MANUAL DE USUARIO SISTEMA INFORMÁTICO DE MEDIACIÓN FAMILIAR: SIMEF II

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA INFORMÁTICO DE MEDIACIÓN FAMILIAR: SIMEF II Segunda Versión Abril 2012

2 INDICE INDICE INTRODUCCION OBJETIVOS Objetivo General Objetivos Específicos INGRESO AL SISTEMA Pantalla de Ingreso al Sistema Pantalla de Bienvenida Agenda (Rol Administrador) MÓDULO CAUSAS Consultar Causas (Roles: Administrador / Asistente Administrativo/a / Notificador/Digitalizador / Mediador) Nueva Causa (Roles Asistente Administrativo/a / Notificador/Digitalizador) Vía de Ingreso Vía de Ingreso: JUZGADO Vía de Ingreso: CAJ Vía de Ingreso: INGRESO ESPONTÁNEO Vía de Ingreso: FALF Datos de las Partes Materias Materia Divorcio CIM VIF Agendamiento Notificaciones Documentos Adjuntos Evaluaciones Asistencia MODULO CAUSAS (Rol Mediador) Consultar Causas Comentarios Agregar materia de sesión Terminar proceso de mediación Terminar proceso de mediación con Acuerdo Total Terminar proceso de mediación con Acuerdo Parcial Terminar proceso de mediación Frustrar Causa CONFORMAR EP (Rol Administrador)

3 1. INTRODUCCION El presente manual tiene por finalidad, dar a conocer los pasos necesarios que se deben seguir para el ingreso, registro y administración de causas en SIMEF II (Segunda versión de SIMEF). Para lograr un mejor entendimiento de las funcionalidades, el documento recorre los módulos de Causas, Agenda y Pagos mediante ilustraciones, pantalla por pantalla, haciendo las descripciones de cada campo y de cada opción de la misma, persiguiendo ser una guía para el usuario. 2. OBJETIVOS 2.1. Objetivo General Proporcionar la guía que mediante descripciones e ilustraciones, permita el conocimiento y buen funcionamiento del Sistema Informático de Mediación Familiar SIMEF II Objetivos Específicos Describir cada uno de los módulos del Sistema Informático de Mediación Familiar SIMEF II. Complementar la descripción de los módulos con ilustraciones explicativas de cada una de las opciones de cada pantalla. Plantear un método de trabajo para llevar a cabo un correcto funcionamiento del Sistema Informático de Mediación Familiar SIMEF II. 3

4 3. INGRESO AL SISTEMA Para ingresar al sistema, deben abrir un navegador de Internet (para los ejemplos de este manual se utilizó Microsoft Internet Explorer v9.0) y digitar la dirección Web del sitio de mediación: y hacer clic en el banner de SIMEF II como se muestra a continuación: 4

5 3.1. Pantalla de Ingreso al Sistema Al hacer click en el banner anterior, o bien ingresando directamente en el link: se mostrará la siguiente pantalla: En donde se podrá tener acceso a SIMEF II. Para que el usuario se conecte debe ingresar su RUT (con DV incluido) y clave secreta proporcionada por el administrador del sistema (por defecto la clave es el mismo Rut del usuario sin puntos ni guiones). Cada Centro de Mediación, puede tener cada uno de los siguientes roles en el sistema: Administrador de Centro: quien se encarga de supervisar el ingreso de las causas y su administración para el pago de éstas, y además puede cargar las agendas de cada uno de sus mediadores. Asistente Administrativo/a / Notificador/Digitalizador: quien se encarga de ingresar las causas al sistema, puede agendar causas, registrar asistentes a las sesiones, y emitir actas y/o documentos. Mediador: quien se encarga de registrar lo acontecido en cada una de las sesiones de mediación previamente agendadas, puede agendar nuevas sesiones, emitir actas y/o documentos, terminar los procesos de mediación y terminar una causa. 5

6 3.2. Pantalla de Bienvenida Nombre Fecha del día Módulos del Sistema Permite al usuario realizar cambio de clave Permite salir del sistema Dependiendo de cada usuario, en la parte superior aparecerán el o los números de contratos a los cuales pertenece el usuario que se encuentre logeado en el sistema. 6

7 4 Agenda (Rol Administrador) A través de esta opción el administrador del centro podrá visualizar y cargar al sistema los horarios y bloques de cada uno de los mediadores que dispone para realizar las mediaciones provenientes de Tribunales (SITFA) y cualquier otra mediación. Es de responsabilidad de cada administrador de centro cargar los horarios de cada uno de sus mediadores, si sus horarios de atención se ven alterados cada vez que realizan algún cambio de personal. Al entrar a esta opción se puede apreciar la siguiente pantalla: Selección del Contrato Selección de la Oficina Selección del Mediador Si el administrador perteneces a más de un contrato, podrá seleccionar un listado con los contratos a los que pertenece, si no, aparece marcado sólo el contrato al que pertenece por defecto. Luego debe seleccionar la oficina a la que se le cargará el horario y luego el mediador. (La agenda a cargar debe hacer por cada oficina y por cada mediador que el centro tenga) Al seleccionar el mediador, se cargará un calendario en blanco (si es que no tiene la agenda cargada) o el calendario con el horario actual del mediador (si es que ya se había realizado una carga de horarios anteriormente) Para cargar el horario a un mediador se debe proceder de la siguiente manera: 7

8 En la parte inferior se puede apreciar el botón Generar Nueva Agenda. Al hacer click en este botón podemos apreciar lo siguiente: Selección de la duración de cada bloque de atención Horas cargadas del mediador Horas SITFA cargadas por Oficina Lo primero que se debe seleccionar, es la duración de cada bloque de mediación. Este tamaño es fijo y no se puede modificar para distintos horarios, es decir, el tamaño de bloques elegido será el horario que se cargará al mediador. En la parte izquierda aparecen dos cuadros: Horas mediador el cual es un resumen de las horas cargadas por cada mediador y las horas pendientes por cargar. Las horas de cada mediador ya vienen cargadas según 8

