Oportunidades de marketing para expositores y patrocinadores

Transcripción

1 Oportunidades de marketing para expositores y patrocinadores Incluye: 1. Presentación 2. Fechas clave 3. Programa general 4. Sede y espacios del foro 5. Cómo participar? 6. Tarifas 7. Política de cancelación Página 1 de 13

2 1. Presentación La Asociación española de alquiladores de maquinaria, ASEAMAC, tiene como fin general fomentar la profesionalidad del colectivo y promocionar las ventajas del modelo de alquiler de maquinaria. ASEAMAC es la plataforma de apoyo a las empresas especializadas en esta actividad, estando reconocida por el Ministerio de Trabajo como la asociación empresarial representativa del alquiler de maquinaria desde el año Actualmente cuenta con más de 45 empresas miembro. Con el fin de desarrollar una feria temática en 2020, la asociación apuesta por realizar un nuevo concepto de foro, ampliando los días de celebración, el espacio expositivo y el objetivo del número de participantes. Durante los dos días de Foro, se desarrollarán actividades de forma paralela en la sala de plenarios, sala de talleres y espacio expositivo. Este último espacio será un escaparate para que las empresas puedan mostrar novedades en sus productos y servicios, un lugar de encuentro entre profesionales y colegas y un momento de intercambio de experiencias y networking. Este encuentro, conocido como Foro del alquiler 2018, se celebrará los días 24 y 25 de enero de 2018 en el hotel Marriott Auditorium Madrid. Durante este evento se celebran conferencias y debates sobre los temas más relevantes para el colectivo del alquiler de maquinaria y equipos. Los proveedores del colectivo del alquiler disponen de varias opciones para participar en el Foro del alquiler En este documento se describen las oportunidades de marketing para ello. Si desea informarse sobre la posibilidad de hacerse miembro proveedor de ASEAMAC o sobre los patrocinios de proyectos de la asociación, póngase en contacto con nosotros. 2. Fechas clave 31 de octubre de Todas las inscripciones registradas y abonadas antes del 31 de octubre tienen tarifa reducida. 21 de diciembre de 2017 Finaliza el plazo para contratar oportunidades de marketing en el Foro del Alquiler de enero de 2018 Fecha límite para inscribirse al Foro del Alquiler y 25 de enero de 2018 Celebración del Foro del Alquiler Página 2 de 13

3 3. Programa general 8:00 Talleres Expo Apertura para expositores 8:30 Inicio acreditación Miércoles - 24 de enero Plenarios (interpretación) 9:00 Taller (G.T. Estaciones de café (1) 9:30 interno) Inauguración 1PI + 10:00 1PX + 1PN 10:30 Estaciones de café (2) Sesión 2PN 11:00 11:30 Sesión 1PN + 1PX 12:00 12:30 Sesión 1PN + 1PX 13:00 13:30 14:00 14:30 Comida (finger buffet en varias estaciones) 15:00 Estaciones de café (3) 15:30 Mesa redonda 2PN + 16:00 1PX 16:30 Sesión 1PN + 1PX 17:00 17:30 18:00 18:30 19:00 Fuera Autobús Atocha pasando por H. Av Ámerica Autobús desde Atocha 19:30 Autobuses para cena 20:00 20:30 Estaciones de café (1): incluyen sólo termos de café, leche y agua caliente Estaciones de café (2): incluyen termos de café, leche, agua caliente, zumo de naranja y bollería variada Estaciones de café (3): incluyen sólo termos de café, leche y agua caliente Cena Página 3 de 13

