Indicadores de eficiencia en compras

Transcripción

1 Indicadores de eficiencia en compras Resultados de un taller, Castelldefels 13 de noviembre de 2013 Mesa: Los presupuestos, las compras, el ahorro y la eficiencia

2 El contexto Dado que el ámbito de las compras es muy amplio se considera conveniente limitar el ámbito del taller a un determinado contexto. Este contexto sería: Servicio de Salud Contratación masiva Contratación centralizada Una contratación (no un sistema o una central de compras) Ley de Contratos del Sector Público Productos sanitarios y no sanitarios (no servicios, ni inversiones, ni conciertos, etc.) Podría ser una licitación en 2 fases Estamos en crisis y los temas económicos son importantes

3 Los objetivos Para hablar de indicadores tenemos primero que conocer y determinar cuales son los objetivos que nos planteamos a la hora de llevar a cabo una contratación. Estos objetivos son: Disminuir el gasto en compras en los bienes licitados Homogeneizando los precios en el sistema Reduciendo los precios de compra actuales Adquirir productos con la calidad y en las condiciones adecuadas a su uso y definidas y homogéneas para todo el sistema Mejorar el cumplimiento de la legalidad Comprar por procedimientos con publicidad y concurrencia Apoyar otras medidas de racionalización del gasto o de otro tipo P. e. homogenizar el vestuario del servicio de salud P. e. cambiar productos de punción ordinarios a punción con seguridad P. e. bajar el gasto de farmacia - recetas

4 El sistema de control de los objetivos Por control hay que entender la comprobación de si los objetivos se están cumpliendo, comparando los resultados de los indicadores con las metas, analizando las desviaciones que se producen e implementando las acciones correctoras correspondientes. La actividad contractual se desarrolla en fases y existen actos que suelen establecer la necesidad de hacer un control sobre la contratación. Además durante la ejecución de un contrato se deberían diseñar un sistema de control sistemático y periódico. Este parece ser el punto más débil en el sistema de control de los contratos en nuestros servicios de salud. Hitos de control de un contrato Inicio de la tramitación Prorrogas, modificaciones Comienzo de los trabajos para un nuevo contrato Adjudicación Ejecución ordinaria (cada 6 meses) Finalización

5 Los indicadores Los indicadores son el instrumento que hacen operativos los objetivos transformándolos en algo que puede ser medible y cuantificable y, por lo tanto, gestionable. Objetivo Indicador 1a Indicador 1b Indicador 2a Indicador 2b Indicador 3a Indicador 3b Disminuir el gasto en compras en los bienes licitados Importe del ahorro a precios de licitación Importe de la contratación a precios últimos de compra Importe estimado de la contratación a precios de licitación % de ahorro a precios de licitación (Importe de la contratación a precios últimos de compra-importe estimado de la contratación a precios de licitación ) / Importe de la contratación a precios últimos de compra * 100 Importe del ahorro a precios de adjudicación Importe estimado de la contratación a precios de licitación Importe de la contratación a precios de adjudicación % de ahorro a precios de adjudicación (Importe estimado de la contratación a precios de licitación Importe de la contratación a precios de adjudicación) / Importe estimado de la contratación a precios de licitación * 100 Importe del ahorro en la/s familia/s de productos licitados en un periodo n Importe de la compra de la/s familia/s en el periodo n-1 - Importe de la compra de la/s familia/s en el periodo n % de ahorro en la/s familia/s de productos licitados en un periodo n (Importe de la compra de la/s familia/s en el periodo n-1 - Importe de la compra de la/s familia/s en el periodo n) / Importe de la compra de la/s familia/s en el periodo n-1 * 100

6 Los indicadores Objetivo Indicador 1 Indicador 2 Indicador 3 Objetivo Adquirir productos con la calidad y en las condiciones adecuadas Grado de satisfacción de los profesionales con los productos adjudicados Encuesta de satisfacción con un escala de Likert Productos contratados con incidencias de calidad Nº de productos que han tenido una incidencia en los centros por un problema de calidad contrastado en el período n % de entradas de productos contratados con incidencias Nº de entradas en el almacén de los productos contratados con incidencias en el periodo n / Nº de líneas de entrada de los productos contratados en el periodo *100 Mejorar el cumplimiento de la legalidad Indicador 1 Indicador 2 % de contratación con procedimiento en las familias licitadas Importe de la compra a través de la contratación de las familia/s licitadas / Importe total de la compras de la/s familia/s licitadas *100 % de ejecución de la contratación Importe de los pedidos de productos del contrato / Importe estimado del contrato * 100 Importe de las entradas de productos del contrato / Importe estimado del contrato *100 Objetivo Indicador 1 Racionalizar el consumo del producto % de ahorro en unidades en la/s familia/s de productos licitados en un periodo n (Unidades compradas de la/s familia/s en el periodo n-1 Unidades compradas de la/s familia/s en el periodo n) / Unidades compradas de la/s familia/s en el periodo n-1 * 100

7 Un cuadro de mando El sistema de indicadores debe organizarse en un cuadro de mando, donde se recojan de forma resumida, clara y sencilla los principales indicadores que sirvan para el seguimiento de una contratación. Objetivo Indicador Meta Resultado Evaluación Disminuir el gasto en compras en los bienes licitados % de ahorro a precios de licitación 10% % de ahorro a precios de adjudicación 5% Adquirir productos con la calidad y en las condiciones adecuadas Mejorar el cumplimiento de la legalidad % de ahorro en la/s familia/s de productos licitados 2013 respecto a 2012 % de entradas de productos contratados con incidencias % de contratación con procedimiento en las familias licitadas % de ejecución de la contratación 15% 5% 95%

8 A modo de conclusión Unas conclusiones sobre objetivos, el control y los indicadores El ahorro que se pretende y consigue lo medimos todas las comunidades de una forma parecida Nuestro punto más débil y una importante área de mejora es el control y seguimiento de la ejecución de los contratos El seguimiento del grado de ejecución suele ser el único control que hacemos Un par de conclusiones sobre la fórmula del taller como forma de aprendizaje Como foro de discusión y de intercambio es perfecto Pero para obtener un resultado concreto quizás se precisaría un poco más de tiempo

9 Participantes en el taller Susana Arroyo Gómez Verónica Artero Hidalgo Alberto Baz López Francisco José Carpio Nicolás Juan Martorell Font J. Andrés Moreno Martín Arantza Murguiondo Biain Graciela Quinta García