Dirección Académica de TI. Procesamiento de Información con Hoja de Cálculo AUTOFILTROS

Transcripción

1 AUTOFILTROS 5.4 Definición y aplicación de filtros Objetivo: Utilizar las herramientas de informes que facilitan la interpretación de la información Filtros: Excel facilita la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar. Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. 1. Los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla Ilustración 1 Tabla de Apellidos y Asistencias

2 2. Podría interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de asistencia del 70 % por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos que no cumplan con ese criterio. Para empezar a filtrar la tabla de alumnos nos iremos en la pestaña inicio, en la opción ordenar y filtrar, se despliega y le damos en filtro Ilustración 2 Filtro 3. Automáticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se muestra en (Apellido y Asistencia). Ilustración 3 Controles

3 4. A continuación si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un menú desplegable que nos permite establecer los criterios que nos interesan Ilustración 4 Menú de Filtros 5. para nuestro objetivo nos interesa la sección recuadrada, que tiene los porcentajes de asistencia con una casilla de verificación a la izquierda, para nuestro propósito, deberemos destilar todos los porcentajes distintos al 70% Ilustración 5 Menú de Selección de %

4 6. Después de aceptar se obtendrá la tabla que marcamos con el 70% y automáticamente nos arroja lo que nos interesa. Ilustración 6 Menú de selección de % No.2

5 FILTROS AVANZADOS INTRODUCCION: Vamos a explicar el funcionamiento de los Filtros avanzados utilizando la misma tabla que se empleó para AUTOFILTROS. Ilustración 7 Tabla de Apellidos y Asistencias En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos cómo se procede. En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado" Ilustración 8 Filtro Avanzado (Rango de la lista)

6 Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar: Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se encuentra la tabla. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo. Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la lista Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado. Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar donde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarán los rótulos. Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos. Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introducción de AUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro (%D%1:%D%2) Ilustración 9 Tabla de Asistencias (%D%1: D%2)

7 El panel queda como se muestra Ilustración 10 Filtro Avanzado (Rango de criterios) Al aceptar nos queda la tabla filtrada Ilustración 11Tabla Filtrada En este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para solucionar el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se ve

8 Ilustración 12 Filtro Avanzado (copiar a otro lugar Y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura Ilustración 13 Tabla Filtrada con el 70% Aquí se puede ver que las filas están en forma correlativa y por lo tanto se pueden aplicar funciones, por ejemplo si quisiéremos contar el número de alumnos con un porcentaje de asistencia del 70%, utilizaríamos la función CONTAR y como se puede ver se obtiene el resultado correcto que es 7 Ilustración 14 Contar el porcentaje

9 Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciones. Supongamos que queremos saber cuántos alumnos tuvieron menos de 70% y más de 85% de asistencias, en este caso debemos poner 2 condiciones, por lo que necesitaremos una celda más en el rango de criterios Ilustración 15 Tabla de 2 condiciones Y el panel Filtro avanzado se configura como sigue Ilustración 16 Filtro Avanzado

10 Al aceptar obtenemos la tabla Ilustración 17 Tabla de total de las 2 condiciones Donde al aplicar la función CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los criterios son 6.