Expensas claras. Modelo único digital de liquidación de expensas. Disp.DGDyPC 2450/13 - (1º parte)

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1 TPC 196 Expensas claras. Modelo único digital de liquidación de expensas. Disp.DGDyPC 2450/13 - (1º parte) Por la Dra. Liliana M. Corzo Mediante el dictado de la DISPOSICIÓN 2450/DGDYPC/13, que fue publicada en el boletín oficial de la Ciudad de Buenos Aires el 13/08/2013 se ha implementado un nuevo modelo único digital de liquidación de expensas, que reemplaza a la Disposición 408/12 - GCBA que fue derogada el 01/08/2013, como respuesta a los planteos formulados por las distintas entidades que agrupan a los administradores de consorcios. La Disposición establece que el cumplimiento debe llevarse a cabo en 3 etapas, según el siguiente cronograma, a partir de la fecha de publicación en el Boletín Oficial: 1º Etapa: Implementación obligatoria dentro de los 120 días con vencimiento el 11/12/2013 Ajustarse a las pautas y el MODELO ÚNICO DIGITAL DE LIQUIDACIÓN DE EXPENSAS establecidos en: ANEXO I a) - Módulos obligatorios que deben contener las liquidaciones de expensas ANEXO I b) - Modelo de Liquidación de expensas conforme a Disposición Enviar por correo electrónico las liquidaciones de expensas en formato digital, por correo electrónico salvo que los copropietarios, ya sea en forma conjunta o individual, soliciten por escrito el envío en papel conforme al: ANEXO II - Forma de presentación y envio de las liquidaciones de expensas Extender los recibos de pago de expensas según lo que establece: ANEXO III Elementos componentes de los Recibos de Pago (art. 9 inc. L Ley 941) 2º Etapa - Implementación obligatoria dentro de los 180 días con vencimiento 09/02/2014 Bancarización de ingresos y egresos. Deberán efectuarse en forma bancarizada a través de las cuentas bancarias que posea el consorcio, salvo que, mediante decisión adoptada en asamblea, se haya decidido no poseer cuenta bancaria Recordemos informar, al momento de tomar esta decisión, que se encuentra vigente la Ley Antievasión que establece que cualquier pago superior a $1.000 debe hacerse por algún medio registrado como cheque, transferencia bancaria, tarjetas de débito o crédito, etc. 3º Etapa - Implementación obligatoria dentro de los 365 días con vencimiento 13/08/2014 Poner a disposición de los propietarios los comprobantes respaldatorios en formato digital, según ANEXO IV Disponibilidad de copia de comprobantes respaldatorios de los pagos

2 MODELO ÚNICO DIGITAL DE LIQUIDACIÓN DE EXPENSAS A continuación nos ocuparemos solamente de la información que debe ser incluida en forma obligatoria en las Liquidaciones de expensas. La Disposición 2450/DGDYPC/13 establece: Artículo 1º. Los Administradores de Consorcios deberán realizar la rendición de expensas de los consorcios que administran según las pautas y el modelo establecidos en el Anexo I a) AD Nº DI DGDYPC Anexo I b) AD Nº IF DGDYPC que forman parte de la presente disposición y que conforman el modelo único digital de liquidación de expensas. El modelo podrá adecuarse a las condiciones de cada consorcio pero deberá respetar sin excepción la información obligatoria que establece el artículo 10º de la Ley 941. La idea de establecer un modelo único de liquidación de expensas en principio parece acertada. En Anexo I a) se establecen módulos obligatorios que podrán completarse con otros de carácter optativo. Corresponde aclarar que los Módulos no fueron expuestos en el Anexo I b) modelo conforme a disposición según el orden numérico que se le han asignado cuando fueron desarrollados, por ello a fin de dar mayor comprensión a la norma, al final encontrará este modelo y al lado de cada rubro se ha aclarado a que módulo le corresponde. Anexo I a) - Módulos obligatorios: Módulo 1 - Datos del Administrador (art. 10 inc a ): Deberá contener la siguiente información: - Nombre o razón social del administrador - Domicilio - Teléfono y otros datos de contacto - CUIT y situación fiscal - Matrícula R.P.A. Coincide con la información requerida por la Ley 3254 e indica que en este modulo debe incorporarse la situación fiscal del administrador es decir si es Monotributista o Responsable Inscripto en IVA. Además permite que los datos puedan ser incluirlos en un membrete con diseño propio y que sea distintivo de la Administración Módulo 2 - Datos del Consorcio (art. 10 inc b ): Deberá contener la siguiente información: - Nombre - Domicilio (si difiere con el nombre) - CUIT (de corresponder) - Clave ante el Sindicato (de corresponder) Módulo 3 Pagos (art. 10 inc. c): El módulo de pagos estará compuesto de una planilla que tiene como fin detallar los pagos realizados en el período que se expone. Estos pagos podrán referirse a: gastos del período, cancelación de obligaciones contraídas en períodos anteriores o adquisición de bienes o derechos y sustituyen al término egresos mencionado en el inciso c del art. 10 Ley Deberá encabezarse con la leyenda Pagos del período y se informará el período de que se trate. Detalle de pagos (art. 10 Inc. e): En cada línea de detalle deberá presentarse como mínimo la siguiente información: persona o entidad a quien se le realizó el pago, servicio o elementos provistos e importe. En caso de pago en cuotas, deberá figurar la cantidad total y el número de cuota pagada. En caso de pagos parciales, deberá consignarse el total, la forma de pago y la leyenda pago parcial.

