Expensas claras. Modelo único digital de liquidación de expensas. Disp.DGDyPC 2450/13 - (2ª parte) Por la Dra. Liliana M. Corzo

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Josefa Cordero Martínez
hace 7 años
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1 TPC 202 Expensas claras. Modelo único digital de liquidación de expensas. Disp.DGDyPC 2450/13 - (2ª parte) Por la Dra. Liliana M. Corzo Continuamos con el artículo publicado anteriormente, donde se analizaba el dictado de la DISPOSICIÓN 2450/DGDYPC/13 que fue publicada en el boletín oficial de la Ciudad de Buenos Aires el 13/08/2013 reemplazando a la primera redacción de Expensas Claras establecida por la Disposición 408/12. Ya hemos analizado la implementación que debe llevarse a cabo del nuevo Modelo único digital de liquidación de expensas, cuyo vencimiento operará el 11/12/2013. A continuación nos ocuparemos del resto de la Disposición, los temas son: 1) Establecer un modelo único de recibo de pago 2) Enviar por correo electrónico las liquidaciones de expensas en formato digital por correo electrónico 3) Disponibilidad de copia de comprobantes respaldatorios de los pagos 1) Establecer un modelo único de recibo de pago de expensas La Disposición 2450/13 establece que los Recibos de pago de expensas deberán extenderse conforme a las pautas del ANEXO III de la misma. El plazo de implementación vence el 11/12/2013 A continuación se detallan los datos exigidos por La ley CABA y por la Disposición 2450/13 Ley 3254 Art. 9 inc. L : Los recibos de pagos de expensas deben ser numerados y contener los siguientes datos: a)- Denominación y domicilio del consorcio. b)- Piso y departamento. c)- Nombre y apellido del/a propietario/a. d)- Mes que se abona, período o concepto. e)- Vencimiento, con su interés respectivo. f)- Datos del/a administrador/a, firma y aclaración, CUIT y número de inscripción en el Registro. g)- Lugar y formas de pago. Disposición 2450/13- Texto del ANEXO III Elementos componentes de los recibos de pago (art. 9 inc. L Ley 941) Los recibos de pago contarán como mínimo con los siguientes datos: 1- Domicilio y/o denominación y CUIT del Consorcio 2- Nombre o razón social, CUIT y matrícula R.P.A. del administrador 3- Nombre y apellido o razón social del propietario 4- Número de la unidad funcional 5- Conceptos, período e importes abonados 6- Número de recibo

2 7- Forma de pago 8- Firma y aclaración o firma digital con código de validación 9- Poseer las siguientes leyendas: a- Recibo de expensas de Propiedad Horizontal Ley b- Conforme Anexo III programa Expensas Claras GCBA. Si bien los datos a consignar, no difieren sustancialmente entre los dispuestos por la ley 3254 y la Disposición 2450, vemos que se han incorporado 2 leyendas que deben ser incluidas obligatoriamente en los recibos de pago de expensas que no estaban estipuladas en la ley. Asimismo establece en el punto.. 8- Firma y aclaración o firma digital con código de validación.. pero no aclara ante que entidad u organismo se deberá obtener la firma digital y de que manera se verificará el código de validación, en caso de ser necesario. Tampoco esta detallado en ninguna de las 2 normas incluir la Fecha de pago, pero no cabe la menor duda que debe indicarse. Modelo único de recibo de pago

3 2) Enviar por correo electrónico las liquidaciones de expensas en formato digital

4 La Disposición 2450/13 establece en su art. 2 que los administradores de Consorcios deberán enviar por correo electrónico las liquidaciones de expensas en formato digital. La versión impresa deberá realizarse conforme lo estipulado en el: ANEXO II - Forma de presentación y envio de las liquidaciones de expensas Leyendas Las liquidaciones deberán contener la leyenda Ante cualquier irregularidad puede comunicarse al 147. Forma de envío Las liquidaciones de expensas deberán ser enviadas en formato digital. Se entiende que el envío en formato digital podrá tener cualquiera de las siguientes formas: - Adjuntada a un correo electrónico. - Incrustada en un correo electrónico en formato HTML. - Hosteada en un sitio web de acceso exclusivo de los propietarios correspondientes desde donde se la pueda visualizar, descargar e imprimir. En este último caso deberá ser enviado, al momento de su generación, un correo electrónico avisando de su emisión con el vínculo correspondiente. Requisitos mínimos versión impresa complementaria En caso de enviarse una versión impresa complementaria al envío electrónico, la misma deberá contener como mínimo los siguientes módulos: - Módulo de datos del administrador - (MODULO 1) - Módulo de datos del consorcio - (MODULO 2) - Módulo de pagos - (MODULO 3) - Módulo resumen de pagos y cobranzas - (MODULO 4) - Módulo de cuenta corriente de unidades o planilla de prorrateo. - (MODULO 11) Si los interesados optaran por el envío en formato impreso solamente, la información a incluir será la misma que en formato electrónico con el agregado de la firma del administrador. Formato El tamaño de página, márgenes, formas y colores podrán variar respecto del modelo presentado en la Disposición, que tiene carácter ejemplificativo. Asimismo en su art. 2 establece que..los copropietarios individualmente o en conjunto podrán solicitar al administrador que sustituya el envío en formato digital por el de una versión impresa, solicitud que deberá constar por escrito o a través de un correo electrónico.. Algunas administraciones de consorcios cuentan con el servicio de centros de cómputos para procesar las liquidaciones de expensas y estas a su vez permiten el acceso a la información a los consorcistas por algunas de las modalidades detalladas en esta Disposición. En estos casos los administradores que opten por esta modalidad, deberán indicar a los consorcistas, la forma de acceder al hosting o página web donde se encuentra la información, y si corresponde cuál sería su clave de acceso. Las restantes administradores de consorcios deberán en el plazo establecido adecuar los mecanismos de la norma en función a las decisiones resueltas por asamblea.

