Manual Registro Nacional de Inmunizaciones. Vacunas de Campaña

Transcripción

1 Manual Registro Nacional de Inmunizaciones Vacunas de Campaña

2 TABLA DE CONTENIDO CONCEPTOS GENERALES DEL MÓDULO... 3 ACCESO Y USO DEL MÓDULO DE INMUNIZACIONES CAMPAÑA... 4 Cómo registrar una vacuna... 4 Cómo modificar/eliminar una vacuna EXPORTACIÓN DE INFORMACIÓN VALIDACIONES CASOS DE EXCEPCIÓN Página 2 de 25

3 CONCEPTOS GENERALES DEL MÓDULO El módulo de Vacunas Campaña es utilizado en su mayoría por los establecimientos de salud de atención primaria y se usa para el registro de estrategias de vacunación estacional, para emergencia sanitaria o para la vacunación por protocolos de captación de personas que no se encuentran inmunizadas, las cuales se activan cada cierto tiempo. En el siguiente manual se explicara como registrar la información en el RNI, así como modificar, eliminar, cómo generar reportes y verificar el ingreso de casos excepcionales. Página 3 de 25

4 ACCESO Y USO DEL MÓDULO DE INMUNIZACIONES CAMPAÑA Cómo registrar una vacuna A continuación se describe paso a paso cómo efectuar un registro de vacuna en el módulo Vacunas Campaña del sistema RNI. 1. Haga click en la opción Inmunizaciones del menú principal de la aplicación. Automáticamente se desplegará el listado de los módulos disponibles. Para este caso, usted deberá seleccionar el módulo llamado Vacunas Campaña. Figura n 1: Ingreso a módulo Vacunas Campaña 2. Una vez presionado el ingreso al módulo de Vacunas Campaña, usted accederá a la visualización de todas las estrategias de vacunación por campaña que estén disponibles en ese momento, o al que usted tenga acceso, según el perfil que tenga asociado a su establecimiento. Tal como se puede dar cuenta, deberá seleccionar la campaña bajo la cual usted requiere registrar sus inmunizaciones. Página 4 de 25

5 Figura n 2: Selección de campaña de módulo de Vacunas Campaña 3. Una vez hecho el paso anterior, usted accederá a la vista de la pantalla principal. Esta contiene los datos necesarios a ingresar para la inmunización. Esta pantalla la podremos dividir en tres, dependiendo de la naturaleza de la información requerida. 1. La primera parte bajo el menú principal, nos mostrará un mensaje con una breve explicación propia de la estrategia de vacunación de la campaña seleccionada. Al costado derecho se visualizará un cuadro de fecha, que por defecto figura la fecha actual para el registro de vacunas. Para elegir otra fecha, usted podrá desplegar el calendario con el selector o ingresar manualmente la fecha deseada, para revisar las inmunizaciones ingresadas en días anteriores. 2. La segunda parte estará compuesta de la información requerida de la persona a la cual se administrará la inmunización, así como su historial de inmunizaciones. Los campos de datos estarán cargados con la información del último registro ingresado en el sistema, con el fin de agilizar el ingreso de registros (Ej: comuna de residencia, lote). Página 5 de 25

6 Información de la campaña, nos explica en que consiste la estrategia de vacunación en curso y la fecha de administración de la vacuna. Información de la persona, nos entrega los datos de identificación, así como los referentes a la inmunización. Figura n 3: Descripción de pantalla de campaña Panel de información, aporta datos importantes para los equipos de salud sobre inmunizaciones anteriores (historial). Inmunizaciones realizadas, una vez guardadas las inmunizaciones, son registradas en la base de datos para su posterior visualización. 3. En la tercera parte muestra un registro de la información relacionada con los usuarios y el historial de inmunizaciones. 4. Y en la última parte de la pantalla contaremos con el registro diario de las vacunas administradas y además funcionará como cuadro dinámico, el cual nos permitirá, ordenar y visualizar de mejor forma la información ingresada, arrastrando alguna de las variables a la barra principal. Sobre esta barra se encuentra el cuadro de botones que están en función a los registros ya ingresados en el sistema, los cuales nos permitirá modificar, eliminar, ingresar un evento adverso y/o exportar la información a Excel. Página 6 de 25