3 Analizando el ejemplo planteado en el Anexo I b) (modelo conforme a disposición) se observa el gasto: Pintura, Sanchez Jorge. FC hall de entrada reparación de superficie y aplicación de pintura en dos paredes $ 750 en Pagos del Periodo rubro Mantenimiento dando a entender que este gasto se encuentra PADADO. Luego en el Estado Patrimonial del mismo anexo aparece nuevamente el mismo gasto y el mismo importe bajo el concepto GASTOS DEVENGADOS PENDIENTES DE PAGO. En este caso se observa una clara incongruencia dado que no se sabe si esta pago o esta pendiente de pago. Si se tratase de un gasto realizado pero no pagado NO debería haberse incluido en el detalle de pagos porque estaría en contraposición con lo establecido en la propia Disposición cuando denomina al rubro Pagos del período. En cambió si lo que se quiso exponer era un pago en cuotas, falta el monto total del trabajo que sería de $ y que se está pagando la cuota 1/2 en esta liquidación y se expone como deuda la cuota 2/2 bajo el concepto gastos devengados pendientes de pago. Al menos deberán presentarse en forma diferenciada los siguientes rubros: Sueldos y cargas sociales Impuestos y servicios públicos Contratos y abonos Mantenimiento y reparaciones Por otro lado hay que destacar que la Disposición da la libertad al administrador para agregar rubros con el fin de reflejar los gastos más claramente. Módulo 4 Resumen de Pagos y cobranzas (art. 10 inc c ): Deberá incluir al menos la siguiente información sobre el período presentado: + Saldo inicial del período + Ingreso por expensas no vencidas + Ingreso por deudas e intereses + Otros ingresos detallados (alquileres, cobranzas judiciales, reintegro por siniestros y otros) - Pagos (según módulo de pagos) = Saldo al cierre del período El cuadro anterior deberá acompañarse de la composición del saldo al cierre, detallándose: Saldo al cierre = +/- Saldo cuenta bancaria +/- Saldo en efectivo +/- Saldo en valores de terceros En el Anexo I b) (modelo conforme a disposición) este módulo se encuentra dividido en 2 cuadros a saber. Resumen de Pagos y cobranzas Composición del Saldo El cuadro de Composición de Saldos es el que luego fue expuesto en el ESTADO PATRIMONIAL del Anexo I b) (modelo conforme a disposición) como Saldo de Disponibilidades al Módulo 5 Expensas generadas en el periodo: El módulo de expensas generadas en el período, también llamado montos a prorratear informará los montos puestos al cobro al cierre o durante el período por cualquier concepto.

