DIRECTIVA Nº PROMPERU

Transcripción

1 DIRECTIVA Nº PROMPERU AUSPICIOS Y SIMILARES OTORGADOS A TERCEROS POR PROMPERU I. OBJETIVO: Establecer disposiciones a seguir para el otorgamiento, uso y rendición de cuentas de auspicios y similares a terceros, así como para la evaluación de los resultados obtenidos por los mismos. Entiéndase por similares, aquellos casos en los que PROMPERU interviene como coorganizador o participante en la actividad, según las definiciones que establece la presente Directiva. II. FINALIDAD: Estandarizar procedimientos y garantizar la eficiencia en el uso de los recursos de PromPerú, logrando su correcto funcionamiento y la adecuada implementación de su estrategia. III. BASE LEGAL: - Ley N 27790: Ley de creación del MINCETUR. - Decreto Supremo N MINCETUR: Reglamento de Organización y Funciones de PROMPERU. - TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N PCM y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N PCM - Guía de Procedimientos PNUD. IV. ALCANCE: Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de observancia obligatoria para toda la institución a fin de tramitar y/o gestionar los apoyos, auspicios o similares solicitados. V. DISPOSICIONES GENERALES - DEFINICIÓN DE TÉRMINOS: Para efectos de la presente Directiva, se entiende por: a. Actividad: Es todo tipo de evento, seminario, festival, curso, feria, conferencia, exhibición, concurso, campaña, publicación, visita, asesoría, evento deportivo o cultural, actividad o feria gastronómica, press tour y famtrips apoyados u otras similares. 1

2 b. Auspicio: Es todo tipo de apoyo, aporte o contribución de parte de PROMPERU, que no implica su intervención directa o indirecta en la toma de decisiones en relación a los detalles de la ejecución de la actividad o sobre el uso de los fondos y recursos asignados para ella. Este aporte se puede concretar en dinero, materiales y/o prestación de servicios, autorización de uso de marcas y lemas registrados a nombre de PROMPERU u otros recursos. c. Auspiciador: Es toda persona natural o jurídica que auspicia, patrocina, colabora o apoya una actividad, sin participar directamente en su organización y/o ejecución. d. Auspiciado: Persona natural o jurídica, institución o instituciones, entidad o entidades que recibe y/o se beneficia con el auspicio. e. Co-organización: Es la asociación de PROMPERU con otra entidad o entidades, institución o instituciones, para la organización y ejecución de una actividad. A diferencia del Auspicio, en la co organización la entidad o entidades, institución o instituciones, comparten con PROMPERU las decisiones sobre los detalles de la ejecución de la actividad, así como sobre el uso de los fondos y recursos asignados para ella. f. Participación de PROMPERU: Cuando PROMPERU, mediante el otorgamiento de un auspicio interviene en el desarrollo y ejecución de la actividad a realizarse a solicitud de terceros, sin tener la calidad de organizadora de la misma. VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS: DE LA SOLICITUD a. Toda solicitud de auspicio formulada a PROMPERU deberá ser presentada por la persona natural o jurídica, sea ésta pública o privada, que esté a cargo de la organización de la actividad, interesada en la participación en la misma o la que los organizadores designen. b. Deberá ser presentada por escrito, de acuerdo al Formato N 1 y acompañando los documentos ahí indicados 1. c. Las constancias registrales no deberán tener una antigüedad mayor de siete días útiles de presentada la solicitud. d. La presentación de los referidos documentos no será obligatoria si el solicitante ya ha recibido un auspicio con anterioridad y los documentos siguen vigentes. La Gerencia que expide el informe técnico correspondiente y recomienda el otorgamiento del auspicio será la responsable de verificar ello y acompañar las copias respectivas. e. Toda información y/o documentación acompañada, así como la solicitud tiene carácter de declaración jurada. 1 Los documentos indicados son los siguientes: - Copia del D.N.I., en caso de personas naturales. - Copia del R.U.C. (tanto personas naturales como jurídicas) - Copia de la Escritura Pública de Constitución y/o de la ficha o partida registral respectiva de manera que se acredite la existencia de la persona jurídica y el objeto social de la misma. - Vigencia de Poder otorgada por la Oficina Registral respectiva, en caso de ser persona jurídica. - Documentos que acrediten el encargo de organización, de ser el caso. - Información sobre la actividad que incluya costo total de la misma, auspiciadores, participantes, condiciones de auspicio, cronograma de acciones, entre otros. 2

