Resolución de Secretaría General Nº EFA/SG

Transcripción

1 Resolución de Secretaría General Nº EFA/SG Lima, 3 1 MAR 2016 VISTOS: El Memorando Nº EFNOA, el Informe Nº EFNOPP y los Informes Números EFNOAJ y EFNOAJ, y; CONSIDERANDO:,,/",v,L Que, la Ley Nº Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos; Que, de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 16º y el Literal h) del Artículo 17 del Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA, aprobado mediante Decreto Supremo Nº , --,:,n-1,, MINAM, la Secretaria General es la máxima autoridad administrativa del OEFA y tiene '''é\\entre sus funciones expedir directivas sobre asuntos administrativos para el adecuado { i,: or-ia ncionamiento de sus unidades orgánicas que se encuentran bajo su supervisión; 0 JU -ÍDICA ff:1 t?, }? Que, de los documentos de vistos se desprende que los procedimientos '> ' o, para solicitar, aprobar, ejecutar, rendir cuenta y efectuar el seguimiento y control de ia asignación de fondos bajo la modalidad de Encargo en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA permitirán lograr un eficiente y correcto uso de los }1,0'JYFtsr,\ recursos públicos utilizados en los encargos de conformidad con la normativa vigente; x /& NADE %\ Que, contando con la opinión favorable de la Oficina de Planeamiento y,c()upuestoq;o/; Presupuesto y de la Oficina de Asesoría Jurídica, resulta necesario emitir el acto de e-o, OEFP :'(I li'i;miento ;J administración que apruebe la Directiva denominada "Procedimientos para solicitar, aprobar, ejecutar, rendir cuenta y efectuar el seguimiento y control del gasto por la \!:)H F,s,, modalidad de encargo en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - -, >; OEFA" 1:- ' (tu e O!: \0M1N1s '' c 161 ) %>J, <tooerk Con el visado de la Oficina de Administración, de la Oficina de f>, Planeamiento y Presupuesto, así como de la Oficina de Asesoría Jurídica; De conformidad con lo dispuesto en los Literales d) y h) del Artículo 17 del Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA, aprobado mediante Decreto Supremo Nº MINAM;

2 SE RESUELVE: Artículo 1º- Aprobar la Directiva Nº EFA/SG denominada "Procedimientos para solicitar, aprobar, ejecutar, rendir cuenta y efectuar el seguimiento y control del gasto por la modalidad de encargo en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", la misma que forma parte integrante de la presente Resolución : > -:;-i? ; Artículo 2º - Disponer la publicación de la presente Resolución y la / '\\ Directiv apro?ada en_ el Artíulo 1 º, en el Portal Institucional del Organismo de,, A> scria {;\Evaluac1on y F1scallzac1on Ambiental - OEFA (wwwoefagobpe) Jli1 idicc\!; :t: \, "\ :' ' --;=rr- : : >- Regístrese y comuníquese Organismo de 2

3 DIRECTIVA Nº EFA/SG PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITAR, APROBAR, EJECUTAR, RENDIR CUENTA Y EFECTUAR EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL GASTO POR LA MODALIDAD DE ENCARGO EN EL ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL -OEFA l OBJETO Establecer los procedimientos para solicitar, aprobar, ejecutar, rendir cuenta así como efectuar el seguimiento y control de la asignación de fondos bajo la modalidad de encargo en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA 11 FINALIDAD Lograr un eficiente y correcto uso de los recursos públicos utilizados en la asignación de fondos bajo la modalidad de encargo de conformidad con la normatividad vigente 111 ALCANCE 1 La presente Directiva es de aplicación para todas las áreas vinculadas en los procedimientos relacionados a la asignación de fondos bajo la modalidad de encargo en el OEFA BASE LEGAL 41 Ley Nº Ley del Procedimiento Administrativo General 42 Ley Nº Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República 43 Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad 44 Decreto Legislativo Nº Decreto Legislativo que modifica el Sistema de Pago de Obligaciones Tributarias con el Gobierno Central establecido por el Decreto Legislativo Nº Resolución de Contaduría Nº EF/9301, que aprueba el Instructivo Nº EF/9301 "Procedimiento contable de la utilización de recursos públicos por la modalidad de encargos" 46 Resolución Directora! Nº EF/7715, que aprueba la Directiva de Tesorería Nº EF/ Resolución Directora! Nº O-EF/7601, que aprueba la Directiva Nº O-EF/7601 "Directiva para la Ejecución Presupuestaria" 48 Resolución Directora! Nº O-EF/ Dictan disposiciones en materia de procedimiento y registro relacionados con adquisiciones de bienes y servicios y establecen plazos y montos límites para operaciones de encargos 49 Resolución Directora! N EF/ Dictan disposiciones adicionales a la Directiva de Tesorería Nº EF/7715 aprobada por Resolución Directora! Nº EF/7715 y modificatorias 41 O Resolución de Superintendencia Nº /SUNAT - Reglamento de Comprobantes de Pago

