navegación Diseñar una base de datos Decidir qué información se necesita Distribuir la información en diferentes tablas Seleccionar los campos para las tablas Elegir el campo para la clave principal Crear relaciones entre tablas CAPÍTULO 20 Construyendo las tablas de la base de datos Introducción Crear una tabla XIV

13 Índice general Crear una tabla desde cero Importar una tabla desde otra base de datos Abrir y visualizar las tablas Crear y modificar los campos de una tabla Crear un campo Tipos de datos en las tablas Asignar el campo de clave principal Mover, cambiar el nombre y eliminación de campos Propiedades de los campos Configuración de las propiedades de campo Tamaño del campo Formato Máscara de entrada Decidir cómo se muestran los datos en los campos Formato del texto Solo anexar Mostrar selector de fecha Crear una lista de datos Crear una lista de datos personalizada Obtener los elementos de la lista de una tabla Indexar para ordenar, buscar y consultar más rápido Indexar un campo Indexación basada en más de un campo Crear relaciones entre tablas Tipos de relaciones Crear relaciones en la ventana de relaciones Crear relaciones entre tablas CAPÍTULO 21 Acceder a los datos Introducción Formas de introducir datos Introducción de datos en la vista Hoja de datos Introducir datos Inmovilizar y ocultar las columnas Cambiar la apariencia de la hoja de datos Introducción de los datos en un formulario Crear un formulario Introducir datos Buscar un registro Reemplazar datos XV

14 Office Todo práctica CAPÍTULO 22 Ordenar datos, crear filtros y consultas Introducción Ordenar los registros de una tabla El filtrado de datos Diferentes maneras para filtrar en una hoja de datos Utilizar filtros Diseñar consultas Crear una nueva consulta Utilizar la ventana de diseño de consultas Elección de las tablas para la consulta Seleccionar los campos para consultar Ordenación de los resultados de la consulta Elegir los campos que aparecen en los resultados Los criterios de selección en una consulta Introducir criterios numéricos Introducir criterios de texto Introducir criterios de fecha Guardar y ejecutar consultas Tipos de consultas Consulta de selección Agrupación de valores en las consultas Cálculos en las consultas Consultas de actualización Consultas de eliminación Consultas para crear tablas y para anexar datos CAPÍTULO 23 Presentar los datos en un informe Introducción Crear un informe Abrir y visualizar informes Modificar un informe CAPÍTULO 24 La programación en Access Introducción Qué es la programación Cuándo usar macros o código VBA Decidir sobre el uso de macros y código VBA Consideraciones sobre las macros XVI

15 Índice general Consideraciones sobre el código VBA Usar el Asistente para botones de comando para realizar tareas habituales de programación Comprender las macros Comprender el código VBA Convertir macros a código VBA Convertir macros adjuntas a un formulario o informe Convertir macros globales Adjuntar una función de VBA a una propiedad de evento Preparar el sistema de Ayuda de Access para programar Cambiar la ayuda para programadores de Access CAPÍTULO 25 La seguridad en Access Introducción Novedades en la seguridad de Access Access y la seguridad a nivel de usuario Arquitectura de seguridad de Access Modo deshabilitado Usar una base de datos de Access en una ubicación de confianza Colocar una base de datos en una ubicación de confianza Abrir una base de datos en una ubicación de confianza Empaquetar, firmar y distribuir una base de datos de Access Crear un paquete firmado Extraer y usar un paquete firmado Habilitar el contenido deshabilitado al abrir una base de datos Confiar en una base de datos Ocultar la barra de mensajes Agregar la clave del registro para mostrar los cuadros de diálogo modales como en versiones anteriores Usar una contraseña para cifrar una base de datos de Access Cambiar una base de datos cifrada de Access 2007 a la nueva tecnología de cifrado Cifrar mediante contraseña Descifrar y abrir una base de datos Quitar una contraseña La seguridad en las versiones anteriores de Access Crear un certificado con firma personal Firmar el código de una base de datos Instalar SelfCert XVII