7 4. El primer dato a ingresar será el de identificación de usuario. El sistema por defecto estará seleccionado en RUN, pero también podrá seleccionar como identificador el número de pasaporte u otro valor. Deberá ingresar RUN (completo sin puntos ni guion) de la persona a la cual se desea registrar la inmunización. Luego presione la tecla enter. Los datos de la persona seleccionada y la información de las inmunizaciones registradas, se desplegarán en pantalla siempre y cuando el usuario exista en la base de datos. En caso de no existir la persona en sistema, se desplegará automáticamente la pantalla de ingreso abreviado, tal como lo muestra la siguiente figura. Figura n 4: Figura de ingreso de usuario a sistema Otra opción es presionar el botón siguiente ventana: para realizar la búsqueda de una persona, mediante la Figura n 5: Búsqueda de usuarios en sistema Página 7 de 25

8 Usted deberá llenar alguno de los campos dispuestos y presionar Buscar. En la pantalla de abajo se desplegarán los usuarios que cumplan y coincidan con los criterios ingresados. Si la búsqueda fue efectiva, deberá marcar la persona deseada y presionar aceptar. Figura n 6: Resultado de búsqueda de usuarios. En el caso en que el RUN ingresado sea válido, pero no tengamos información en la base de datos referente a la persona, automáticamente se desplegará la siguiente pantalla de ingreso abreviado. Usted tendrá que llenar los datos requeridos para crear el nuevo registro. Figura n 7: Ingreso abreviado usuarios Página 8 de 25

9 Dentro de las validaciones con las cuales cuenta el sistema, este nos avisará en caso de ingresar un RUN inválido, tal como lo muestra la siguiente pantalla de alerta 1. Figura n 8: Mensaje de validación RUN 5. El siguiente dato a ingresar es el de comuna de residencia; en el caso en que la persona exista en la base de datos RNI, al momento de ingresar el RUN, automáticamente se completarán los campos con la información que contiene la base de datos, incluida la comuna de residencia asociada a la persona. En el caso que la persona no exista en la base de datos, este campo arroja por defecto la comuna del establecimiento que en el cual se está administrando la inmunización; por lo tanto, si la persona pertenece a otra comuna, deberá ser modificada de forma manual por la comuna de residencia actual. Para su facilidad y para optimizar los tiempos de búsqueda de las comunas, el sistema cuenta con la lista desplegable, según la División Política Administrativa de Chile (DPA), presionando y además se puede realizar la búsqueda digitando la letra inicial de la comuna que se requiere seleccionar. Figura n 9: Selección de campo comuna de residencia 6. El siguiente dato a considerar y a ingresar es el del Lote de la vacuna. Dado que este campo queda cargado por defecto de la inmunización anterior, se debe revisar si corresponde el número de lote al inicio de la jornada de vacunación y estar alerta en caso de que éste cambie en el transcurso del día. 1 Importante: contiene información esencial para completar alguna tarea Página 9 de 25

10 Figura n 10: Selección de campo Lote 7. El siguiente campo hace mención sobre Vacunador, quien es el responsable de la inmunización. Este campo por defecto le mostrará el funcionario bajo el cual se ingresó al sistema. En el caso en que desee o deba ingresar inmunizaciones de otra profesional, el sistema le desplegará el listado de todos los profesionales con el rol requerido. Cabe señalar, que este campo queda cargado por defecto de la inmunización anterior, por lo tanto se debe revisar si corresponde efectivamente al vacunador que administró la vacuna 2. Figura n 11: Selección de campo Vacunador 8. En los últimos campos hace mención sobre la dosis y el criterio de elegibilidad. En el campo dosis se debe ingresar el registro en función de la dosis de vacuna que se está administrando, la cual puede corresponder a dosis única, 1º, 2º o más dosis, según la vacuna, edad o condición de la persona que se está vacunando. Respecto al criterio de elegibilidad, se selecciona la condición por la cual la persona está siendo inmunizada. En el caso que la persona cumpla con ciertas condiciones, se activarán los criterios que tiene asociado a estas condiciones. Es de suma importancia que el registro de las personas a inmunizar corresponda a la poblaciónobjetivo en función de la campaña en curso Importante: contiene información esencial para completar alguna tarea Página 10 de 25

