Auditoría de la Cadena de Abastecimiento

Transcripción

1 Auditoría de la Cadena de Abastecimiento Facilitador: Dr. Luis Diego Bolaños, IS, MBA, MII 1

2 Principios Seminario/Taller Auditoría de la 1. La comprensión de la estructura y los flujos generales del proceso, son factores de éxito para reconocer cuáles son las actividades que realmente agregan valor. 2. Los procesos deben ser profundamente analizados con el fin de identificar a partir del estado actual, las actividades que movilizan o impulsan el desempeño, para luego establecer un estado ideal, y definir la forma en que se eliminarán las brechas entre ambos. 3. Los procesos sirven a un cliente que espera satisfacer sus expectativas, en contra de esto se detectan riesgos que atentan contra estos objetivos, estos riesgos deben ser controlados. Principios, Modelo de Control 2

3 Factores de Éxito Indicadores Clave del desempeño Cuadro de Mando Integral Riesgos Establecer controles que los minimicen Procedimientos y políticas Objetivos Afectados por riesgos que atentan en puntos clave del proceso Soportados por Factores Críticos Éxito Modelo de control 3

4 Diagrama Cero Cadena Abastecimiento 4

5 Categoría %Costo sobre ventas Transporte 3,31% Almacenamiento 2,03% Manejo del inventario 1,82% Servicio al cliente y procesamiento de órdenes 0,56% Administración 0,39% Otros 0,19% Total 7,93% Industria Empresas Manufactura %Costo sobre ventas Productos industriales 7,77% Bienes de consumo 7,60% Abarrotes 7,82% Alimentos y bebidas 8,49% Mercancías generales 7,44% Farmacéuticos 4,31% Mayoristas 11,68% Minoristas 5,34% Estructura de costos logísticos 5

6 Inventarios Obsolescencia y caducidad Costos logísticos Recursos financieros Inversión en activos Motivacion del Personal Rentabilidad del Almacen Rotación Inventario Satisfacción del cliente EVA Productividad Almacén Eficiencia en Distribución Factores de Éxito

7 A nivel estratégico y operativo, la creación de un Cuadro de Mando Integral Logístico alineado, coherente, objetivo y cuantificable es un imperativo. No hay organizaciones exitosas que puedan trabajar eficientemente sin tener una manera clara de comunicar sus expectativas de desempeño y de evaluar el cumplimiento de este desempeño. Modelo de Eficiencia 7

8 En la la situación es aún mas obligante ya que hay muchas personas y procesos involucrados. Nuestra misión es crear un CMI inicial para su operación de la Cadena de Abastecimiento. Modelo de Eficiencia 8

9 1) Para diseño de indicadores financieros: Miden el Costo en el uso de los recursos en los diferentes procesos logísticos. Nuestra primer tarea es identificar cuáles son los recursos utilizados en cada proceso. Los indicadores financieros se presentan en forma agregada (la sumatoria simple de los costos), en forma relativa (la proporción o porcentaje a otro valor agregado), o en forma unitaria, midiendo los costos de algunas transacciones o actividades individuales como pedidos, ordenes de compra, SKU y otros. Modelo de Eficiencia 9

10 2) Diseño de indicadores de productividad: Es la relación entre el output de un proceso dividido entre el consumo de recursos de ese proceso. Estos indicadores miden la eficiencia en el uso de los recursos mientras los financieros miden el costo de los recursos. El primer paso para calcular los indicadores de productividad es definir los recursos utilizados y como se mide el consumo de esos recursos y el segundo es determinar los procesos a medir productividad y el output esperado o real. Modelo de Eficiencia 10

11 3) Indicadores de tiempo: Consideran el tiempo entre el inicio de un proceso y su finalización. Este tiempo se compara con uno que definiríamos tiempo Tipo o tiempo esperado. La clave de buenos indicadores de tiempo esta en la definición del principio y el final de la actividad. Modelo de Eficiencia 11

12 4) Diseño de indicadores de calidad: Miden los aciertos y errores de los diferentes procesos de logística con respecto a lo que se defina como Calidad en la organización. Su tarea consiste en identificar las actividades de cada proceso y definir (y medir) los aciertos/errores en cada una de ellas. Modelo de Eficiencia 12