4 411 Resolución de Superintendencia N /SUNAT - Régimen de retenciones del IGV aplicable a los proveedores y designación de agentes de retención y modificatorias 412 Resolución de Superintendencia Nº /SUNAT - Normas para la aplicación del Sistema de Pago de Obligaciones Tributarias con el Gobierno Central al que se refiere el Decreto Legislativo Nº 940 Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el caso V VIGENCIA La presente Directiva entra en vigencia el día siguiente de su publicación en el Portal Institucional del OEFA (wwwoefagobpe) VI DEFINICIONES Para efectos de la presente Directiva se denomina: 61 Área: Órganos, Coordinaciones y Áreas Funcionales 62 Comprobante de pago: Documento que acredita la transferencia de un bien, entrega en uso o la prestación de un servicio Se consideran comprobantes de pago aquellos documentos indicados en el Artículo 2º del Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado mediante Resolución de Superintendencia Nº /SUNAT Dichos documentos deben estar autorizados por la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria - SUNAT 63 Encargo: Es la entrega de dinero efectuada mediante cheque o giro bancario a los servidores del OEFA para el pago de obligaciones que, por la naturaleza de determinadas funciones o características de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa por la Oficina de Administración o la que haga sus veces 64 Jefe de Área: Es el funcionario o servidor responsable de un Área del OEFA 65 Rendición de cuentas: Es la presentación de documentos sustentatorios de los gastos incurridos dentro del plazo establecido en la presente Directiva, sujetándose a la revisión y verificación del Área de Contabilidad de la Oficina de Administración 66 Responsable del encargo: Servidor del OEFA que recibe recursos financieros para la ejecución de los fondos y la rendición de cuentas de acuerdo a las disposiciones establecidas en la presente Directiva 67 Servidor: Persona que mantiene vínculo laboral vigente con el OEFA DISPOSICIONES GENERALES 71 Corresponde a los Jefes de Área autorizar la solicitud del Encargo ante la Oficina de Administración mediante la suscripción del Anexo Nº 1 -

5 "Solicitud del Encargo" para la asignación de dinero a un servidor, debiendo contar con la justificación correspondiente y dentro de los plazos establecidos en la presente Directiva 72 La utilización del dinero asignado no deberá exceder en su ejecución el plazo máximo de treinta (30) días calendarios Su uso tiene fines distintos a los establecidos para el uso de la caja chica y viáticos No obstante, no se exime del cumplimiento de los procedimientos de contratación establecidos en la normativa de Contrataciones del Estado, en los casos que corresponda 73 El monto máximo otorgado en cada Encargo no excederá de diez (1 O) Unidades Impositivas Tributarias (UIT) vigentes al momento de efectuarse el mismo, de acuerdo al detalle de los gastos estimados que fueron aprobados por el Área que solicita Salvo las excepciones establecidas en el Artículo 4º de la Resolución Directora! Nº EF El Encargo, de acuerdo al Numeral 401 del Artículo 40º de la Directiva de Tesorería N EF/7715, podrá ser otorgado en los siguientes supuestos: 741 Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo detalle de gastos no pueda conocerse con precisión ni con la debida anticipación 742 Contingencias derivadas de situaciones de emergencia declaradas por norma expresa 743 Servicios básicos y alquileres de dependencias que por razones de ubicación geográfica ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos establecidos por los respectivos proveedores 744 Adquisición de bienes y servicios, ante restricciones justificadas en cuanto a la oferta local, previo informe del Área de Logística VIII DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 81 Solicitud y autorización del Encargo 811 El Jefe de Área remitirá la solicitud del Encargo a la Oficina de Administración mediante la suscripción del Anexo Nº 1 - "Solicitud del Encargo", precisando quien será el Responsable del encargo; con una anticipación mínima de siete (7) días hábiles previos al inicio de la actividad y/o evento; salvo que el Encargo sea solicitado para situaciones imprevistas o extraordinarias 812 La Oficina de Administración determinará la viabilidad de la asignación de fondos bajo la modalidad de Encargo, previo Informe Técnico de su Área correspondiente, teniendo en consideración lo siguiente: 8121 En caso de que el Encargo no sea viable se devolverá la documentación al Área solicitante indicando el motivo de su decisión 8122 En caso de que el Encargo sea viable, remitirá al Áre a de Contabilidad la documentación respectiva con la final id ad de verificar que el Responsable del encargo no terga