11 Figura n 12: Selección de campo Dosis Figura n 13: Selección de campo Criterio de Elegibilidad 9. Para los casos que se requiera una segunda inmunización se desplegará el campo Fecha Próxima Dosis. Acá usted identificará el número de dosis de la inmunización y podrá dejar calendarizado la fecha de la próxima visita. Al presionar se desplegará un calendario en el cual bastará con hacer clic en la fecha deseada; también podrá ejecutar la misma acción digitando la fecha. Figura n 14: Selección de campo Fecha Próxima Dosis Página 11 de 25

12 10. Usted también contará con otros botones bajo el menú principal; uno para el registro de vacunas no administradas (rechazo de vacunas), otro para el registro de eventos adversos inmediatos producidos después de la inmunización, otro para la modificación de datos personales y un último botón de actualización. Figura n 15: Botones de uso de sistema Para informar la No administración usted podrá hacer clic sobre el botón ubicado bajo el menú principal o presionando directamente la tecla F7 desde su teclado. Inmediatamente se desplegará la pantalla desde donde usted podrá seleccionar uno de los motivos por los cuales no fue realizada la administración. El criterio de rechazo quedará registrado en sistema, junto con el resto de la información referente a la inmunización. Figura n 16: Selección de botón de Vacuna no Administrada Para registrar un evento adverso, usted podrá marcar desde el botón sobre la planilla de atenciones o desde el botón ubicado bajo el menú principal. Usted deberá seleccionar al usuario al cual se desea agregar el evento y presionar el botón Evento Adverso Inmediato, este desplegará las opciones a seleccionar, a saber: reacción cutánea, reacción anafiláctica o lipotimia. Por defecto el sistema reconocerá como sin reacción adversa la inmunización. Página 12 de 25

13 Figura n 17: Selección de botón Evento Adverso Es importante señalar, que la vacuna registrada como NO administrada, no es posible modificar posteriormente, dado que el sistema está configurado para no alterar este tipo de información Usted también podrá modificar los datos personales del paciente, tan solo deberá presionar el botón dispuesto para esto. Una vez presionado el botón el sistema le pedirá la confirmación de su solicitud de cambio, tal como lo muestra la siguiente imagen. Figura n 18: Selección de botón Modificar datos personales 4 Importante: contiene información esencial para completar alguna tarea Página 13 de 25

14 Una vez realizada la confirmación se desplegará la pantalla de ingreso abreviado para que usted pueda realizar los cambios deseados. Figura n 19: Modificación de datos personales 12. Por último usted contará con el botón Actualizar, el cual le permitirá actualizar la información de su tabla de datos en el caso en que haya más de una persona registrando inmunizaciones y siempre y cuando usted tenga marcado el icono de todas las Inmunizaciones bajo el recuadro de fecha de inmunización. Figura n 20: Selección de botón Actualizar 13. Para finalizar, presione el botón ubicado bajo la barra del menú principal. Para facilitar el proceso de registro también podrá guardar presionando la tecla F6 desde su teclado. Recuerde que para realizar esta acción, deberán estar registrados todos los datos requeridos 5. 5 Importante: contiene información esencial para completar alguna tarea Página 14 de 25

15 14. Los datos registrados serán visualizados en la ventana de la parte inferior de la pantalla representada como una fila horizontal. De esta forma el proceso de registro de inmunizaciones habrá finalizado. Cada registro se irá registrando en orden, mostrando la inmunización más reciente en la parte superior de la ventana de inmunizaciones realizadas en el día. 15. Otra funcionalidad importante de señalar, es el botón Limpiar en el menú principal, el cual se utiliza para borrar los datos del registro anterior e ingresar un nuevo registro. Por otra parte, recordar que este módulo mantiene los datos precargados entre un registro y otro. Figura n 21: Selección de botón Limpiar Página 15 de 25

