UNIVERSIDAD DE JAÉN Servicio de Control Interno

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1 1. Justificación de gastos realizados en Comisión de Servicio. 1.0 Para qué se utiliza el formulario de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio? Quiénes pueden utilizarlo? Se utiliza para abonar los gastos ocasionados por los conceptos de alojamiento, manutención y locomoción, que el Comisionado haya soportado en una Comisión de Servicio. PODRÁN UTILIZAR el formulario de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicios: El personal PROPIO de la UJA: - Personal Docente Investigador. - Personal Investigador en Formación que impartan o no docencia. - Técnicos Colaboradores con cargo a créditos de investigación. - Becarios de Apoyo a la Investigación. - Personal de Administración y Servicios Laboral y Funcionario. - Técnicos de la OTRI y Campus de Excelencia. - El Presidente y Secretario del Consejo Social. - Miembros del Consejo de Estudiantes. - Aquellas personas que integran la Comunidad Universitaria de la UJA (PDI, PAS y Estudiantes) que participen en los órganos colegiados de la misma, así como, en los procesos electorales, se asimilarán al Grupo II del personal de la UJA, al objeto de la percepción de las indemnizaciones por razón del servicio que reglamentariamente les pudieran corresponder. El personal AJENO que esté nombrado para formar parte de: -Tribunales: De Tesis, Habilitación, Plazas PDI y PAS, Pruebas de Homologación de Títulos Extranjeros. NO PODRÁN UTILIZARLO y por consiguiente les será de aplicación lo establecido para las BOLSAS DE VIAJE (ver pregunta n.º 5.1), el siguiente personal: - Personal colaborador en proyectos, grupos, ayudas a la investigación, contratos y subvenciones específicas. - Personal investigador de otras universidades o centros de investigación (nacionales o extranjeros). Acción 2-Plan de Apoyo a la Investigación Personal ajeno que imparta docencia/ponencia/conferencia en los Másteres Oficiales y en la formación permanente (títulos propios, actividades formativas específicas y cursos de verano) de la UJA. - Personal ajeno que impartan ponencias/conferencias en cursos, jornadas, congresos, talleres, mesas redondas y similares celebrados por la UJA. Página 1

2 - Personal ajeno que participen en los Tribunales, evaluaciones y Tutorizaciones de Trabajos Fin de Másteres Oficiales y de Títulos Propios de la UJA. - Alumnos/as, salvo aquellos que participen en los órganos colegiados y en los procesos electorales de la UJA, que le será de aplicación lo establecido para las indemnizaciones por razón del servicio que reglamentariamente les pudieran corresponder. - Becarios de formación de la UJA en prácticas en Servicios y Unidades de la UJA. - Alumnado universitario que realicen prácticas académicas externas extracurriculares ÍCARO. - Alumnos/as con estancias de investigación en España. - Deportistas que viajen con cargo al presupuesto del SAFYD. - PDI que estén en excedencia. - En general al personal externo de la UJA para la realización de actividades que se financien con cargo al presupuesto de ésta. En la documentación justificativa del gasto, no se admitirán liquidaciones con enmiendas, ni tachaduras Cálculo del ALOJAMIENTO en una Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio en el territorio nacional. Para la justificación de las indemnizaciones a que se tenga derecho por razón de las Comisiones de Servicio, incluso si han sido objeto de anticipo, los/las interesados/as, para realizar el cálculo del ALOJAMIENTO, se deberá tener en cuenta los importes máximos (I.V.A incluido) establecidos en las Normas Generales de Ejecución Presupuestaria, salvo exigencias más específicas requeridas por parte de algún ente financiador, en su caso. GRUPO ALOJAMIENTO I para Jaén II 100 Otras provincias 125 Madrid y Barcelona No se podrán abonar importes superiores a los legalmente establecidos por estos conceptos en la presente normativa y, en su defecto, en lo establecido en la legislación de la Junta de Andalucía. Tampoco se abonarán gastos de manutención y alojamiento dentro de la residencia habitual. La cantidad a indemnizar en concepto de alojamiento será el importe que se justifique, con el límite máximo establecido para cada grupo en que se clasifican las referidas indemnizaciones. Página 2

3 Los gastos de desayuno serán indemnizables cuando junto con el alojamiento no superen los límites establecidos para dicho concepto. Si el gasto de desayuno se realiza fuera del hotel, será abonable si presenta documento justificativo y este se ajusta a lo indicado anteriormente. No se considerarán indemnizables los gastos de mini-bar, conferencias telefónicas y otros semejantes de tipo extra, aunque estén incluidos en la factura del hotel o similar. Cuando se presente una liquidación para indemnizaciones por razón de servicio con derecho alojamiento y éste no se contemple en la misma, será necesario indicar la causa en el apartado de observaciones de la liquidación, o bien el nº de expediente donde se impute dicho gasto. Los pedidos que se tramiten para los servicios de alojamiento contemplados por la Agencia de Viajes, obligatoriamente, serán realizados a través de la Agencia de Viajes adjudicataria del citado servicio, salvo casos excepcionales debidamente justificados, se permite la utilización de otras empresas o la reserva personal por el interesado, siempre que el coste del servicio solicitado sea sensiblemente inferior al ofertado por la empresa adjudicataria (apartado párrafo 7, de las NGEP), debiéndose adjuntar la oferta de dicha empresa y el precio conseguido por otro sistema (a través de otra empresa o directamente por el interesado). Las facturas originales presentadas por gastos de alojamiento que excepcionalmente justificados no se tramiten por la Agencia de Viajes, deberán expedirse a nombre del comisionado. En caso de imposibilidad de conseguir alojamiento adecuado por el importe máximo establecido, será precisa autorización expresa de la Gerencia. Solamente se podrán percibir cantidades superiores a las establecidas en el Presupuesto en los siguientes términos: - Desplazamiento a ciudades en las que difícilmente se encuentren hoteles dentro de los precios fijados. - Asistencia a congresos, cuando los hoteles ofertados por la organización superen las cuantías previstas y se justifique documentalmente y no haya sido posible reservar alojamiento en estos u otros establecimientos por el sistema fijado para este servicio. Las cantidades facturadas por la prestación de este servicio, que excedan de los límites fijados para el mismo, y que no puedan ser justificadas, deberán ser abonadas directamente por la persona que ha generado el referido gasto. Alquiler de apartamentos: Los recibos de apartamentos serán válidos a efectos de justificación de alojamiento, con el límite de los días que dure la Comisión de Servicio o similar y en proporción al número de personas que utilice el apartamento, debiendo justificarse mediante factura en la que figuren los datos fiscales necesarios para identificar al perceptor (nombre o razón social, documento nacional de identidad o número de identificación fiscal y domicilio). Se entenderá que el comisionado renuncia a todos aquellos conceptos de los que debiéndose aportar, no se acompaña la correspondiente documentación justificativa. Página 3

