MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA EL REGISTRO CIVIL DE HUEHUETOCA, MÉXICO.

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA EL REGISTRO CIVIL DE HUEHUETOCA, MÉXICO. HUEHUETOCA,04 DE MARZO DEL

2 I N D I C E Página I. Introducción... 4 II. Marco Jurídico... 6 III. Atribuciones... 8 IV. Estructura Orgánica V. Organigrama VI. Misión, Visión, Objetivo y funciones VII. Bitácora de actualización VIII. Hoja de validación IX. Anexos

3 INTRODUCCIÓN. Los manuales de organización y procedimientos permiten alcanzar la máxima eficiencia en el logro de los objetivos y metas de la organización, las burocracias modernas se distinguen por el grado de racionalidad y especialización del trabajo; uno de los rezagos que enfrentan los ayuntamientos mexicanos es la falta de reglamentos internos y la claridad en las tareas inherentes a sus atribuciones. Este panorama es el que detiene el desarrollo institucional del ayuntamiento, por ende es necesario, que los manuales administrativos sean elaborados por la propia administración municipal con el propósito de sistematizar y describir las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización pública. Si bien es cierto, que la Oficialía del Registro Civil De Huehuetoca, depende directamente del Poder Ejecutivo a través de la Secretaría de Gobernación y la Dirección General del Registro Civil, es pertinente realizar este manual de organización con la intensión de que la contraloría interna tenga conocimiento de la organización y funcionamiento de esta dependencia. Sin embargo cabe mencionar que los ayuntamientos tienen la facultad de reglamentar las funciones de la administración pública municipal de acuerdo con el artículo 115, fracción II, párrafo primero y segundo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. En la norma constitucional se establece que:... II. Los Municipios estarán investidos de personalidad jurídica y manejarán su patrimonio conforme a la ley. Los ayuntamientos tendrán facultades para aprobar, de acuerdo con las leyes en materia municipal que deberán expedir las legislaturas de los Estados, los bandos de policía y gobierno, los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general dentro de sus respectivas jurisdicciones, que organicen la administración pública municipal, regulen las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia y aseguren la participación ciudadana y vecinal. Solo con los Manuales de Organización en la administración pública municipal se puede brindar un servicio público de calidad. 3

4 MARCO JURÍDICO. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México; Ley Orgánica Municipal del Estado de México; Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios; Código Civil del Estado de México Reglamento del Registro Civil del Estado de México. Bando Municipal 2013 de Huehuetoca México. Y demás disposiciones vigentes aplicables. 4

5 MARCO NORMATIVO CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS: Las que se derivan del artículo 115, fracción II párrafos primero y segundo. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MÉXICO: Las que se derivan de los artículos 112, 113, 116 y 124. LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE MÉXICO: Las que le confiere los artículos LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS; CÓDIGO CIVIL PARA EL ESTADO DE MÉXICO Las que le confiere 3.1 al 3.41 del Libro 3ro. Del Registro Civil, Título Primero, Disposiciones Generales. REGLAMENTO DEL REGISTRO CIVIL DEL ESTADO DE MÉXICO Las que le confiere el artículo 19, 20, 21, 22 y 23 de dicho ordenamiento. BANDO MUNICIPAL 2013 DE HUEHUETOCA, MEXICO. Lo conferido en el árticulo 240 de dicho ordenamiento. 5

6 ESTRUCTURA ORGÁNICA ELABORADO CON BASE EN EL TÍTULO PRIMERO, ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL REGISTRO CIVIL DEL ARTÍCULO 1 AL ARTÍCULO 23 Y ESPECÍFICAMENTE EN LO RELATIVO AL OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL DEL ARTÍCULO 19 AL 23. Artículo 4.- El Registro Civil está integrado por los siguientes servidores públicos. I. Director General; II. Jefe de la Unidad de Informática; III. Subdirectores del Registro Civil; IV. Jefes de los Departamentos: Jurídico, de Supervisión de Oficiales, de Estadística, de Programas Especiales y de Archivo; V. Jefes de Oficina Regional del Registro Civil; y VI. Oficiales del Registro Civil 6

7 ORGANIGRAMA ART. 4 DEL REGLAM ENTO DEL REGISTRO CIVIL PARA EL ESTADO DE MEXICO. ORGANIGRAMA DENTRO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL EN HUEHUETOCA MEXICO. H. AYUNTAMIENTO SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL MODULO CURP ORGANIGRAMA INTERNO DE LA OFICIALIA DEL REGISTRO CIVIL DE HUEHUETOCA OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL DE HUEHUETOCA, MEXICO PERSONAL ADMINISTRATIVO MODULO CURP 7