3 f. La solicitud se presentará dentro de los siguientes plazos: - Con una anticipación no menor de un mes y medio a la realización de la actividad cuyo auspicio se solicita, en caso la solicitud de auspicio no supere los US $ ; y, - Con una anticipación no menor de dos meses y medio a la realización de la actividad cuyo auspicio se solicita, en caso la solicitud de auspicio supere dicho monto. g. La solicitud de auspicio no podrá exceder del 70% del costo total de la actividad. h. No se otorgará nuevamente auspicio o similar a quien haya incumplido con la obligación de presentar el Informe Final respecto al logro de objetivos. i. PROMPERU se abstendrá de participar, auspiciar o co-organizar actividades impulsadas por organizaciones políticas, tales como partidos políticos, agrupaciones políticas no partidarias, movimientos políticos independientes u otro tipo de asociación política. j. La participación o auspicio de PROMPERU no supone un aval a las actividades de los organizadores y/o demás auspiciadores; del mismo modo, no se hace responsable solidario de las opiniones vertidas por los organizadores, conferencistas y demás personas en el desarrollo de la actividad. k. PROMPERU tendrá el derecho a exigir el reconocimiento público por el auspicio otorgado, que puede darse en forma de mención durante el evento, colocación e inclusión del logo o nombre del auspiciador en los afiches, banderolas y demás material publicitario relacionado con la actividad, sin perjuicio de dejarse explícitamente establecido que el auspicio no representa ningún vínculo entre el auspiciador y los co organizadores. REVISIÓN Y EVALUACIÓN a. La solicitud (Formato N 1) pasará a revisión y evaluación por la Gerencia directamente involucrada, la misma que emitirá un Informe Técnico (Formato N 2) en un plazo máximo de quince (15) días útiles de recibida la solicitud por dicha Gerencia, tomando como criterio el Plan de Actividades de PROMPERU y de la Gerencia, el presupuesto asignado y el correspondiente costo beneficio. b. En caso que la Gerencia directamente involucrada opine favorablemente para el otorgamiento de auspicio, solicitará un Informe sobre la Disponibilidad Presupuestal a la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Desarrollo, quien deberá emitir opinión (Formato N 2) en un plazo máximo de dos (02) días útiles de recibido el Informe Técnico. c. Excepcionalmente cuando la actividad ya ha sido programada y por lo tanto cuenta con Calendario, es posible acompañar copia de una SBS. d. En caso que, como resultado de la evaluación se desestime el pedido de auspicio, se comunicará tal decisión, debidamente fundamentada, en forma inmediata al solicitante, indicándole, asimismo, que la misma es de carácter inapelable. 3

4 APROBACIÓN Teniendo en consideración los Informes Técnico y de Disponibilidad Presupuestaria o SBS, según sea el caso, los auspicios serán aprobados de acuerdo a los siguientes niveles: Monto (US$) Funcionario autorizado* Hasta 3,000 Sub Gerencia de Administración y Gerentes De 3,001 hasta 10,000 Gerencia de Administración y Finanzas (hasta monto menor cuantía) Gerente General (hasta 10,000) De 10,001 hasta 30,000 Gerencia General Más de 30,000 Acuerdo de Directorio** * Aprobación acumulativa. ** Salvo casos de auspicios programados con ocasión de la aprobación del presupuesto institucional por parte del Directorio, en cuyo caso corresponderá ésta a la Gerencia General. Cada Gerencia el último día hábil de cada mes, según Formato N 3, deberá elevar a Gerencia General con copia a la Gerencia de administración y Finanzas, la relación de auspicios y similares otorgados. SUSCRIPCION DE CONVENIO a. El apoyo que involucre una suma total menor al monto correspondiente a la adjudicación de menor cuantía prevista en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, requiere de la culminación del procedimiento involucrado en los Formatos 1 y 2 y no de la suscripción de convenio, salvo casos en que el apoyo consista en el reembolso de sumas ejecutadas por el auspiciado, en cuyo caso será necesaria la previa suscripción del Convenio de Auspicio respectivo. b. Los apoyos que involucren una suma total superior a la indicada en el acápite precedente, requieren para su ejecución de la previa suscripción del Convenio de Auspicio respectivo. c. Los auspicios que no superen los US $ (Tres Mil y 00/100 Dólares Americanos) y aquellos que superando dicho monto sean desembolsados una vez culminada la actividad o sean ejecutados directamente por PROMPERU (sin que haya desembolso alguno a favor del organizador de la actividad) no requerirán formalidad adicional a las señaladas anteriormente (Formato 1 y 2 y suscripción del Convenio). Los demás casos se ceñirán a lo establecido respecto a la presentación de garantías. d. La Gerencia correspondiente remitirá la documentación generada o de ser el caso, el convenio por ambas partes, a la Gerencia de Administración y Finanzas para su ejecución, en coordinación con referida Gerencia. Ningún auspicio podrá ser ejecutado de manera previa a la culminación del procedimiento involucrado en los formatos o de la suscripción del Convenio correspondiente, de ser el caso; bajo responsabilidad. 4