4 Los gastos realizados por el personal propio o ajeno nombrado a tal efecto en el concepto de alojamiento se imputarán a los subconceptos presupuestarios: CON CARGO AL CAPÍTULO II, Concepto 230: Dietas, las siguientes partidas: Gastos de estancia del PDI Funcionario UJA Gastos de estancia del PDI Laboral UJA Gastos de estancia del PAS UJA Gastos de estancia de OTROS SECTORES O PERSONAL EXTERNO (Personal Investigador en Formación que impartan o NO docencia, los Becarios de apoyo a la investigación, Técnicos colaboradores con cargo a créditos de investigación, miembros de Tribunales de Tesis, Plazas Docentes, acceso a la UJA, selectividad, entre otros). CARGO AL CAPÍTULO VI (proyectos, contratos, grupos, ayudas a la investigación, y subvenciones específicas): 64X.25 ó 64X.XX.25- Gastos de estancia del PDI Funcionario UJA 64X.35 ó 64X.XX.35- Gastos de estancia del PDI Laboral UJA 64X.45 ó 64X.XX.45- Gastos de estancia del PERSONAL COLAB. RÉG. BECARIO. 64X.55 ó 64X.XX.55- Gastos de estancia del PERSONAL COLAB. REG. CONTRATO LABORAL 64X.65 ó 64X.XX.65 Gastos de estancia del PAS UJA 64X.70 ó 64X.XX.70 Dietas y Locomoción del PERSONAL EXTERNO a la UJA 1.2. Cálculo de la MANUTENCIÓN en una Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio en el territorio nacional. Se debe tener en cuenta a la hora de realizar el cálculo de la MANUTENCIÓN: REALIZADAS EN EL MISMO DÍA REALIZADAS EN DISTINTOS DIAS SALIDA REGRESO MANUTENCIÓN DIA HORARIO MANUTENCIÓN Después de las 15:00h Antes de las 22:00h Ninguna Antes de las 15:00h Manutención Pernocta con Después de las 15:00h Después de las 22:00h Media(*) De Salida Después de las 15:00 Media Antes de las 15:00h Después de las 15:00h / Antes de las 22:00h Media(*) Después de las 22:00h Intermedio entre salida y regreso Ninguna Manutención con Pernocta Antes de las 15:00h Después de las 22:00h Manutención sin pernocta De Regreso Después de las 22:00h Manutención Pernocta sin *En las comisiones cuya duración sea igual o inferior a un día natural, en general no se percibirán indemnizaciones Página 4

5 por gastos de alojamiento ni de manutención salvo cuando, teniendo la comisión una duración mínima de 4 horas, ésta se inicie antes de las 14:00 horas y finalice después de las 16:00 horas, supuesto en que se percibirá media dieta de manutención. Después de las 15:00h y antes de las 22:00h Antes de las 15:00h Media Ninguna Para la justificación de las indemnizaciones a que se tenga derecho por razón de las Comisiones de Servicio, incluso si han sido objeto de anticipo, los/las interesados/as, para realizar el cálculo de la MANUTENCIÓN, se deberá tener en cuenta los importes máximos establecidos en las Normas Generales de Ejecución Presupuestaria, salvo exigencias más específicas requeridas por parte de algún ente financiador, en su caso. Importes MÁXIMOS que se abonarán por gastos de manutención: MANUTENCIÓN GRUPO Con pernocta Sin Pernocta Media I 53,34 26,67 26,67* II ,50* *Se entenderá que la Comisión de Servicio obliga a realizar una de las comidas principales cuando comience antes de las 22:00 horas o termine después de las 15:00 horas. En las comisiones cuya duración sea igual o inferior a un día natural, en general no se percibirán indemnizaciones por gastos de alojamiento ni de manutención salvo cuando, teniendo la comisión una duración mínima de 4 horas, ésta se inicie antes de las 14:00 horas y finalice después de las 16:00 horas, supuesto en que se percibirá media dieta de manutención. Se incluirán en el GRUPO I, los cargos académicos que a continuación se indican, siempre que el motivo del viaje sea por asuntos relacionados con actividades del Consejo de Gobierno. Los cargos son los siguientes: Rector, o cualquier miembro de la comunidad universitaria, por delegación de éste, Vicerrectores, Secretario General, Gerente, o cualquier miembro de la comunidad universitaria, por delegación de éste, Defensor Universitario, igualmente, tendrán consideración de Grupo I, Presidente y Secretario del Consejo Social. Se incluirán en el GRUPO II al resto del personal de la Universidad de Jaén y el personal ajeno a ésta. Las personas que integran la Comunidad Universitaria de la UJA que participen en órganos colegiados de la misma, así como, en los procesos electorales, se asimilarán al Grupo II del personal de la UJA, al objeto de la percepción de las indemnizaciones por razón del servicio que reglamentariamente les pudieran corresponder. No se podrán abonar importes superiores a los legalmente establecidos por estos conceptos en la presente normativa y, en su defecto, en lo establecido en la legislación de la Junta de Andalucía. Tampoco se abonarán gastos de manutención y alojamiento dentro de la residencia habitual. Página 5

