NIVEL 3. Andrés Castillo Martín. Curso TICs Colegio Sagrado Corazón Granada

Transcripción

1 NIVEL 3 Andrés Castillo Martín Curso TICs Colegio Sagrado Corazón Granada

2 Índice Clonación de hojas Fórmulas que relacionan distintas hojas y libros Hipervínculos entre hojas y libros: botones Insertar objetos OLE Macros: Crear macros Librerías de macros en Internet Seguridad Incrustación y exportación Datos: Ordenar, filtros Proteger: celdas, hojas y libros Ejemplos Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 2

3 Clonación de hojas I La clonación de hojas es una solución ideal cuando debemos crear hojas iguales, pero que nos permite hacer modificaciones masivas en varias hojas a la vez. La clonación debe realizarse una vez que el diseño de la hoja, fórmulas, encabezamientos y formatos los hemos dado por buenos. Para clonar una hoja, situamos el cursor sobre la pestaña de la hoja, y con el botón derecho seleccionamos la opción Mover o copiar. En la nueva ventana emergente, seleccionamos la opción Crear una copia, y elegimos donde queremos crear la copia, que puede ser incluso en otro libro. Damos Aceptar. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 3

4 Clonación de hojas II Podemos realizar esta opción varias veces, obteniendo varias hojas clónicas Una vez terminado, y cambiado el nombre a las nuevas hojas de nuestro libro, podemos comprobar cómo se puede hacer un cambio a la vez en varias de las hojas clonadas Teniendo pulsada la tecla Control, podemos seleccionar con el ratón varias pestañas de hojas a la vez. Nos situamos en una celda cualquiera de una de las hojas seleccionadas, y lo que cambiemos o escribamos en esa celda, se hará en todas las que hemos seleccionado simultáneamente. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 4

5 Fórmulas que relacionan distintas hojas y libros Las fórmulas que se crean en Excel pueden hacer referencia a celdas de la misma hoja, de hojas del mismo libro, o de libros distintos. La única precaución que se ha de tener si utilizamos referencias a libros distintos (libros vinculados), es que el programa pueda tener acceso a los demás libros cuando queramos tener actualizados los datos. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 5

6 Hipervínculos entre hojas y libros: botones Para tener organizado nuestros datos y mejorar la presentación de nuestro libro, podemos crear una primera hoja índice, y crear hipervínculos al resto de las hojas. Para crear un hipervínculo, seleccionamos el texto de una celda, botón derecho, opción Hipervínculo. Se abre una nueva ventana. Seleccionamos la opción Vincular a: Lugar de este documento. Seleccionamos la hoja y celda a la que queremos ir cuando se pulse el hipervínculo. Como se ve, las opciones son muy variadas. Para volver al Índice desde cualquier hoja, podemos crear otro hipervínculo sobre una imagen o botón insertado. Una vez creado el botón con hipervínculo, se copia y pega en el resto de las hojas. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 6

7 Insertar objetos OLE En Excel podemos insertar imágenes, videos, audio y muchos otros objetos OLE (Object Linking and Embedding). Tecnología de Microsoft para compartir información entre distintas aplicaciones de Windows. Permite la creación de documentos o programas incorporando elementos de otros. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 7

8 Macros: definición Las macros son un grupo de instrucciones programadas bajo entorno VBA (visual Basic para aplicaciones), cuya tarea principal es la automatización de tareas repetitivas y la resolución de cálculos complejos. El lenguaje VBA, es un lenguaje de programación basado en el visual Basic, enfocado a la realización de programas sobre las herramientas Excel, Access, Word..., mediante macros en VBA podemos crear nuevas funciones para nuestras hojas Excel, personalizar estilos y formatos, crear programas para la resolución de cálculos complejos, automatizar tareas... Una vez realizado el código VBA, podemos ejecutar el programa mediante la creación de botones, nuevos menús... de tal forma que la aplicación creada resulte intuitiva y de fácil manejo. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 8

