Resumen del Informe sobre la contratación administrativa de los ayuntamientos de las Islas Baleares correspondiente al ejercicio 2006

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3 Resumen del Informe sobre la contratación administrativa de los ayuntamientos de las 3 La Sindicatura de Cuentas ha entregado a los ayuntamientos y al Parlamento de las Islas Baleares el Informe sobre la contratación administrativa de los ayuntamientos de las, aprobado el 29 de enero de 2009, y lo ha puesto a disposición de los interesados en el portal web de la Sindicatura INTRODUCCIÓN El ámbito subjetivo del Informe es el de la Administración General de los ayuntamientos de las Islas Baleares, es decir, sin incluir sus entidades dependientes y vinculadas. La fiscalización alcanza la actividad contractual del ejercicio 2006 (incluye los contratos adjudicados, los modificados y los prorrogados dentro del ejercicio, excepto los contratos menores). Uno de los objetivos del Informe es averiguar y exponer la situación y las magnitudes de la contratación administrativa del conjunto de los ayuntamientos de las Islas Baleares. El otro objetivo es determinar si la contratación administrativa se ajusta a la normativa y a sus principios rectores (publicidad, libre concurrencia, transparencia, objetividad, igualdad y no-discriminación), así como a los del gasto público (legalidad, eficiencia, eficacia y economía). La fiscalización se ha efectuado sobre las relaciones certificadas de los contratos adjudicados, modificados o prorrogados dentro del ejercicio 2006 (excepto los contratos menores) remitidas por los ayuntamientos a requerimiento de la Sindicatura. No todos los ayuntamientos han remitido las relaciones de los contratos. Los ayuntamientos que, a pesar de los requerimientos de esta Sindicatura, no han remitido las relaciones certificadas de los contratos de 2006 son los siguientes: Costitx, Mancor de la Vall, Sa Pobla, Sant Joan y Sóller. Por tanto, la actividad contractual de estos ayuntamientos no ha sido objeto de fiscalización y no se incluyen sus datos en los cuadros ni en los estados agregados de este Informe.

4 4 Resumen del Informe sobre la contratación administrativa de los ayuntamientos de las METODOLOGÍA Y ALCANCE DE LA FISCALIZACIÓN Con los datos de las relaciones de los contratos del ejercicio 2006 remitidas se han confeccionado diversos estados agregados y diversos gráficos, según sus objetos, formas y procedimientos de adjudicación y según los ámbitos territoriales y de población de los municipios, para facilitar una visión de la situación y de las magnitudes de esta área de actuación del conjunto de los ayuntamientos de las Islas Baleares. El análisis ha comprendido los diferentes momentos de la actividad contractual (preparación, adjudicación, formalización, modificación y ejecución) y se ha centrado en determinar si se ajusta a la normativa y a los principios rectores de la contratación administrativa y de la ejecución del gasto público. DATOS AGREGADOS El importe total de adjudicación de los contratos que figuran en las relaciones certificadas remitidas por los ayuntamientos (incluidas las modificaciones y las prórrogas) es de euros. La clasificación de los contratos formalizados, según su objeto, es la siguiente: Clase Número % Importe % Obras ,2% ,3% Consultoría, asistencia y servicios ,3% ,8% Suministros ,7% ,1% Gestión de servicios públicos que generan ingresos 83 6,1% ,4% Contratos privados que originan gastos 56 4,1% ,9% Gestión de servicios públicos que originan gastos 52 3,8% ,7% Contratos administrativos especiales 50 3,7% ,9% Contratos privados que generan ingresos 39 2,9% ,2% Contratos de concesión de obras públicas 1 0,1% ,5% Sin especificar 31 2,3% ,3% TOTAL ,0% ,0%

5 Resumen del Informe sobre la contratación administrativa de los ayuntamientos de las 5 La forma de adjudicación de los contratos es la siguiente: Forma de adjudicación Número % Importe % Concurso ,1% ,5% Negociado ,9% ,0% Modificación / Prórroga ,7% ,9% Subasta 104 7,6% ,3% Adquisición centralizada 5 0,4% ,0% Por la Administración 0 0,0% 0 0,0% Sin especificar 32 2,3% ,3% TOTAL ,0% ,0% Por otra parte, y con relación al ámbito territorial de esta Comunidad Autónoma, se puede detallar el total del número y del importe (con los porcentajes correspondientes) de los contratos adjudicados por los ayuntamientos de cada una de las islas, de la siguiente manera: Contratación ayuntamientos Número de contratos por islas Mallorca (939) 69% Menorca (217) 16% Eivissa y Formentera (210) 15% Contratación ayuntamientos Importe de contratos por islas Mallorca ( euros) 78% Menorca ( euros) 11% Eivissa y Formentera ( euros) 11%