16 Office Todo práctica PARTE IV. POWERPOINT CAPÍTULO 26 Presentaciones con PowerPoint Introducción a PowerPoint Inicio con presentación en blanco Aplicar un tema de diseño El panel de notas Vistas Insertar nueva diapositiva Desplazamiento por las diapositivas Aplicar un nuevo diseño Presentación de diapositivas Revisión ortográfica Impresión de diapositivas y notas Animar y personalizar la presentación Opciones de animación Copiar animaciones Transición de diapositivas Efectos de transición Reproducción de elementos multimedia Insertar un sonido Reproducción de películas Diagramas, organigramas y gráficos estadísticos Diagramas SmartArt Gráficos estadísticos Formas Ortografía Guardar el trabajo con otros formatos Guardar como archivo.pdf Guardar como archivo de presentación Guardar como archivos de versiones anteriores Álbum de fotografías Abrir, compartir y guardar archivos Guardar con otro formato de archivo Abrir con otro formato de archivo Cambiar el tipo de archivo Crear, compartir y guardar un vídeo Ejercicio: Prácticas de refuerzo PARTE V. OUTLOOK CAPÍTULO 27 Mucho más que correo Introducción a Outlook XVIII

17 Índice general Creación de cuentas Contenido de Outlook Correo electrónico Bandeja de salida Elementos enviados Bandeja de entrada Apertura de mensajes recibidos Ficheros adjuntos al mensaje recibido Responder y reenviar mensajes Borrar mensajes Cambiar la contraseña de la cuenta de correo electrónico Cambiar la dirección de correo electrónico Cambiar el servidor de correo electrónico Cambiar el nombre que se muestra a otras personas Otras configuraciones Reglas para tus mensajes Crear más de una cuenta desde la misma ventana Contactos Calendario Cambiar la apariencia del calendario Imprimir un calendario de citas Tareas Crear una tarea PARTE VI. PUBLISHER CAPÍTULO 28 Visión global Introducción Introducción a los marcos de objeto Crear una publicación Definir el diseño de página Cambiar la plantilla de la publicaciones Configurar el tamaño de la página Establecer las guías de diseño Elegir una combinación de colores Elegir una combinación de fuentes Elegir un fondo Introducir la información empresarial Manejar las vistas en Publisher Panel de Desplazamiento de páginas Vista Normal y Página Maestra Ir de una página a otra Mostrar componentes de diseño Utilizar el zoom XIX

18 Office Todo práctica Moverse por las ventanas Comprender el uso de las guías de diseño Configurar las guías Establecer guías de regla Manejar las reglas Introducir texto en una página Acoplar el texto en los marcos de texto Manejar el desbordamiento del texto Manejar el texto en diferentes cuadros de texto Rellenando un marco de texto Ajustar el texto alrededor de una imagen Texto e imagen en publicaciones impresas Texto e imágenes en publicaciones web Establecer con precisión el ajuste del texto alrededor de una imagen Cambiar la forma del contorno de la imagen Controlar la distancia exacta del texto desde cada lado de una imagen Reemplazar la imagen en un marco Inserción de marcos en las páginas Insertar un nuevo marco Cambiar el tamaño y la posición de los marcos Manejando marcos superpuestos Insertar, eliminar y mover páginas PARTE VII. INTEGRACIÓN OFFICE CAPÍTULO 29 Importación y exportación de datos Introducción Mover datos entre aplicaciones El Portapapeles de Office Copiar y pegar pequeñas cantidades de datos Mover los datos de Excel a Access Importar o vincular los datos Aplicaciones compatibles con Access Vincular o importar, elegir un proceso Obtener datos externos Importar y vincular ficheros de texto Importar y vincular hojas de cálculo Definir en Excel un rango con nombre Solucionar valores que faltan o son incorrectos Obtener contactos desde Outlook Administrar las tablas vinculadas Asistente para analizar tablas Guardar importaciones para su ejecución posterior XX

19 Índice general Crear y guardar una tarea de Outlook Crear una tarea de Outlook Ejecutar una tarea guardada Importar o vincular datos de SQL Server Decidir si importar o vincular Ejecutar el proceso de importar o vincular de SQL Server Crear un nuevo archivo.dsn Cómo interpreta Access los tipos de datos de SQL Server Exportar datos de Access Exportar datos de Access a un documento de Word Cómo se muestran los valores de Access cuando se exportan a Word Proteger documentos de Word Proteger hojas de cálculo de Excel Proteger presentaciones de PowerPoint CAPÍTULO 30 Office en la web. SharePoint Introducción Cómo funcionan los Servicios de Access en SharePoint Formularios e informes en el explorador web Almacenamiento de datos en las listas de SharePoint Ejecución de macros de datos y consultas en el servidor Intranet o internet Crear una base de datos web Posibilidad de uso de una plantilla Crear una base de datos web en blanco Diseñar una tabla web Crear una consulta web Crear un formulario web Crear un informe web Crear un formulario de navegación Publicar y sincronizar cambios realizados a la aplicación Publicar una base de datos web Sincronizar una base de datos web Índice analítico XXI