AUTORIZACIÓN POLÍTICAS PARA FINANCIAMIENTO DE PROYECTOS SOCIALES

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1 AUTORIZACIÓN POLÍTICAS PARA FINANCIAMIENTO DE PROYECTOS SOCIALES Dirección Coordinador de Dpto. Creador

2 1.0 PROPOSITO POLÍTICAS PARA FINANCIAMIENTO DE PROYECTOS SOCIALES 1.1 Establecer de manera clara y concisa las políticas para el financiamiento de proyectos. 1.2 Exponer los lineamientos y normas referentes al financiamiento de proyectos. 1.3 Delimitar las características mínimas necesarias para financiar algún proyecto. 2.0 ALCANCE 2.1 Este documento es aplicable para los departamentos Unidad de Prevención de la Violencia (UPV) de Seguridad y Justicia de Ciudad Juárez A.C. Con inclusión al departamento de administración de la misma organización. 2.2 Este documento no se presta a ningún tipo de interpretación, son claros lineamientos. 3.0 DEFINICIONES Financiamiento: Es el conjunto de recursos monetarios financieros para llevar a cabo una actividad económica, con la característica de que generalmente se trata de sumas tomadas a préstamo que complementan los recursos propios (Banco de México; 2016). Fuente: Banco de México (2016). Glosario de términos. Consultado en: Recuperado el 6 de abril de Proyecto: Es un plan de trabajo con carácter de propuesta y que contempla una serie de actividades ordenadas, que movilizan un número determinado de recursos, para lograr unos objetivos definidos, en un periodo de tiempo, en una zona determinada y para un grupo de personas beneficiarias, solucionando problemas específicos o mejorando su situación. Proyecto Estratégico: Para fines relacionados con el objeto del fideicomiso, se trata del conjunto de actividades que tiene como propósito fundamental ampliar la capacidad de atención a una problemática social determinada, identificada como relevante y prioritaria para la seguridad ciudadana y la justicia en Ciudad Juárez, y que en el contexto de las prioridades del FICOSEC definidas en su planeación contribuye de una manera particularmente significativa para el logro de los objetivos y metas dentro del marco de su propia estrategia. Los 1/11

3 proyectos estratégicos son adjudicados directamente a un actor clave para su implementación. Actor Clave: El FICOSEC considera como un Actor Clave a la organización, entidad o institución del sector público o social cuya labor esté orientada a la atención de la temática de interés; tenga relación directa con el contexto donde se llevará a cabo el proyecto y cuya participación es considerada por el FICOSEC como indispensable y obligada para el logro del propósito, objetivos y metas del proyecto en cuestión. Tienen la capacidad y los medios para incidir en campos vitales que permitan el desarrollo del proyecto. Actividad de apoyo: El FICOSEC considera este tipo de actividades como aquellas que implican un alto beneficio estratégico e impacto para los fines del fideicomiso. Estas pueden ser congresos, conferencias, diplomados, talleres, ferias de atención integral, entre otras. LINEAMIENTOS 4.0 GENERALES 4.1 Todos los proyectos financiados deben estar alineados a la misión, visión y líneas estratégicas de Fideicomiso para la Competitividad y Seguridad Ciudadana (FICOSEC) Misión: Mejorar la seguridad y justicia en el estado para una mejor calidad de vida, fortaleciendo las instituciones de prevención, seguridad y justicia mediante la participación ciudadana Visión: Ser un factor de cambio en el fortalecimiento de instituciones de prevención, seguridad y justicia, logrando el reconocimiento de FICOSEC por la sociedad chihuahuense y ser un referente en México y Latinoamérica Líneas estratégicas: I. Coadyuvar, crear y promover programas y proyectos que incidan en mejorar la seguridad y competitividad. II. III. Promover la participación organizada del ciudadano para mejorar la seguridad y competitividad. Incidir en políticas públicas para tener un Estado de Derecho. 2/11