9 lo que indicó en la oferta técnica. Y el cuadro de Bloques SITFA por Oficina el cual lleva el registro de los bloques SITFA que se van destinando por oficina. Los bloques que se deben cargar por cada oficina ya vienen determinados y cargados de acuerdo a la derivación de causas de la zona y las causas adjudicadas de cada contratado. Una vez seleccionado el tamaño del bloque aparecerá la siguiente pantalla: Lo siguiente es seleccionar el tipo de agenda que se desea cargar, existen 2 posibilidades: - SITFA: son bloques reservados de exclusiva atención de causas derivadas desde el tribunal, ya que SITFA agenda causas directamente en estos bloques de manera automática, gracias a la interconexión existente entre ambos sistemas. - CENTRO: son bloques para atender cualquier tipo de causa independiente de su vía de ingreso. Una vez que se tiene claro qué tipo de agenda se va a cargar, se debe hacer click en cada casilla en la cual el mediador estará disponible, es decir, los horarios en los cuales el mediador puede atender causas en el centro. Se pueden marcar varias casillas a la vez aunque se debe recordar que el mediador no puede superar las 45 horas semanales de trabajo, de lo contrario el sistema arrojará una alarma. 9

10 Si por ejemplo cargamos el horario SITFA de un mediador, la agenda se vería de la siguiente manera: Selección de bloques de atención del mediador Horas Cargadas del mediador y por oficina Vista Previa de la agenda (antes de guardarla) Una vez marcadas las casillas que correspondan, se puede hacer click en el botón Generar Vista Previa para visualizar la agenda del mediador antes de cargarla al sistema y aparecerá una venta emergente como se muestra a continuación: Los bloques de color amarillo, son los bloques del mediador reservados para la atención de causas derivadas desde el SITFA. 10

11 Si cargamos el horario del CENTRO para el mismo mediador, basta con cambiar el tipo de bloque a Centro y se podrán apreciar los bloques que quedan disponibles para el mediador de la siguiente manera: Notar que existen bloques ocupados según la selección anterior Al marcar los nuevos bloques tipo CENTRO, se puede notar que los bloques seleccionados anteriormente no son marcables ya que se encuentran ocupados. La vista previa queda de la siguiente forma: 11

12 Los bloques de color verde, son los bloques de atención disponibles para cualquier tipo de causas, independiente de la vía de ingreso. Luego se debe elegir la fecha de vigencia de la agenda a cargar, que por defecto es hasta la fecha de término del contrato, es decir, hasta el 2015 en la mayoría de los casos y con 3 meses de desfase para sesiones que se puedan agendar una vez finalizado el contrato: Se pueden elegir las fechas desde y hasta para la vigencia de la agenda de cada mediador Y finalmente se debe hacer click en el botón Guardar para hacer efectiva la agenda del mediador, y el sistema mostrará el siguiente mensaje: Este procedimiento se debe repetir para cada mediador del contrato. Si no se cargan las horas de manera correcta, no se le podrán asignar causas al mediador. 12

13 5 MÓDULO CAUSAS A través de este módulo la Asistente Administrativo/a o Notificador/Digitalizador, podrán realizar el ingreso de una causa al sistema, que posteriormente podrá ser accedida por su equipo de mediadores y consultada por el Administrador de centro. Para acceder al módulo se debe seleccionar en el menú principal la opción Causas, donde se desplegarán las opciones: Consultar Causas y Nueva Causa Consultar Causas (Roles: Administrador / Asistente Administrativo/a / Notificador/Digitalizador / Mediador) A través de esta opción el usuario podrá consultar las causas que ha ingresado anteriormente y además podrá editar el estado de alguna de éstas causas (lo que será tratado más adelante en este manual). Para acceder a Listar Causas debe seleccionar en el menú principal la opción Causas. 13

14 A continuación se muestran los distintos tipos de filtros mediante los cuales se puede realizar la búsqueda de una causa ingresada: Despliega los contratos a los que tiene acceso el usuario Despliega los mediadores del contrato seleccionado Fecha de Ingreso de la causa Número de Acta Ejecutiva Causas Ingresadas o Derivadas Fecha de Sesión RUT de las partes Juzgados según la vía de Ingreso Seleccionada Permite realizar una búsqueda RIT de la causa Vías de Ingreso de la Causa RUC de la causa Permite consultar datos del ingreso de la causa Permite consultar la documentación de la causa Al ingresar a esta opción, el usuario puede dar clic en el ícono con forma de lupa (columna VER) para consultar los datos de las causas que ha ingresado anteriormente, sin embargo dependiendo de cada rol, serán los permisos y niveles a los cuales pueda acceder. Por ejemplo, el rol de Administrador, sólo puede consultar datos pero no puede editar ninguno, a diferencia de los demás roles. Columnas: - CIM: Despliega el CIM de la causa - Vía de Ingreso: Muestra el o las vías de ingreso que posea una causa - Fecha de ingreso: Despliega la fecha en la cual fue ingresada la causa al sistema (fecha de digitación de la causa al sistema) - Estado Causa: Despliega el estado actual de la causa - Estado Pago: Indica si la causa ha sido enviada a pago o no, y si ya se ha enviado indica la última EP en la cual se adjuntó. 14

15 - Mediadores: Despliega el o los mediadores asignados a la causa - N sesiones realizadas: Despliega la cantidad de sesiones que se han realizado a la causa - N Acta ejecutiva: despliega el número correlativo que le corresponde a la causa (forma parte del CIM) - Ver: Permite consultar los datos ingresados al momento de grabar la causa al sistema, además según el rol, permite: consultar datos, editar datos, grabar datos nuevos o eliminar datos. - Documentos: Despliega la ficha documentos de la causa, en donde se podrán ver los documentos adjuntos de la causa, o bien los documentos que se pueden emitir a través del sistema Nueva Causa (Roles Asistente Administrativo/a / Notificador/Digitalizador) A través de esta opción se podrá realizar el ingreso de los datos correspondientes a una causa. Para acceder a Ingresar Causas debe seleccionar en el menú principal la opción Causas Vía de Ingreso A continuación, se detallan cada uno de los campos a los que tiene acceso el usuario: En la parte superior aparece en todo momento el resumen de la causa En los paneles inferiores se despliega la información de los datos que se deben ingresar 15

16 Luego se debe ingresar la OFICINA en donde se ingresará la causa: Ingreso de la oficina a la cual se va a ingresar la causa Una vez ingresada la oficina, se debe ingresar la vía de ingreso, en donde dependiendo de la vía de ingreso seleccionada, se deberán ingresar datos adicionales (en los casos de JUZGADO, se debe ingresar el RIT y RUC, y en el caso de CAJ, se debe marcar la CAJ correspondiente y Centro Jurídico de procedencia): Ingreso de la Vía de Ingreso de procedencia 16

