Utilitzem l ordre Copiar quan volem ubicar les dades en un altre rang o cel la mantenint-los també en el rang o cel la original.

Transcripción

1 Edició de Dades En aquesta Unitat Didàctica veurem la manera de copiar, retallar i enganxar dades en el mateix full de càlcul, en un altre full del mateix llibre, en un altre llibre i en una altra aplicació. En l edició de dades intervenen tres eines molt útils: Utilitzem l ordre Copiar quan volem ubicar les dades en un altre rang o cel la mantenint-los també en el rang o cel la original. L ordre Cortar (retallar) la utilitzem quan volem moure les dades d un rang a un altre, és a dir, que desapareguin del rang original i queden en el rang de destinació. L ordre Pegar (enganxar) la utilitzem juntament amb les dues ordres anteriors (Cortar i Copiar) i es l opció que reflecteix una o una altra operació. Veurem també com ampliar o reduir una fila i una columna, com ocultar-les i mostrar- les, i com inserir i eliminar files i columnes. Ampliem o reduïm una fila o una columna quan la informació continguda en una cel la d aquesta fila o columna no s ajusta a la mida estàndard de la mateixa. Recorda que per poder aplicar tots els passos que se t indicaran en aquest capítol has de tenir obert el full de càlcul AI02_TEOL1_practica_teoria.xls i d aquesta forma podràs anar practicant tot allò que se t indiqui. Recorda que aquest arxiu és un dels arxius que has hagut de descarregar-te abans de començar el curs. Copiar, Retallar i Enganxar Les eines de Copiar, Retallar i Enganxar es poden utilitzar de diverses formes, totes igualment vàlides: Opcions Des de la barra d eines: Amb la combinació de tecles: Activant el botó dret del ratolí: A través del menú: Acció. Tallar: Ctrl.+ X Copiar: Ctrl.+ C Enganxar: Ctrl.+ V A continuació, realitzarem les explicacions utilitzant la barra d eines que és, potser, una de les opcions més ràpides per tallar, copiar i enganxar amb eficàcia. Copiar i Enganxar Dades 1/9

2 Utilitzem el comando Copiar, quan volem ubicar les dades en un altre rang o cel la a més de mantenir-los també en el rang inicial. Per copiar dades al mateix full: 1. Obrir el full de càlcul associat a la teoria AI02_TEOL1_practica_teoria.xls i així podràs practicar els exercicis que es proposen a continuació. 2. Situar-se al full anomenat Retallar, Copiar i Enganxar. Seleccionar el rang A1:D11 situant el ratolí a la cel la A1 i arrossegant-lo fins la D11 (o un altre rang diferent) 3. Fer clic sobre la icona Copiar de la barra d eines ( ). El rang que es vol copiar apareix amb una línia discontínua intermitent al voltant. 4. Col locar el cursor sobre la cel la A13 (o una altra cel la). 5. Fer clic sobre la icona Pegar de la barra d eines ( ). 6. Observem que s ha fet una còpia de les dades a partir de la cel la A13 (o la cel la escollida). 7. Pressionar la tecla Escape per desseleccionar el primer rang seleccionat. No cal seleccionar el rang complet on es vol enganxar la informació n hi ha prou amb seleccionar la primera cel la a partir de la qual es vol fer la còpia de les dades, ja que Excel agafa el mateix rang que l inicial. Per copiar dades en un altre full del mateix llibre: 1. Seleccionar el rang de cel les A13:D23 (o un altre rang) del full de càlcul i fer clic sobre el botó Copiar de la barra d eines. 2. Situar-se a la Hoja3 (o un altre full) del mateix llibre, fent clic sobre ell. El full s activa i veiem un full en blanc en pantalla. 2/9

