ÍNDICE. RECURSOS HUMANOS RECURSOS HUMANOS MÓDULO: SECCIÓN: CÓDIGO: POLÍTICAS: CATÁLOGO DE CONDUCTAS FRAUDULENTAS

Transcripción

1 ÍNDICE. I. OBJETIVO II. ALCANCE III. DESCRIPCIÓN GENÉRICA IV. MARCO NORMATIVO V. DEFINICIONES VI. RESPONSABILIDADES VII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA VIII. PROCESOS ASOCIADOS IX. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACION... 3 X. ANEXO

2 I. OBJETIVO. Establecer los lineamientos que regirán los procesos por cualquier incumplimiento al Código Ético o que pueda suponer o suponga un fraude. II. ALCANCE. Estos lineamientos aplican a todas las áreas y colaboradores de MAPFRE Tepeyac y sus empresas filiales tendrán carácter enunciativo más no limitativo. III. DESCRIPCIÓN GENÉRICA. Establecer e instrumentar los lineamientos operación y procedimiento para el informe, recepción, seguimiento y conclusión de denuncias relacionadas con posibles fraudes o incumplimiento del Código Ético. IV. MARCO NORMATIVO. - Código Penal Federal. - Ley Federal del Trabajo. V. DEFINICIONES. - No aplica. VI. RESPONSABILIDADES. Es responsabilidad de todos los colaboradores MAPFRE Tepeyac y Empresas Filiales el cumplimiento de estos lineamientos. VII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. - No aplica. VIII. PROCESOS ASOCIADOS. - No aplica

3 IX. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN. Todos los empleados de MAPFRE México y los terceros que voluntariamente hayan aceptado su aplicación, tienen la obligación de comunicar cualquier conducta que incumpla el Código Ético o que pueda suponer o suponga un fraude. Las comunicaciones se realizaran de buena fe, utilizando el canal de comunicación establecido por MAPFRE México al efecto, a través del cual empleados y terceros, de manera absolutamente confidencial y sin temor a represalias, pueden consultar dudas y notificar conductas irregulares en materias de Fraude, Código Ético o cualquier otra. Los empleados y terceros pueden hacer uso del procedimiento para consultar, proponer mejoras en los procedimientos y procesos existentes en la compañía en estas materias. La supervisión del procedimiento de comunicación en materias relacionadas con el Fraude y, en general, el Código Ético de MAPFRE México recae en la Dirección de Auditoría Interna. Los empleados y terceros harán llegar sus comunicaciones en cuestiones relacionadas con el Fraude y el Código Ético, al Responsable General de Seguridad-Medio Ambiente y Control del Fraude (en adelante S.- M.A- C.F.) a través del: - Correo electrónico, sintranzas@mapfre.com.mx, gestionado personalmente por el Responsable General de S.-M.A.-C.F. El Responsable General de S.-M.A.-C.F., si fuere procedente dará inicio a la oportuna investigación, en caso contrario deberá motivar su improcedencia. En cualquier caso siempre dará respuesta adecuada al informante o colaborador. Las comunicaciones recibidas serán tratadas siempre con absoluta reserva y confidencialidad. COMPROMISO DE NO REPRESALIA Y CONFIDENCIALIDAD. MAPFRE México establece formalmente que no tolerará represalias cometidas sobre aquellas personas que hagan uso de los procedimientos establecidos para la comunicación de conductas irregulares así como a preservar su confidencialidad. Por la Dirección de Auditoria se realizara un seguimiento periódico después de que se haya cerrado el caso, para asegurarse de que los empleados que proporcionaron la información no hayan sufrido ningún tipo de represalia

4 EL DERECHO AL HONOR DE LAS PERSONAS. El derecho al honor de las personas presidirá cualquier actuación. El Responsable General de S.-M.A.-P.I.F. encargado de gestionar las materias relacionadas con el Catalogo de Conductas Fraudulentas pondrá la mayor atención en velar por tal derecho. INCENTIVOS POR COLABORACIÓN. Al objeto de incentivar el apoyo en la detección del fraude, MAPFRE México reconocerá a aquellos empleados que con sus colaboraciones contribuyan a su detección conforme a la siguiente tabla: RECONOCIMIENTOS PARA LUCHA CONTRA EL FRAUDE HASTA 100, , HASTA 500, , MAS DE 500,000 20, MAYOR IMPORTE AHORRADO 25, MAYOR NUMERO DE FRAUDES INFORMADOS 25, GARANTÍA DE PROCEDIMIENTO El Director de Auditoria Interna supervisara el proceso con la finalidad de otorgar todas las garantías y asegurar el adecuado cumplimiento de la normativa