17 Vía de Ingreso: JUZGADO Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: JUZGADO: En el campo Fecha Notificación, se debe seleccionar la fecha en que se realizó la derivación desde el Juzgado correspondiente. Al pinchar el cuadro de fecha, aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha. Se debe hacer click en el día deseado o bien escribirlo con el formato dd/mm/aaaa Luego se debe elegir el Juzgado que derivó la causa. Dicho listado carga los juzgados de acuerdo al contrato seleccionado en la primera sección. 17

18 Selección del Juzgado correspondiente Luego se debe ingresar el RUC y RIT de la causa derivada y finalmente hacer click en Siguiente 18

19 Vía de Ingreso: CAJ Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: CAJ Selección de la vía de Ingreso de la Causa: CAJ En el campo Fecha Notificación, se debe seleccionar la fecha de recepción de la derivación desde la CAJ correspondiente (recordar colocar un timbre con la fecha en el mismo centro) Al pinchar el cuadro de fecha, aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha. Se debe hacer click en el día deseado o bien escribirlo con el formato dd/mm/aaaa 19

20 Luego se debe seleccionar la CAJ correspondiente: Selección de la CAJ correspondiente Una vez seleccionada la CAJ correspondiente, se cargará el listado de centros jurídicos correspondientes a la CAJ seleccionada, y se debe marcar el centro jurídico desde el cual proviene la derivación: Finalmente se debe hacer click en el botón siguiente para continuar ingresando los demás datos. 20

21 Vía de Ingreso: INGRESO ESPONTÁNEO Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: INGRESO ESPONTÁNEO: Selección de la vía de Ingreso de la Causa: INGRESO ESPONTANEO En el campo Fecha Ingreso, se debe seleccionar la fecha en que se realizó el ingreso de la causa al Centro de Mediación. Al pinchar el cuadro de fecha, aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha. Se debe hacer click en el día deseado o bien escribirlo con el formato dd/mm/aaaa Finalmente se debe hacer click en el botón siguiente para continuar ingresando los demás datos. 21

22 Vía de Ingreso: FALF Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: FALF (Esta vía de ingreso sólo rige para la REGIÓN METROPOLITANA) Selección de la vía de Ingreso de la Causa: FALF En el campo Fecha Notificación, se debe seleccionar la fecha en que se realizó la derivación de la causa desde la FALF al Centro de Mediación. Al pinchar el cuadro de fecha, aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha. Se debe hacer click en el día deseado o bien escribirlo con el formato dd/mm/aaaa Una vez ingresada la fecha, se debe presionar el botón Siguiente, de manera de avanzar a la siguiente pantalla: datos de las PARTES 22

23 5.2.2 Datos de las Partes Esta pantalla tiene varias funcionalidades, como por ejemplo, al ingresar el RUT de una de las partes, si ésta ya se encuentra ingresada en alguna causa dentro del sistema (independiente del centro de mediación que la haya ingresado) sus datos se cargarán de manera automática, de manera que el usuario que está digitando datos, no pierda tiempo en llenar todos los campos sino que sólo en confirmarlos con la parte ingresada. - En el caso de personas extranjeras, en el campo Tipo de Identificación se debe seleccionar la opción Pasaporte (en caso que tenga) y en el campo Identificación, se debe ingresar el número de pasaporte de la parte. - En caso de no conocer el RUT de la parte, en el campo Tipo de Identificación se debe seleccionar la opción Rut, en el campo Identificación, se debe dejar el campo en blanco y se debe hacer un click en la casilla Sin identificación Una vez que se ingresan los datos, se debe hacer click en el botón Guardar de modo que aparezca la siguiente pantalla: 23

24 Luego se puede continuar ingresando los datos de la parte como por ejemplo su dirección y sus datos de contacto (Teléfono, Mail, etc) o bien se pueden ingresar los datos de una nueva parte pinchando el botón Limpiar. Al pinchar el botón Guardar, se desplegarán dos paneles en la parte inferior como se muestra a continuación: Selección REGION de la parte Guardar DIRECCION DIRECCIÓN de la parte Selección COMUNA de la parte Una vez completados los datos de la dirección de la parte, deberá aparecer el siguiente mensaje indicando que se guardó de manera correcta: 24

25 El último panel permite ingresar los distintos tipos de contactos que tenga la parte y en el campo Valor se debe completar el dato seleccionado en la casilla Tipo : Al ingresar los datos de la primera parte, al final de la página aparecerá el link: Listado de las partes, el cual es un panel con el resumen de la información de la siguiente manera: Permite ingresar una nueva parte a la causa Permite editar los datos del solicitante ingresado Permite eliminar al solicitante ingresado Finalmente, se debe ingresar la siguiente parte para continuar ingresando las materias de la causa. 25

26 5.2.3 Materias Una vez que lleguemos a este panel, se deberá seleccionar la materia que la parte solicitante está pidiendo. Si la parte solicitada desea pedir una materia, se debe agregar en la sesión de mediación con el rol de Mediador: Selección de la materia que contiene la causa Una vez seleccionada la materia deseada, se debe hacer click en el botón Agregar, de manera que irá apareciendo un cuadro resumen con todas las materias ingresadas de la siguiente forma: 26

27 Permite eliminar materias de la causa Si ya no hay más materias por ingresar, se debe hacer click en el texto. Guardar Causa, que mostrará el resumen de la causa de la siguiente manera: Guarda la causa en el sistema y genera CIM Hasta este punto, la causa todavía no ha sido grabada en el sistema y aun no es parte de las causas del centro. Una vez que se presione el botón Guardar la causa quedará grabada en el listado de causas del centro con el estado de Pre Ingresada y se mostrará el siguiente mensaje: 27

