- Asesoramiento jurídico integral y gestión integral de los patrocinios.

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS SOBRE LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE CAPTACIÓN Y GESTIÓN DE PATROCINIOS PARA LA CONMEMORACIÓN DE MURILLO Y SEVILLA. 400 AÑOS DEL NACIMIENTO DE UN PINTOR UNIVERSAL. Año Murillo 1.- Objeto del contrato: Este pliego de prescripciones técnicas tiene por objeto establecer las condiciones y los contenidos mínimos a los que deberán ajustarse la prestación de los servicios de captación y gestión de patrocinio en el que se especifique la metodología a seguir para su captación y el equipo de trabajo que abordará la ejecución, para el Instituto de la Cultura y las Artes (ICAS) del Ayuntamiento de Sevilla, con motivo de la declaración como acontecimiento de excepcional interés público de la celebración de Murillo y Sevilla. 400 años del nacimiento de un pintor universal, evento que se desarrollará en la ciudad de Sevilla desde diciembre de 2017 y hasta marzo de Con el fin de promover la participación de iniciativas privadas en el desarrollo de estos fines de interés general, este órgano contratante, ha previsto la posibilidad de aceptar patrocinios (tanto nacionales como internacionales) siendo necesario contratar el asesoramiento y la asistencia de una empresa que, dentro de la legalidad vigente, diseñe y ejecute un programa de gestión de patrocinios para el buen fin del evento, considerando la falta de adecuación e insuficiencia de los medios personales y materiales con que cuenta el ICAS para satisfacer las necesidades que se exponen. 2.- Servicios requeridos: La asistencia referida se concreta en los siguientes aspectos: -Gestionar y construir las diferentes acciones, eventos y soportes de un programa de patrocinio que aporte la financiación adecuada al evento: Murillo y Sevilla. 400 años del nacimiento de un pintor universal. -Búsqueda de patrocinadores para los diferentes proyectos que se realizarán en dicha celebración facilitando las gestiones oportunas para obtener el mejor marco fiscal y comercial del evento. - Diseño, gestión y coordinación del proyecto de gestión de los patrocinios, incluyendo un programa que establezca los requerimientos que se demandan: plataforma de que garantice el retorno económico, exclusividad, acciones promocionales y de relaciones públicas. - Facilitar las gestiones entre patrocinadores y la entidad organizadora de dicho evento de excepcional interés público, tanto para alcanzar el acuerdo de patrocinio, como para el seguimiento posterior, colaborando en la supervisión del cumplimiento de las obligaciones adquiridas en los contratos que se celebren. - Asesoramiento jurídico integral y gestión integral de los patrocinios. 1 Observaciones Página 1/6

2 - Revisión, gestión, elaboración de la documentación necesaria para la aplicación de los beneficios fiscales previstos en los programas de apoyo a acontecimientos de excepcional interés público de conformidad con la legislación específica (Ley 49/2002 y real Decreto 1270/2003 de 10 de octubre) tanto al ICAS como a patrocinadores. - Elaboración de un Manual Operativo para la aplicación de los incentivos fiscales y para la interpretación y resolución de dudas y su actualización y adaptación a la normativa fiscal sobrevenida. - Elaboración del Dossier de Patrocinio como documento de presentación del evento a los patrocinadores. La empresa adjudicataria para la confección del Dossier de Patrocinio contará, en todo momento, con la asistencia técnica necesaria del ICAS para la redacción concreta y específica del documento, facilitándole la información oportuna, y que en cada momento de las diferentes etapas, necesiten para su elaboración. - Emisión de informes de evaluación y seguimiento del cumplimiento de los objetivos marcados. 3.- Obligaciones del adjudicatario: La empresa adjudicataria será la responsable de la calidad técnica de los servicios que desarrolle, así como de las consecuencias que se deduzcan para la administración o para terceros de las omisiones, errores, métodos inadecuados o conclusiones incorrectas en la ejecución del contrato. Debido a la naturaleza del evento, se requiere que los patrocinios que se puedan llevar a cabo estén en sintonía con la política cultural de la ciudad de Sevilla. Es obligación del adjudicatario la búsqueda de financiación con criterios de idoneidad y adecuación a un evento magno de estas características. Para ello, se requiere que el patrocinador potencial pueda ser conocido y aprobado previamente por el ICAS. Será imprescindible la presentación de informes evaluativos que sirvan al ICAS de seguimiento en el cumplimiento de servicios. Deberá presentar en un plazo máximo de 30 días a contar desde la fecha de formalización del contrato en documentos administrativos, el desarrollo integral del proyecto de captación y gestión de patrocinios (las primeras fases de acciones han debido venir definidas brevemente en la documentación previa que se solicita para su valoración en el presente pliego de prescripciones técnicas), así como, el Manual Operativo para la aplicación de incentivos fiscales, y el Dossier de Patrocinio que se entregarán completos y producidos en su integridad. Para ello, el ICAS ofrecerá toda la información referida a las actividades del Año Murillo. Debido a la singularidad del proyecto y a su impacto internacional se requiere que el dossier esté traducido, como mínimo, al inglés. El Plan de trabajo global deberá presentar desarrollado, como mínimo, los siguientes epígrafes: Objetivos, metodología, plazos de ejecución y métodos de control. La empresa adjudicataria se compromete a la presentación de informes a lo largo del periodo contratado en el que consten las gestiones realizadas, y en su caso, los compromisos de patrocinio. El informe contemplará la resolución de incidencias, la celebración de reuniones de seguimiento, el establecimiento de un sistema de indicadores para la evaluación de los resultados parciales y totales del 2 Observaciones Página 2/6