6 pendientes rendiciones de cuentas y/o devoluciones de montos otorgados bajo la modalidad de Encargo con anterioridad En caso existan observaciones, se otorgará al servidor un plazo máximo de un (1) día hábil para la subsanación respectiva 813 De determinarse la procedencia de la solicitud del Encargo, la Oficina de Administración solicitará a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto la certificación presupuesta! correspondiente 814 La Oficina de Planeamiento y Presupuesto remitirá la certificación presupuesta! a la Oficina de Administración, quien lo derivará al Área de Contabilidad para la elaboración del proyecto de Resolución de Administración que apruebe la asignación de fondos bajo la modalidad de Encargo 815 El proyecto de Resolución de Administración con los vistos de las Áreas de Logística y Contabilidad se remitirá a la Oficina de Administración para la firma del Jefe de la Oficina de Administración El referido proyecto deberá contener como mínimo lo siguiente: ' - ' \ : : 1 - El nombre completo del servidor al que se le asigna los fondos bajo la modalidad de Encargo; - La descripción del objeto; - Los conceptos del gasto; - Los montos máximos por cada concepto del gasto; - Las condiciones a las que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas; - El tiempo que tomará el desarrollo de la tarea, actividad o evento; y - El plazo para la rendición de cuentas debidamente documentada 81 6 Firmada la resolución por el Jefe de la Oficina de Administración se derivará al Área de Contabilidad para el registro en el SIAF-SP de las fases de compromiso y devengado, para luego remitirla al Área de Tesorería para que realice la fase de girado 82 Ejecución del Encargo 821 El Encargo será ejecutado por los montos autorizados, sin exceder el límite y dentro del período establecido por la Resolución de Administración que apruebe la asignación de fondos bajo la modalidad de Encargo 822 El Responsable del encargo a fin de cumplir correctamente con la sustentación del gasto, antes de proceder al pago, deberá verificar: 8221 Que los Comprobantes de pago sean autorizados por la SUNAT, en originales y emitidos indicando el número de Registro Único de Contribuyente y la razón social del OEFA, según el siguiente detalle: Razón Social Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA RUC Que las detracciones y retenciones correspondan de acuerdo a las normas tributarias vigentes

7 8223 Que los gastos sean aplicados única y exclusivamente para la ejecución del Encargo otorgado 8224 Que los Comprobantes de pago no presenten borrones, correcciones, tachaduras y/o enmendaduras, tampoco deben estar mutilados o cortados 823 El Responsable del encargo efectuará las detracciones y retenciones de acuerdo a lo establecido por la SUNAT; para tal efecto, el Área de Tesorería deberá entregar un instructivo sobre el alcance y procedimiento de las detracciones al Responsable del encargo 824 Si el Responsable del encargo no cumpliera con efectuar la detracción del Impuesto General a las Ventas - IGV o la retención del Impuesto a la Renta - IR cuando corresponda, asumirá el pago de las obligaciones tributarias y el pago de las sanciones que se apliquen 83 Rendición de cuentas del Eí1cargo 831 El Responsable del Encargo presentará un informe dirigido al Área de Contabilidad, en el que se detalle las actividades y/o eventos desarrollados, así como los resultados obtenidos y los gastos realizados durante la ejecución del Encargo, adjuntando la Rendición de cuentas de acuerdo al Anexo Nº 2 - "Rendición de cuentas del Encargo", dentro de los tres (3) días hábiles posteriores de concluida la actividad y/o el evento cuando se realicen en el interior del país y, quince (15) días hábiles cuando se desarrolle en el exterior del país 832 Para realizar la Rendición de cuentas el Responsable del encargo deberá tener en cuenta lo siguiente: 8321 El detalle de los gastos se sustentarán con Comprobantes de pago, debidamente visados por el Responsable del encargo Excepcionalmente, se sustentarán los gastos mediante el empleo del Anexo Nº 3 - "Declaración Jurada", únicamente cuando no sea posible obtener Comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por las normas emitidas por la SUNAT, hasta por un monto no mayor al 1 O% de una UIT, bajo responsabilidad 8322 La adquisición de bienes y servicios que se encuentren sujetos al Sistema de Detracciones deben contener adjunto al respectivo Comprobante de pago el voucher del depósito de detracción; así como, los gastos sustentados con recibos por honorarios electrónicos que contengan retención del impuesto a la renta, deben ser comunicados al Área de Tesorería en el plazo no mayor de un (1) día de presentada la Rendición de cuentas al Área de Contabilidad, bajo responsabilidad 8323 La Rendición de cuentas se efectuará por el monto total asignado en el Encargo 8324 En caso sea necesario efectuar la devo lución de una cantidad del monto asignado, dicha devolución deberá sustentarse en el informe al que se refiere el Numeral 83 "1 de la pre sente Directiva En dicho supuesto, el saldo no utilizado deberá ser