8 MISION, VISION, OBJETIVO Y FUNCIONES DEL REGISTRO CIVIL DE HUEHUETOCA. Misión Inscribir, registrar, autorizar, certificar, resguardar, dar publicidad y solemnidad a los actos y hechos relativos al estado civil de las personas en el Estado de México con eficacia, honradez, alto sentido humano y con la más alta calidad. Visión Ofrecer un servicio de inscripción, certificación y orientación a la población con calidad y con estricto apego a la ley. Objetivos Dar certeza jurídica de los actos y hechos relativos al estado civil de las personas mediante el registro, resguardo y certificación de los actos que en términos de normatividad establece el Gobierno del Estado de México. FUNCIONES DEL OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL ESTABLECIDAS EN EL REGLAMENTO INTERNO DEL REGISTRO CIVIL PARA EL ESTADO DE MEXICO. Artículo 19.- El oficial tendrá las siguientes atribuciones: I. Autorizar dentro de la jurisdicción que le corresponda el registro de actos y hechos del estado civil relativo al Nacimiento oportuno y extemporáneo, reconocimiento de hijos, matrimonio, divorcio y defunción de los mexicanos y extranjeros habitantes del territorio de de su jurisdicción o que accidentalmente se encuentren dentro de la misma. Así como inscribir las resoluciones que declaren la adopción simple, la tutela, la ausencia, la presunción de muerte, pérdida de la capacidad legal para administrar bienes, o nulidad de matrimonio. II. Tener bajo su custodia y responsabilidad los libros del registro civil, formatos y hojas de papel especial para expedir copias certificadas y demás documentos necesarios para el ejercicio de sus atribuciones.. III. Dar cumplimiento a los requisitos del Código Civil, este reglamento y cualquier otro ordenamiento legal aplicable prevén para la celebración de los actos y hechos del estado civil. IV. Obtener oportunamente de la Oficina Regional, las formas para el asentamiento de actas del Registro Civil, papel especial para certificaciones y el material y el material necesario para sus funciones. V. Verificar que las actas se asienten en los formatos correspondan y que su contenido se ajuste a lo establecido por el Código Civil y este reglamento. VI. Asignar correctamente la Clave de Registro e Identidad Personal, proporcionada por el Departamento de Estadística VII. Transcribir las constancias relativas a los hechos y/o actos del estado civil de los mexicanos celebrados en el extranjero. 8

9 VIII. Realizar las anotaciones que procedan en las actas en un término no mayor de tres días hábiles a partir de la recepción del documento. IX. Autorizar los hechos y actos del estado civil fuera de la Oficialía en horario distinto al ordinario de labores; X. Expedir las certificaciones de actas y de inexistencias de registro de libros de su Oficialía y/o del sistema automatizado, así como de los documentos que obren en sus apéndices. XI. Rendir a las autoridades Federales, Estatales, Municipales y Organismos con apoyo de las autoridades del Ayuntamiento; XII. Difundir el conocimiento de los servicios del Registro Civil, con apoyo de las autoridades del Ayuntamiento; XIII. Fijar el lugar visible al público el importe de los derechos establecidos en el Código Financiero del Estado de México y Municipios que causen los servicios que presta al Registro Civil; XIV. Contestar oportunamente las demandas interpuestas en su contra como Oficial, y dar seguimiento a los juicios, haciéndolo del conocimiento de la Dirección General; XV. Proponer a la autoridad municipal los períodos vacacionales de los empleados administrativos de la Oficialía; XVI. Mantener actualizado el inventario de los libros de la Oficialía; XVII. Cumplir las guardias establecidas para el asentamiento de actas de defunción y trámites relacionados en los días y horarios establecidos. XVIII. En caso de sospechar de la autenticidad de los documentos presentados, deberá notificar de inmediato a la Dirección General y formular la denuncia respectiva ante la autoridad competente; XIX. Presenciar y proporcionar la información solicitada en las supervisiones que se practiquen en la Oficialía de la cual es titular, formulando las aclaraciones que considere pertinentes en el acta respectiva; XX. Gestionar la encuadernación de las actas previa autorización del Departamento de Archivo y de Supervisión de Oficialías; XXI. Recibir, integrar y turnar a la Subdirección a través de la Oficina Regional correspondiente los expedientes relativos a los divorcios administrativos y reposición de los libros o de las actas; XXII. Anotar la leyenda no pasó en las actas que por algún impedimento u otra causa justificada no puedan autorizarse; XXIII. Denunciar ante el Ministerio Público, la pérdida o destrucción de formatos, actas o libros del Registro Civil y remitir copia de la Averiguación Previa a la Dirección General; XXIV. Asentar correctamente las actas del Registro Civil e integrar adecuadamente los apéndices; XXV. Mantener actualizado el inventario de libros e índices de la Oficialía a su cargo; XXVI. Proponer alternativas para mejorar el servicio que presta al Registro Civil; XXVII. Proporcionar a los futuros contrayentes la información sobre los derechos y obligaciones del matrimonio; XXVIII. Informar sobre la aclaración y rectificación de las actas, así como apoyar en la conformación del 9