3 3. Col locar el cursor a la cel la A1 de la Hoja3 i fer clic sobre la icona Pegar de la barra d eines. 4. Com es pot observar, la informació està duplicada, apareix ara tant en l anterior full com en el full Hoja3 del mateix llibre. Retallar i Enganxar Dades Seguint el mateix procediment, també podem copiar informació en un altre llibre o en una altra aplicació. N hi ha prou amb seleccionar i fer clic sobre la icona Copiar en les dades d origen i, després, obrir el llibre o l aplicació on volem duplicar la informació i fer clic a Pegar. Utilitzem l ordre Cortar quan volem moure les dades d un rang a un altre, és a dir, que desapareguin del rang inicial i es mantinguin només en el rang de destinació. Per retallar i enganxar dades en el mateix full: 1. Tenint el mateix full de càlcul obert, ens hem de situar al full Retallar, Copiar i Enganxar del llibre i seleccionar el rang A13:D23 (copiat anteriorment o les referències que s hagin fet servir). 2. Fer clic sobre la icona Cortar de la barra d eines ( ). El rang que es desitja retallar apareix amb una línia discontínua intermitent al voltant. 3. Situar el cursor sobre la cel la A25 i fer clic sobre la icona Pegar ( ). 4. Automàticament, la informació continguda al rang A13:D23 s ha desplaçat al rang A25:D35. Seguint el mateix procediment, es pot moure informació d un full a un altre del mateix llibre, d un llibre a un altre o d Excel a una altra aplicació. Moviments entre Fulls Dins del nostre llibre de treball, per defecte, ens trobarem amb tres fulls creats. En cas que vulguem introduir informació als diferents fulls, és necessari conèixer com traslladar-nos des d un a un altre. 3/9

4 Quan comencem a treballar, habitualment ho fem en la Hoja1. Això ho podem veure si mirem a la part inferior esquerra de la pantalla, on es visualitzen tres etiquetes (Hoja1, Hoja2, Hoja3), de tal manera que l etiqueta actual apareix de color blanc i el seu nom amb el text en negreta; en aquest cas diem que aquest és el nostre full actiu. Per moure ns pels diferents fulls del nostre llibre, només cal fer un clic amb el cursor sobre l etiqueta del full al qual ens volem traslladar. Automàticament, comprovarem que la seva etiqueta apareix amb les propietats de full actiu. Si existeixen molts fulls dins del nostre llibre, en pantalla no podrem veure n totes les etiquetes, ja que algunes resten ocultes per la barra de desplaçament horitzontal. Per solucionar-ho, utilitzarem els botons que trobarem a la part inferior esquerra de la pantalla: En fer clic a... Acció Retrocedeix per visualitzar la primera etiqueta. Retrocedeix a l etiqueta anterior. Avança fins l etiqueta següent. Avança per visualitzar l última etiqueta. Per moure ns entre fulls: 1. Fer clic a l etiqueta Hoja3 per activar-la. 2. Fer clic a l etiqueta Hoja2. 3. Fer clic a la icona per visualitzar l última etiqueta del llibre de treball i fer clic a sobre d aquesta. 4. Fer clic a per visualitzar les etiquetes anteriors i fer clic a Hoja2. 5. Fer clic a per visualitzar la primera etiqueta i fer clic a sobre d aquesta per activar-la. Referències Una referència reconeix una cel la, o un conjunt de cel les, dins d un full de càlcul. Cada cel la està identificada per una lletra, que indica la columna on es llegeix el valor, i per un número, que indica la fila on s ha de buscar. Eficaçment, indiquen al programa en quines cel les ha de buscar els valors amb els quals treballar. Dins d aquest tema es veuran les referències següents: Referències relatives: fan referència a cel les ubicades en una columna o en una fila totalment actualitzable segons el càlcul que es realitzi. Referències absolutes: fan referència a les cel les ubicades en una posició específica. Referències mixtes: fan referència a cel les ubicades en una columna o en una fila determinades. Referències remotes: per calcular amb cel les de diferents fulls però del mateix llibre. 4/9

5 Referències externes: per treballar amb valors que es troben en diferents llibres de treball. Referències 3D: per calcular amb cel les de diferents fulls però que es troben en la mateixa posició en el llibre de treball. Referències Relatives Les referències que trobem dins del programa, per defecte, són les Referències Relatives. Una referència relativa depèn directament de la posició de la cel la dins del full de càlcul, de manera que, en traslladar la fórmula que conté a una altra cel la, la referència variarà respecte a la nova posició, és a dir, s actualitza amb les noves dades. Seguidament, crearem una fórmula simple i la copiarem en altres cel les, per comprovar que la còpia de referències relatives s actualitza automàticament, segons les noves posicions. Per treballar amb referències relatives: 1. Estant en el llibre AI02_TEOL1_practica_teoria, del full Fórmules, activar la cel la J5, que és on volem obtenir el resultat del preu per la quantitat de cada element. 2. Teclejar un signe = per indicar a Excel que comença un càlcul. 3. Marcar la primera cel la amb què volem operar, H5. 4. Introduir l operador del producte, *. 5. Fer clic a l última cel la que intervé en el càlcul, la I5. 6. Prémer Intro per validar. 7. Seleccionar de nou la cel la J5. Situar el cursor a la cantonada inferior dreta d aquesta cel la (el cursor es converteix en una creu: anomenat botó d emplenament), fer clic i arrossegar cap avall, fins arribar a la posició J Deixar anar el botó esquerre del ratolí i observar que, automàticament, s omple tota la columna dels totals amb el resultat correcte. Conclusió: A la fórmula principal, les posicions relatives de les cel les són H5 i I5. Així, quan copiem el primer resultat una posició cap avall, la referència varia en funció de la nova posició (referència relativa), és a dir, ara la fórmula fa referència a les cel les H6 i I6 (les columnes són les mateixes, perquè no ens hem mogut horitzontalment, mentre que les files han canviat, perquè ens hem desplaçat verticalment). Resumint, quan copiem entre files s actualitzen les files (la columna roman invariable), mentre que quan copiem entre columnes s actualitzen les columnes (la fila segueix sent la mateixa). Referències Absolutes Si volem que les referències de cel les que trobem dins de les fórmules operin de manera fixa, és a dir, que quan canviem la seva posició no variï la referència de les cel les amb què es calcula, haurem d utilitzar les referències absolutes. En aquest sentit, transformen una posició relativa a una fixa o absoluta. 5/9

