MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y DE ORGANIZACIÓN DE REGISTRO CIVIL

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y DE ORGANIZACIÓN DE REGISTRO CIVIL Autlán de La Grana, Jal. Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 1

2 ÍNDICE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Misión Visión Normatividad MANUAL DE ORGANIZACIÓN Descripción de cada puesto Organigrama Diagramas de flujo Registro de nacimiento Registro de matrimonio Registro de reconocimiento Controles internos Programa de actividades Resultado de actividades Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 2

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL REGISTRO CIVIL MISIÓN Brindar certeza jurídica e identidad única al estado civil de la personas, inscribiendo los registros y emitiendo certificaciones de los diversos actos registrales a través de una simplificación de trámites apoyados en un alto sentido humano y de servicio, tecnología de punta, con servidores públicos constantemente capacitados, además de ofrecer servicios complementarios de orientación y ubicación sobre trámites externos relacionados con el registro civil, para corresponder a los apoyos del gobierno municipal y estatal, así como a las expectativas de la población. VISIÓN Que en el Registro Civil como Institución de Gobierno se certifique implementando acciones que generen beneficios inmediatos en los servicios que brinda, logrando con ello ser un Registro Civil digitalizado que proporcione un servicio de calidad, pronto y expedito, basado en tecnología de vanguardia, personal altamente capacitado y comprometido con la institución. NORMATIVIDAD La institución de Registro Civil se regula por la Ley del Registro Civil del Estado de Jalisco publicada en el Periódico Oficial El Estado de Jalisco el 25 de febrero de 1995 así como por el Reglamento del Registro Civil del Estado de Jalisco por acuerdo del 31 de Octubre de 1996 publicado en el Periódico Oficial El Estado de Jalisco con fecha 14 de Noviembre de 1996; ordenamientos legales emanados del Código Civil del Estado de Jalisco reformado en el año de Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 3

4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL REGISTRO CIVIL ORGANIGRAMA Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 4

5 DESCRIPCIÓN DE CADA PUESTO Oficial del Registro Civil: Las facultades y obligaciones del Oficial de Registro Civil se establecen en la Ley del Registro Civil del Estado de Jalisco en las XIV fracciones del artículo 21. Auxiliar de Recepción: Atención al público Integración de expedientes para diversos actos Expedición de actas Auxiliares de Archivo (2 personas) Búsqueda diversas Elaboración de actas Constancias de Inexistencia Organización del archivo Auxiliar de Divorcios, Aclaraciones, Anotaciones y Asesoría Levantamiento de actas de divorcio. Divorcios Administrativos. Aclaraciones Administrativas de Actas. Anotaciones Marginales por orden judicial. Atención y asesoría. Auxiliar de Nacimientos y Reconocimientos Levantamiento de registros de nacimiento Índices e informes diversos Notificaciones Anotaciones Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 5

6 Auxiliar de Matrimonios e Inscripciones de actas Llenado de actas Índices e informes Estadística mensual Anotaciones marginales de matrimonios Control de traducciones Auxiliar de Defunciones y Adopciones Llenado de actas Índices e Informes Anotaciones marginales de defunción Notificaciones Auxiliar de CURP y Actas Foráneas Captura, expedición y cambios de la CURP Envío y recepción de actas foráneas Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 6

7 DIAGRAMAS DE FLUJO REGISTRO DE NACIMIENTO Revisión de doctos. necesarios, previamente publicados Integración del expediente Llenado del acta de nacimiento Revisión del acta por los interesados Entrega del acta de nacimiento Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 7

8 REGISTRO DE MATRIMONIO Revisión de doctos. necesarios, previamente publicados Integración del expediente Llenado del acta de matrimonio Revisión del acta por los interesados Celebración del matrimonio Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 8

9 REGISTRO DE RECONOCIMIENTO DE HIJO Revisión de doctos. necesarios, previamente publicados Integración del expediente Llenado del acta de reconocimiento Revisión del acta por los interesados Entrega del acta de reconocimiento Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 9

10 CONTROLES INTERNOS Los controles internos de esta oficina se llevan a través del volante de control que mensualmente se remite a la Dirección Estatal de Registro Civil del Estado, anexándosele la documentación que se relaciona en el mismo, para efecto de revisión y archivo. A continuación se muestra el volante de control del mes de Octubre de Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 10

11 PROGRAMA DE ACTIVIDADES Programa Justificación Período de Ejecución Campaña de Registros Extemporáneos de Matrimonios, Nacimientos y Reconocimientos 2013 Continuidad con el Proyecto de Digitalización de actas del registro civil. Según lo establece el Reglamento de la Ley del Registro Civil del Estado en su artículo 10, año con año se debe realizar en las Oficialías de Registro Civil una Campaña de regularización del estado civil de las personas, consistiendo en registros de nacimiento extemporáneos, reconocimientos y matrimonios colectivos; con lo cual se pretende apoyar a las personas que requieran celebrar alguno de los mencionados actos en el sentido de tramitarlos en forma gratuita. Resulta necesario continuar con la digitalización de los libros de registro civil, lo que permitiría una entrega rápida de actas, la conservación de los libros en un buen estado y con ello un servicio de calidad. Fecha tentativa Septiembre y Octubre 2013 Año 2013 Actividades y Metas La finalidad de esta campaña es que los ciudadanos al estar informados sobre este programa acudan a esta Oficialía de Registro Civil en caso de necesitar registrar extemporáneamente a un hijo, contraer matrimonio si estuvieran viviendo en unión libre y/o reconocer a un hijo. Atendiéndoseles en forma gratuita. Esperando recibir y apoyar a la población que se encuentre en algunos de estos supuestos y que de esta manera regularicen su estado civil. Para continuar con la digitalización de libros del registro civil resulta necesario contar con las herramientas adecuadas, teniendo a la fecha el escáner que cumple con las características requeridas. Faltando únicamente un equipo de copiado para completar el proceso de fotocopiado y digitalización de actas. Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 11

12 RESULTADO DE ACCIONES REALIZADAS DEL 02 DE ENERO AL 30 DE NOVIEMBRE DE 2012 ACTO TOTAL Nacimientos 994 Defunciones 471 Matrimonios 275 Solicitud de matrimonio 280 Divorcios 86 Reconocimientos 29 Adopciones 1 Inscripciones 171 Aclaraciones Admvas. de actas 126 Anotaciones Marginales Judicial 28 CURP 2302 Inexistencias 216 Actas expedidas Totales Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 12