28 Materia Divorcio En caso que la derivación efectuada por el Tribunal o por la CAJ sea por la materia de Divorcio, se debe seleccionar en el listado de materias la materia Divorcio. Cabe notar que la materia de Divorcio por sí sola no es mediable, sin embargo sí son mediables los aspectos previos al divorcio establecidos en el art. 21 de la ley de matrimonio civil, los cuales son: alimentos, cuidado personal, relación directa y regular y régimen de bienes del matrimonio. Para que el Tribunal apruebe el acuerdo, este debe ser completo y suficiente en relación al art.55 de la misma ley, el cual señala que se debe llegar a acuerdo en todas las materias contempladas en el art. 21. Cabe distinguir que si no hay hijos solo se debe regular el régimen de bienes del matrimonio. Por lo tanto el Centro de Mediación al recibir la notificación del Tribunal o CAJ, deberá verificar la existencia de hijos en el matrimonio. De existir hijos debe ingresar las siguientes materias en SIMEF: Divorcio Alimentos Cuidado Personal Relación directa y regular con el niño Otros asuntos de tramitación ordinaria (que equivale a régimen de bienes) Si no existen hijos debe ingresar las siguientes materias: Divorcio Otros asuntos de tramitación ordinaria (que equivale a régimen de bienes) 28

29 5.2.4 CIM Una vez ingresados los datos de la causa, se procede a grabar los datos, dando click en el botón: GRABAR. Además, automáticamente el sistema generará el N de Acta Ejecutiva y CIM (Código Identificador de Causa) de la causa. El CIM está conformado de la siguiente manera, por ejemplo: CIM: LP-2012-III-A En donde: - LP-2012-III-A-002: Corresponde al nº de contrato del Centro de Mediación. o LP: Tipo de licitación (LP = Licitación Pública, TD = Trato Directo, BE= Bases Especiales) o 2012: Año de inicio de vigencia del contrato o III: Región del contrato o A: Zona del contrato o 002: Correlativo de contrato asignado automáticamente por el sistema al momento de grabar el contrato - 15: Corresponde al Nº de Acta Ejecutiva de la causa. Es un número correlativo asignado por el sistema. El CIM de la causa, junto a la Fecha de Ingreso, Contrato y estado de la causa, están visibles en todo momento en el panel superior de la causa como se destaca en la siguiente imagen: Numero CIM conformado por el sistema 29

30 5.2.5 VIF En este panel se debe registrar si existen antecedentes de VIF (Violencia Intra Familiar) entre las partes. Graba los datos Por defecto la opción seleccionada es NO Una vez que se graba la opción (por defecto viene NO ) hacemos click en la opción Agendamiento Agendamiento En el caso de las causas que son derivadas del Juzgado, al momento de digitar el RIT y/o RUC de la causa en la vía de ingreso, el sistema guarda la sesión de la causa para el día y hora enviados en la notificación y designa un mediador de forma aleatoria (siempre y cuando tenga disponible ese bloque para la atención de causas SITFA) Para cualquier otra vía de ingreso, se debe elegir la oficina (por defecto viene marcada la oficina en la que se ingresó la causa) y luego el mediador: Seleccionar el mediador designado para la causa Y luego la semana en la cual se desea agendar la primera sesión, de esta forma aparecerá un calendario con los bloques disponibles del mediador seleccionado (esta agenda debe cargarla el Administrador del centro de mediación previamente) 30

31 Se puede escribir el día de forma manual Agendas tipo SITFA Agendas tipo CENTRO Una vez que se visualice la agenda se debe marcar cualquier bloque libre (se reconocen ya que dicen Disponible, en el caso de bloques tipo SITFA aparecen de color amarillo, y en el caso de bloques tipo CENTRO aparecen de color verde) de manera que la causa quedará agendada en la fecha y hora seleccionada. Luego de elegir el bloque deseado, aparecerá un cuadro de resumen de la siguiente forma: Nueva Sesión Registro Asistentes Registro Comediador En esta pantalla la Asistente Administrativo/a puede registrar los asistentes a la sesión, o bien generar una nueva sesión. 31

32 Además se disponibiliza el botón Registrar Comediador el cual permite agregar un comediador a la causa sólo en la primera sesión de la causa, y siempre y cuando el mediador figure en el listado de comediadores disponibles del centro. En este listado aparecen además los demás mediadores titulares del contrato. Al hacer click en el botón de comediadores aparecerá una imagen similar: Al hacer click en el ícono de lupa (columna Asistencia ), se puede apreciar la siguiente pantalla: Si una o ambas partes asisten a la sesión, se debe marcar la opción Asistió y luego presionar el botón Guardar. Una vez guardada la asistencia, en el panel de documento quedará disponible el Consentimiento Informado en caso que todas las partes hayan asistido a la sesión. Además si las partes no tienen hechas su evaluación socioeconómica, el sistema mostrará un mensaje en rojo con el texto Recuerde hacer la evaluación socio-económica a todas las partes involucradas. En caso que ambas partes hayan asistido a la sesión de mediación la causa pasará al estado En trámite, sólo si antes ha pasado por el estado Ingresada, es decir, sólo cuando se le ha hecho la Declaración Jurada a al menos una de las partes y ésta calificó para mediación gratuita. 32

33 5.2.7 Notificaciones En este panel se deben registrar las citaciones a sesiones de mediación, de manera de dejar un historial de las citaciones realizadas en el sistema. La ventaja de usar esta opción, es que el mismo sistema da la opción de generar la carta tipo de citación a sesión de mediación para ser despachada vía correo. La importancia del uso de esta sección es que al registrar las citaciones a sesiones de mediación de las partes, en caso de que la causa se frustre, aparecerán dichas citaciones en el acta de mediación frustrada. Si no se ingresan las citaciones en este panel, dicho documento saldrá incompleto y por lo tanto tendrá una posibilidad mayor de ser rechazada por el tribunal que corresponda. Sólo se podrá usar este panel una vez que se hayan registrado los datos de las partes en el panel correspondiente a Datos de las Partes visto anteriormente. El panel de Notificaciones, se ve de la siguiente forma: Registro de citación a sesión de mediación Para guardar las notificaciones realizadas, se debe hacer click en Crear nueva notificación a sesión y aparecerá la siguiente pantalla: Indica la forma de citación Fecha y hora generación citación Medio utilizado para Notificar Observaciones (opcional) Selección de la parte a notificar Fecha de la sesión previamente agendada 33