10 expediente para que los interesados realicen el trámite ante las instancias competentes; XXIX. Dar aviso oportuno al Instituto Nacional de Migración de la Secretaría de Gobernación de todos los actos y hechos del estado civil en los que intervengan extranjeros; XXX. Expedir órdenes de inhumación o cremación; XXXI. Denunciar ante al Ministerio Público de las inhumaciones o cremaciones realizadas sin los requisitos de ley; XXXII. Informar mensualmente o cuando lo solicite la Dirección General sobre las labores desarrolladas; XXXIII. Acudir a los cursos de capacitación, seminarios o eventos a los que sean convocados por las Dirección General; XXXIV. Denunciar ante la autoridad competente, a los empleados administrativos municipales que incurran en cualquier falta u omisión, o no cumplan en tiempo y forma con sus obligaciones; y XXXV. Las demás que establezcan las leyes que correspondan y este reglamento. A).- FUNCIONES DE SECRETARIA 1: Ingreso de datos a los formatos de las actas de nacimiento de menores de un año. Ingreso de datos al formato de actas de nacimiento de registros extemporáneos. Llenado de formato de actas de reconocimiento. Integrar correctamente los apéndices de nacimiento, reconocimiento, y registros extemporáneos Foliar y ordenar los apéndices de nacimiento, registros extemporáneos y reconocimientos. Llenado de formato de las anotaciones de sentencias y rectificación de actas del estado civil de las personas que sean emitidas por vía judicial o vía administrativa Llenar el formato de constancias de registro. Atender a las personas que soliciten el registro de sus hijos, informándoles los requisitos y brindar una asesoría de calidad. Para el caso de que el supuesto jurídico lo requiera solicitar la comparecencia de los padres para que sea otorgado el consentimiento por ministerio de ley. Llenado del formato de movimiento registral, volante de control, control de claves crip, llenado de formatos de INEGI en relación a nacimientos, reconocimientos y registros extemporáneos. Actualización de índices de nacimiento en la base de datos del registro civil. Elaboración del informe semanal al centro de salud en relación a los nacimientos levantados a lo largo de la semana. Estar presente el día y hora para realizar la guarda correspondiente. 10

11 Llenado de formato para notificar el acto de reconocimiento a otras oficialías. Fotocopiado de las actas en las que se hayan realizado. Llenado de los formatos de folios cancelados de papel seguridad y hojas especiales para ingreso a sistema. Tener en existencia todos los requisitos que se necesitan en la oficialía. Ingreso del levantamiento de registros, reconocimientos y registros extemporáneos en el sistema integral del registro civil. b).- FUNCIONES DE SECRETARIA 2: Ingreso de datos a los formatos de las actas de matrimonio, divorcio, defunciones, perdida de la capacidad legal para administrar bienes. Dar asesoría a los contrayentes en relación al llenado de solicitud para contraer matrimonio. Revisión de la vigencia de los exámenes prenupciales. Recabar los documentos de los apéndices correctamente de matrimonio, divorcio, defunciones. Solicitar la comparecencia de los padres de personas menores de edad que pretendan realizar un acto en la oficialía del registro civil. Foliar y archivar los apéndices de matrimonio, divorcio y defunción. Asentar sellos de cotejo y remitirlo para la firma del oficial cuando este proceda. Llenado del formato de movimiento registral, volante de control, demandas, formas valoradas, formatos INEGI para la presentación de informe mensual. Recabar los documentos necesarios para la procedencia de aclaración o corrección de actas del estado civil de las personas. Realizar las portadas de los legajos de los informes mensuales. Llenado de los formatos de anotaciones remitidas a otras oficialías. Realizar el formato de anotaciones remitidas a la oficina regional II. Llenado del formato de INEGI en los aspectos de defunciones. Matrimonios, divorcios y defunciones fetales y considerados no viables. Llenado de recibos para las copias certificadas. Proporcionar asesoría a las personas que pretendan realizar un acto en la oficialía del registro civil. Llenado de los formatos de remisión de actas correspondientes al ejemplar del IFE. Realizar la guardia correspondiente en los días y hora señalados. Llenado del formato de actas remitidas a la dirección general del registro civil de defunción de personas menores de 18 años. Tramitación de copias certificadas. 11