4 Talleres 8:00 Apertura para expositores Jueves - 25 de enero Plenarios Expo (interpretación) Fuera 8:30 Café (termos) 9:00 Estaciones de café (1) 9:30 Sesión 1PI + 1PN 10:00 10:30 Estaciones de café (2) Sesión 1PN + 1PX 11:00 11:30 Sesión 1PN + 1PX 12:00 12:30 Sesión 1PN + 1PX 13:00 13:30 Comida (finger buffet en 14:00 varias estaciones) 14:30 15:00 Estaciones de café (3) 15:30 Mesa redonda 3PN 16:00 16:30 Sesión de clausura 17:00 1PN 17:30 18:00 Vino español 18:30 19:00 Salida de autobuses para Atocha y aeropuerto Estaciones de café (1): incluyen sólo termos de café, leche y agua caliente Estaciones de café (2): incluyen termos de café, leche, agua caliente, zumo de naranja y bollería variada Estaciones de café (3): incluyen sólo termos de café, leche y agua caliente Página 4 de 13

5 4. Sede y espacios del foro El Foro del Alquiler 2018 se celebrará en: Madrid Marriott Auditorium Hotel & Conference Center Avenida de Aragón, Madrid - Spain Durante el Foro, las actividades se desarrollan en tres zonas: Sala de exposición Sala de plenarios Sala de talleres Todas las comidas, cafés y cóctel/vino español tendrán lugar en la sala de exposición. La sala de plenarios tiene una capacidad de 300 asistentes, mientras que la de talleres alberga a 90 participantes. Disponemos de una galería/pasillo que separa el espacio expositivo con las salas de plenarios y talleres. Cada empresa patrocinadora tiene su propio stand en el espacio expositivo, variando las características del mismo en función del paquete de patrocinio contratado. El hotel dispone de un extenso parking subterráneo y de buses lanzadera desde el aeropuerto Madrid Barajas. La organización facilitará buses lanzadera desde la estación de AVE Puerta de Atocha y el Hotel Avenida América. Puede ver más información sobre el Foro del Alquiler 2018 en: Página 5 de 13

6 5. Cómo participar? Las empresas proveedoras del colectivo del alquiler sólo podrán participar en el Foro del Alquiler 2018 a través de una de las siguientes opciones de patrocinio. AVISO IMPORTANTE! NO SE PERMITE la participación de otros proveedores, que no sean patrocinadores ni expositores, como asistentes al Foro del Alquiler Expositor El paquete de expositor incluye: Stand en la zona de exposición de 4m2 (2x2 m) o Moqueta o Iluminación o Toma de corriente o Mostrador y 2 taburetes o Vinilo trasero con personalización 2x2,5m Listado de los participantes del evento o Organización + nombre Programa y señalética del evento o Se incluye el logo de la empresa expositora en tamaño normal. Libro de ponencias o Se incluye logo en el directorio y datos de contacto Comunicación pre- y post. Foro o Mención en el boletín (más de receptores) o Mención en las notas de prensa (a los medios especializados) Web del evento Página 6 de 13

7 o Logo en la web del evento en tamaño normal Requisitos Enviar el logo de la empresa en alta resolución (formato JPG). Enviar la información que sea requerida por la entidad organizadora para la correcta difusión de la empresa. Los materiales podrán enviarse al hotel unos días antes del evento o llevarlos directamente el mismo día. Facilitar a la organización el diseño gráfico a imprimir en la lona trasera del stand en alta resolución, 15 días antes de la celebración del evento. Se puede colocar en su mesa la información y materiales que considere oportunos (No se admiten máquinas). No se permite introducir maquinaria, ni usar equipos de sonido en la zona de encuentro. No está permitido el uso de televisiones o pantallas de proyección. La fecha límite de contratación del patrocinio es el 21 de diciembre de Para la contratación visite Patrocinador El paquete de patrocinador incluye: Stand en la zona de exposición de 6m2 (3x2 m) o Moqueta o I luminación o Toma de corriente o Mostrador y 2 taburetes o Vinilo trasero con personalización 3x2,5m o Mesa con 4 sillas Material propio en la bolsa del visitante Página 7 de 13

