Programa Certificado en Gerencia y Administración Documental

Transcripción

1 Programa Certificado en Gerencia y Administración Documental A1

2 Introducción El Programa Certificado en Gerencia y Administración Documental, surge de las grandes necesidades de capacitación y actualización que cuentan las personas encargadas de las actividades archivísticas, las empresas y sus empleados en esta materia. Sin duda alguna muchos de los colaboradores de las entidades requieren de esta formación y actualización constante con miras a dar aplicabilidad a las normas que regulan la archivística en Colombia, contando con herramientas que les den luces frente a cómo enfrentarse a los retos que impone la Administración Documental en las entidades; no solo para gestionar y administrar la información, si no sirviendo esta misma de garante para el respaldo gerencial del accionar institucional, la memoria institucional, la fuente viva de información, y también como requisitos certificadores de las entidades ante Normas Internacionales de Calidad. Justificación En cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico en materia de Administración Documental, hace falta la identificación sistemática de los procesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de Administración Documental, carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir a falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con el marco normativo. Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de Administración Documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos.

3 Objetivos Comprender conceptos, legislación, normas técnicas y métodos para desarrollar la Administración Documental en la empresa, de acuerdo con las prácticas actuales. Identificar criterios para identificar y resolver las necesidades de gestión de la información. Resaltar la importancia de la gestión de los flujos documentales en la empresa y destacar el importante papel del secretario/a en esta tarea. Reconocer las diversas fuentes de información de que dispone la empresa, haciendo especial hincapié en los recursos electrónicos. Manejar el formato de plantillas para documentos empresariales y dominar su utilización con los diferentes programas informáticos. Aprender a utilizar programas informáticos para la elaboración de documentos, presentaciones multimedia, hojas de cálculo y diseño web. Dirigido a Funcionarios de las diferentes áreas de toda la organización que tengan responsabilidades por el manejo de información empresarial o por apoyar el proceso documental. Metodología La metodología es eminentemente práctica, en el cual se cuenta con diferentes recursos y herramientas para fomentar el proceso de aprendizaje: El docente explica ejercicios para desarrolla la temática y compartir con los estudiantes, asimismo interactúa en el ambiente de aprendizaje realizando preguntas y resolviendo las respuestas

4 Recursos Educativos Digitales: Dentro del proceso formativo se presentan diversos materiales didácticos que contribuyen en la construcción del Conocimiento y aportan en actividades propuestas. Referencia en la Web: Se basa en el aprendizaje colaborativo a través de la gran información que se encuentra en la web que permiten afianzar y estructurar el conocimiento del participante. Talleres y Casos prácticos: Se proponen ejercicios y talleres para que el estudiante aplique lo analizado y comprendido en el Material y las Clases Presenciales Virtuales y profundice sobre los temas del Programa Internacional. Foros y Wikis: El estudiante cuenta con espacios de debate y retroalimentación, donde se genere y se construya una red de conocimiento en cada uno de las actividades que se proponen en el Proceso formativo. Dentro del Proceso de Aprendizaje se presentan diversos expertos temáticos que estarán en el seguimiento continuo del estudiante para que realicen las actividades en cada unidad temática del Programa Internacional. Plan de Estudios MÓDULO 1. EL ARCHIVO Flujo documental de la empresa Conceptos Niveles de archivo Clasificación de documentos Ciclo vital de los documentos Valor de los documentos La seguridad en el archivo Legislación Normas técnicas

5 MÓDULO 2. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Métodos de ordenación: alfabética, numérica, por índice temático, cronología y toponímica Sistemas de clasificación del archivo: tradicional, ordenador, microfilm. Soportes de archivo Inventario. Características de un buen archivo Archivo de puesto, departamental y corporativo. La transferencia y el expurgo Administración Documental informática MÓDULO 3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Identificación de fuentes de información Recuperación de información Metodología de búsqueda electrónica de información Selección, discriminación y valoración de la información MÓDULO 4. NORMAS QUE INTERVIENEN EN EL TRATAMIENTO DE DATOS E INFORMACIÓN Ética y legalidad en la recopilación de información en soportes informáticos Normas sobre propiedad intelectual Protección de datos de carácter personal MÓDULO 5. TÉCNICAS ESPECÍFICAS PARA EL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN La técnica dactilográfica Transcripción de textos: fórmulas, jergas, idiomas y galimatías Dictado. Toma de notas Ergonomía postural MÓDULO 6. Tratamiento de la información con procesadores de texto El aspecto de los caracteres El aspecto de un párrafo

6 Aplicación de estilos Inserción en ediciones de textos Selección de un bloque de texto MÓDULO 7. DOCUMENTOS PROFESIONALES Creación y uso de plantillas Creación de formularios Combinación de correspondencia Impresión de textos MÓDULO 8. ORGANIZACIÓN Y OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO Libro de trabajo y hoja de cálculo Copiar y mover bloques SUMA Fórmulas y operadores de cálculo de las fórmulas Calcular subtotales Rango de funciones Funciones principales MÓDULO 9. REPRESENTACIÓN GRÁFICA EN DOCUMENTOS Representaciones gráficas Elaboración de organigramas, diagramas y mapas Elaboración de tablas Procedimientos de integración de representaciones gráficas en documentos MÓDULO 10. ELABORACIÓN DE PRESENTACIONES CON APLICACIONES INFORMÁTICAS Elementos que componen una presentación Crear y guardar una presentación Diapositivas patrón Seleccionar y mover objetos Fondos de diapositivas

7 Insertar y modificar texto Imágenes en diapositivas Inserción de vídeos MÓDULO 11. INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES EN LA WEB Cabecera, título y cuerpo del documento en html Personalizar el texto Insertar imágenes Tablas Hiperenlaces Certificado El estudiante obtiene el Título de Programa Certificado en Gerencia y Administración Documental con la superación del 80% de cada uno los módulos que contiene el programa, en el cual se propone una serie actividades y ejercicios prácticos evaluativos Formas de Pago y Financiación La Universidad de Catalunya te ofrece diferentes alternativas de pago, donde es más fácil estudiar, entre las opciones puedes: Tener la posibilidad de financiar el valor total o parcial de tu Diplomado sin necesidad de codeudor ni estudio crediticio. Tenemos convenios con Bancolombia, Fincomercio y Pichincha para financiar hasta el 100% de tu matrícula. Pagos con Factura Correval, de contado, tarjeta de crédito, cesantías, pago por la empresa para agilizar tu proceso. Obtener descuentos por pronto pago y por cierre de inscripciones.

8