6 Per crear una referència absoluta s utilitza el símbol del dòlar ($) de tal manera que ha de situar-se a l esquerra de la columna i a l esquerra de la fila. Si editem una fórmula, la tecla F4 del teclat afegeix directament el símbol $ a la posició de la cel la desitjada dins de la fórmula. Polsant diverses vegades aquesta tecla, el $ va canviant de posició: fixa la fila (A$1), fixa la columna ($A1) o bé fixa les dues ($A$1). Per exemple, =$A$7+25 indica que quan copiem aquesta fórmula en qualsevol altra part del full de càlcul sempre es realitzarà l operació pertinent amb la cel la A7, essent aquesta fixa i invariable en quant a posició. Per crear referències absolutes: 1. Estant en el llibre AI02_TEOL1_practica_teoria, del full Fórmules fer clic a la cel la I22, on volem esbrinar l Import més l Increment fix per a tots els models. 2. Teclejar el símbol igual = i fer clic a la cel la I Teclejar el símbol + i fer clic a la cel la H Com que la cel la I19 és una quantitat fixa (ja que es suma a l import de tots els models), a la fórmula situarem el cursor entre l igual (=) i la columna I i hi teclejarem el símbol del dòlar ($) per fixar-ne la columna. 5. Situar el cursor entre la columna I i la fila 19 i hi teclejarem de nou el símbol del dòlar ($) per fixar-ne la fila. 6. Prémer Intro para validar. 7. Activar la cel la que conté la fórmula creada (I22), fer clic a la cantonada inferior dreta de la mateixa (quan el cursor es converteix en forma de creu) i arrossegar cap avall, fins arribar a la cel la I Comprovar en cada cel la que es calcula la suma de la cel la I19 i la corresponent a cada Import del model (H22, H23, H24, H25, H26, H27,..., H35). Referències Mixtes 6/9

7 Les referències mixtes combinen les referències relatives i les referències absolutes; és a dir, són una barreja de les dues. TIPUS DE REFERÈNCIA ACCIÓ MIXTA $A1 Fixa la columna i varia la fila. A$1 Fixa la fila i varia la columna. Per crear referències mixtes: Conclusió: 1. Estant en el llibre AI02_TEOL1_practica_teoria, al full Fórmules fer clic a la cel la I48, on volem calcular l IVA del Producte1 en el mes de Gener. 2. Teclejar el signe = i seleccionar la cel la I Teclejar el signe * i seleccionar la cel la I Com que els percentatges per a cada producte els tenim fixos a la fila 45 (16%, 7%, 4%), necessitem fixar només la fila 45 dins la fórmula. Per fer-ho, hem de situar el cursor entre la columna I i la fila 45 i introduir el símbol del dòlar ($). 5. Prémer Intro per validar. 6. Activar de nou la cel la que conté la fórmula creada (la I48), situar el cursor a la cantonada inferior dreta i arrossegar fins la cel la K48 per omplir l IVA dels diferents productes per al mes de Gener. 7. Tal com està (tenint les cel les I48:K48 seleccionades) fer clic a la cantonada inferior dreta de la selecció i arrossegar cap avall fins la fila Observar que cada cel la recorre a la fila 45 i agafa el % correcte per multiplicar-lo pel preu del producte. El símbol del $ situat a l esquerra de la columna o bé a l esquerra de la fila indica que la fórmula en qüestió sempre farà referència a aquesta columna o fila. Referències Remotes Una referència remota és la referència a una cel la que hi ha en un altre full de càlcul, dins del mateix llibre de treball. Per treballar amb referències remotes, primer hem de definir el full en què es buscarà el valor, seguit d un símbol d admiració i de la cel la o conjunt de cel les sobre les quals s actuarà. La nomenclatura és la següent: =Hoja2!cel la+hoja3!cel la+hojan!cel la Per crear una referència remota: 1. Obrir el segon llibre de pràctiques (AI02_TEOL2_practica_teoria) i de la Hoja4 seleccionar la cel la B4, on volem sumar el Total de vendes del Trimestre 1, del Trimestre 2 i del Trimestre 3 ubicades a la Hoja1, Hoja2 i Hoja3, respectivament. 2. Introduir el signe = 3. Fer un clic a la fitxa de la Hoja1 i seleccionar la cel la C12. Observar que a la barra de fórmules s indica el nom del full on va a buscar el valor, seguit d un símbol d admiració i de la cel la amb la qual realitzarà el càlcul. 7/9