4 Dichos conceptos se informarán en filas y deben incluirse tanto aquellos que se generen por prorrateo como los de imputación directa, como ser: intereses, gastos particulares, notas de débito y crédito y otros. Respecto de las Notas de Débito y de Crédito la Disposición no aclara para qué conceptos deben utilizarse. Desde la práctica se puede decir que los mismos pueden ser utilizados para dos situaciones: a) Incrementar el importe que se envía al cobro para el acopiar dinero para gastos futuros. b) Reflejar los redondeos o bien los centavos que se agregan habitualmente para identificar a las unidades funcionales cuando realizan el pago por banco. Diferenciación de expensas. Tratamiento. (Gastos A, B, Extraordinarios, etc). Cuando el Reglamento o la Asamblea estableciera que los montos a recaudar por ciertos gastos o tipo de gastos deban prorratearse a las unidades de forma diferenciada, ya sea con el grupo principal de porcentuales o con porcentuales especiales, deberá registrarse según criterios expuestos a continuación. a- El módulo de prorrateo o planilla de distribución de expensas deberá contener una columna diferenciada por concepto o tipo de gasto generado en el período. b- Los recibos y los avisos de pago deberán tener separados de la misma forma los distintos conceptos generados, respetando los montos de las columnas. Por ejemplo, las expensas de noviembre de 2012 estarán integradas por la suma de los conceptos Gastos A, y Gastos B, c- En el módulo de Pagos, los pagos asociados a los conceptos respectivos podrán figurar en una misma columna o columnas separadas. Estarán necesariamente separados en columnas los tipos de pagos asociados a conceptos prorrateados por grupos de porcentuales diferentes. d- En el módulo Resumen de pagos y cobranzas se mostrarán las cobranzas (y otros ingresos), pagos y saldo asociados a los conceptos respectivos en una misma columna o columnas separadas, debiendo seguirse para ello el mismo criterio que en el módulo de Pagos. Módulo 6 Estado patrimonial (art. 10 inc c ): En este módulo se pretende mostrar el patrimonio del consorcio con un ejemplo poco claro: a) Disponibilidades al cierre: debe ser el saldo conciliado de Banco mas el saldo de efectivo y otros conceptos que pudieran tener el consorcio y ser considerados como tales b) Expensas y otros conceptos a cobrar: Este concepto representa las expensas puestas al cobro en la liquidación y es un crédito del consorcio pero expuesto de esta manera puede traer confusión a los consorcistas que pueden llegar a pensar que el administrador ya tiene esos fondos en su poder También se podría distinguir la expensa del mes de las expensas en mora, al igual que los intereses a cobrar. Si el consorcio tuviese otras cuentas a cobrar, ejemplo alquileres, deberían mostrarse por separado. c) Otros activos (plazo fijo, inversiones y otros): Se incluyó el concepto Plazo Fijo que según algunos opinan, este concepto en los entes sin fines de lucro, como es el consorcio, podría exponerse mas claramente formando parte de cuadro Composición del Saldo formando parte luego de Disponibilidades al cierre. Otra forma de exponerlo sería en un cuadro denominado Inversiones. d) Gastos devengados pendientes de pago: Deben incluirse todas las deudas del consorcio Este rubro debió dividirse en gastos devengados EXIGIBLES que incluiría

5 aquellas obligaciones cuyo vencimiento de pago ya ha operado como por ej: Gasto Reparación Ascensores Julio 2012 y por otro lado gastos devengados NO EXIGIBLES, es decir aquellos cuyo vencimiento no ha operado aun como por ej: sueldos y cargas sociales de octubre de 2012 que vencerían los primeros días de noviembre Módulo 7 Datos de proveedores (art. 10 inc e ): En este módulo estarán incluidos los datos de los proveedores a los que se les haya abonado algún comprobante en el período, con excepción de los empleados del consorcio, organismos oficiales y empresas de servicios públicos. Los datos a incluirse son: dirección, CUIT y matrícula, de corresponder. Este módulo podrá omitirse si estos datos se incluyen en los detalles respectivos dentro del módulo de pagos. Módulo 8 Datos de Juicios (art. 10 Inc. h): La disposición indica..la liquidación deberá incluir un módulo con el detalle de los juicios en los que el consorcio sea parte.. En consecuencia, para cada uno de los juicios activos, deberá informarse: juzgado, expediente, carátula, objeto y monto reclamado. a requerida en la ley. La ley 3254 establecía también en este artículo, además de todo lo mencionado el estado de los juicios, que a pesar de no estar mencionado aquí debe ser incluido. Módulo 9 Sueldos (art. 10 Inc. d): La liquidación contendrá en un modulo separado el detalle de los sueldos abonados, incluyendo todos los conceptos salariales y retenciones. Para cada sueldo detallado deberá figurar el nombre del empleado, cargo, categoría y CUÍL La ley 3254 en el artículo mencionado establece que además de lo expresado debe incluirse: sueldo básico, horas extras detalladas, periodo al que corresponde el pago, detalle de descuentos y aportes por cargas sociales a cargo del consorcio. También se observa que el modelo incluido en el Anexo I b) se encuentra incompleto ya que la Ley establece que estos ítems deben ser incorporados. La Disposición agrega que..dentro del módulo de pagos, en cambio, figurará únicamente el sueldo neto de cada empleado. Este módulo podrá omitirse si estos datos se incluyen en los detalles respectivos dentro del módulo de pagos. Módulo 10 Cuenta Bancaria (art. 10 inc. i): Si bien la ley 3254 en el artículo mencionado establece que esta información debe ser brindada referida al mes anterior, la Disposición 2450 determina que debe incluirse el detalle de los movimientos bancarios o un resumen de los mismos del período correspondiente En ambos casos no se ha tenido en cuenta que el saldo bancario debe ser conciliado con el libro Banco ya que de no hacerlo estaría dando información incorrecta para la toma de decisiones a los consorcistas, dado que no contempla la posibilidad de que todos los cheques emitidos hayan sido debitados de la Cuenta Corriente del consorcio al momento del cierre o corte de información, como así tampoco la posibilidad de tener depósitos de expensas ingresados no identificados de los cuales no se ha podido determinar a qué unidad funcional corresponden como así tampoco valores al cobro cuyo vencimiento aún no ha operado. Tampoco en el ejemplo presentado se ha tenido en cuenta la discriminación de los gastos e impuestos bancarios cobrados respecto de los movimientos efectuados en el periodo, al igual que la indicación de otras acreditaciones distintas a pagos de expensas. Módulo 11 Cuenta corriente de unidades o planilla de prorrateo:

