Manual del Gestor de Usuarios

Transcripción

1 DIPUTACIÓN DE CÁCERES Manual del Gestor de Usuarios Área de Innovación

2 INTRODUCCIÓN El Gestor de Usuarios permite a los responsables de las entidades locales mantener el catálogo de personas activas en su entidad con acceso a la Intranet Provincial. Facilitando un sistema donde mantener la información actualizada y generar claves de acceso evitando los trámites en papel hasta ahora necesarios. Es responsabilidad de la entidad mantener la información actualizada, así como responsabilizarse de la veracidad de la información introducida. El acceso a la Intranet Provincial está regulado por unas condiciones de servicio que puede ver en el Anexo 1 de este manual. MÉTODO DEL MANUAL En este manual vamos a utilizar como ejemplo a un gestor de un ayuntamiento, que generará un alta de usuario, su correspondiente contraseña y editará la información. En una segunda secuencia de operaciones, deshabilitaremos a este usuario -impidiendo temporalmente el acceso a la Intranet- y posteriormente volviendo a activarlo. Esta caso es habitual en personas con contrato temporal. ACCESO Para acceder a la aplicación de gestión de usuarios, deberemos acceder a la Intranet Provincial e identificarnos con nuestro usuario/contraseña. Una vez dentro, pulsaremos en la sección Nuevas Tecnologías y dentro de esta en Gestor de usuarios y elegir la opción Para acceder a la aplicación pulse AQUÍ Una vez en la aplicación, nos muestra la pantalla donde debemos introducir nuestras credenciales. Las mismas que hemos introducido para acceder a la Intranet. 2

3 LISTADO DE USUARIOS La primera pantalla una vez dentro del Gestor de Usuarios, nos muestra un listado de todas las personas dadas de alta. Al existir más de 10 usuarios en la entidad, nos muestra unos útiles para recorrer las páginas del listado. Podemos hacer búsquedas por criterios sencillo como un nombre, apellidos o DNI para acotar el número de personas listadas. Las posibles acciones que podemos hacer sobre las personas listadas son Ver / Generar contrato contraseña Editar y Deshabilitar. Al pié de la pantalla encontramos la opción de Crear usuario. 3

4 CREAR UN USUARIO Para dar de alta a una nueva persona con acceso a la Intranet, 1) pulsamos en la pantalla de listado el botón de Crear usuario, donde nos mostrará una ficha de datos personales y laborales que debemos cumplimentar con los datos de la persona, podemos introducir además una fotografía que nos servirá como referencia gráfica de la misma. 2) A continuación, generamos el nombre de usuario para esta persona pulsando el botón Generar usuario, así como su clave de acceso. Para evitar nombres de usuario duplicados, este se compone de la siguiente forma: 3 dígitos representado el código INE del municipio 1 o 2 caracteres correspondiente a las iniciales del nombre Tantos caracteres como contenga el primer apellido. De esta forma, obtenemos nombres sencillos de recordar por parte de las personas. En caso de estar ya registrado el nombre para otra persona de ciudad, nombre y apellidos similares, se propondrá de forma automática nombres alternativos utilizando diversos métodos. En nuestro caso, Katalina Zarina obtendrá como nombre de usuario kzarina 1, y generará una contraseña de forma aleatoria que podremos facilitarle en el siguiente paso. 3) introducimos su correo-e y 4) pulsamos sobre el botón Aceptar Debemos tener en cuenta que cierta información es de introducción obligatoria, y que sobre otra se hacen validaciones (por ejemplo con el DNI) por lo que en caso de ausencia o error, nos mostraría un mensaje indicándonos que debemos corregir. Esto mismo ocurrirá en la ventana de editar un usuario. Nos presentará la pantalla con la información facilitada, incluyendo en su caso, la fotografía. Es en este momento cuando podemos pasar a generar su documento de Condiciones de Servicio incluyendo la contraseña. Para hacer esto, pulsamos sobre el botón Generar contrato y contraseña nueva. Al pulsar sobre este botón, se produce una descarga de un fichero PDF que entregaremos a la persona. 1 Hemos obviado el código INE del municipio en este ejemplo 4

5 EDITAR UN USUARIO Con la opción de editar un usuario podremos modificar su información personal y laboral, actualizando esta información en caso de ser necesario. Nos muestra una pantalla con la información que es posible modificar,la no modificable (por ejemplo el nombre de usuario) no se muestra. Al finalizar la edición, vuelve a mostrar la pantalla de visualización de la ficha personal. Volvemos a tener la oportunidad de generar una nueva contraseña, si es el caso. DESHABILITAR UN USUARIO Cuando utilizamos la opción de deshabilitar un usuario estamos anulando su posibilidad de acceso a la Intranet, dejando sus datos intactos para un posible uso futuro. Es obligatorio hacerlo cuando la persona ha finalizado su relación laboral con la entidad y conveniente cuando podamos entender que la información que maneja está de algún modo comprometida. Para deshabilitar elegimos la tercera opción del listado, y tras mostrar la ficha de la persona, pulsamos sobre el botón Deshabilitar y nos pedirá que confirmemos nuestra elección en una ventana emergente. 5

6 HABILITAR UN USUARIO Ya hemos comentado cómo y porqué debemos deshabilitar a una persona del acceso a la Intranet Provincial. Ahora veremos cómo volver a habilitarlo y volver a permitirle el acceso. En primer lugar debemos buscar a la persona, para esto basta con activar en la pantalla de listado la opción Deshabilitado Ahora la pantalla nos mostrará un listado con las personas en situación deshabilitadas, buscamos la persona correspondiente y pulsamos sobre el único icono que se muestra. 6

7 ANEXO I: CONDICIONES DE SERVICIO Ayuntamiento FIN DEL MANUAL. 7