13 Proceso Indicadores Financieros Indicadores de productividad Indicadores de Indicadores de Seminario/Taller Auditoría de la Calidad tiempo de respuesta Servicio al cliente Costo total de atender todas las órdenes Costo de atender una orden Cantidad de órdenes por hora hombre Exactitud de captura de las órdenes Tiempo de ingreso de una orden Tiempo para procesar una orden Planeación y administración del inventario Costo total del inventario Costo del inventario por SKU Rotación del inventario SKU asignados por planificador Fill rate Exactitud de Pronóstico Suplencia Costo total del proceso de compras Costo de Comprar una orden Ordenes de compra por hora hombre SKUs por comprador Porcentaje de órdenes perfectas Tiempo de ciclo de una orden Almacenamiento Costo total de almacenamiento Costo almacenamiento por unidad Costo almacenamiento por metro 2 Unidades almacenadas por metro 2 Unidades por hombre Exactitud del inventario Exactitud del alisto % Merma Tiempo de ciclo de una orden de almacenamiento Distribución Costo total de distribución Costo distribución por kilómetro Cantidad de visitas por ruta Grado de uso de la capacidad de contenedores Porcentaje de llegadas a tiempo Porcentaje de daños durante el transporte Kilómetros entre accidentes 13 Tiempo en tránsito

14 FCE Inventarios Servicio al cliente Costos totales Incrementar el nivel de servicio al cliente Bajar los costos de transporte Bajar lo costos de almacenamiento Reducir el nivel de Inventarios Entregar más rápidamente Reducir los costos de mano de obra Encontrar el equilibrio 14

15 1 Conceptos fundamentales Seminario/Taller Auditoría de la 2 Cadena de Valor 3 Logística Estratégica 4 Modelo de Control 5 Modelo de Eficiencia 6 Cuadro de Mando Integral Logístico 7 Auditando la 15

16 Auditar la Cadena busca establecer el estado de factores fundamentales: Cadena de Valor Sinergia Equipos Reales Alineamiento Estratégico Propósito Transparencia Modelo de Control Riesgo controlado Modelo de Eficiencia Enfoque hacia los factores éxito El propósito de auditar la Cadena 16

17 La Auditoría de la valida que diferentes estrategias en forma congruente logren una ventaja competitiva Exceder satisfacción de clientes Reducir los costos Producción rentable de bienes y servicios Sinergia en el apoyo de la P de Plaza Hacer crecer el negocio Llevar lo producido al mercado Asegurar conservar clientes Creación de valor para el cliente Conservar un nivel de rentabilidad Organizar procesos y recursos El propósito: Ventajas competitivas 17

18 Recursos Logísticos Fuerza laboral Espacio Inventario Sistemas de transporte Sistemas de Información Logísticos Procesos Logísticos Respuesta al cliente Administración del Inventario Compras Almacenamiento Distribución Salidas Logísticas Ordenes Perfectas Integridad de los inventarios Integridad de la Información 18 El propósito: Efectividad en la Cadena

19 Clientes Objetivos Indicadores Metas Iniciativas Finanzas Objetivos Indicadores Metas Iniciativas Estrategia Procesos Objetivos Indicadores Metas Iniciativas Recursos Objetivos Indicadores Metas Iniciativas El propósito: Ejecución de Iniciativas 19

20 Costo distribución por kilómetro Costo total de atender todas las órdenes 100 Costo de atender una orden Costo total de distribución 90 Costo total del inventario Costo almacenamiento por metro 2 80 Costo del inventario por SKU Actual Meta Costo almacenamiento por unidad Costo total del proceso de compras Costo total de almacenamiento Costo de Comprar una orden El propósito: Eliminar las brechas

21 Seminario/Taller Auditoría de la Búsqueda de constante innovación para lograr mejoras radicales en los procesos de la Cadena de Abastecimiento Garantizar la rentabilidad del accionista Innovación y búsqueda de mejores prácticas Enfoque hacia la planeación El propósito de auditar la Cadena Medición permanente del desempeño 21

22 Gracias 22

23 Auditoría de la Cadena de Abastecimiento 23