Mejore el retorno sobre la inversión en sus comunicaciones unificadas mediante el aumento de la adopción por parte de los usuarios

Transcripción

1 WORK. PLAY. LIFE. Mejore el retorno sobre la inversión en sus comunicaciones unificadas mediante el aumento de la adopción por parte de los usuarios Hoja Técnica

2 Introducción Mientras que las ventajas de la introducción de las comunicaciones unificadas (UC) son demasiado evidentes para las empresas, un número cada vez mayor de analistas del sector han ido poniendo de relieve que el mayor obstáculo para maximizar la rentabilidad de la inversión es la adopción por parte de los usuarios. Es siempre la misma historia. Mientras los responsables de la toma de decisiones de TI se concentran mucho en la integración de herramientas en tiempo real, como mensajería instantánea y conferencias de voz y vídeo con correo de voz, correo electrónico y mensajes de texto, dejan a un lado las necesidades emocionales e informativas de los usuarios finales. El resultado? La empresa ha realizado una importante inversión en una plataforma UC perfecta y dispositivos de vanguardia. Que nadie utiliza. Los siguientes consejos, acumulados gracias a los años de experiencia en implantaciones de UC, le ayudarán a evitar el peligro de la falta de adopción entre sus empleados. Conseguir el uso de aplicaciones de UC por parte de los empleados es el mayor de los factores para que una implementación tenga éxito y poder obtener el retorno de la inversión. Jeremy Littlejohn, Information Week, UC: Big Promise, Modest Movement

3 Consiga la aceptación desde el principio Los usuarios finales querrán saber por qué está planeando introducir un nuevo método de comunicación, y muchos de ellos desconfiarán del cambio. Puede disipar toda desconfianza destacando las ventajas que esto tendrá para ellos y para la prosperidad de la empresa. Algunas de las ventajas para los usuarios finales son: la flexibilidad de trabajar desde casa, la eliminación de las molestias como correos electrónicos innecesarios o ruido de fondo (mediante el uso de auriculares con anulación de ruido) o la capacidad de colaborar de una manera más fácil con compañeros remotos mediante las comunicaciones de voz. Algunas de las ventajas para la empresa son: el aumento de la productividad, la mejora del intercambio de ideas mediante la colaboración y una mayor satisfacción de la plantilla. Póngase en su lugar En cada paso de la implementación de UC, piense cómo se sentiría si intercambiara su puesto con un trabajador de su oficina o un profesional móvil. Los teléfonos de escritorio resultan incómodos cuando hacemos malabarismos con los documentos o tomamos notas? El volumen de correos electrónicos recibidos causa confusión o estrés? Los cables limitan la libertad de movimiento? Mediante la compilación de una lista de requisitos y molestias, puede demostrar que UC proporciona respuestas, por ejemplo, al ofrecer auriculares inalámbricos a los trabajadores de escritorio que deseen moverse de sus sedentarios puestos a lo largo del día. Asegúrese de tener un plan Unos plazos estrictos para la implantación de su estrategia de comunicaciones unificadas tranquilizarán a los trabajadores, al mismo tiempo que le permitirán medir el progreso realizado según los objetivos acordados. Informar a sus compañeros sobre cuándo dejarán de contar con su teléfono de escritorio o migrarán a nuevos métodos de mensajería les ayudará a prepararse para el cambio que se avecina. Las guías de Plantronics, como el libro electrónico 10 pasos para la selección de herramientas de voz que sus compañeros usarán y valorarán, proporcionan un marco para los elementos específicos de la planificación de la implementación. En cada paso de la implementación de UC piense cómo se sentiría si intercambiara su puesto con un trabajador de su oficina o un profesional móvil.