8 o Tendrán el privilegio de incluir un regalo/souvenir de merchandising en la bolsa del visitante Listado de los participantes del evento o Organización + nombre + cargo Programa y señalética del evento o Se incluye el logo de la empresa expositora en tamaño normal+. Libro de ponencias o Se incluye logo en el directorio en tamaño normal+ y datos de contacto o Publicidad en A5 Envíos comerciales post-evento o PDF insert digital Comunicación pre- y post-foro o Mención en el boletín (más de receptores) o Mención en las notas de prensa (a los medios especializados) Web del evento o Logo en la web del evento en tamaño normal+ El paquete de patrocinador ofrece las siguientes ventajas únicas: El logo del patrocinador aparece al doble de tamaño que los logos de expositores (tamaño normal+), y colocado siempre en una posición de preferencia sobre ellos. Requisitos Enviar el logo de la empresa en alta resolución (formato JPG). Enviar la información que sea requerida por la entidad organizadora para la correcta difusión de la empresa. Los materiales podrán enviarse al hotel unos días antes del evento o llevarlos directamente el mismo día. Se puede colocar en su mesa la información y materiales que considere oportunos (No se admiten máquinas). Facilitar a la organización el diseño gráfico a imprimir en la lona trasera del stand en alta resolución, 15 días antes de la celebración del evento. No se permite introducir maquinaria, ni usar equipos de sonido en la zona de encuentro. No está permitido el uso de televisiones o pantallas de proyección. La fecha límite de contratación del patrocinio es el 21 de diciembre de Para la contratación visite Página 8 de 13

9 5.3 Protector El paquete de protector incluye: Stand en la zona de exposición de 8m2 (4x2 m) o Moqueta o Iluminación o Toma de corriente o Mostrador y 2 taburetes o Vinilo trasero con personalización 4x2,5m o Mesa con 4 sillas o Pantalla de 42 (prohibido utilizar sonido) Material propio en la bolsa del visitante o Tendrán el privilegio de incluir un regalo/souvenir de merchandising en la bolsa del visitante o Tendrán el privilegio de introducir documentación propia en la bolsa del visitante Listado de los participantes del evento o Organización + nombre + cargo + datos de contacto Programa y señalética del evento o Se incluye el logo de la empresa expositora en tamaño normal++. Libro de ponencias o Se incluye logo en el directorio en tamaño normal++ y datos de contacto o Publicidad en A4 Envíos comerciales post-evento o PDF insert digital Comunicación pre- y post-foro o Banner en el boletín Página 9 de 13

10 o o Mención en el boletín (más de receptores) Mención en las notas de prensa (a los medios especializados) Web del evento o Banner en la web de ASEAMAC todo el año o Logo en la web del evento en tamaño normal++ El paquete de patrocinador ofrece las siguientes ventajas únicas: El logo del protector aparece al doble de tamaño que los logos de patrocinadores (tamaño normal++), y colocado siempre en una posición de preferencia sobre ellos. Requisitos Enviar el logo de la empresa en alta resolución (formato JPG), la publicidad (en formato A4) y el banner para el sitio web de la asociación. Facilitar a la organización el diseño gráfico a imprimir en la lona trasera del stand en alta resolución, 15 días antes de la celebración del evento. Enviar la información que sea requerida por la entidad organizadora para la correcta difusión de la empresa. Los materiales podrán enviarse al hotel unos días antes del evento o llevarlos directamente el mismo día. Se puede colocar en su mesa la información y materiales que considere oportunos (No se admiten máquinas). No se permite introducir maquinaria, ni usar equipos de sonido en la zona de encuentro. No está permitido el uso de televisiones o pantallas de proyección. La fecha límite de contratación del patrocinio es el 21 de diciembre de Para la contratación visite Extras concurrentes Con independencia del paquete contratado, las empresas tienen además la opción de solicitar los siguientes extras que complementen o refuercen su participación en el evento: Documentación en la bolsa del visitante: o Inclusión del material/regalo de la empresa en la bolsa de documentación que se entrega a todos los participantes del evento. o El tamaño y la extensión de los materiales/regalo está limitado a 1(un) documento/regalo por empresa. o Sólo se permite la contratación de este extra por parte de 8 empresas 5.5 Extras exclusivos Con independencia del paquete contratado, las empresas tienen además la opción de solicitar uno de los siguientes extras que complementen o refuercen su participación en el evento. La contratación de extras exclusivos está limitada a uno por compañía y se adjudicarán por riguroso orden de formalización. No se permite que una compañía contrate más de un extra exclusivo. Logo en bolsa del visitante: Página 10 de 13