5 ANEXO I (Al Código Ético) CATALOGO DE CONDUCTAS FRAUDULENTAS A continuación se expone el Catálogo de conductas, como es lógico, no pueden contemplar todas las situaciones que pueden surgir en el desarrollo de la actividad laboral, pero se establecen unas pautas mínimas que permiten orientar a los(as) colaboradores(as) en su actuar profesional. Las acciones fraudulentas suponen: Cualquier acto, omisión o intención dolosa que busca un beneficio propio o de terceros. Dar o recibir pagos, sobornos, gratitudes o regalos a cualquier colaborador de MAPFRE, ya sea tanto a particulares como a proveedores o prestadores de cualquier servicio, con el fin de obtener cualquier tipo de beneficio. Participar de forma activa o pasiva, por acción u omisión, en la manipulación de procesos de contratación y negociaciones en general en las cuales la compañía actúe como proveedor o cliente. Falsificar, alterar, manipular u ocultar información o reportes de uso interno o externo relativos a cualesquiera datos de la empresa que impidan conocer en cualquier momento la situación financiera real de la misma. Usar o apropiarse indebidamente información interna o confidencial (propiedad intelectual o información compartida de otras compañías). Apropiarse o utilizar indebidamente bienes de cualquier naturaleza propiedad de MAPFRE o de terceros que estén bajo su custodia. Aprovechar las debilidades en el sistema de control interno con miras a obtener un beneficio propio o para terceros. Solicitar regalos, favores o contraprestaciones económicas a los proveedores a cambio de asignar servicios o compras u cualquier otro tipo de prestación

6 Solicitar regalos, favores o contraprestaciones económicas a los proveedores a cambio de no causarles un perjuicio, legítimo o no, en la asignación de servicios o compras o cualquier otro tipo de prestación. Cualquier tipo de manipulación o practica que altere las subastas o ventas de bienes que se realizaran por la empresa o las encomendadas por esta a otra, para favorecer en la licitación o compra a terceros causando un perjuicio económico o daño a la imagen. La realización de pagos por cualquier tipo de prestación, servicio o compra de bienes, cuando los precios fueran superiores a los previamente acordados, o si no los hubiera, a los de mercado, sin la autorización debida. La apropiación temporal o definitiva de cualquier cantidad de dinero en efectivo, sin previa autorización, recibida con motivo de cometidos profesionales y que debería haber sido inmediatamente entregada o ingresada en la cuenta de la empresa. Faltar a la verdad en los hechos y/o sus consecuencias en labores de análisis, ajustes e informes periciales de valuación, causando un perjuicio económico o a la imagen de la Compañía. El uso de fondos o tarjetas de la compañía para sufragar prácticas socialmente inaceptables o que no sean objeto de la actividad profesional. El uso de vales/tarjetas de gasolina y tags en vehículos diferentes para los que han sido expedidos u obtener su contravalor en dinero. Encubrir cualquier acto incorrecto o fraudulento aun cuando hubiera sido ordenado por un superior jerárquico de cualquier categoría. Obstruir investigaciones u omitir de manera deliberada información que pudiera contribuir a la detección de fraudes. Los directivos pueden ser sancionados, además de por incurrir en cualquiera de las conductas fraudulentas anteriores, en aquellos casos en los que tuvieran conocimiento -o debieran haberlo tenido- de que podrían estar produciéndose casos de fraude o conductas irregulares en su ámbito de responsabilidad, o cuando hayan tomado represalias contra otras personas por dar a conocer sus preocupaciones o sospechas

7 En cualquier caso como norma general se tendrá en cuenta para la valoración de la comisión de fraude el siguiente Marco Jurídico: CÓDIGO PENAL FEDERAL Capitulo III- FRAUDE Artículo Comete el delito de fraude el que engañando a uno o aprovechándose del error en que éste se halla se hace ilícitamente de alguna cosa o alcanza un lucro indebido. Artículo Al que por cualquier motivo teniendo a su cargo la administración o el cuidado de bienes ajenos, con ánimo de lucro perjudique al titular de éstos, alterando las cuentas o condiciones de los contratos, haciendo aparecer operaciones o gastos inexistentes o exagerando los reales, ocultando o reteniendo valores o empleándolos indebidamente, o a sabiendas realice operaciones perjudiciales al patrimonio del titular en beneficio propio o de un tercero, se le impondrán las penas previstas para el delito de fraude. Por último, MAPFRE México tiene el firme compromiso de contribuir a la lucha contra el fraude en la sociedad, aplicando las políticas de TOLERANCIA CERO y NO EXCEPCIONES, por lo que cualquier conducta fraudulenta de sus empleados, independientemente de su categoría o puesto, será puesta en conocimiento del Ministerio Público para su persecución, averiguación y resolución judicial