6 Será incompatible la percepción de dietas de manutención con la justificación de gastos por idéntico motivo durante los días en que se perciban, incluidos los gastos protocolarios. Los gastos realizados por el personal propio o ajeno nombrado a tal efecto en el concepto de manutención se imputarán a las partidas presupuestarias siguientes: CON CARGO AL CAPÍTULO II, Concepto 230: Dietas, las siguientes partidas: PDI FUNCIONARIO UJA: Gastos manutención sin pernocta España Gastos manutención con pernocta España. PDI LABORAL UJA: Gastos manutención sin pernocta España Gastos manutención con pernocta España. PAS UJA: : Gastos manutención sin pernocta : Gastos manutención con pernocta. OTROS SECTORES O PERSONAL EXTERNO (Personal Investigador en Formación que impartan o NO docencia, los Becarios de apoyo a la investigación, Técnicos colaboradores con cargo a créditos de investigación, miembros de Tribunales de Tesis, Plazas Docentes, acceso a la UJA, selectividad, entre otros) : Gastos manutención sin pernocta : Gastos manutención con pernocta. CON CARGO AL CAPÍTULO VI (proyectos, contratos, grupos, ayudas a la investigación y subvenciones específicas): PDI FUNCIONARIO UJA: 64X.22 ó 64X.XX.22- Gastos manutención sin pernocta España. 64X.23 ó 64X.XX.23- Gastos manutención pernocta España. PDI LABORAL UJA: 64X.32 ó 64X.XX.32- Gastos manutención sin pernocta España. 64X.33 ó 64X.XX.33- Gastos manutención pernocta España. PERSONAL COLOBADOR. RÉGIMEN BECARIO: 64X.42 ó 64X.XX.42- Gastos manutención sin pernocta España. 64X.43 ó 64X.XX.43- Gasto manutención pernocta España. PERSONAL COLABORADOR. REGIMEN CONTRATO LABORAL: 64X.52 ó 64X.XX.52- Gastos manutención sin pernocta España. 64X.53 ó 64X.XX.53- Gastos manutención pernocta España. PAS UJA: 64X.62 ó 64X.XX.62- Gastos manutención sin pernocta España. 64X.63 ó 64X.XX.63- Gastos manutención pernocta España. Página 6

7 PERSONAL EXTERNO A LA UJA: 64X.70 ó 64X.XX.70 Dietas y Locomoción Quién tiene la competencia de autorizar las Comisiones de Servicio? Le compete al Rector/a autorizar las Comisiones de Servicio del: Gerente/a y Vicerrector/a de Profesorado y Ordenación Académica. El/La Vicerrector/a de Profesorado y Ordenación Académica, las Comisiones de Servicio efectuadas por: el Equipo de Gobierno cuando ésta se realice en nombre de la UJA, las del PDI y Personal Investigador en Formación que impartan docencia (Postdoctorales-Fase Laboral) El/La Vicerrector/a de Investigación, autorizará las del Personal Investigador en Formación que no impartan docencia (Predoctorales-Fase Becado), los Becarios de apoyo a la investigación y Técnicos Colaboradores con cargo a créditos de investigación. El/La Gerente/a autorizará las del PAS Laboral y Funcionario, Técnicos de la OTRI y Campus de Excelencia. El/La Presidente/a de Consejo Social, autorizará al Presidente/a del Consejo y al Secretario. El/La Presidente/a del Consejo de Estudiantes, autorizará al Presidente/a y miembros del Consejo de Estudiantes. La fecha de autorización del órgano competente no podrá ser posterior a la fecha de realización de la Comisión de Servicio Qué gastos se pueden justificar en el formulario de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio? Los gastos soportados por el Comisionado por los conceptos de alojamiento, manutención, locomoción (parking, peaje, etc.) y otros gastos como; inscripciones a congresos, cursos y talleres; seguros; vacunas; visados; etc. Los gastos de formación del personal de la UJA no se considerarán gastos de funcionamiento de la correspondiente unidad orgánica. (Ver Pregunta 1.18). El profesorado de la UJA que imparta docencia asignada por su Departamento (grado y másteres oficiales) en centro ubicado en campus distinto al que corresponda a su centro de adscripción (se entiende como centro de adscripción aquel en el que efectuó su entrada el profesor y está censado a efectos de votaciones) se le indemnizará por los gastos (exclusivamente de kilometraje) efectuados por los desplazamientos entre campus, desde el centro en el que se imparte docencia y por los días en los que tenga lugar el desplazamiento efectivo para la impartición de la misma. La indemnización se realizará teniendo en cuenta la distancia entre Jaén y Linares, con independencia del lugar de residencia habitual del profesor/a. Corresponderá a los Departamentos universitarios el control del cumplimiento de los requisitos establecidos anteriormente, sujeto a la supervisión del Vicerrectorado de Ordenación Académica y Profesorado, y la tramitación de la correspondiente Página 7