4 4.2 PRESUPUESTO GENERAL Conforme asignación presupuestal, la Unidad de Prevención de Violencia definirá el recurso anual para proyectos elegibles de ser financiados Se podrá asignar hasta el 20% del presupuesto anual para apoyar proyectos en temas estratégicos en los que no existan organizaciones con experiencia previa para operarlos. 4.3 OPCIONES DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO Se apoyarán proyectos de una sola organización y/o institución o en alianza con otras organizaciones y/o instituciones La Unidad de Prevención de la Violencia será responsable de realizar la valoración del proyecto y determinar la viabilidad técnica de su financiamiento y, en su caso, ser presentadas a Consejo Local Zona Norte y al Comité Técnico Estatal de FICOSEC Las organizaciones y/o instituciones solicitantes podrán recibir apoyo de acuerdo a las siguientes modalidades Tipo SOLICITUD DE PROYECTOS % FICOSEC % INSTITUCIÓN UPV REVISA VIABILIDAD TÉCNICA APRUEBA UPV APRUEBA CONSEJO A Solicitud directa de FICOSEC 100% 0% P P P B Solicitud de la Institución No estratégicos 80% 20% P P P Estratégicos 90% 10% P P P C Convocatoria FICOSEC 70% 30% P D Convocatoria externa Por definir Por definir P (proyecto) P (bolsa) P (bolsa) E Solicitud de Gobierno 30% 70% P P P F Actividades de apoyo a las líneas estratégicas del FICOSEC Hasta $100, Se priorizarán actividades con % de coinversión P P P 3/11

5 A. POR INVITACIÓN DIRECTA DE FICOSEC. Para el caso de los proyectos que las Organizaciones de la Sociedad Civil e Instituciones de Educación Superior o Centros Públicos de Investigación implementen a solicitud del FICOSEC o los implementados directamente por FICOSEC en Zona Norte se puede financiar hasta el 100% del costo total del proyecto. Para este caso, la unidad correspondiente emitirá una carta invitación a la institución. La valoración técnica será realizada por la Unidad de Prevención de la Violencia (UPV), para posteriormente ser presentado y en su caso aprobado por el Consejo Local de FICOSEC Zona Norte y por el Comité Técnico Estatal del FICOSEC. B. A SOLICITUD DIRECTA DE LA ORGANIZACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL 1. Para el caso de las Organizaciones de la Sociedad Civil con experiencia previa en la materia según corresponda al área de interés del FICOSEC se podrá financiar hasta el 80% del costo total del proyecto. Para el caso de las Organizaciones de la Sociedad Civil cuyos proyectos sean considerados como estratégicos por FICOSEC Zona Norte se podrá financiar hasta el 90% del costo del proyecto total. Para ambos casos, la valoración técnica será realizada por la UPV, para posteriormente ser presentado y en su caso aprobado por el Consejo Local de FICOSEC Zona Norte y por el Comité Técnico Estatal del FICOSEC. C. POR CONVOCATORIA INTERNA. Se realizarán hasta dos convocatorias al año con un límite de financiamiento de hasta el 70% del costo total del proyecto. Para este caso, el monto total de la bolsa será definido por el Consejo Local Zona Norte y aprobado por el Comité Técnico Estatal. La valoración técnica de los proyectos será realizada mediante el mecanismo de evaluación que la UPV seleccione para tales fines. 1 La solicitud directa implica asistir a las instalaciones de FICOSEC o comunicarse vía correo electrónico a la cuenta: proyectos.jrz@ficosec.org. Una vez que la solicitud es llevada a cabo FICOSEC lleva un registro de solicitudes directas por medio de la forma (FFUP001) la cual requiere conocimiento y firma de la institución que solicita. 4/11

6 D. POR CONVOCATORIA EXTERNA (EN COLABORACIÓN CON OTRA INSTITUCIÓN). La Unidad de Prevención de Violencia (UPV) analizará las alianzas y los montos a aportar, procurando mantener la proporción uno a uno. Y someterá a aprobación del Consejo Local de FICOSEC Zona Norte y del Comité Técnico Estatal de FICOSEC la propuesta de financiamiento y convocatoria. FICOSEC Zona Norte se podrá adherir a las políticas y/o Reglas de Operación (ROP) de otros actores o aliados, siempre y cuando éstas no contravengan lo establecido en las políticas plasmadas en el presente documento. Para cada caso en particular se definirán los montos de participación con los que se apoyará a las OSC solicitantes. E. A SOLICITUD DE GOBIERNO FEDERAL, ESTATAL O MUNICIPAL. Para el caso de las instituciones gubernamentales, se podrá financiar hasta el 30% del costo total del proyecto social. Para el caso de este tipo de solicitudes, se excluye el financiamiento para construcción, reparación y adecuación de infraestructura, así como la compra y mantenimiento de equipo, maquinaria y mobiliario. A este tipo de convocatoria le aplican también las exclusiones del apartado 5 (cinco). Última Revisión: 30/05/2016 Rev. 1 FPLUP001 5/11

