TEMA II OFIMÁTICA EMPRESARIAL

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Rubén Villanueva Rivero
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1 BLOQUE I. INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN DE EMPRESAS. TEMA II OFIMÁTICA EMPRESARIAL BIBLIOGRAFÍA BÁSICA - DE PABLOS ET AL. (2004): Informática y Comunicaciones en la Empresa, Editorial ESIC. Tema 10. PROFESORES. JOSÉ JAVIER FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ. PABLO MOURA DÍEZ.

2 ÍNDICE 2.1. LA OFIMÁTICA AL SERVICIO DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL SISTEMAS DE TRABAJO INDIVIDUAL SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO EL MERCADO DE LOS SISTEMAS OFIMÁTICOS. 2

3 2.1. LA OFIMÁTICA AL SERVICIO DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL. Los Sistemas Ofimáticos (SO) son aquella parte dek Sistema de Información de la empresa que trata las tareas menos estructuradas que se desarrollan en una oficina. Funciones típicas de gestión de una oficina: Automatización de correspondencia. Presentación de informes y propuestas. Creación de documentos para imprimir. Mantenimiento de ficheros. Mantenimiento datos con cálculos continuos (Presupuestos). Control de flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos. 3

2.1. LA OFIMÁTICA AL SERVICIO DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL. Requerimientos de los Sistemas Ofimáticos: Fácil manejo. Interfaz de usuario amigable y personalizable. Necesidad de formación mínima.

4 2.1. LA OFIMÁTICA AL SERVICIO DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL. Requerimientos de los Sistemas Ofimáticos: Fácil manejo. Interfaz de usuario amigable y personalizable. Necesidad de formación mínima. Compatibilidad con productos que ya se poseen. Facilidad comunicaciones. Seguridad de los datos. Soporte distintas de plataformas físicas, sistemas operativos y dispositivos requeridos. Soporte de dispositivos requeridos. 4

5 2.1. LA OFIMÁTICA AL SERVICIO DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL. Se distinguen dos grupos fundamentales dentro de los Sistemas Ofimáticos. A. Sistemas de trabajo individual: Estos sistemas facilitan tareas sin la interacción de otros usuarios. Por ejemplo: los sistemas de tratamiento de textos, hojas de cálculo, programas de presentaciones o bases de datos. Uso generalizado con la utilización de PC s. B. Sistemas de trabajo en grupo: Facilitan compartir información (textual normalmente): Correo electrónico. Intranet. Conferencias electrónicas Popularizados con la extensión en el uso de redes LAN y WAN. 5

6 2.2. SISTEMAS DE TRABAJO INDIVIDUAL. Los sistemas de trabajo individual son herramientas de software que un usuario puede utilizar autónomamente para las tareas de oficina. Su universalización se produjo cuando los ordenadores personales (con su bajo coste y facilidad de uso) invadieron la mesa de trabajo de las compañías. Suelen comercializarse en paquetes estándar de software. Resuelven problemas comunes de muchos usuarios en todo tipo de empresas. La característica fundamental de estos paquetes de software es su facilidad de uso. 6

7 2.2. SISTEMAS DE TRABAJO INDIVIDUAL. A continuación pasamos a analizar las herramientas más comunes: 1. Procesadores de textos. 2. Hoja electrónica. 3. Gestión de base de datos individuales. 4. Herramienta de presentaciones. 7

2.2. SISTEMAS DE TRABAJO INDIVIDUAL. 1. Procesador de textos. Los procesadores de textos facilitan las tareas relacionadas con la creación, modificación y archivo de documentos escritos.

8 2.2. SISTEMAS DE TRABAJO INDIVIDUAL. 1. Procesador de textos. Los procesadores de textos facilitan las tareas relacionadas con la creación, modificación y archivo de documentos escritos. Además nos permite recuperar el fichero cuando se desee, introducir cambios, imprimir copias.. Hay que diferenciar entre: Editores de texto: crean ficheros de texto, pero no ofrecen la posibilidad de dar formato, se limitan a representar los caracteres generados por el teclado (bloc de notas). Procesadores de texto: permiten dar formato a un texto, incluir gráficos, el diseño de la página en columnas. Programas de autoedición: orientado a la maquetación y el diseño de publicaciones tales como periódicos y revistas. 8

2.2. SISTEMAS DE TRABAJO INDIVIDUAL. 2. Hoja electrónica. Para crear, modificar y archivar, en general, cualquier información susceptible de estar organizada en forma de tabla.

9 2.2. SISTEMAS DE TRABAJO INDIVIDUAL. 2. Hoja electrónica. Para crear, modificar y archivar, en general, cualquier información susceptible de estar organizada en forma de tabla. Permite: Organizar una matriz de celdas y definir relaciones (generalmente matemáticas) entre todos o algunos de los elementos que contenga. Así al cambiar el valor de una celda se alterará de forma automática el calor de otras celdas que estén relacionadas con ésta. Conceptos asociados: CELDA; A1, W76, AB9 RANGO DE CELDAS; A1:C8 FÓRMULAS; = SUMA (A1:C8) 9

individual, sin necesidad de compartirlos con otros usuarios. Permiten: Incorporar, modificar y eliminar los elementos a la base de datos.