8 indemnización, con cargo a centro de gasto 06.AD, denominado desplazamientos adscripción docencia (Apartado NGEP, punto 7, segundo), debiendo ser autorizado el gasto por el Director/a del Departamento donde esté adscrito el docente Cálculo de la LOCOMOCIÓN en una Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio en el territorio nacional. Para la justificación de las indemnizaciones a que se tenga derecho por razón de las comisiones de servicio, incluso si han sido objeto de anticipo, los/las interesados/as, para realizar el cálculo de la LOCOMOCIÓN, se deberá tener en cuenta los importes máximos establecidos en las Normas Generales de Ejecución Presupuestaria, salvo exigencias más específicas requeridas por parte de algún ente financiador, en su caso. Se debe tener en cuenta a la hora de realizar el cálculo de la LOCOMOCIÓN: El desplazamiento deberá realizarse en cualquier medio de transporte público colectivo (superior a 9 plazas), pudiendo utilizarse el vehículo propio cuando exista incompatibilidad horaria. En el caso de usar medio de transporte público colectivo, se podrán abonar además los gastos de taxis desde estaciones, aeropuertos y puertos a hoteles o viceversa (cuando éste se realice en la misma ciudad). Al respecto, los traslados en taxi con carácter excepcional desde el aeropuerto de Granada/Jaén y otras ciudades deberán ser expresamente autorizados por la Gerencia. Los pedidos que se tramiten para los servicios de locomoción contemplados por la Agencia de Viajes, de entre ellos el alquiler de vehículos, billetes de ave, avión, tren, autobús, etc., obligatoriamente, serán realizados a través de la Agencia de Viajes adjudicataria de los citados servicios, salvo casos excepcionales debidamente justificados, se permite la utilización de otras empresas o la reserva personal por el interesado, siempre que el coste del servicio solicitado sea significativamente inferior al ofertado por la empresa adjudicataria (apartado párrafo 7, de las NGEP), debiéndose adjuntar la oferta de dicha empresa y el precio conseguido por otro sistema (a través de otra empresa o directamente por el interesado). El Decreto 54/1989, de 21 de marzo, sobre indemnizaciones por razón de servicio de la Junta de Andalucía. En su Art establece: Cuando el medio de locomoción sea el ferrocarril, se abonará por el importe del billete de clase primera o coche cama. Cuando el medio de transporte sea el avión o tren AVE, por el importe del billete en clase turista, salvo que la autoridad que ordene la comisión autorice clases superiores. Las facturas originales presentadas por gastos de locomoción que excepcionalmente justificados se liquiden en una Comisión de Servicios y que no se tramiten por la Agencia de Viajes, deberán expedirse a nombre del comisionado. La utilización de vehículo particular podrá efectuarse fundamentalmente por las siguientes causas: Página 8

9 - Cuando la Comisión de Servicio comience y termine en el mismo día. - Cuando la Comisión de Servicio sea itinerante y se realice en distintas localidades. - Cuando la rapidez o eficacia del servicio lo haga más aconsejable que el transporte en medios colectivos o éstos no existan. El cálculo de los Kilómetros se computará desde el lugar de trabajo (Jaén o Linares), no desde el lugar de residencia del comisionado. La compensación a percibir como consecuencia de la utilización del vehículo particular queda fijada en: 0,19 por Kilómetro recorrido limitándose el número de vehículos al que permita desplazar a todos los comisionados con un itinerario común. De existir desplazamientos de varios vehículos se dividirá el importe correspondiente a euros/km. Serán indemnizables los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen, dentro de una liquidación de gastos realizados en una Comisión de Servicio. Las distancias actualizadas entre Jaén y las capitales de provincia españolas se encuentran a disposición del usuario en Distancias Kilométricas de la página Web del Las distancias entre las distintas localidades, en general, serán calculadas con arreglo a las que figuren en el mapa oficial de carreteras en vigor (se facilita en la Pág. Web del la Guía Michelín para realizar dichos cálculos). Los desplazamientos efectuados entre las poblaciones de Jaén y Linares dentro de la jornada ordinaria de trabajo, al ser sedes de la Universidad, solamente supondrá el derecho al devengo de indemnización por locomoción. El profesorado de la UJA que imparta docencia asignada por su Departamento (grado y másteres oficiales) en centro ubicado en campus distinto al que corresponda a su centro de adscripción (se entiende como centro de adscripción aquel en el que efectuó su entrada el profesor y está censado a efectos de votaciones) se le indemnizará por los gastos (exclusivamente de kilometraje) efectuados por los desplazamientos entre campus, desde el centro en el que se imparte docencia y por los días en los que tenga lugar el desplazamiento efectivo para la impartición de la misma. La indemnización se realizará teniendo en cuenta la distancia entre Jaén y Linares, con independencia del lugar de residencia habitual del profesor/a. Corresponderá a los Departamentos universitarios el control del cumplimiento de los requisitos establecidos anteriormente, sujeto a la supervisión del Vicerrectorado del Ordenación Académica y Profesorado, y la tramitación de la correspondiente indemnización, con cargo a centro de gasto 06.AD, denominado desplazamientos adscripción docencia (Apartado NGEP, punto 7, segundo), debiendo ser autorizado el gasto por el Director/a del Departamento donde esté adscrito el docente. Página 9