34 Lo primero que se debe hacer, es seleccionar la parte que se desea notificar (aparecerán los nombres de cada una de las partes ingresadas en el panel de datos de las partes), luego el Tipo de Citación (en el ejemplo sólo hay una sesión agendada, por lo tanto se entiende que se notifica a la primera sesión. En caso de haber más de una sesión, se debe seleccionar la sesión correspondiente), luego la fecha de la sesión, luego la fecha de generación de la citación (por defecto es el mismo día en el que se guarda la citación en el sistema), finalmente el medio utilizado para notificar el cual puede ser: - Carta - - Teléfono - Radio - Carabineros - Otro Si se selecciona uno de los medios de Carta, o Teléfono, el sistema mostrará una lista con las direcciones, correos o teléfonos que tenga registrada la parte. En caso de no tener registrado el medio seleccionado, el sistema mostrará un mensaje indicando que se debe grabar antes. Para el ejemplo, utilizaremos la opción de Carta, como se muestra a continuación: GUARDAR notificación Finalmente, se debe hacer click en el botón Guardar y el sistema emitirá la Carta de Notificación en formato PDF que se muestra a continuación: 34

35 Luego se pueden ver todas las notificaciones realizadas mediante la siguiente pantalla: Certificado Notificaciones 35

36 El documento en PDF se emitirá en los casos que los medios elegidos para notificar sean Carta o en caso que el centro quisiera enviarle el documento por correo electrónico a la parte. Además en la parte inferior de la pantalla aparecerá el link de Descargar Certificado de Notificaciones, el cual se generará como se muestra a continuación: 36

37 5.2.8 Documentos Adjuntos Esta sección permite adjuntar la documentación de respaldo de la causa como además revisar la documentación generada por el sistema. La pantalla de documentos se ve de la siguiente manera: Documentos que se deben adjuntar según el estado y vía de ingreso de la causa Documentos adjuntados por el centro En la parte superior de esta pantalla, SIMEF mostrará los documentos que se deben agregar según el estado y vía de ingreso que tenga la causa. Si no se encuentra adjunto el documento se mostrará una imagen roja con forma de X indicando que aún no se ha subido el documento, y en caso que se haya adjuntado el documento aparecerá una imagen verde con el OK correspondiente. En la parte central aparece el link Agregar un nuevo documento el cual permite subir documentos al sistema. Todos los documentos que se adjunten deben subirse en formato PDF, de lo contrario el sistema mostrará un error. En el caso que el sistema tenga documentos disponibles para mostrar (por ejemplo la vía de ingreso espontáneo), éstos irán apareciendo al final de esta pantalla como se muestra en la imagen anterior. Al subir un Nuevo documento, aparece la siguiente pantalla: Documentos emitidos por SIMEF 37

38 Permite selección del tipo de documento a subir Permite grabar documento ingresado Ingreso descripción de documento (opcional) Búsqueda del documento a incorporar en la causa Los tipos de documentos que se pueden subir al sistema son los siguientes: Cabe destacar que el sistema valida que toda la documentación se encuentre adjunta para enviar una causa a pago. En este listado sólo se mostrarán los documentos que tengan relación con la causa según su estado y vía de ingreso. Si en Tipo Documento, se elige la opción Acta de Mediación realizada por el mediador o Resolución Judicial, el sistema pedirá que se ingrese la siguiente información: - Fecha de envío a Tribunales (sólo para el Acta de Mediación) - Fecha de resolución Judicial (sólo para la resolución judicial) 38

39 En el caso de que se desee adjuntar un documento que no se encuentre en la lista, puede agregarse como Otro tipo de documento y se debe completar la descripción correspondiente para saber de qué tipo de documento se trata. Una vez adjuntado el archivo el sistema mostrará el listado de documentos a modo de resumen como se muestra a continuación: - Formulario de Ingreso Espontaneo Para las causas de ingreso espontaneo, una vez ingresados los datos de las partes y las materias, aparecerá el documento: Formulario Ingreso Espontáneo, en la pestaña de Documentos, y dentro de éste, en el panel Documentos emitido por SIMEF. En la parte superior el documento cambia por un ticket verde, ya que el documento se encuentra adjunto. 39

40 5.2.9 Evaluaciones Para realizar la evaluación socioeconómica es necesario ingresar antes a las partes y al menos una materia. Al hacer click en el menú Evaluaciones se podrá apreciar la siguiente pantalla: Rut del usuario Nombre del usuario Genera la evaluación a la parte Modifica los datos de las partes Para realizar la evaluación socioeconómica de cada una de las partes, se debe hacer clic en el texto Evaluar de la columna Mediación Gratuita, y luego de completar los siguientes datos: Evaluación Socioeconómica Para completar la declaración jurada, se deben completar los datos obligatorios que se muestran en la imagen anterior (el campo Remuneración Líquida puede quedar en 0 en caso de que la persona no perciba ingresos) 40

41 Al presionar el botón Consulta Mideplan, el sistema realiza el cálculo automático de la Capacidad de Pago del usuario, por lo que este campo no se debe ser completado. Todos los montos que se ingresan en esta sección son mensuales, y no deudas totales. Al momento de presionar el botón Consulta Mideplan, pueden ocurrir 3 posibilidades: 1. No existe conexión disponible a MIDEPLAN. En este caso no existe conectividad entre ambos sistemas y por ende no se puede obtener información del usuario desde las bases de datos de MIDEPLAN. Si se da este caso, aparecerá un mensaje, indicando que no existe conexión con MIDEPLAN, y que la declaración jurada debe completarse manualmente como se indica: 2. El usuario consultado no tiene registros en MIDEPLAN En este caso, al presionar el botón Consulta Mideplan, aparecerá un mensaje indicando que la parte no pertenece a ningún programa social ni presenta una ficha de protección social y por lo tanto se debe marcar uno de los indicadores de gratuidad de forma manual. 3. El usuario consultado califica según MIDEPLAN. En este caso, al presionar el botón Consulta Mideplan, no aparecerá ningún mensaje en la parte superior, si no que automáticamente aparecerá la palabra Si en el panel de Evaluación (no aparecerá el panel para completar los datos de la declaración jurada) y al momento de generar la declaración jurada, el sistema automáticamente marcará la opción de acuerdo a la información obtenida desde MIDEPLAN. 41