10 2.2. SISTEMAS DE TRABAJO INDIVIDUAL. 3. Gestión de bases de datos individuales. Los Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD) esta orientado a que un usuario pueda almacenar de forma ordenada los datos que utiliza a nivel individual, sin necesidad de compartirlos con otros usuarios. Permiten: Incorporar, modificar y eliminar los elementos a la base de datos. Generar listados e informes. 4. Herramienta de presentaciones. Son programas de gráficos y representaciones ofrecen la posibilidad de generar diapositivas, notas para el ponente y la proyección del documento en la pantalla de un ordenador. 10

2.3. SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO. Herramientas informáticas orientadas a facilitar el trabajo en equipo, simplificando los flujos de información entre usuarios.

11 2.3. SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO. Herramientas informáticas orientadas a facilitar el trabajo en equipo, simplificando los flujos de información entre usuarios. Los factores que han motivado su generalización: Tecnológicos: disponibilidad de infraestructura de comunicaciones (LAN, WAN) dentro de las empresas, así como la extensión de las redes interempresa (Internet). Organizativos: globalización, importancia del trabajo en equipo, necesidad de automatización de flujos de información no estructurada. Herramientas más comunes: 1. Correo electrónico. 2. Intranet. 3. Conferencia electrónica. 4. Flujos de trabajo o encaminamiento de expedientes. 11

2.3. SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO. 1. Correo electrónico. Herramienta que permite enviar mensajes por medios informáticos, a los usuarios destinatarios.

12 2.3. SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO. 1. Correo electrónico. Herramienta que permite enviar mensajes por medios informáticos, a los usuarios destinatarios. El correo electrónico se ha convertido para la mayoría de las empresas en una herramienta esencial para el trabajo diario. Permiten transmitir cualquier tipo de información: imágenes, sonido, texto, hojas de cálculo que el destinatario puede a su vez manipular. Ventajas Rapidez y fiabilidad en la recepción de los mensajes. Emisor y receptor no están simultáneamente. Facilidad en el archivo y reenvío de mensajes. Integración con el resto de herramientas de ofimática. 12

13 2.3. SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO. 2. Intranet. Herramienta de software basada en la tecnología de Internet que la empresa utiliza para diseminar información. Intranet pone a disposición de los empleados información actualizada sobre temas como: políticas de la empresa, descripción de los productos o servicios, organigramas, ofertas internas de trabajo.. Sus principales características son: Difundir información de unos pocos usuarios a muchos. Permite el acceso sencillo por parte de los usuarios de la información. Información en forma de texto, gráficos, imágenes Se puede consultar en todas las ocasiones que se necesite sin ser almacenada por cada usuario. 13

14 2.3. SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO. 3. Conferencias electrónicas. Facilitan el intercambio de información generalmente horizontal, que se producen entre empleados que trabajan en temas relacionados (o que tienen intereses comunes). Están organizados por áreas de interés conferencias. El usuario que tiene un problema concreto o una experiencia que desea compartir pone una nota en la correspondiente conferencia. Otros usuarios interesados aportan notas de respuesta. Tanto las notas originales como las respuestas quedan almacenadas, a disposición de cualquier empleado para futuras 14

15 2.3. SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO. Conferencias 15

16 2.3. SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO. Nota y Nota de Respuesta 16

17 2.3. SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO. 4. Flujos de trabajo. Las herramientas de flujo de trabajo o encaminamientos de expedientes permiten definir, de una forma sencilla y por medios informáticos: La secuencia de personas o puestos que deberá seguir cada expediente. Las acciones que puede tomar cada involucrado sobre el mismo (añadir, aprobar, rechazar, etc) y las implicaciones (por ejemplo, a quien se remite en caso de rechazo). 17

18 2.3. SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO. Expediente 18

19 2.4. EL MERCADO DE LOS SISTEMAS OFIMÁTICOS. Software Propietario OFFICE 89% COREL WORD PERFECT 4% SUN STAROFFICE 4% En los últimos tiempos, está apareciendo software libre y gratuito. Este es el caso de OpenOffice, software libre y gratuito, compatible con Windows, Macintosh y Linux. 19

20 2.4. EL MERCADO DE LOS SISTEMAS OFIMÁTICOS. Software libre La suite OpenOffice tiene cinco alicaciones: - Writer. Herramienta para la edición de textos. - Calc. Realización de hojas de cálculo. - Impress. Presentaciones y diapositivas. - Draw. Diagramas, dibujos y gráficos. - Base. Gestión base de datos. Toda la información se encuentra en la web oficial 20

21 ? FIN TEMA II

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