6 6 Resumen del Informe sobre la contratación administrativa de los ayuntamientos de las CONTRATOS EXAMINADOS Se ha seleccionado para su análisis una muestra de los contratos que figuran en las relaciones remitidas y se ha examinado de cada uno: la justificación de la necesidad de interés público a conseguir por el contrato, la existencia del correspondiente presupuesto de licitación, la justificación del procedimiento y de la forma de adjudicación, la adecuación del procedimiento de licitación a los principios rectores de la contratación y de la ejecución del gasto público, la coherencia de la formalización documental del contrato con las actuaciones anteriores del expediente y la ejecución del contrato de acuerdo con sus propias estipulaciones. El número de expedientes de la muestra es de 94, que representan el 7% de los que figuran en las relaciones certificadas remitidas. Ahora bien, el importe de adjudicación de estos 94 contratos es de euros, equivalentes al 50% del total del importe de adjudicación de los contratos detallados ( euros). RESULTADOS DE LA FISCALIZACIÓN Los resultados de la fiscalización de la muestra se presentan agrupados en apartados que corresponden a los diversos momentos de la actividad contractual. En el anexo II del Informe figura un cuadro donde se señalan todas las incidencias de cada uno de los expedientes de la muestra seleccionada. Las incidencias que presentan los 94 expedientes de la muestra están motivadas por la falta de trámites y de documentos preceptivos, o por su incorrección. Las más notables o las que afectan a mayor número de expedientes (los porcentajes son con relación a la muestra) son las siguientes: En las actuaciones preparatorias: a) Falta la orden de iniciación en el 58,5% de los expedientes. b) No figura ninguna declaración de las razones de la urgencia, o las razones alegadas para justificar este tipo de tramitación no se corresponden con las previstas en la normativa vigente (87,5% de los expedientes tramitados con procedimiento urgente). c) No consta el informe preceptivo del servicio jurídico sobre el PCAP, o no se ajusta a lo que dispone la normativa vigente (40,4%). d) El informe preceptivo de fiscalización previa del gasto, a realizar por la Intervención de la corporación, no consta en la mitad de los expedientes.

7 Resumen del Informe sobre la contratación administrativa de los ayuntamientos de las 7 e) El 40,4% de los pliegos presentan incidencias en su contenido. f) No consta el informe de supervisión del proyecto (54,4% de los contratos de obras), o no consta la resolución de aprobación del proyecto (43,9%). g) El 29,4% de los expedientes con financiación externa asociada presentan carencias en la justificación de su efectiva concesión en el momento de la tramitación del expediente. h) En el 97,6% de los expedientes de obras afectados por el artículo 80 de la Ley 12/1998, de Patrimonio Histórico, no consta la retención del 1% del presupuesto de licitación para finalidades culturales. En la adjudicación: i) No contienen la justificación de la elección del procedimiento y la forma utilizada (67%). j) En la determinación de la manera de valorar los criterios de adjudicación no se establece de manera concreta su cálculo o, si se establece, es de una manera genérica, susceptible de apreciaciones subjetivas (33,0%). k) La publicación de la adjudicación de la licitación presenta incidencias (59,6%). l) El deber de comunicación al Registro Público de Contratos no se justifica o se ha realizado fuera de plazo (79,8%). m) No consta documentación acreditativa alguna de la constitución de la garantía definitiva o complementaria, o su constitución se produjo fuera del plazo establecido (34,0%). n) No consta la justificación de que se haya producido el pago de los gastos de publicidad de la licitación por parte del adjudicatario, trámite que se debe acreditar antes de la formalización del contrato (74,5%). En la formalización: o) La formalización del documento del contrato presenta incidencias (47,9%). En la modificación: p) La justificación de la modificación por nuevas necesidades o causas imprevistas no consta en la mitad de los expedientes examinados. En la ejecución: q) En el 37,2% de los expedientes no se integra de manera completa la documentación relativa a la ejecución de las obras (certificaciones de obra, acta de recepción, facturas, etc.).

8 8 Resumen del Informe sobre la contratación administrativa de los ayuntamientos de las r) En el plazo de ejecución, el 31,9% de los expedientes tienen incidencias que corresponden, generalmente, al incumplimiento de los plazos previstos para la ejecución del objeto del contrato, sin que conste la concesión de ninguna prórroga. s) La recepción del objeto contractual se ha hecho fuera de plazo (21,3%). RECOMENDACIONES 1. Remitir, dentro del plazo establecido y en la forma adecuada, la información sobre la contratación a la SCIB, de acuerdo con la normativa reguladora de la materia. 2. Formalizar los expedientes de contratación dentro de los plazos fijados, con todos los trámites previstos y con toda la documentación exigida en la normativa vigente. 3. Formar y mantener completos y unificados los expedientes de contratación, con todos sus trámites y documentos, desde la iniciación hasta la finalización. Conservar los expedientes completos y debidamente ordenados, con la inclusión, si procede, de copias compulsadas de los documentos que se hayan remitido a otras dependencias, organismos o instituciones. 4. Remitir al Registro de Contratos los contratos, prórrogas y modificados realizados, en cumplimiento de la normativa vigente. 5. Prever escrupulosamente las necesidades de contratación, para limitar la tramitación urgente de los expedientes a aquellos casos en que esté realmente justificada. 6. Establecer para las adjudicaciones de los concursos, unos criterios que ponderen los aspectos significativos del objeto del contrato, que sean mensurables de manera objetiva y que detallen suficientemente la puntuación asignada, para que las empresas interesadas en participar en las licitaciones los puedan conocer y preparar las ofertas en coherencia con los requerimientos y las necesidades reales, y para que las valoraciones sean objetivas y adecuadas. 7. Incluir en la formalización de los contratos todas las condiciones exigidas en la normativa vigente, así como las mejoras que figuran en la oferta del adjudicatario. 8. Acreditar debidamente la concurrencia de necesidades nuevas o causas imprevistas en los expedientes de modificación de contratos. 9. Exigir el cumplimiento de los contratos dentro del plazo fijado para su ejecución y, en su caso, aplicar las penalizaciones pertinentes. Palma, 7 de abril de 2009

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