8 devuelto por el Responsable del encargo al Área de Tesorería, debiendo este último emitir el recibo de ingreso a caja, el cual será adjuntado a la Rendición de cuentas a presentarse al Área de Contabilidad 833 El Área de Contabilidad revisa la documentación presentada, y de encontrar observaciones, comunicará al Responsable del encargo para que en un plazo no mayor de dos (2) días hábiles, proceda a la subsanación de su Rendición de cuentas En caso el Responsable del encargo no cumpla con subsanar las observaciones dentro del plazo establecido, el Área de Contabilidad informará a la Oficina de Administración a fin de adoptar las acciones administrativas necesarias para el reintegro o devolución del importe no subsanado, sin perjuicio del deslinde de responsabilidades que corresponda 834 Para la revisión de la documentación el Área de Contabilidad deberá tener en cuenta lo siguiente: 8341 No se aceptará la Rendición de cuentas en los casos que los recursos asignados sean ejecutados: En gastos distintos a los autorizados en la Resolución de Administración que aprueba la asignación de fondos bajo la modalidad de Encargo En exceso del importe autorizado 8342 No se realizarán reembolsos por mayores gastos, ni se aceptarán gastos efectuados con cargo a específicas no autorizadas en la correspondiente Resolución de Administración que aprueba la asignación de fondos bajo la modalidad de Encargo 835 De no encontrar observaciones, el Área de Contabilidad realiza la liquidación y procede al registro correspondiente de la Rendición de cuentas presentada 84 Seguimiento y control del Encargo 841 El Área de Contabilidad efectuará el seguimiento de los Encargos pendientes de Rendición de cuentas, informando trimestralmente a la Oficina de Administración sobre el estado situacional de los Encargos aprobados, identificando a los servidores que tienen Rendición de cuentas pendientes 842 Cuando existan Rendición de cuentas pendientes, la Oficina de Administración dispondrá las acciones administrativas que resulten necesarias para garantizar el control del uso eficiente de los recursos públicos asignados, sin perjuicio del deslinde de responsabilidades que corresponda IX RESPONSABILIDADES 91 El Jefe de la Oficina de Administración, el Jefe de Área y el Responsable del encargo son responsables de la correcta aplicación de las disposiciones contenidas en la presente Directiva

9 92 El Responsable del encargo es responsable de la veracidad de la información contenida en la Rendición de cuentas, así como de los documentos que la sustentan y de efectuar la devolución de acuerdo a lo establecido en la presente Directiva 93 Las Áreas de Logística, Contabilidad y Tesorería son responsables dentro del ámbito de su competencia de cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en la presente Directiva X DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES PRIMERA- SITUACIONES NO PREVISTAS Las situaciones no previstas en la presente Directiva serán resueltas por la Oficina de Administración en coordinación con las Áreas de Logística, Contabilidad y Tesorería SEGUNDA- APROBACIÓN DE INSTRUCTIVO DE DETRACCIONES La Oficina de Administración aprobará un instructivo de detracciones dentro de los treinta (30) días hábiles de publicada la presente Directiva Dicho instructivo será entregado al Responsable del encargo conforme a lo señalado en el Numeral 823 de la presente Directiva ANEXOS Anexo Nº 1: Soiicitud del Encargo Anexo Nº 2: Rendición de cuentas del Encargo Anexo Nº 3: Declaración Jurada Anexo Nº 4: Flujograma de la solicitud, aprobación y ejecución del Encargo Anexo Nº 5: Flujograma de la rendición de cuentas del Encargo