42 Declaración Jurada Simple A continuación se muestra el listado de indicadores que determinan si al usuario le corresponde la mediación gratuita. Se debe seleccionar uno o más indicadores, según corresponda. Con solo 1 indicador Selección de una o más opciones seleccionado el usuario califica para mediación gratuita. Indicar si la parte califica o no El usuario debe registrar si la parte califica o no a mediación gratuita. La opción SI indica que la parte califica para mediación gratuita. En caso que el usuario no califique se debe seleccionar la opción NO. Una vez contestado lo anterior, se debe presionar el botón Guardar. De esta forma, el sistema generará la Declaración Jurada de la parte en formato PDF como se muestra a continuación: 42

43 En la pantalla de Evaluaciones o Partes se podrá apreciar el documento recién emitido según la siguiente tabla de resumen: En la columna Mediación Gratuita del panel anterior, se generará un archivo en formato PDF con la declaración jurada. Esta se debe imprimir para solicitar que el usuario la complete con su nombre, Rut y firma. 43

44 Una vez firmada la Declaración Jurada por las partes, dicho documento debe escanearse y adjuntarse a la causa en la sección Documentos Adjuntos. Además, los documentos que respalden las opciones seleccionadas en el formulario anterior también deben adjuntarse a la causa (por ejemplo: el certificado de afiliación a Fonasa). Finalmente la causa cambia de estado a Ingresada cuando se le hace la Declaración Jurada a las partes y al menos una de éstas califica para la mediación gratuita Asistencia Una vez que se realizan las Evaluaciones Socioeconómicas de las partes, el/la asistente administrativo/a, debe registrar la asistencia de las partes en la siguiente ventana: Click en la lupa para registrar asistentes Al hacer click en la lupa, se puede apreciar lo siguiente: Marcar si asistió o no asistió la parte Guarda la asistencia Una vez marcada la asistencia de cada una de las partes, se debe hacer click en el botón Guardar Asistencia. Si se marca que asistieron ambas partes, SIMEF generará el Certificado de Consentimiento Informado como se muestra a continuación: 44

45 45

46 6 MODULO CAUSAS (Rol Mediador) A través de esta opción el mediador podrá consultar las causas que tiene asignadas. Para acceder a Consultar Causas debe seleccionar en el menú principal la opción Causas Consultar Causas Sólo puede ver sus causas asignadas El mediador puede apreciar la misma pantalla de consulta que la Asistente Administrativo/a, pero con la diferencia que sólo puede buscar las causas en las cuales ha sido asignada o ha participado. Al hacer click en el botón Buscar se puede apreciar la siguiente información: Lo lleva directo a la pantalla de agendamiento La única diferencia con la pantalla que ve la Asistente Administrativo/a, es que al pinchar la lupa, el mediador puede visualizar directamente la pantalla de sesiones: 46

47 Lo lleva directo a la pantalla de sesiones Permite Terminar el proceso de mediación 6.2. Comentarios Al hacer click en Ver, el mediador visualizará la siguiente información: Comentarios de la sesión Permite visualizar los comentarios anteriores Puede guardar asistencia Guarda los comentarios de la sesión Como se puede apreciar en la imagen anterior, el mediador es el único rol en el sistema que puede agregar comentarios en las sesiones una vez que se registre la asistencia de las partes. 47

48 El botón Asistencia es la misma pantalla que ve la Asistente Administrativo/a, lo que debe quedar claro es que sólo el mediador puede hacer firmar a las partes el documento de Consentimiento Informado y en caso que el asistente administrativo no haya generado el documento anterior, eventualmente lo podría emitir el mediador. En la pantalla anterior, existe un cuadro con Comentarios sobre la sesión, las cuales despliegan un cuadro de diálogo en la parte inferior y que permite ingresar cualquier tipo de comentario asociado a la sesión seleccionada. Este cuadro sólo será visible por el mediador y puede ser editado varias veces. La idea es que en este cuadro se guarden todas las observaciones y comentarios importantes de la sesión de manera que al retomar la causa el mediador pueda recordar la conversación de la sesión anterior. Un ejemplo del uso de esta pantalla sería la siguiente: El texto guardado dice: Las partes deciden hacer una segunda sesión ya que por motivos personales se deben retirar del centro y luego de escribir este texto se debe hacer click en el botón Guardar Sesión para guardar el comentario. Aparecerá el siguiente mensaje: 48

49 En este punto el mediador tiene varias opciones: - Agendar una nueva sesión: desde el menú de Agendamiento (de la misma manera que lo hace la Asistente Administrativo/a, es decir, haciendo click en el link: Agregar nueva sesión. - Grabar una nueva materia tratada en la sesión: la materia queda asociada a la causa completa, no a la vía de ingreso que pueda tener en particular la causa, ya que una causa puede tener asociada más de una vía de ingreso - Terminar el proceso de mediación: entendiendo que ya no se van a ingresar más causas Agregar materia de sesión Para agregar una nueva materia a la sesión, el mediador debe hacer click en el menú Materias, de manera que se mostrará la siguiente pantalla: Agregar nueva materia Menú Materias desde el rol del mediador Luego debe hacer click en el link Agregar una nueva materia, y se desplegará la siguiente pantalla: 49

50 Vía Ingreso de la materia Materia a ingresar En la pantalla anterior, el mediador debe elegir: - Vía de ingreso, las que pueden ser Materia de sesión o bien una de las vías de ingreso que posee la causa (en este caso sólo posee una vía de ingreso) - Materia, del listado de materias disponibles para mediar. - Seleccionar al Solicitante de la materia agregada, ya que no necesariamente la parte solicitante es quien va a solicitar la nueva materia de sesión (ya que puede ser que el solicitado de la causa pida una materia y pase a ser el solicitado de ésta) - Finalmente, se debe Guardar la materia agregada y tratarla en una nueva sesión o en la sesión existente. Selección de solicitante(s) de la materia agregada Selección de solicitado(s) de la materia agregada Guarda los datos 6.4. Terminar proceso de mediación Finalmente el mediador puede terminar el proceso de mediación con las partes, tratando todas las materias que posea la causa, independiente de su procedencia y vía de ingreso. Es decir, el término del proceso de mediación, se entiende como que ya se abordaron todas las materias posibles de mediar entre las partes y no habrá más sesiones por realizar. Para terminar el proceso de mediación, se debe haber realizado todas las mediaciones de la causa, y luego se debe hacer click en el botón Terminar Proceso como se muestra en la siguiente imagen: 50