16 Cómo modificar/eliminar una vacuna Una registradas las inmunizaciones, el sistema permite la modificación o eliminación de las vacunas anteriormente ingresadas. A continuación se describe como modificar o eliminar un registro de vacuna: 1. Para la modificación de un evento, usted deberá seleccionar la fecha de inmunización en el campo Fecha de Administración y realizar la búsqueda de la fecha que desea modificar. Previamente, para que se active la ventana con los registros, deberá ingresar un RUN o número de identificación cualquiera: Figura n 22: Búsqueda de registros anteriores para modificar 2. Como se puede ver en la imagen nº 22, se despliega el listado de las vacunas registradas según la fecha seleccionada en la ventana inferior. En esta lista realice la búsqueda ya sea por RUN (es posible ordenarlas en orden ascendente o descendente), nombre (es posible ordenarlas en orden alfabético) u otro criterio que estime conveniente, y a la vez seleccione la persona que corresponda. Para activar la búsqueda por columnas debe solo hacer click en la celda del encabezado de la tabla según el campo seleccionado (RUN, nombre, comuna, etc.). Una vez identificado el registro presione la opción Modificar Inmunización Administrada para que se despliegue la información ingresada y usted pueda realizar los cambios deseados. Página 16 de 25

17 3. A modo de ejemplo se ha seleccionado una inmunización a modificar; tal como se puede dar cuenta en la siguiente figura, se desplegaran los campos en el área de ingreso, dejando fijo el campo de número de identificación, que será el único campo que usted no podrá modificar. Figura n 23: Selección de Modificar una Inmunización Administrada 4. Una vez modificado el campo deseado, bastará con presionar nuevamente el botón de Guardar para que su modificación sea guardada, y le sea visible en el área de inmunizaciones registradas en la ventana inferior de la pantalla. 5. Con los pasos anteriormente señalados usted también podrá eliminar una inmunización requerida presionando el botón. Una vez realizado el evento, el sistema solicitará su confirmación para eliminar el registro (a) y una vez aceptada, le mostrará el mensaje de que la eliminación ha sido efectuada con éxito (b). (a) (b) Figura n 24: Mensaje de confirmación para eliminar vacuna Figura n 25: Mensaje de eliminación exitosa Página 17 de 25

18 EXPORTACIÓN DE INFORMACIÓN El módulo de Vacunas Campaña también cuenta con la opción para la visualización, manejo y exportación de la información a formato Excel. A continuación se describe como generar reportes en base a la exportación de información que se ingresa diariamente. 1. El módulo cuenta con la funcionalidad de manejar los datos ingresados que se visualizan en la ventana inferior de la pantalla, como tabla dinámica. Usted podrá seleccionar alguno de los campos que tiene la tabla y arrastrarlo al panel principal. En la siguiente imagen se muestra el funcionamiento, en que se utilizó como ejemplo el campo Comuna. Con esta funcionalidad tendrá la posibilidad de visualizar la información que usted desee, filtrando o agrupando por la variable que a usted más le interese. Figura n 26: Arrastre de campo Comuna a barra que activa tabla dinámica Página 18 de 25

19 2. Para la visualización de cada registro agrupado de la tabla de inmunizaciones, usted lo podrá hacer presionando el botón y para volver a agrupar la lista debe presionar el botón. Figura n 27: Selección de botón Expandir todo 3. También, presionando sobre cada icono, usted podrá desplegar manualmente los registros individuales de cada vacuna. Figura n 28: Selección de ícono de despliegue Página 19 de 25

20 4. También, presionando sobre cada variable, usted podrá ordenar de forma tanto ascendente como descendente según lo requiera. En la imagen se muestra la selección por campo sexo en orden ascendente, por lo que aparecen en primer lugar las vacunas administradas a Hombres. Figura n 29: Selección de campos para orden ascendente o descendente 5. Por último, el sistema cuenta con la capacidad de exportar la información deseada a formato Excel. Esto lo podrá hacer presionando la celda. Se abrirá la pantalla la cual le solicitará la ubicación donde desee guardar la planilla, y su respectiva confirmación de esta acción. Figura n 30: Selección de Exportación a Excel Página 20 de 25