10 Anexo Nº 1 Solicitud del Encargo 1 Objeto del encargo (Definir el evento y/o actividad a desarrollar) 2 Descripción y justificación del evento y/o actividad a desarrollar (Describir y justificar el evento y/o actividad a desarrollar, destacando su importancia y necesidad para el cumplimiento de objetivos institucionales) 3 Plazo y lugar de ejecución del encargo (Definir el plazo de e;jecución del evento y/o actividad el mismo que no deberá exceder de treinta (30) días calendarios) (Definir el lugar de desarrollo del evento y/o actividad) 4 Disponibilidad presupuestal El Encargo solicitado con disponibilidad presupuesta!, según el siguiente detalle: Fte Fto Meta Específica de Gasto Concepto Importe S/ 5 Datos del Servidor Nombres y apellidos: Documento Nacional de Identidad Nº : Cargo: Modalidad de contratación: - Me comprometo a cumplir las disposiciones establecidas en la Directiva vigente, -;, '; e - e - ' ) ' \ \,, G: L '"\ -,!'' - ' \ Nombre y firma del Servidor Sello y firma del Jefe de Área

11 Anexo Nº 2 Rendición de cuentas del Encargo Resolución N' SIAF N' Fuente de Financiamiento N' Comprobante de Pago e==] c==j p DA TOS DEL RESPONSABLE DEL ENCARGO Apellidos y Nombres: Área: Fecha que culmió la actil1dad e e1ento del Encargo:!11 DETALLE DEL GASTO N' Tipo Documento N' Fecha Proveedor Concepto del Gasto Importe S/ Especifica de Gasto - Total Rendido Totál Recibido Total Reñdido SALDO A DEVOLVER Especific de Gasto e---- RESUMEN Descripción Importe ; Total Rendido - Responsble del Encargo Sello y V'B' del Jefe de Area

12 Anexo Nº 3 Declaración Jurada Yo, identificado con DNI Nº en el cargo de del Área de del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA, en aplicación de lo dispuesto en el Artículo 10º de la Resolución Directora! Nº EF-5203, DECLARO BAJO JURAMENTO haber efectuado los gastos de los que no me ha sido posible obtener documentación sustentatoria conforme a lo requerido por la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria - SUNAT, conforme se detalla a continuación: Nº Fecha Concepto Importe S/ 1 - -, ' l,,,,) -- TOTAL S/ San Isidro, de del Nombre y Firma del Responsable del Encargo

13 Anexo Nº 4 Flujograma de la solicitud, aprobación y ejecución del Encargo 1 I o <> " a, " z o o :,, z o o " " é 8 :l tondopcr :S u - ; "!/ o, e, o e c u ; f Eo - u o c u c :::C s : e 1 E " "C "' u, s - ª " u ; :E 1 e <> " u Nece sidad de Encargo Remitir ta - solicitud del Siete (7)díi!ls hábiles En carg o a la antes de lnldarse la OA actividad y/o eve nto '-- l Emitir certificación presupuesta! 1 Procede? 1 """""- y dttermlnar SI,,- Técnico sobre ' ""'"" la certlficadón f Drnv :I Área 1 via bilidad la procedencia presupuesta\ del En cargo corr,spondie No Devolver documentación al Áreasolldtante Indicando motivo i j Contabilidad r Firmarla resoluclón _, Derivar al Área de Contabllldad EjHutarelenc,rgo exclusivamente por los monto 5 autorizados Reallmi,fa,el de girado 1 Elaborar el proyecto de Reg istrar en el Resolución de Admlnhtradón que H visado Coordinar y,levar l H SIAF-SPl:Ú fa ses Derivara! Área l aprueba la aslgnadónde,oa de compromiso y de: Tesorería fondos por Encargo devengado t o -- Encargo ejecutado I> ;: a, a w z " o 11 de 12

14 Anexo Nº 5 Flujograma de la rendición de cuentas del Encargo Encargo ejecutado Elaborar un informe detlllado sobre las actividades)o'o Dentro de los tres (3) eventos realizados durante la o quince (15) días ejecución del Encargo, los,,,, hábiles después de resultados obtenidos y los concluida la gastos realizadosadjuntar actividad y/o evento Rendición de Cuentas Si Hay devolución? "' ;: z w :::, V w o z o z w "" Presentar el informe y la Rendición de Cuentas al Área de Contabilidad < Levantar Q :> i obsel\laciones y presentar,, 'C,,';: Emitir el recibo de ingreso a caja 'C :s 'E Q V 'C "' "' 'i: Revisar informe, Rendición de Cuentas y recibo de ingreso a caja de ca rre sponder Indicar obsel\laciones Conforme? Realizar la liquidación procede al registro correspondiente 12 de 12