8 4. A continuació, teclejar l operador necessari (per exemple el signe +). 5. Fer un clic a la fitxa de la Hoja2 i seleccionar la cel la C Teclejar el següent operador, per exemple el signe + 7. Fer un clic a la fitxa de la Hoja3 i seleccionar la cel la B Un cop introduïda tota la fórmula, prémer la tecla Intro per validar el càlcul creat. 9. Automàticament, ens porta a la cel la de la Hoja4 que conté la fórmula realitzada. Referències Externes Les referències externes s utilitzen per treballar amb una cel la o conjunt de cel les que es troben en un llibre diferent del que estem treballant. Hem de definir en quin llibre es troba la cel la a llegir entre claudàtors, el nom del full on s ubica, seguit del signe d admiració i la referència de la cel la o cel les necessàries. La nomenclatura és la següent: = [Libro1]Hoja1!cel la+ [Libro1]Hoja2!cel la+ [Libro2]Hoja1!cel la Per crear referències externes en una fórmula: 1. Obrir el tercer llibre (AI02_TEOL3_practica_teoria). 2. Crear un nou llibre (fent clic a la icona Nuevo). 3. En el llibre nou (Libro n ) seleccionar la cel la A3 de la Hoja1, lloc on volem sumar els valors que tenim a la fitxa Resum de l altre llibre que tenim obert. 4. Per començar, teclejar el signe = 5. Accedir al menú Ventana, seleccionar el fitxer AI02_TEOL3_practica_teoria, i fer clic a la fitxa Resum. 6. Fer clic a la cel la E1, prémer el signe + i fer clic a la següent cel la a sumar: la E3. 7. Prémer Intro per validar i obtenir el resultat. Observar que en prémer Intro la finestra activa sempre és el full on s ha començat la fórmula. Referències 3D Les referències 3D realitzen operacions amb cel les idèntiques de dos o més fulls consecutius en un mateix llibre de treball, és a dir, es treballa en un mateix rang però en diferents fulls. Per definir-les hem d indicar en quins fulls s han de llegir els valors i en quines cel les es troben. Nomenclatura: =FUNCION(Hoja1:Hoja10!cel la) 8/9

9 Les Referències 3D s utilitzen només amb funcions i no pas amb fórmules. Per crear funcions amb referències 3D: 1. Obrir el segon llibre de pràctiques (AI02_TEOL2_practica_teoria). 2. En el full B del llibre de pràctiques fer clic a la cel la D1, on volem obtenir la suma del Total de la Factura01 i la Factura Introduir el signe = per començar la fórmula. 4. Teclejar la funció necessària, per exemple SUMA (més endavant es tracten les funcions amb més detall). 5. Obrir parèntesi i fer un clic al full 3D. 6. Fer clic a la cel la E8, prémer la tecla Majúscules del teclat i, sense deixar-la anar, fer clic a l últim full amb el qual volem operar, l A (observar que totes les fitxes dels fulls involucrats queden de color blanc). 7. Tancar el parèntesi i deixar anar la tecla Majúscules. 8. Prémer Intro per validar. La funció introduïda =SUMA( 3D:A!E8) ens indica que el càlcul a realitzar és la suma del contingut de la cel la E8 de la 3D i de la mateixa cel la de la A. Les Referències 3D s utilitzen només amb funcions i no pas amb fórmules, com per exemple: =SUMA(Hoja1:HojaN!cel la) =PRODUCTO(Hoja1:HojaN!cel la) 9/9