7 F. ACTIVIDADES DE APOYO A LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS. Podrán ser apoyadas actividades no vinculadas a algún proyecto abierto que no excedan los $ 100,000 M.N (cien mil pesos en moneda nacional) y los tres meses de implementación; previa valoración de la UPV y con la autorización del Consejo Local del FICOSEC Zona Norte. Lo anterior, a reserva de que exista suficiencia presupuestal y con un límite de 5 solicitudes financiables al año de organizaciones o instituciones. Asimismo, en ningún caso una organización o institución podrá ser financiada dos veces en el mismo año. Estas solicitudes deberán realizarse con al menos 15 días de anticipación al inicio de las actividades. Preferentemente, estas actividades deberán presentar co-inversión y estar relacionadas con la implementación de algún proceso o proyecto social más amplio. No se apoyarán actividades aisladas, desvinculadas o personales que no contribuyan a una agenda con mayor alcance. No podrán solicitar este financiamiento aquellas instituciones que actualmente cuenten con un proyecto en implementación con recursos del FICOSEC Zona Norte. Los apoyos antes descritos no son una forma recurrente de financiamiento por lo que se limitará a la aprobación de actividades de alto beneficio estratégico e impacto para los fines del fideicomiso. Para el caso de las Organizaciones de la Sociedad Civil, que busquen ser beneficiarias del presente financiamiento, deberán cumplir con el requisito de ser Donataria Autorizada. 4.4 Se podrán apoyar a instituciones legalmente constituidas que cuenten con los siguientes: Requisitos: I. Un mínimo de dos años de experiencia comprobable relacionada con la temática del proyecto presentado. II. Estar autorizadas por el Sistema de Administración Tributaria como Donataria Autorizada. III. Contar con un Consejo Directivo que no reciba remuneración, para lo cual la organización presentará un escrito bajo protesta de decir verdad. IV. Cumplir con los Lineamientos para la Aprobación de Proyectos proporcionados por la asociación Seguridad y Justicia de Ciudad Juárez, así como con la documentación solicitada. Última Revisión: 30/05/2016 Rev. 1 FPLUP001 7/11

8 V. Contar con estados financieros auditados o estén en disposición de ser auditado 4.5 Criterios de elegibilidad: Un mínimo de dos años de experiencia comprobable relacionada con la temática del proyecto presentado Las organizaciones o instituciones pueden ser apoyadas solamente una vez por año por solicitud directa y otra vez por convocatoria o invitación. En ningún caso las instituciones pueden tener simultáneamente dos proyectos abiertos por solicitud directa de la organización o institución Las organizaciones e instituciones solicitantes se deberán comprometer a adoptar a un plan de asistencia técnica para el fortalecimiento institucional, en caso de que así se solicite. 4.6 En el caso de los proyectos recurrentes, la aportación del FICOSEC podrá ser disminuida hasta en un 20% o aumentar hasta un tope de 20% respecto al año anterior. Esto previa valoración de la UPV y con la autorización del Consejo Local Zona Norte. 4.7 El porcentaje para pago de recursos humanos del proyecto no podrá exceder del 70% del total del mismo rubro. Asimismo, no podrá exceder del 80% o del 90%, según sea el caso, de la inversión total (Recursos Humanos + Recursos Materiales) por parte de FICOSEC Zona Norte. Y deberá satisfacer las siguientes condiciones como se muestra a continuación: Para el caso de la Co-inversión de la organización o institución el presupuesto deberá cumplir con las siguientes condiciones: Última Revisión: 30/05/2016 Rev. 1 FPLUP001 7/11

9 4.8 Para el caso de proyectos sociales que incluyan construcción, adaptación o remodelación: Solamente se apoyará con infraestructura y/o equipamiento cuando este rubro sea indispensable para el desarrollo del proyecto social. Siempre y cuando no rebase el 30% de la aportación de FICOSEC Zona Norte, habiéndose evaluado previamente la necesidad del proyecto En el caso de bienes muebles que sean utilizados para el equipamiento de un inmueble a cargo de la organización ésta deberá, además de cumplir con los requisitos legales, demostrar la posesión legal del terreno/inmueble mediante escritura pública o por medio un comodato por un tiempo superior al tiempo de depreciación de la inversión Una vez aprobado el proyecto, y antes de que se inicie con la ejecución de los recursos, la organización beneficiada deberá de contar con los permisos aplicables correspondientes La organización beneficiada deberá comprobar su capacidad de administración para la correcta ejecución del proyecto de construcción, en caso de no tenerla, el FICOSEC Zona Norte a través de Seguridad y Justicia de Ciudad Juárez A.C. podrá designar a un responsable certificado para tal efecto. 4.9 La organización o institución solicitante se comprometerá a proporcionar al término del proyecto un Reporte Final de Resultados e Impacto. 8/11