10 Los gastos realizados en concepto de locomoción ligados a una Comisión de Servicio, realizados por el personal propio o ajeno nombrado a tal efecto se imputarán: CON CARGO AL CAPÍTULO II, Concepto 231: Locomoción, las siguientes partidas: Los gastos imputados en la aplicación de gastos de locomoción sin justificación, se incluirán los gastos generados por el vehículo particular (kilometraje y/o de alquiler -combustible y factura de alquiler-), también se contemplarán los gastos de parking y peaje justificados. PDI FUNCIONARIO UJA: : Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) : Gastos de locomoción en transporte público. PDI LABORAL UJA: Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) Gastos de locomoción en transporte público. PAS UJA: Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) Gastos de locomoción en transporte público. OTROS SECTORES O PERSONAL EXTERNO (Personal Investigador en Formación que impartan o NO docencia, los Becarios de apoyo a la investigación, Técnicos colaboradores con cargo a créditos de investigación, miembros de Tribunales de Tesis, Plazas Docentes, acceso a la UJA, selectividad, entre otros): : Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) : Gastos de locomoción en transporte público. CON CARGO AL CAPÍTULO VI (proyectos, contratos, grupos, ayudas a la investigación y subvenciones específicas): PDI FUNCIONARIO UJA: 64X.20 ó 64X.XX.20- Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking). 64X.21 ó 64X.XX.21- Gatos de locomoción transporte público. PDI LABORAL UJA: 64X.30 ó 64X.XX.30- Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking). 64X.31 ó 64X.XX.31- Gatos de locomoción transporte público. PERSONAL COLOBADOR. RÉGIMEN BECARIO: 64X.40 ó 64X.XX.40- Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking). 64X.41 ó 64X.XX.41- Gatos de locomoción transporte público. PERSONAL COLABORADOR. REGIMEN CONTRATO LABORAL: Página 10

11 64X.50 ó 64X.XX.50- Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking). 64X.51 ó 64X.XX.51- Gatos de locomoción transporte público. PAS UJA: 64X.60 ó 64X.XX.60- Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking). 64X.61 ó 64X.XX.61- Gatos de locomoción transporte público. PERSONAL EXTERNO A LA UJA 64X.70 ó 64X.XX.70 Dietas y Locomoción 1.6. Para la liquidación de los gastos ocasionados en una Comisión de Servicio es necesario adjuntar el formulario de Autorización de la misma? Si es necesario para el PDI y PAS de la UJA, no en el caso de miembros de Tribunales (Tesis Doctorales, de Habilitación y Plazas del PAS y PDI, de TTII y DEA) y órganos colegiados de la UJA, así como, los que participen en los procesos electorales, cuyos miembros sean personal ajeno de la UJA, donde se sustituye el formulario de Autorización de Comisión de Servicio por el nombramiento de formar parte del Tribunal y/o órgano colegiado, en su defecto indicar tal circunstancia en el apartado observaciones del formulario de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio. Se deberá adjuntar la Autorización de la Comisión de Servicio, en aquellos gastos gestionados a través de la Agencia de Viajes adjudicataria de dicho servicio, en concepto de alojamiento y locomoción, siempre y cuando el comisionado no liquide gastos por manutención. La fecha de autorización de la Comisión de Servicio por el órgano competente, no podrá ser posterior a la fecha de realización de la misma A través de Unidad Administrativa de compras se realiza una reserva de alojamiento y locomoción a la Agencia de Viajes que tiene adjudicado dicho servicio para asistir a un congreso Si no solicita Dieta por manutención debe adjuntar la Autorización de la Comisión a la factura? Si, puesto que en la Autorización de la Comisión de Servicio autoriza al comisionado a percibir indemnización por los gastos ocasionados en concepto de dieta (alojamiento y manutención) y locomoción. En el supuesto caso de que el comisionado no solicite manutención, no será necesario presentar formulario de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio, pero sí deberá adjuntar a la factura del alojamiento y/o locomoción la Autorización de la Comisión de Servicio, así como, certificado de asistencia al congreso. Página 11

12 1.8. He tramitado el alojamiento y la locomoción de un comisionado a través de la Agencia de Viajes que tiene adjudicado dicho servicio en la UJA, Debo indicarlo en el formulario de Justificación de Gastos? Si, una vez cumplimentado el formulario de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio, se deberá indicar en el campo observaciones que el alojamiento y el desplazamiento han sido tramitados a través de la Agencia de Viajes con n.º Exp Si la salida de un comisionado a Madrid se realiza a las 06:15h y el regreso a Jaén a las 22:00h, le correspondería media dieta o una entera? Le correspondería media dieta, al producirse la salida de Jaén antes de las 15:00 horas y el regreso se produce justo a las 22:00 horas. Le correspondería una dieta entera si el regreso se produjera después de las 22:00 horas El gasto por la inscripción a un congreso, curso, etc., se puede liquidar en una Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio? Si. Dicho gasto se indicará en el apartado Otros del formulario de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio, imputándose al Capítulo II a la partida Gastos de inscripción o al Capítulo VI al subconcepto 64X.99 ó partida 64X.XX.99 Otros en su caso. No son abonables los gastos ocasionados por comisiones bancarias. Junto a la liquidación se deberá adjuntar justificante probatorio de la asistencia al mismo. En el caso de que la realización de la actividad se efectuara de forma online, se podrá reintegrar el gasto de la inscripción a través de: - Reintegro de Factura, en el caso de disponer de una factura a nombre de la UJA que justifique dicho gasto. - Mediante un escrito del Responsable de Gasto, autorizando el gasto, cuando el documento que lo justifique no sea factura (justificante bancario). En ambos casos se deberá adjuntar documento acreditativo de la realización de dicha actividad Dos profesores de un Dpto. han asistido a un congreso en Madrid y se han alojado en la misma habitación. El importe de una noche de alojamiento asciende a 300 euros. Qué importe pueden recuperar cada uno? Cómo lo justifican si sólo tienen una factura? De acuerdo con las cantidades indicadas para ese concepto en las Normas Generales de Ejecución Presupuestaria, cada uno puede recuperar el importe de 125. En estos casos el límite máximo por alojamiento de dos personas en la misma habitación tanto en Madrid como en Barcelona sería de 250. Para su justificación en las respectivas liquidaciones, se indicará en la factura original que la mitad de dicho gasto ha sido soportado por uno de los comisionados. En la otra liquidación se aportará una fotocopia de la factura original indicando la siguiente inscripción: Página 12