3 plan en el tiempo. Como mínimo, preverá la redacción de un informe final y de informes mensuales que resuman las gestiones y contactos comerciales efectuados, los preacuerdos logrados, los acuerdos formalizados y las perspectivas de futuro, entre otros factores. El adjudicatario procurará que la financiación sea prioritariamente dineraria, aunque también serán de interés las aportaciones en especie, tecnológicas, etc. En todo caso, se someterá a la aprobación del ICAS y tendrán que estar valoradas económicamente. Las aportaciones en especie serán admisibles siempre y cuando estén conectadas con la actividad o tráfico jurídico propio del patrocinador. Derecho de imagen/ utilización de marcas y logos: Cualquier documentación y material producido por la adjudicataria deberá ser aprobado por el ICAS. La empresa no podrá ceder derechos a terceros sin previo consentimiento por escrito. Confidencialidad y propiedad del trabajo Toda la información que se genere tendrá carácter confidencial y no podrá ser publicada, ni en el todo ni en sus partes, o utilizada de cualquier otro modo sin la expresa y previa autorización escrita del ICAS. En ningún momento el adjudicatario podrá hacer declaraciones públicas, ni en el todo ni en sus partes, o utilizada de cualquier otro modo sin la expresa y previa autorización del ICAS. 4.- Documentos a presentar por el licitador: Para su valoración, será imprescindible la presentación de la siguiente documentación entendida como plan de acciones preliminares que se desarrollarán de forma más amplia posteriormente por la empresa adjudicataria del servicio: Memoria con una previsión de patrocinadores y su posible incidencia económica. Incluirá un análisis del acontecimiento objeto de la presente licitación. El adjudicatario adquiere el compromiso de que, en su gestión de búsqueda de patrocinio, se contemple también el de los grandes grupos mediáticos (los medios de comunicación, tanto nacionales como extranjeros). Se diagnosticarán las posibles potencialidades del evento en base a su propia naturaleza, a la normativa reguladora, a la competencia con otros eventos, y al contexto actual del sector de captación y gestión de patrocinios. Como complemento al diagnóstico, y en base a sus conclusiones, se aportará una estimación razonada de ingresos, así como, la relación de posibles patrocinadores y toda aquella información que se considere oportuna Plan de etapas para la ejecución del proyecto de gestión. Metodología propuesta para la relación con el ICAS en su control y evaluación. Se definirán objetivos, fases y dedicación prevista; así como, cronograma de actuaciones y metodología que se llevará a cabo y que sirva de control al ICAS. Como mínimo, deberá contemplar una fase inicial de búsqueda, otra de negociación, acuerdos y firmas, y una tercera de seguimiento hasta la finalización del evento, que podrán solaparse. Se detallarán las tareas concretas que se deben desarrollar en cada fase y el proceso metodológico que se emplearán para su correcta ejecución. 3 Observaciones Página 3/6