10 5. EXCLUSIONES 5.1 No son sujetos a financiamiento los siguientes conceptos, por lo que deben ser restados del monto total del proyecto: Por regla general no se financiará la compra de vehículos Tampoco se financiará para mantenimiento correctivo o reparación de vehículos La realización de actividades de culto, proselitismo religioso y partidista Medicamentos y tratamientos médicos en beneficio directo a individuos Becas en efectivo que vayan directamente a manos del beneficiario y en ningún caso podrán ser beneficiarios de una beca los hijos o familiares en primer grado de empleados de la organización implementadora Viajes internacionales y viajes nacionales injustificados que no contribuyan a la ejecución satisfactoria del proyecto Despensas, ropa y/o calzado Remuneración al personal de las instituciones que no participen directamente en el proyecto La realización, promoción y equipamiento para eventos que no formen parte de un proyecto integral Financiamiento de equipo o infraestructura para las instituciones de gobierno Eventos aislados (cursos, talleres, conferencias, congresos) que no formen parte de un programa integral El pago por separación de empleados, indemnizaciones y/o liquidaciones de personal o cualquier otra obligación laboral (obligaciones obrero patronales), fiscal, civil o penal. 9/11

11 6. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS AUTORIZADOS 6.1 Los saldos remanentes de los proyectos implementados deberán ser reintegrados al Fideicomiso. Solamente podrán ser utilizados mediante la presentación de una solicitud de ampliación de tiempo y metas del mismo proyecto, y previa autorización por parte de la unidad correspondiente. 6.2 Si durante la implementación de un proyecto existen cambios en los tiempos, en las metas, en las actividades y/o costos, éstos deben ser notificados por escrito mediante una carta donde se justifiquen dichos cambios con 1 (un) mes de anticipación. Las modificaciones serán analizadas y en su caso aprobadas por la UPV. Para el caso de los gastos realizados previo a la autorización del cambio, éstos no serán reconocidos como gasto aplicable al proyecto. 6.3 Las erogaciones derivadas de la implementación del proyecto que no estén autorizadas por el fideicomiso, deben ser cubiertas por la institución financiada. 6.4 El tiempo límite para dar inicio con los proyectos una vez autorizados por el Fideicomiso es de hasta 3 meses a partir de la primera ministración y firma de convenio de colaboración; en caso de no iniciar su implementación en estos plazos, los recursos para estos proyectos deberán ser cancelados. 6.5 La institución financiada es la única responsable de las obligaciones legales, fiscales y demás ordenamientos en materia de trabajo y seguridad social del personal de los proyectos que financia FICOSEC. 6.6 En el convenio que se firme derivado de la aceptación del financiamiento incorporará toda la lista de documentos aplicables para su monitoreo y comprobación. 7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Valoración de la capacidad financiera de la institución Valoración inicial del proyecto social Guía de elaboración de proyectos sociales Guía de elaboración de presupuesto Formato de documentación solicitada Diagrama de flujo del proceso de recepción-aprobación de proyectos sociales según opción de financiamiento. 10/11

12 8.0 AGREGADOS N/A 9.0 REGISTRO DE CONTROL DE CAMBIOS DOCUMENTO # REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Políticas de 2 Se reestructuró la manera Financiamiento de en que se presenta la Proyectos política. Asimismo, basado Sociales en la experiencia adquirida, se realizaron modificaciones y se adicionaron elementos en congruencia con los estatutos del FICOSEC y Seguridad y Justicia de Ciudad Juárez A.C. FECHA 31/05/2016 Fecha de elaboración: 23/09/2015 Elaboró: María Josefina Carreón Revisión No: 2 Revisó: Raúl Soto Fecha última revisión: 30/05/2016 Aprobó: Ricardo Rodríguez FPLUP001 Página 11/11