21 6. El sistema ofrece abrir de inmediato el archivo, por lo tanto usted podrá elegir si desea visualizar la exportación en el momento o abrir posteriormente. Figura n 31: Selección de abrir archivo de Exportación a Excel 7. Finalmente se muestra la salida de la información en formato Excel, la cual usted podrá ir incorporando los registros del día en las distintas hojas del Excel, a fin de mantener un respaldo de la información y/o consolidar el mes, o periodos para evaluar la vacunación por campaña en curso. Figura n 32: Vista de planilla exportada Página 21 de 25

22 VALIDACIONES CASOS DE EXCEPCIÓN El módulo de Vacunas Campaña cuenta con validadores de coherencia y concordancia de ingreso de información. Para las campañas Influenza 2015 y SRP Viajeros presenta validaciones en función a la edad y condición de las personas, además de los criterios de elegibilidad relacionados a las estrategias de vacunación. Estas validaciones se visualizan con un mensaje de alerta cuando la persona inmunizada muestra alguna de las características mencionadas y éstas se encuentran configuradas para validar. Existen otras validaciones internas en el sistema que no son visualizadas por el registrador, y que están configuradas en RNI con el fin de evitar errores de registro, como es el caso de asociar los criterios de elegibilidad a la edad o condición de la persona ingresada para que aparezca disponible solo el criterio que le corresponde. Por ejemplo: En campaña Influenza 2015, si la persona ingresada es un hombre automáticamente el sistema quita de la lista de criterios de elegibilidad la opción Embarazada, a partir de la 13ª semana de gestación. A continuación, se describe las validaciones de ingreso que presenta el sistema, frente a diferentes situaciones en las cuales arroja mensaje de alerta: 1. En este ejemplo se muestra el mensaje de alerta referido a la restricción del límite de la edad inferior para la campaña Influenza, en que la vacuna no se debe administrar antes de los 6 meses de edad: Figura nº33: Mensaje de persona ingresada con edad inferior al límite permitido Página 22 de 25

23 2. En este ejemplo se muestra el mensaje de alerta referido a la restricción del límite de la edad superior para la campaña Influenza, al seleccionar el criterio de elegibilidad Niños de 6 meses a 5 años de edad. La niña ingresada tiene 6 años y 3 meses, por lo tanto el registrador debe verificar los datos de la niña, dado que solo le correspondería la administración de la 2º dosis teniendo en cuenta que la 1º dosis fue administrada antes de cumplir los 6 años de edad (esa es la normativa de vacunación). Figura nº34: Mensaje de persona ingresada con una edad superior al límite permitido 3. En este otro ejemplo se muestra el mensaje de alerta recordatorio referido al límite de edad inferior para los adultos mayores en campaña Influenza, en que le corresponde la administración de la vacuna Neumocócica Polisacárida simultáneamente con la vacuna contra Influenza (esa es la normativa de vacunación). Figura nº35: Mensaje de alerta recordatorio para administración de más de una vacuna Página 23 de 25

24 4. Este ejemplo corresponde a la campaña SRP del Viajero 2015, en que presenta mensaje de alerta recordatorio referido al límite de edad para los niños(as) de 1 año, en que le corresponde la administración de la vacuna Tres vírica por calendario de vacunas programáticas, por lo que debe ser ingresado en el módulo Inmunización (PNI) Figura nº36: Mensaje de alerta recordatorio para el ingreso por módulo Inmunización (PNI) Página 24 de 25

25 5. En este otro ejemplo se muestra el mensaje de alerta recordatorio referido a la edad menor de 12 meses, en que de igual forma le corresponde la administración de la vacuna Tres vírica al año de vida por calendario de vacunas programáticas, aunque actualmente esté recibiendo la vacuna contra Sarampión, Rubeola y Paperas por situación de viaje al extranjero. Figura nº37: Mensaje de alerta recordatorio para la administración de vacuna en el futuro Página 25 de 25