9 Macros: Crear macros Para crear una macro, una vez que tenemos claro la secuencia de las distintas operaciones que vamos a automatizar, según las versión del Office que tengamos, buscamos la opción Macros, Crear Macros. Se nos abre una nueva ventana donde se nos pide cambiar el nombre por defecto, si queremos que la macro pueda ser usada solo para este archivo o para todos, si queremos asignarle una combinación de teclas, etc. Pulsamos sobre la opción Grabar. A partir de este momento, cada acción que realicemos sobre la hoja de cálculo se estará grabando para reproducirse automáticamente cada vez que ejecutemos la macro. Una vez completada la secuencia, no olvidar Parar la macro. La macro grabada la podemos ejecutar desde esta ventana de macros, con la combinación de teclas, o asignándola a un botón. También la podemos editar en visual Basic para corregirla. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 9

10 Macros: bibliotecas Algunas páginas web donde podemos encontrar más información, o colecciones de macros ya creadas son: _gestion_stocks.htm Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 10

11 Macros: seguridad Debido a que una macro no es más que un pequeño programa en visual Basic que incrustamos dentro de un programa como Excel, Word o PowerPoint, la posibilidad de que pueda ser usado de forma maliciosa como virus informático es lo que ha llevado a que por defecto estos programas de la suite Office no ejecutan las macros, salvo que nosotros configuremos el nivel de seguridad para que se puedan ejecutar. Dependiendo de la versión, esta opción está en Menú en Macros, o la herramienta Macros Nivel de seguridad, o en las versiones nuevas, Opciones generales del programa, Seguridad. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 11

12 Incrustación y exportación Excel puede ser exportado a otro programa de Office (objeto OLE), bien como una imagen fija, o bien incrustado como algo que puede variar si los datos de la hoja de cálculo cambian. Para ello será necesario que la hoja que se incrustó esté disponible siempre que se quieran actualizar los datos 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Notas de los alumnos 1ª evaluación 2ª evaluación 3ª evaluación Media Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 12

13 Datos: Ordenar Aunque Excel no es una base de datos tipo Access o SQL server, tiene funciones que permite manejar, organizar, y gestionar datos. Una de las más fáciles y usadas es la de ordenar datos según distintos criterios que podemos definir (esto ha mejorado mucho en las actuales versiones) Una vez seleccionado el rango de celdas sobre las cuales queremos realizar el cambio, en la barra de Menús seleccionamos Datos, y dentro de ésta, Ordenar. Se nos abre nueva ventana, en la cual seleccionamos la columna en función de la cual vamos a realizar el ordenamiento. Luego elegimos el criterio, de menor a mayor, orden alfabético, etc. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 13

14 Datos: Filtros Una opción más avanzada es la de insertar la opción Filtro. Esta opción permite de forma interactiva la de ordenar la tabla en función de cualquiera de las columnas de nuestra tabla. Para insertar un filtro, seleccionamos la tabla (podemos definir un nombre para el rango de celdas) y en el menú Datos elegimos la opción Filtro. En el encabezamiento de la tabla aparecerá un pequeño icono que nos permite ordenar la tabla en función de esa columna en concreto. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 14

15 Datos: Filtros Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 15

16 Proteger: celdas, hojas y libros Bloquear celdas: Esta opción permite evitar que una celda de nuestra hoja pueda ser modificada. Esto suele ser oportuno para evitar que accidentalmente o por desconocimiento, una celda que contenga fórmulas pueda ser borrada. Para realizar esta opción, nos colocaremos sobre la celda en cuestión, botón derecho, Formato de celdas, pestaña Proteger, marcar Bloqueada. Una vez protegida la hoja, estas celdas no se podrán cambiar, ni incluso seleccionar si así se estima oportuno. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 16

17 Proteger: celdas, hojas y libros Proteger hojas: Esta opción que también cambia de sitio en función de la versión, permite bloquear los cambios en una hoja concreta de nuestro libro. Seleccionamos Proteger Hoja, se abrirá nueva ventana, seleccionamos que tipo de protección queremos realizar, y escribimos una contraseña si así lo estimamos oportuno. Se puede dejar sin ella. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 17

18 Proteger: celdas, hojas y libros Proteger libro: Finalmente esta opción permite varios niveles de protección sobre nuestro libro, incluyendo la posibilidad de restringir solo parte del libro, o solo determinadas operaciones, e incluso su apertura. Las versiones actuales permiten la encriptación de los contenidos. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 18

19 Ejercicio resuelto y comentado Se trata de una hoja de cálculo que se va a utilizar para la realización de exámenes tipo test con ordenadores. Tiene tres condicionantes fundamentales: Uno es que debe autocorregirse y dar la nota Debe ser el mismo para todos los alumnos, pero al mismo tiempo debe evitar que sea fácil copiarse. Debe ser seguro para evitar su manipulación. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 19