51 Termina el proceso de mediación Al hacer click en este botón se puede apreciar la siguiente pantalla: Si se contesta de manera afirmativa el mediador podrá apreciar lo siguiente: Nuevo botón: Acuerdos Registrar el acuerdo obtenido Termina el proceso de mediación Al marcar todas las materias Con Acuerdo, la causa pasará al estado Proceso Finalizado a la espera de la resolución judicial. Al marcar todas las materias Sin Acuerdo, la causa pasará al estado Frustrada y se le pedirá al mediador que ingrese el motivo de frustración que corresponda. 51

52 Si se marca que una SI tiene acuerdo y las otras que NO tienen acuerdo, el sistema cambiará el estado de la causa como un Acuerdo Parcial y estará a la espera de la resolución judicial por la materia que alcanzó acuerdo, y por las materias que no llegaron a acuerdo se emitirá el acta de mediación frustrada que corresponda. Los distintos tipos de término que se le puede dar a un proceso de mediación se detallan a continuación Terminar proceso de mediación con Acuerdo Total Este caso se da cuando el mediador marca Con Acuerdo todas las materias asociadas a la causa, de la siguiente forma: Y una vez que se hace click en el botón Terminar proceso el sistema generará de forma automática el borrador del acta de mediación en formato Word para que lo complete el mediador que corresponda (este documento NO REDACTA EL ACUERDO, ya que lo debe agregar el mediador). Este documento debe ser impreso para que se lo puedan llevar las partes a su domicilio en caso de querer revisarlo, por lo mismo este documento al final tiene la leyenda: Este documento es solo un borrador del acuerdo suscrito entre las partes y no tiene ninguna validez legal. Finalmente el acta de mediación propuesta por SIMEF se muestra a continuación: 52

53 El estado de la causa cambia a: Revisión de acuerdo(s) como se muestra a continuación: Retomar proceso Firmar Acuerdo 53

54 En este punto, el sistema permite dos opciones: - Retomar el proceso de mediación: En este caso las partes revisan el acuerdo de mediación en sus domicilios por ejemplo, y deciden no llevar a cabo el acuerdo o bien no firmarlo. Y para ello en el sistema aparecerá el botón Retomar Proceso, el cual al hacerle click aparece lo siguiente: Lo que quiere decir que el acuerdo anterior se perderá (se deberá grabar de nuevo) y la causa volverá al estado En trámite. - Firmar acuerdo: El sistema emitirá el formato del acta de mediación definitiva el cual deberá completar el mediador con el acuerdo redactado anteriormente y se lo deberá pasar a las partes para que lo firmen y se adjunte digitalizado al sistema posteriormente. Al pinchar este botón aparecerá el siguiente mensaje: En este caso, el sistema esperará que se adjunte el documento Acta de mediación redactada por el mediador para poder continuar con el término del proceso de mediación en el sistema. Y la causa quedará con el estado En tramitación de envío a tribunal como se muestra a continuación: Envío Acta a tribunales 54

55 Cabe destacar que en este punto se puede hacer uso del retracto el cual se da en caso que las partes se arrepientan del acuerdo firmado y antes de haber sido enviado dicho acuerdo a Tribunales. Esto lo sabe el sistema ya que el acta de mediación aún no se adjunta como archivo adjunto en la pestaña de Documentos. Como se puede apreciar en la imagen anterior, el sistema habilita una nueva pestaña: Envío Acta a Tribunales, en donde se debe adjuntar el acta de mediación redactada por el mediador y firmada por las partes, como se muestra a continuación: Al grabar este documento, el sistema mostrará el mensaje: Inmediatamente el sistema mostrará la pantalla de documentos adjuntos, en donde se podrá apreciar el documento recién adjuntado. El mensaje anterior además, indica que se debe adjuntar la resolución judicial para continuar con el término del proceso de la causa y la causa queda con el estado: En espera de resolución judicial La pestaña anterior Envío Acta a Tribunales, se modifica por Resolución, la cual permite guardar como documento adjunto en el sistema la resolución judicial enviada por el tribunal además del resultado de ésta de la siguiente forma: 55

56 Resolución Al grabar este documento, aparecerá el siguiente mensaje: Por lo tanto se mostrará la pantalla de ingreso de acuerdos definidos en la resolución judicial como se muestra a continuación: Terminar causa En esta pantalla se debe indicar si se aprobaron todas las materias tratadas o no. En caso de tener acuerdo en todas, la causa pasará al estado Acuerdo Total, además si la causa posee acuerdos en materias ingresadas en la sesión del mediador, puede pasar a estado Acuerdo Adicional dependiendo del caso. Si la resolución no aprueba una o más materias y si aprueba una o más materias, la causa pasará al estado Acuerdo Parcial y se emitirá el certificado de mediación frustrada por la materia que no fue aprobada por 56

57 el tribunal. Finalmente si la resolución no aprueba ninguna de las materias anteriores, la causa quedará con el estado Frustrada y se emitirá el certificado de mediación frustrada que corresponda. En este caso colocaremos que la resolución aprueba el acuerdo, haciendo click en las opciones Con acuerdo como se muestra en la imagen anterior y al presionar el botón Terminar Causa Terminar proceso de mediación con Acuerdo Parcial Este caso se da cuando el mediador marca Con Acuerdo en una o más materias asociadas a la causa, y además marca Sin Acuerdo en una o más materias, de la siguiente forma: Y una vez que se hace click en el botón Terminar proceso se generará el Acta de mediación en formato Word (el borrador mencionado en el punto anterior) por la materia que llegó a acuerdo y además se desplegarán las opciones de frustración de la materia que no llegó a acuerdo. Además se disponen los botones de Retomar Proceso en caso que las partes no firmen o no estén de acuerdo con el acta de mediación emitida por el mediador y el botón Firmar Acuerdo como se explicó en el punto anterior. Las opciones de frustración mostradas son las siguientes: 57

58 En caso de seleccionar la opción Que este mediador ha adquirido la convicción de que no se alcanzarán acuerdos en el proceso de mediación, debido: se desplegarán además las siguientes opciones (Opciones: Nivel 2): 58