4 5.- Medios técnicos y humanos que se dediquen específicamente a la realización de la asistencia requerida: Para el equipo humano se tendrá que contar con: a) Equipo directivo de cuenta, con dedicación preferente al contrato, quien establecerá contactos estratégicos con posibles grandes patrocinadores para el evento y organizará y dirigirá el equipo para el cumplimiento de objetivos.. b) Ejecutivo/a de cuenta. Será la persona encargada de la ejecución y la consecución de los objetivos marcados por el ICAS (Ayuntamiento de Sevilla) coordinando las labores de ejecución y seguimiento diario. Mínimo: Tres personas. Perfiles requeridos: Licenciados en Derecho, Ciencias Políticas, Económicas, o Administración y Dirección de Empresas o formación académica equivalente. Se adjuntará el curriculum vitae y las titulaciones académicas y profesionales del equipo humano que se requiere en el presente pliego. Los documentos podrán presentarse originales o mediante copias de los mismos que tengan carácter de auténticas, conforme a la legislación vigente. La empresa presentará un compromiso de adscripción de medios, conforme al modelo previsto en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. 6.- Dirección y seguimiento del contrato: La prestación de los servicios se desarrollará bajo la supervisión directa del ICAS. A estos efectos, el adjudicatario deberá designar un responsable o interlocutor único que recibirá las directrices de control y supervisión ejercida por un responsable municipal que actuará como coordinador y supervisor, y en su caso, por un técnico especialista. 7.- Duración del contrato: El presente contrato tendrá una duración inicial de 20 meses a contar desde el día siguiente al de su formalización en documento administrativo. En todo caso no se extenderá más allá de la finalización del evento prevista en el mes de marzo de Precio del contrato: El precio del presente contrato se establece con arreglo a una cantidad fija máxima por valor de euros (IVA excluido) como pago de la elaboración de los primeros documentos, y una comisión establecida en el 6% (valor máximo aproximado euros para una estimación de ingresos máximos de de euros) que el adjudicatario percibirá sobre la cuantía de los patrocinios captados por el adjudicatario y efectivamente concluidos para la celebración de: Murillo y Sevilla. 400 años del nacimiento de un pintor universal. Para la fijación de la cifra de ,00, como estimación de ingresos máximos, se ha utilizado como referencia el importe que el Ayuntamiento de Sevilla ha presupuestado para gastos para el programa 4 Observaciones Página 4/6

5 año Murillo ( ,00 para el año 2017, entendiéndose que en el año próximo será presupuestada una cantidad similar). Cantidad fija: euros. Estimación máxima de ingresos calculada al 6%: euros. Total precio máximo del contrato: euros (IVA excluido). Se entenderá que los patrocinios han sido efectivamente concluidos cuando consten en documento debidamente formalizado por el tercero y el órgano encargado de la gestión de la celebración del evento (en este caso ICAS del Ayuntamiento de Sevilla), con expresión inequívoca del compromiso de entrega del objeto de patrocinio, y el desembolso se haya efectuado o materializado. Una vez que el desembolso del patrocinio se haya materializado, y así conste en documento contable de la Intervención Municipal, se iniciarán los trámites para el pago por parte del Ayuntamiento de Sevilla de la comisión al adjudicatario, para lo que será necesaria la certificación del técnico designado a tal efecto. Las ofertas no podrán rebasar el precitado valor máximo de la comisión a percibir por el adjudicatario. Ésta no podrá ser revisada a lo largo de la vigencia del contrato. Atendiendo a la Ley de Contratos del Sector Público, se establece como sistema para la determinación del precio del contrato al estar el mismo referido a unidades de ejecución, el importe del patrocinio, estableciéndose como unidad de ejecución, el patrocinio efectivamente conseguido en los términos arriba descritos, los cuales dependen de la actividad del adjudicatario. No obstante, ante la dificultad de prever los resultados de la actividades del adjudicatario y para cumplir con los requisitos legalmente establecidos, se procede a fijar como tanto alzado, por los servicios descritos en estos pliegos, atendiendo al volumen de patrocinios susceptibles de captación en el plazo de duración total del posible contrato la cantidad de euros cifra que se establece como valor estimado del contrato, IVA excluido, sobre la base de la previsión financiera de captaciones de patrocinios que el adjudicatario pudiera lograr. 9.- Forma de pago: El pago por los servicios se realizará de la siguiente forma: a) El de cantidad fija ( euros, IVA excluido) tras la presentación de la documentación requerida en el presente pliego de prescripciones, y la presentación correspondiente de factura que estará conformada por la persona responsable municipal. Documentación a presentar: Proyecto completo e integral de captación y gestión de patrocinios, Manual Operativo para la aplicación de incentivos fiscales, y Dossier de Patrocinio. b) El resto de pagos al 6% de comisión, conforme a la realización efectiva de los ingresos por patrocinio previa conformidad por el responsable municipal. 5 Observaciones Página 5/6

6 10.- Facturación: El importe total de la factura presentada por la empresa adjudicataria no podrá exceder en ningún caso del presupuesto máximo del contrato que, sin embargo, puede no agotarse en el caso de que la empresa adjudicataria no consiguiera los patrocinios esperados. En Sevilla, a la fecha indicada en el pie de firma. Fdo: María-Antonia Ruiz Díaz Responsable de Marketing y Comunicación Año Murillo 6 Observaciones Página 6/6