20 Ejemplo: Hoja Bienvenida Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 20

21 Ejemplo: Hoja Examen Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 21

22 Ejemplo: Hoja Cierre Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 22

23 Ejercicio resuelto Para resolver el primer punto, en una columna se pondrá un 1 para la solución correcta, 0 para la incorrecta, y se puede poner -1 si se considera necesario para evitar que se conteste al azar. También otro valor si queremos ponderar al valor de las preguntas. En una columna que estará oculta, Q, crearemos la fórmula =+SI(E2=1;G3;SI(E2=2;G4;SI(E2=3;G5))) Esta fórmula condicional anidada es la que valora la respuesta. Mira que contestación ha dado el alumno y el valor de solución que le hemos dado nosotros. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 23

24 Cálculo de la nota =+SUMA(Hoja1!Q2:Q198)/20*10 Esta fórmula, que se encuentra alojada en la hoja Datos, en la posición de celda HH1000 (posición alejada para que no pueda ser encontrada curioseando ) realiza la suma de las puntuaciones de las preguntas acertadas y lo pasa a una escala de 10. Nos da el resultado del examen. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 24

25 Barajar las preguntas Para resolver la segunda cuestión, vamos a realizar una batería de preguntas, pueden ser hasta 50 en nuestro ejemplo, pero podemos hacer menos y ocultar las que no vayamos a usar, que luego cambiaremos de orden para cada alumno, de forma que todos van a contestar a las mismas pero en distinto orden, cosa que además ellos desconocen. Para ello asignaremos mediante la fórmula aleatoria, un valor a cada pregunta, y ordenaremos las preguntas mediante la opción Ordenar Datos. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 25

26 Respuestas correctas y valor asignado a la respuesta acertada Fórmulas que van a permitir barajar las preguntas Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 26

27 Fórmula para barajar las preguntas =+SI(ESBLANCO(F3);-1;ALEATORIO()) =+SI(ESBLANCO(F3);C2;ALEATORIO()) =+I2 =+J2 La fórmula condicional de arriba, que corresponde a la columna I, lo que hace es asignar un valor negativo si la solución está vacía ( no hay pregunta) para que al ordenarla siempre salga al final, y si no está vacía le da un valor aleatorio (entre 0 y 1). Así barajamos las preguntas. Las fórmulas de debajo hacen que todo el grupo de respuestas no se desagrupen, tendrán el mismo número. La segunda clave hace lo mismo, por seguridad de que no puedan coincidir, y la tercera evita que el orden de las respuestas pueda cambiar. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 27

28 Tercera cuestión Para resolver la cuestión de seguridad, todo lo que son fórmulas, respuestas, etc., serán protegidas mediante las opciones de ocultar, bloquear celdas y proteger hoja de Excel. Finalmente, para automatizar todo el proceso, vamos a crear macros y se las asignaremos a botones. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 28

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30 Análisis de macros: 1ª Esta macro selecciona la hoja 1 Rango de datos llamados tabla donde se encuentran las claves de ordenamiento (D1:Q101) Ordena los datos en función de las columnas I, J y K de manera descendente la primera y la última, y ascendente la otra Esta macro está asociada al botón Aceptar de la hoja Datos Finalmente, posiciona el curso en la Celda E2 y bloquea la hoja Esta macro es fácil de grabar por el usuario Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 31

31 Contar y proteger Una segunda macro nos va a permitir cerrar y terminar el examen. Una vez ejecutada, cuando el alumno de por terminado su examen, las hojas de contestación y la de Datos con su nota se ocultarán y se protegerán mediante contraseña, para evitar la curiosidad y que ahora puedan tratar de copiarse entre ellos. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 32

32 Análisis de macros 2ª Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 33

33 Corrección Nosotros podremos abrir el libro y mostrar las hojas ocultas mediante la contraseña que se escribió en la macro2 En la celda hh1000 se encontrará la nota del examen Al guardar nuestra hoja de cálculo, lo haremos como plantilla de Excel, de manera que nos sea más fácil cargarlo en los ordenadores antes del examen. Se puede mejorar el archivo si además hacemos que desaparezcan los menús, barras de herramientas y demás, solo pantalla completa, para que el alumno se centre en contestar las preguntas. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 34