4 Demuestre que las soluciones funcionan La promoción de igual a igual es un método muy eficaz de obtener el apoyo para una nueva manera de trabajar. Si reúne a un equipo de prueba con diversas funciones dentro de su empresa, podrá obtener información sobre cómo mejorar sus herramientas de UC al tiempo que desarrolla un grupo de adopción pionero que pueda convencer a sus compañeros de las ventajas de las nuevas herramientas de UC. El libro electrónico 10 pasos para la selección de herramientas de voz que sus compañeros usarán y valorarán ofrece más orientación sobre la formación de dichos equipos. Priorice la comodidad y el estilo Los usuarios finales tienen más probabilidades de adoptar soluciones de audio avanzadas, como los auriculares, si se sienten cómodos y a la moda. Plantronics siempre ha tenido como prioridad el estilo del usuario, y los dispositivos como los auriculares con Bluetooth Voyager Edge han obtenido premios por su versatilidad y diseño. 1 La estabilidad también desempeña un gran papel en los auriculares. El vídeo Las orejas de escayola de Plantronics, disponible en YouTube 2, demuestra hasta dónde están dispuestos a llegar los fabricantes para garantizar que sus dispositivos sean portátiles y seguros. Garantice la facilidad de uso Los terminales, es decir, lo que utilizan los usuarios finales para sus comunicaciones, como por ejemplo un microteléfono IP, un dispositivo móvil, unos auriculares, un teléfono de escritorio u otro dispositivo, es más probable que se utilicen si tienen un diseño intuitivo. Seleccione estos dispositivos basándose en su facilidad de uso y, si es necesario, elija diversos tipos de dispositivos para los diferentes tipos de trabajadores. Proporcione instrucciones y preguntas más frecuentes con respuestas para cada dispositivo. Por último, asegúrese de que cuenta con un equipo de asistencia técnica bien informado y fácilmente disponible para ayudar a los usuarios finales que están intentando adaptarse.

5 Explique sus elecciones Los trabajadores que en principio están en contra del cambio pueden dudar de la necesidad de realizar gastos en nuevos dispositivos como smartphones o auriculares. Demuestre que ha realizado las investigaciones necesarias, tanto en lo que se refiere a la tecnología como a los hábitos de los usuarios finales. Las hojas técnicas, como Wireless Voice in the Office Environment (Voz inalámbrica en el entorno de oficina) 3, le ayudarán a explicar por qué, por ejemplo, se proporciona un auricular DECT en lugar de un dispositivo con cable. Siga algunos consejos Las implementaciones de UC pueden ser tan difíciles para el departamento de TI y los responsables de las instalaciones como para los propios usuarios finales. Tener en cuenta las diferentes ubicaciones de oficinas, las consideraciones lingüísticas, los requisitos de integración del sistema y las limitaciones de presupuesto puede hacer que la implementación parezca más grande y problemática de lo que es en realidad. Asociarse con un proveedor experimentado como Plantronics garantiza que recibirá asistencia en el desarrollo y la implementación de un plan de aplicación por fases, pero, sobre todo, que no se verá abandonado una vez que haya recibido los dispositivos de audio y otros dispositivos de comunicación. Establezca un mecanismo de comentarios Los usuarios finales son más proclives a adoptar nuevas herramientas si sienten que pueden influir en su diseño o en cómo se utilizan. Al proporcionar un mecanismo de presentación de informes, que puede incluir encuestas en línea, una dirección de correo electrónico para este fin o grupos de muestra, será capaz de ofrecer soluciones para lograr la máxima aceptación de sus compañeros. Los comentarios anecdóticos positivos dirigidos al responsable superior también pueden considerarse como prueba del éxito de un proyecto, y los mecanismos de presentación de informes pueden combinarse con la supervisión de la aceptación del usuario para obtener una demostración completa de los índices de adopción y actitudes.

6 Reconozca el éxito A medida que los trabajadores se sientan más cómodos con la nueva tecnología, asegúrese de que éstos comparten sus sentimientos con sus compañeros. Distribuya los comentarios de los empleados o clientes acerca de sus experiencias positivas. Recuerde a sus compañeros las épocas anteriores, por ejemplo, cuando no se disponía de la tecnología de anulación de ruido y las llamadas de conferencia provocaban constantes malentendidos o la necesidad de repeticiones. Por último, felicite a aquellos que han confiado en sus herramientas de UC por su pensamiento innovador y flexibilidad. Su apoyo ha sido vital para el éxito del proyecto, por lo tanto, comuníqueselo. Plantronics ofrece una amplia gama de asistencia para la toma de decisiones en la implementación de comunicaciones unificadas. Visite: plantronics.com/es/collaboration/uc/ Fuentes de información: 1 El 23 de febrero de 2014, Plantronics recibió el premio de Envisioneering a la innovación y el diseño en el Mobile World Congress por su nuevo auricular Voyager Edge Puede descargar la hoja técnica en WORK. PLAY. LIFE.