13 El original de la presente factura se encuentra en la liquidación de D., con n.º de expediente. Así como se reflejará que la factura ha sido abonada por ambos Se pueden liquidar varios viajes en una sola justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio? Cómo debo tramitarlo? Si. En la cumplimentación de los formularios correspondientes será necesario tener en cuenta lo siguiente: 1.- En la Autorización de la Comisión se Servicio, se deberá indicar tal circunstancia, donde especificaremos el periodo que conforma el total de los desplazamientos. Ej. Varios viajes previstos en el mes, se indicaría: Fecha inicio: 01/01/2012 Fecha fin: 31/01/2012 Debiéndose concretar en el Anexo a la liquidación las fechas, horas de salida y llegada, así como en su caso kilómetros recorridos en cada desplazamiento. 2.- En el formulario de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio, Se deberá indicar en el campo itinerario que se adjunta Anexo. A la hora de generar el expediente en el programa informático Universitas XXI-Económico se deberá indicar en el campo Descripción los días y lugares que se relacionan en el Anexo separados por comas Las facturas que se adjuntan en una liquidación de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio Deben ir a nombre de la UJA o a nombre del comisionado? Obligatoriamente deberán venir a nombre del comisionado En la asistencia a un congreso en el territorio nacional, utilizando como medio de transporte el avión, y el hotel utilizado es el indicado por la organización del congreso Qué documentación tengo que aportar para justificar el mismo? Debe presentar: - Formulario de Autorización Comisión Servicio debidamente firmada. - Formulario de Justificación de gastos realizados en Comisión de Servicio, donde deberá reflejar los gastos ocasionados en la misma. - Factura original del alojamiento hotelero donde ha pernoctado. - Billetes originales de avión, con indicación del itinerario, días y horas de ida y vuelta. - En el caso de utilizar taxi, los recibos o facturas de taxi serán originales, con indicación del recorrido realizado. Son admisibles los taxi empleados para los recorridos: IDA: Aeropuerto de destino-hotel. VUELTA: Hotel-aeropuerto. Página 13

14 (Cuando éstos se realicen en la misma ciudad). Al respecto, los traslados en taxi con carácter excepcional desde el aeropuerto de Granada/Jaén y otras ciudades deberán ser expresamente autorizados por la Gerencia). - Será indemnizable el traslado en coche propio hasta el aeropuerto, y el uso del parking en este. - Justificante original del pago de la inscripción. - Certificación acreditativa de la asistencia al congreso. Los gastos de alojamiento serán indemnizables (incluido desayuno) hasta los límites establecidos en las Normas de Ejecución Presupuestaria para tal concepto: MANUTENCIÓN GRUPO ALOJAMIENTO Con Pernocta Sin Pernocta Media I ,34 26,67 26,67* 84 para Jaén II 100 otras provincias 125 Madrid y Barcelona ,50* *Se entenderá que la Comisión de Servicio obliga a realizar una de las comidas principales cuando comience antes de las 22:00 horas o termine después de las 15:00 horas. En las comisiones cuya duración sea igual o inferior a un día natural, en general no se percibirán indemnizaciones por gastos de alojamiento ni de manutención salvo cuando, teniendo la comisión una duración mínima de 4 horas, ésta se inicie antes de las 14:00 horas y finalice después de las 16:00 horas, supuesto en que se percibirá media dieta de manutención. *En las comisiones cuya duración sea igual o inferior a un día natural, en general no se percibirán indemnizaciones por gastos de alojamiento ni de manutención salvo cuando, teniendo la comisión una duración mínima de 4 horas, ésta se inicie antes de las 14:00 horas y finalice después de las 16:00 horas, supuesto en que se percibirá media dieta de manutención. No se considerarán indemnizables los gastos de mini-bar, conferencias telefónicas y otros semejantes de tipo extra, aunque estén incluidos en la factura del hotel o similar Los gastos de desayuno realizados fuera del hotel son abonables? Si, siempre que se justifiquen mediante el correspondiente recibo original y cuando junto con el alojamiento no superen los límites máximos establecidos para dicho concepto que establece la normativa, se indemnizará un desayuno por alojamiento. Página 14