5 Al momento de tomar esta decisión, una vez mas, los consorcistas deberán evaluar los costos que ha de demandar esta implementación, ya que la administración deberá contar con equipamiento técnico, como por ejemplo tener que comprar un scaner para digitalizar las liquidaciones de expensas, contar con un servicio de internet adecuado que le permita el envío masivo de información en archivos de cierto volumen, y etc. Asimismo el consorcista que opte por esta última modalidad deberá tener en cuenta que ha de necesitar correo electrónico, acceso a internet, y conocimientos informativos básicos necesarios para acceder a la información recibida. Resumiendo: se interpreta que la norma establece enviar las liquidaciones de expensas por medio electrónico y la EXCEPCION es el envío de las mismas en papel por pedido individual de los consorcista o por haber sido decidido en asamblea. Tal como recién hemos visto en la norma, cuando se envíe la liquidación de expensas en papel, la misma, deberá contener obligatoriamente la firma del administrador. El plazo de implementación vence el 11/12/2013 3) Disponibilidad de copia de comprobantes respaldatorios de los pagos El Anexo IV marca las pautas sobre cómo, los Administradores, deberán disponer en formato digital los comprobantes respaldatorios de pago, a fin de que los copropietarios puedan tener acceso a ellos. ANEXO IV - Disponibilidad de copia de comprobantes respaldatorios de los pagos 1- La obtención de los archivos digitales podrá realizarse por cualquier método ofrecido por la técnica, incluyendo escaneo o fotografía digital. 2- Los archivos digitales de los comprobantes escaneados deberán estar disponibles como máximo dentro de los 30 días de la emisión de la liquidación a la que corresponda. 3- La información se remitirá a los propietarios o autorizados de alguna de las siguientes formas: 3.1- Adjuntada a un correo electrónico Hosteada en un sitio Web de acceso exclusivo de los propietarios correspondientes desde donde se la pueda visualizar o descargar. 4- Los comprobantes de un período podrán presentarse en archivos independientes o agrupados. 5- El formato será cualquiera de los formatos Web que interpretan los navegadores o en su defecto formato PDF. El plazo de implementación vence el 13/08/2014 En el caso que la documentación este hosteada en un sitio web, la Disposición no aclara por cuánto tiempo deberán estar accesibles los comprobantes. Una interpretación podría ser que todos los comprobantes de aquellas liquidaciones de expensas, que integren el periodo por el cual aún no ha sido aprobada la rendición de cuenta en la Asamblea Ordinaria respectiva, deberían estar disponibles. Y que a partir de la aprobación de la cuentas en Asamblea esa accesibilidad digital podría ser dada de baja. Esta situación deberá ser prevista por asamblea debido a que los sitios web tienen una determinada capacidad para almacenar documentación. En principio la norma no habilita al consorcio a tomar la decisión de no dar cumplimiento a lo establecido en la Disposición 2450/13 por este ítem. No obstante en razón de los costos que esta implementación acarreará a los consorcios, que ya hemos comentado, y teniendo en cuenta que aún faltan unos cuantos meses para que sea obligatorio, debemos estar atentos a alguna modificación que pudiera surgir de esta obligación. Conclusión

6 Los administradores deberán adecuarse a las normas mencionadas, en los plazos previsto, a efectos de evitar las infracciones previstas en el artículo 15 de la Ley CABA, que alude al incumplimiento de las obligaciones impuestas por los artículos 9 y 10 cuando obedezcan a razones atribuibles al administrador. 27/09/2013 Dra. Liliana M. Corzo Contadora Pública (UBA) y Consultora Técnica especializada en Propiedad Horizontal y Auditorias de Consorcios. consorcios@micropymes.com.ar

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VISTO: la Ley 941, modificada por las Leyes y 3.291; el Dto. Reglamentario 551/10 y las Disp. D.G.D. y P.C. 856/14 y 1. DISPOSICION D.G.D. y P.C. 1.494/14 (G.C.B.A.) Buenos Aires, 25 de julio de 2014 B.O.: 29/7/14 (C.B.A.) Vigencia: 29/7/14 Ciudad de Buenos Aires. Registro Público de Administradores de Consorcios de Propiedad