6 La cuenta corriente de unidades o planilla de prorrateo tendrá los siguientes fines: - Informar las cobranzas del período correspondientes a cada unidad. - Informar la evolución del saldo de cada unidad entre el inicio y el fin del período. - Informar el monto generado por cada concepto de expensas prorrateado a cada unidad. - Informar los intereses punitorios generados en el período a cada unidad. - Informar el total a pagar por cada unidad al vencimiento. En consecuencia, estará conformada por una matriz de doble entrada donde las filas representarán a las distintas unidades del consorcio y las columnas a los pagos realizados, porcentuales de cálculo, conceptos generados y saldos. Como mínimo, la planilla deberá contener las siguientes columnas: - Identificación de unidad - Nombre del propietario - Saldo al inicio del período - Monto abonado en el período - Deuda antes de expensas - Ajustes, Notas de Crédito, Débito, gastos particulares, redondeo - Una columna para cada concepto generado por prorrateo - Porcentuales de los conceptos generados - Intereses generados en el período - Monto a pagar al vencimiento Al pie de la planilla figurará la tasa de interés punitorio prevista para los casos de morosidad. Respecto del modelo del Anexo I b) (modelo conforme a disposición) se observa que la columna de intereses debió estar ubicada entre la columna Deuda y la columna Gastos A, ya que los mismos tienen su origen en la deuda original. También observamos que en el modelo falta incluir la columna de Gastos Particulares Leyenda Obligatoria: Todas las liquidaciones de expensas deberán contener la leyenda: Módulos optativos: Ante cualquier irregularidad puede comunicarse al 147 La Disposición recomienda incorporarlos de acuerdo a las necesidades de cada consorcio, aunque recomienda entre otros consignar los datos de la unidad funcional individualizados por ejemplar, que es lo que conocemos como expensa personalizada, y otros detalles que ya forman parte del Estado Patrimonial. Se consideran recomendables los siguientes módulos: - Datos de la unidad individualizados por ejemplar: nombre del propietario, identificación de la unidad, conceptos, período e importes liquidados, saldo anterior adeudado. - Detalle de gastos devengados - Detalle de comprobantes de proveedores pendientes de pago y otros pasivos - Detalle de ingresos que no son expensas - Composición de otros activos - Detalle de expensas pendientes de cobro agrupadas por tipo de concepto - Evolución del patrimonio del consorcio durante el período Notas / Asambleas / Consejo de Administración

7 La liquidación de expensas cumplirá también la función de ser medio de difusión de temas de interés común del consorcio y de cumplimiento de otras obligaciones dispuestas por Ley o Reglamento. Así, en los casos de juzgarse necesario se incorporarán notas de interés general, datos de los integrantes del Consejo de Administración, transcripción de actas de asamblea y otros. 29/08/2013 Dra. Liliana M. Corzo Contadora Pública (UBA) y Consultora Técnica especializada en Propiedad Horizontal y Auditorias de Consorcios. consorcios@micropymes.com.ar

8 ANEXO I b) Modelo de Liquidación de expensas conforme a Disposición Módulo 1 Módulo 2 Módulo Optativo Módulo 3 Módulo 4

9 Módulo 5 Módulo 11 Módulo 4 Módulo 10 Módulo 6 Módulo 7 Módulo 8

10 Módulo 9 Módulo Optativo Leyenda Obligatoria si posee cuenta bancaria Leyenda Obligatoria

11 Cont. Liliana Corzo Especialista en temas de Propiedad Horizontal Auditorias de Consorcios 26/08/2013