15 1.16. Es imprescindible la presentación de la copia del certificado de asistencia a un congreso, jornada, curso o seminario para liquidar los gastos ocasionados en la Comisión de Servicio? Sí, es requisito imprescindible. Sin este documento NO serán reembolsados los gastos de alojamiento, manutención y locomoción que se hayan producido por asistencia, en el caso de que la organización del evento no expidiera el mismo, con carácter excepcional se aportará declaración jurada de la asistencia, a excepción del Consejo de Dirección, este último, siempre que la asistencia se realice en representación de la Universidad. El personal de la UJA que realice algún curso de formación a través del Servicio de Personal y Organización Docente, Sección de Promoción Social, no será necesario que aporte el certificado de asistencia, en su lugar, por parte del Servicio de Personal deberá indicar en el apartado observaciones de la liquidación Formación interna realizada por el comisionado y sello del Servicio Los miembros de la Mesas Electorales Tienen derecho a indemnización por manutención aunque la Comisión de Servicio se produzca en horario Laboral? Si, se le indemnizaría con una manutención entera sin pernocta (26,00 ). En el caso que el número de perceptores sea numeroso y así se aconseje, se podrán liquidar las mismas, a través de una relación de los perceptores, donde se indiquen el nombre y apellidos, D.N.I, número de cuenta, así como la cantidad a percibir de cada uno de los miembros de la Mesa electoral, agrupándose por sectores a efectos de imputar el gasto a las partidas presupuestarias correspondientes, siendo éstas las siguientes: CON CARGO AL CAPÍTULO II, Concepto 230: Dietas, las siguientes partidas: : Gastos manutención sin pernocta España del PDI funcionario UJA: : Gastos manutención sin pernocta España del PDI laboral UJA : Gastos manutención sin pernocta del PAS UJA : Gastos manutención sin pernocta de OTROS SECTORES O PERSONAL EXTERNO (Personal Investigador en Formación que impartan o NO docencia, los Becarios de apoyo a la investigación, Técnicos colaboradores con cargo a crédito de investigación, Alumnos/as, entre otros) Los gastos de formación del personal pueden ser soportados por los créditos de las Unidades Orgánicas para su funcionamiento? Los gastos de formación del personal de la UJA no se considerarán gastos de funcionamiento de la correspondiente Unidad Orgánica, siendo éstos imputados al capítulo I; salvo informe previo emitido por el responsable del centro de gasto y autorizado por el/la Gerente, justificando el motivo y la necesidad del gasto (6.2. de las NGEP, punto 5). Página 15

16 Ej. Matrículas de Master Oficiales y Títulos Propios, cursos de inglés impartidos por el Centro de Estudios Avanzados en Lenguas Modernas (aquellos que son objeto de ayuda a través de la Acción Social) Los gastos ocasionados por la anulación de una reserva de alojamiento y/o locomoción son abonables? Sí son abonables, debiéndose adjuntar a la factura, una justificación de los motivos que han ocasionado dicha cancelación con el V.º B.º del Responsable del Centro de Gasto Un comisionado participa en un evento y este es invitado por la organización a una comida qué cantidades le correspondería liquidar por manutención cuando éste sale de Jaén a las 8:00 horas y regresa el mismo día a las 23:00? Le correspondería media manutención (19,50 ), debiéndose indicar en el apartado Observaciones del formulario de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio, que ha sido invitado por la organización del evento. En ningún caso se debe reflejar que renuncia ya que los gastos de manutención se liquidan para sufragar los gastos soportados por el comisionado en este concepto En una factura de hotel presentada en una Dieta, el coste de algunos días es superior a los importes máximos establecidos en la normativa para tal concepto Puedo compensar los días que se excede por los que no y justificar el total de la factura? No, se deberá realizar los cálculos en base al importe máximo que tenga por día, si supera se abonará hasta el importe máximo y si algún día el coste es inferior se le abonará por ese importe, salvo que dicho exceso sea autorizado por la Gerencia En una estancia de investigación en una Universidad o Centro de Investigación Nacional o Extranjero, donde sólo se percibe una parte de las dietas cómo se debe realizar la liquidación, si posteriormente se concede una ayuda para esa misma estancia? Aunque no se justifique la totalidad de los gastos que de acuerdo con el itinerario indicado tenga derecho a percibir y sólo se liquiden parte de éstos, en el formulario de Indemnización por Gastos Realizados en Comisión de Servicio se deberá indicar en el apartado Observaciones tal circunstancia, haciendo mención la posibilidad de justificación del resto de los gastos no liquidados en futuras ayudas. En el caso de recibir una ayuda posterior para la misma estancia de investigación, tendría que acompañar una copia de la liquidación inicial, indicando en ésta el importe de la ayuda que le han concedido, junto a una copia del documento de concesión. El procedimiento a seguir es el mismo que para la percepción de cualquier indemnización por razón de servicio (dietas) En la realización de prácticas de campo, se ha utilizado el vehículo oficial del Departamento Cómo se justifican los gastos de combustible del vehículo? Dicho gasto se podrá liquidar a través del formulario Reintegro de Factura, debiendo emitirse la factura a nombre de la UJA (pudiéndose deducir el IVA en aquellos Centros de Página 16

17 Gasto que se deriven de la investigación básica y aplicada), se acompañará a la misma una copia de la Autorización de la Comisión de Servicio, en el caso de desarrollar dicha actividad mediante una Comisión de Servicio, y en su defecto se deberá indicar los motivos que ocasionaron el desplazamiento, La aplicación presupuestaria donde se debe imputar la factura de combustible: Si el desplazamiento se realiza en Comisión de Servicio se imputará: CON CARGO CAPÍTULO II: : Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PDI FUNCIONARIO UJA Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PDI LABORAL UJA: : Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) OTROS SECTORES O PERSONAL EXTERNO (Personal Investigador en Formación que impartan o NO docencia, los Becarios de apoyo a la investigación, Técnicos colaboradores con cargo a créditos de investigación, entre otros) CON CARGO AL CAPÍTULO VI (proyectos, contratos, grupos, ayudas a la investigación y subvenciones específicas): 64X.20 ó 64X.XX.20- Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PDI FUNCIONARIO UJA 64X.30 ó 64X.XX.30- Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PDI LABORAL UJA 64X.40 ó 64X.XX.40- Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PERSONAL COLOBADOR. RÉGIMEN BECARIO 64X.50 ó 64X.XX.50- Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PERSONAL COLABORADOR. REGIMEN CONTRATO LABORAL. 64X.70 ó 64X.XX.70 Dietas y Locomoción PERSONAL EXTERNO A LA UJA No se realiza en Comisión de Servicio, se imputarán: Con cargo al Capítulo II, al subconcepto Combustible. Con cargo al Capítulo VI, al subconcepto 64X.99 o partida 64X.XX.99 Otros Si el vehículo utilizado es de otro Departamento cómo gestionaremos los gastos ocasionados por la utilización del mismo? El coste de la utilización del mismo lo deberá soportar el Centro de Gasto que utilice el vehículo será de 0,25 por Kilómetro recorrido, mediante un cargo interno a favor del Departamento titular del vehículo utilizado. La aplicación presupuestaria donde se debe imputar el cargo interno, así como el gasto de combustible y de utilización de parking y peajes justificados, se imputarán a las siguientes partidas presupuestarias: - Si el desplazamiento se realiza a través de una Comisión de Servicios: CON CARGO AL CAPÍTULO II: Página 17