5 e. La Gerencia de PROMPERU a cargo del auspicio, tendrá la responsabilidad de la verificación y seguimiento de los términos acordados, bajo responsabilidad. En caso de detectar desviaciones a lo convenido, podrá suspender o dejar sin efecto el apoyo otorgado; así como solicitar el inicio de las correspondientes acciones legales. f. Los pagos se realizarán contra la presentación de la factura respectiva debidamente sustentada cuando se trate de reembolso de dinero, del informe documentado respecto de los logros obtenidos y la conformidad de la Gerencia que gestionó el auspicio DE LAS GARANTIAS Los auspicios que superen los US $ (Tres Mil y 00/100 Dólares Americanos) y requieran de un desembolso total o de desembolsos parciales antes de culminada la actividad, a favor del organizador de la actividad, requerirán, para la suscripción del Convenio correspondiente, del otorgamiento a favor de PROMPERU, por parte del organizador de la actividad, de una Carta Fianza solidaria, irrevocable, incondicional, de realización automática, emitida por un Banco de primer orden, legalmente establecido en el Perú, bajo la supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros, o un Cheque de Gerencia, equivalente a los siguientes porcentajes según corresponda: a. Cuando el desembolso del auspicio se realice de manera fraccionada en función al cumplimiento de compromisos por parte del solicitante del auspicio: 10% del monto del auspicio, a fin de garantizar la realización de las obligaciones asumidas. b. Cuando se realicen desembolsos por adelantado: además de la garantía señalada en el numeral anterior: 100% del monto materia de adelanto. EVALUACIÓN, REGISTRO Y RENDICION DE CUENTAS a. El auspiciado, dentro de los 7 días hábiles de concluida la actividad, deberá presentar a PromPerú, un informe del cumplimiento de las obligaciones asumidas en el formato y/o convenio respectivo, documentado entre otros medios, con fotos, audiovisuales, copia de publicaciones, que demuestren impacto de la actividad en medios de prensa, tales como periódicos y/o revistas u otro similar según sea el caso. Dicho Informe tendrá calidad de Informe Final y deberá incluir los alcances y resultados logrados en relación al objetivo del auspicio solicitado. La Gerencia que gestionó el auspicio otorgará la conformidad de ser el mismo en el informe referido en el acápite b) siguiente. b. Una vez realizada la actividad auspiciada, dentro de los diez (10) días hábiles posteriores, la Gerencia respectiva emitirá un informe (Formato N 3) sobre los resultados de la misma y los beneficios reportados a PROMPERU, debiendo remitirse el mismo a la Gerencia General, confrontando los resultados obtenidos respecto de los señalados en su informe de sustento, realizando la medición correspondiente según indicadores propuestos. c. Copia del informe señalado en el acápite anterior, será entregado en forma paralela a la Gerencia de Administración y Finanzas, para efectos de abrir un Registro de los Auspicios otorgados, el mismo que comprenderá, entre otros, información de la entidad solicitante, el tema motivo del auspicio y el monto económico otorgado. Dicho registro será considerado en los sucesivos informes de evaluación de solicitudes de auspicio. 5

6 VII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES: a. La presente Directiva será aplicable a los casos similares a los auspicios, definidos como tales en la presente Directiva, en que participe PROMPERU. b. Las solicitudes de auspicio que a la fecha se encuentren en trámite, se adecuarán a la presente Directiva. c. La Gerencia General podrá autorizar la creación y utilización de sistemas informáticos, formatos u otros necesarios, así como disponer medidas pertinentes que permitan la implementación eficiente de la presente directiva. VIII. CONTROL: La Gerencia de Auditoría Interna será responsable de vigilar que se cumpla con las disposiciones establecidas en la presente Directiva. 6