11 o o Impresión del logo (en un solo color) en la bolsa de documentación del evento que se entrega a todos los participantes Opción exclusiva, sólo disponible para una empresa Lanyard: o Lanyard oficial del evento, que se entrega a todos los participantes con su identificador. El lanyard debe ser facilitado por la empresa patrocinadora. o Este extra incluye la inserción de material/regalo de la empresa en la bolsa de documentación que se entrega a todos los participantes del evento o Opción exclusiva, sólo disponible para una empresa Vino español a la clausura del Foro del Alquiler 2018: o Anfitrión del vino español que se celebra al clausurar el evento o Este extra incluye la inserción de material/regalo de la empresa en la bolsa de documentación que se entrega a todos los participantes del evento o Este extra incluye la posibilidad de dar un regalo/souvenir de la empresa contratante a cada participante al abandonar el evento o Opción exclusiva, sólo disponible para una empresa Página 11 de 13

12 6. Tarifas Paquetes de patrocinio Paquete Proveedor miembro* Otros proveedores Expositor 950 euros euros Patrocinador euros euros Protector euros euros Extras concurrentes Extra Proveedor miembro* Otros proveedores Documentación en bolsa Gratuito 500 euros Extras exclusivos Extras exclusivos Logo en bolsa del visitante euros Lanyard euros Vino español euros Pases Pase adicional Proveedor miembro* Otros proveedores Tarifa reducida (antes 31 oct 2017) Tarifa completa (después 31 oct 2017) 150 euros 200 euros 250 euros 300 euros Para inscribirse visite: NO SE PERMITE la contratación de extras ni concurrentes ni exclusivos por parte de proveedores que no sean expositores, patrocinadores o protectores del Foro ASEAMAC. * Se aplicará la tarifa de proveedor miembro a aquellas empresas que en el momento de formalizar su patrocinio sean miembros de ASEAMAC, y estén al corriente de sus obligaciones con la asociación. Página 12 de 13

13 7. Política de cancelación Cancelación por parte de la organización ASEAMAC se reserva el derecho de cancelar un evento debido a la baja tasa de inscripciones u otras circunstancias internas que hagan imposible la celebración del mismo. Cancelación por parte del contratante En caso de surgir circunstancias que den lugar a la cancelación o el aplazamiento de un evento, los expositores/patrocinadores/protectores tendrán la opción de recibir un reembolso completo o el registro para la participación en el mismo evento en una nueva fecha. Si el evento es cancelado debido a razones externas, fuera del control de ASEAMAC (condiciones climatológicas extremas, desastres naturales ), los expositores/patrocinadores/protectores no percibirán ningún reembolso. Dependiendo de las circunstancias particulares de la cancelación, los expositores/patrocinadores/protectores podrán tener la opción de transferencia de su registro para el mismo evento en la nueva fecha que se concierte. Cancelación por parte de un participante La fecha límite para cancelar la inscripción y recibir el reembolso de la cuota de participación de un participante a un evento de ASEAMAC será: Hasta 10 días hábiles antes de la fecha de inicio del evento: reembolso completo, menos un cargo por servicio (50 ). Las cancelaciones recibidas con menos de 10 días hábiles antes de la fecha de inicio del evento no tendrán ningún tipo de devolución. Las cancelaciones serán aceptadas solamente por escrito (correo postal, fax o correo electrónico), y debe de ser recibida en el plazo de cancelación establecido. Todas las solicitudes de cancelación deben ser realizadas por el participante o representante legal del participante. Los reembolsos se efectuarán a la cuenta del inscrito, a través de transferencia bancaria o reembolso a tarjeta de crédito/débito a la que se hubiese efectuado el cargo. Estas políticas se aplican a todos los eventos de ASEAMAC, a menos que se indique lo contrario en el programa correspondiente. Por favor, lea toda la información de cada programa a fondo. Página 13 de 13