18 Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PDI FUNCIONARIO UJA Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PDI LABORAL UJA Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) OTROS SECTORES O PERSONAL EXTERNO (Personal Investigador en Formación que impartan o NO docencia, los Becarios de apoyo a la investigación, Técnicos colaboradores con cargo a créditos de investigación, entre otros) CON CARGO AL CAPÍTULO VI (proyectos, contratos, grupos, ayudas a la investigación y subvenciones específicas): 64X.20 ó 64X.XX.20 Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PDI FUNCIONARIO UJA 64X.30 ó 64X.XX.30 Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PDI LABORAL UJA 64X.40 ó 64X.XX.40 Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PERSONAL COLOBADOR. RÉGIMEN BECARIO 64X.50 ó 64X.XX.50 Gastos de locomoción sin justificación (Kilometraje, peaje y parking) PERSONAL COLABORADOR. REGIMEN CONTRATO LABORAL. 64X.70 ó 64X.XX.70 Dietas y Locomoción PERSONAL EXTERNO A LA UJA - Si el desplazamiento NO se realiza a través de una Comisión de Servicios: El coste de la utilización del vehículo del Departamento, así como el parking en su caso, se imputará: Con cargo al Capítulo II, al Concepto Transporte Con cargo al Capítulo VI, al subconcepto 64X.99 ó a la partida 64X.XX.99 Otros Las facturas del gasto de COMBUSTIBLE: Con cargo al Capítulo II al Combustible. Con cargo al Capítulo VI, al subconcepto 64X.99 ó a la partida 64X.XX.99 Otros En una Comisión de Servicio que se requiera el embarque del vehículo particular es indemnizable dicho gasto? Si. Siempre que se justifique mediante el billete correspondiente siendo éste original En las reuniones convocadas en el marco de un proyecto de investigación realizadas fuera de la Universidad de Jaén es necesario un certificado de quién convoca la reunión? No. Sólo será necesaria una copia de la convocatoria. Página 18

19 1.26. En una Comisión de Servicio, son indemnizables los gastos de desplazamiento realizados en medios colectivos de transporte público? Sí. El traslado en el interior de las ciudades en medios colectivos de transporte público es indemnizable, con independencia del número de éstos utilizado en el mismo día Dónde se debe imputar un gasto de restauración por motivos de trabajo? Se tendrán en cuenta, el límite máximo establecido en el Presupuesto para dicho gasto, sobre el crédito asignado al Centro de Gasto y siempre que sea posible, realizar las reservas en los restaurantes que tienen suscrito el protocolo de colaboración con la UJA. Dicho gasto deberá motivarse, acompañando a la factura una pequeña memoria. Se imputarán a los subconceptos: Con cargo al Capítulo II: a la partida Gastos de Restauración. Con cargo al Capítulo VI (proyectos, contratos, grupos, ayudas a la investigación y subvenciones específicas): al 64X.99 ó a partida 64X.XX.99 Otros, en ningún caso se pueden imputar al subconcepto 64X.03 Dietas y Locomoción. Página 19

20 1.28. Cumplimentado el formulario de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio, Quién genera el expediente en el programa Universitas XXI-Económico? Dónde se remite la documentación? El Responsable de Gestión deberá comprobar que la documentación aportada por el comisionado se ajusta a la normativa, el cual tramitará en el programa Universitas XXI- Económico el expediente de reserva de crédito, indicando en el apartado Descripción : DI Dieta así como las fechas y lugares de los desplazamientos, en Proveedor el D.N.I o pasaporte del comisionado y en el caso de no estar dado de alta en el programa se deberá adjuntar una fotocopia del D.N.I. o pasaporte, en el Tipo de Expediente PD Pago Directo (a excepción de las indemnizaciones que justifiquen un adelanto de cajero que se tramitarán por ACF). Una vez introducidos estos campos, cumplimentaremos la parte económica donde indicaremos la Unidad Orgánica y la aplicación presupuestaria con los importes correspondientes a cada aplicación en su caso. El expediente generado por el programa se lo asignaremos al formulario remitiéndolo al Área Económica Patrimonial para proceder a su pago En las inscripciones a congresos que incluyan en el precio algunas comidas qué se debe tener en cuenta en la liquidación de los gastos por la manutención? Se deberá indicar en el expediente de la inscripción que en la misma se incluye el pago de algunas comidas, así mismo, en el caso de que el comisionado presente formulario de Justificación de Gastos Realizados en Comisión de Servicio y liquida manutención, se deberá deducir a razón de ½ dieta cada una de las comidas incluidas en la inscripción, indicando en el apartado observaciones el nº del expediente de ésta. Página 20