59 Adicionalmente, si se selecciona la opción: al no cumplimiento de alguno de los principios de la mediación establecidos en el Art. 105 de la Ley Nº , específicamente:, aparecerán las opciones de nivel 3: En este nivel, se pueden elegir más de una opción. En la parte inferior, aparece el cuadro: Indique las partes que firmarán el acta (opcional) cuya función es que si se marca una casilla (partes) ésta aparecerá en el acta de mediación frustrada. Para el ejemplo, marcaremos ambas partes y presionamos el botón Guardar Opciones para frustrar las materias a las cuales no llegaron a acuerdo. Frustrar materias 59

60 Al pinchar el botón guardar, se genera el siguiente documento: 60

61 Luego se debe hacer click en el botón de Firmar Acuerdo en caso que las partes acepten el acuerdo y aparecerá la siguiente pantalla: 61

62 Firmar Acuerdo Al hacer click en este botón aparecerá el mensaje: Y al aceptar este mensaje, el sistema pedirá que se ingrese el Acta de mediación emitida por el mediador en el panel de documentos adjuntos. Al igual que en el punto anterior, el sistema esperará que se adjunte el acta de mediación y posteriormente la resolución judicial por la materia que llegó a acuerdo y el resto del proceso es el mismo que el caso anterior mostrado. 62

63 Finalmente se debe adjuntar el certificado de mediación frustrada en la sección de documentos de la causa junto al acta de mediación y la resolución judicial Terminar proceso de mediación Frustrar Causa Este caso se da cuando el mediador marca Sin Acuerdo todas las materias asociadas a la causa, de la siguiente forma: Y una vez que se hace click en el botón Terminar proceso aparecerá el siguiente mensaje: Las opciones de frustración mostradas son las mismas que en el caso anterior. Se generará el acta de mediación frustrada mostrada en la sección anterior. Si la causa posee sesiones conjuntas el estado de la causa pasará a: Frustrada con sesión conjunta y en caso de no poseer sesiones pasará a Frustrada con cero sesiones. Finalmente se debe adjuntar el certificado de mediación frustrada en la sección de documentos de la causa. 63

64 7. CONFORMAR EP (Rol Administrador) Según el nuevo flujo de pagos, el administrador del centro debe enviar las causas que ya tienen todos sus documentos adjuntos y en algún estado de término, a revisión. Para ello debe ingresar al menú Revisión dentro del menú principal Pagos Al pinchar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla: Estados de Pago de una causa Buscar causas En la pantalla anterior, se pueden buscar las causas de acuerdo a su Estado de Pago. Los estados de pagos de una causa pueden ser: Sin Derecho a Pago, Derecho a validación, Enviada a validación, Con derecho a pago y Rechazada. Al pinchar el botón Buscar se puede apreciar lo siguiente: Resultados Selección de envío a Revisión Por defecto la opción marcada es: Derecho a validación de manera que se van a mostrar todas las causas que se puedan enviar a validar por el personal de pagos, en la unidad de mediación. En este caso sólo aparece una causa disponible para enviar a pago, y para poder enviarla a validación se debe hacer click en la casilla de selección de la columna Enviar a Revisión y luego presionar el botón Enviar a Revisión como se muestra a continuación: 64

65 Envío a revisión la causa seleccionada De esta manera se mostrará el siguiente mensaje: Y de esta manera la causa es enviada a los analistas de pagos de la unidad de mediación. La causa pasa al estado de pago Enviada a validación y puede ser consultada cambiando el filtro de búsqueda correspondiente como se muestra a continuación: Luego que en la unidad de pagos hayan revisado la causa, ésta puede pasar a los estados Con derecho a pago o bien a Rechazada. Si la causa fuese Rechazada, ésta debe ser corregida y debe enviarse a validar nuevamente, con el error correspondiente corregido. Si la causa, fuese aceptada, el administrador podrá incluirla en un Estado de Pago (EP) como se explica a continuación. 65

66 Para generar un EP, se debe ir al menú: Estados de Pagos Al pinchar esta opción aparecerá la siguiente pantalla: Para generar un nuevo estado de pago se debe hacer click sobre el texto Generar nuevo estado de pago y al hacer click se mostrará la siguiente pantalla: Número de EP Listado de causas para incluir en el EP En esta pantalla se listarán todas aquellas causas que han sido aceptadas previamente por la unidad de mediación y que pueden ser adjuntadas en el EP. Para adjuntar causas en el EP correspondiente, se debe hacer click en la casilla de selección de la columna Incluir en EP y luego hacer click en el botón Incluir en Estado de Pago como se muestra a continuación: 66

67 Incluir causa en EP Al hacer click en el botón se puede apreciar lo siguiente: Saca la causa del EP Como se puede apreciar en la imagen superior, la causa pasa del listado de Causas con derecho a pago, al listado inferior llamado causas incluidas en el estado de pago Luego de seleccionar todas las causas que correspondan, se puede hacer click en la pestaña Descuentos Descuentos En esta pestaña se muestran todos los descuentos que pueda tener un contrato como multas, sanciones y/o anticipos. En este caso no hay ninguno por lo tanto el descuento es $0. Finalmente se debe hacer click en la pestaña Pago para enviar el EP correspondiente de la siguiente manera: 67

68 Pagos En la parte superior, aparece el total por el cual se está conformando la EP (suma de las causas) Luego se debe seleccionar una de las opciones en Tipo de Documento, las cuales pueden ser: Al lado derecho se debe indicar el número del documento que corresponda, además de la Retención (en caso que se elija la opción SI el sistema descontará el 10% automáticamente del monto total líquido a pago. Si existen Anticipos y/o sanciones, también serán descontados de forma automática. Finalmente se deben completar los datos para el pago (sólo la primera vez) ya que las siguientes EP s que se realicen, tendrán las opciones marcadas en la última EP enviada. 68

69 Un ejemplo de lo anterior sería: Conformar EP Y por último se debe hacer click en el botón Conformar y aparecerá el mensaje: Y luego se generará el número de EP, junto a la opción de emitir el PDF que se muestra al final. 69

70 El cual se ve de la siguiente forma: 70

71 Luego esta EP, será procesada por la unidad de mediación y las demás unidades del ministerio de justicia que tengan que intervenir en el proceso para que finalmente el centro de mediación reciba el pago que corresponda y por último se pueden consultar las EP generadas mirando la siguiente pantalla: Y se puede saber en qué etapa se encuentra el EP, según el estado de EP que tenga. 71