12 FUNCIONES DE SECRETARIA 3 Y 4: Realizar en los formatos correspondientes el fotocopiado de las actas. Llenado del formato de certificación y presentarlo al oficial para su cotejo. Elaborare las copias certificadas mecanografiadas de los diferentes actos. Realizar las búsquedas de nacimiento y matrimonio de las personas que lo soliciten. Llenar el formato de constancias de inexistencia de registro. Llenar el formato de constancias de inexistencia de matrimonio. Actualizar los índices de nacimiento. Brindar asesoría a las personas en relación a las correcciones que procedan por vía administrativa. Realizar la entrega de copias certificadas a la ciudadanía. Tramitación de constancias de no registro y de inexistencia de matrimonio. Tramitación de copias certificadas. Brindar asesoría en relación a la tramitación de actas foráneas. Realizar los oficios de solicitud de apéndices en el archivo municipal. Elaborar el control de folios interno de papel seguridad y hojas especiales de mecanografiado al oficial mensualmente. Realizar la captura del control de ingresos interno del registro civil. Llevar mensualmente el informe correspondiente del IFE. A).- FUNCIONES DE SECRETARIA 5: Ingreso de datos a los formatos de las actas de nacimiento de menores de un año. Ingreso de datos al formato de actas de nacimiento de registros extemporáneos. Llenado de formato de actas de reconocimiento. Integrar correctamente los apéndices de nacimiento, reconocimiento, y registros extemporáneos Foliar y ordenar los apéndices de nacimiento, registros extemporáneos y reconocimientos. Llenado de formato de las anotaciones de sentencias y rectificación de actas del estado civil de las personas que sean emitidas por vía judicial o vía administrativa Llenar el formato de constancias de registro. Atender a las personas que soliciten el registro de sus hijos, informándoles los requisitos y brindar una asesoría de calidad. 12

13 Para el caso de que el supuesto jurídico lo requiera solicitar la comparecencia de los padres para que sea otorgado el consentimiento por ministerio de ley. Llenado del formato de movimiento registral, volante de control, control de claves crip, llenado de formatos de INEGI en relación a nacimientos, reconocimientos y registros extemporáneos. Actualización de índices de nacimiento en la base de datos del registro civil. Elaboración del informe semanal al centro de salud en relación a los nacimientos levantados a lo largo de la semana. Estar presente el día y hora para realizar la guarda correspondiente. Llenado de formato para notificar el acto de reconocimiento a otras oficialías. Fotocopiado de las actas en las que se hayan realizado. NOTA IMPORTANTE: EN CUANTO A LAS ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE MANERA ORDINARIO SE HACE UNA ROTACION DE FUNCIONES PARA PROCURAR QUE TODAS CONOZCAN DE TODOS LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE REALIZAN EN EL REGISTRO CIVIL 13

14 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN. FECHA DE ACTUALIZACIÓN REFERENCIA OBSERVACIONES La elaboración de éste Manual de organización, se basa en las facultades y atribuciones establecidas en el artículo 115, fracción II, párrafos primero y segundo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, así como del los artículos 112, 113 y 116 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México 14

15 HOJA DE VALIDACIÓN. PRESIDENTE MUNICIPAL C.P. BENITO JIMENEZ MARTINEZ SÍNDICO MUNICIPAL LIC. OSCAR BASURTO CALZADILLA. SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO ING. EDUARDO BARRAGAN LICEA. OFICIAL DEL REGISTRO CIVIL LIC. VICTOR JESUS LOPEZ MALDONADO. 15

16 ANEXOS 16