MÓDULO DE PRE-AUTORIZACIÓN INDIVIDUAL

Transcripción

1 MÓDULO DE PRE-AUTORIZACIÓN INDIVIDUAL El módulo de pre-autorización individual es el modulo más importante del portal, desde aquí se preautorizan empleados, contratistas y visitantes para que puedan ingresar al parque. El modulo se compone de 3 secciones distintas: Persona Autorizada Persona Visitada Grilla de Datos ( Pre-autorizados) Este módulo es el más complejo de todos por lo que se debe tener especial cuidado al realizar cualquier tipo de autorización.

2 1. Persona Autorizada La persona autorizada es la sección donde debo llenar la información de la persona que voy a autorizar. En esta sección debo establecer 2 partes importantes de la autorización Tipo de Documento y Grupo de Acceso. Cada parte mencionada anteriormente modifica el formulario para pedir más o menos datos de los que inicialmente se ven en el módulo, de esta forma se deben conocer exactamente como debo crear la pre-autorización.

3 1.1 Tipo de Documento El tipo de Documento indica al portal que documento es el que portara el visitante para el ingreso al portal. Como las opciones de este parámetro tenemos.

4 Dependiendo del tipo de documento que se elija de la lista desplegable aparecerá un campo para el número de la ficha, en el caso de Cedula ciudadanía Cedula extranjería Pasaporte Este campo es diligenciado en el caso en que físicamente se entregue una ficha temporal a la persona, de lo contrario el campo se deja en blanco y el sistema le asigna por defecto el número 0.

5 1.2 Grupos de Acceso Otro de las modificaciones al módulo de pre-autorización vienen dado por el grupo de acceso o tipo de visitante que deseamos crear. Para el portal existen 3 grupos de Acceso Empleados, Contratistas y Visitantes, estos 3 grupos actúan directamente sobre los campos de fechas del formulario (ARP, Contrato, Fecha Inicial, Fecha Final, Flota Propia) para hacerlos obligatorios o simplemente ocultarlos Empleados Los empleados son los usuarios que pertenecen a las empresas pertenecientes al parque, es decir están como personas con visitas frecuentes al parque y cuyo límite de autorización depende exclusivamente de su contrato.

6 Cuando escojo en grupo de acceso Empleados, solo debo llenar la Fecha Inicial de Autorización y la fecha de Vencimiento de Contrato, también podemos ver que aparece un botón denominado Término Indefinido Al oprimir este botón, me aparecerá un mensaje indicando que se ha asignado un término Indefinido. Esto pone mi fecha de vencimiento de contrato en una fecha lejana, haciendo que el empleado prácticamente tenga una autorización sin límite Contratistas Los contratistas conservan los mismos campos que los empleados, a excepción de 3 campos adicionales, Fecha de Vencimiento ARP, Empresa Origen y Persona visitada. Aquí se nota la diferencia entre los Contratistas y Empleados, al ser contratista no pertenecen directamente a la empresa ubicada en el parque, por lo tanto debo definir de que empresa viene y además una fecha de Vencimiento ARP, que en este caso sería el límite de la autorización, esto porque

7 un contratista sin los papeles al día no puede ingresar al parque, la persona visitada es el encargado del contratista, siempre encontrara que existe como persona visitada la empresa. El botón Término Indefinido actúa de la misma forma que en los empleados, permitiendo asignar una fecha de contrato lejana. Sin embargo como el vencimiento de la ARP también es causal de bloqueo de ingreso los contratistas no tienen una autorización indefinida.

8 1.2.3 Visitantes Los visitantes son el grupo de acceso para personas con visitas ocasionales (Entrevistas, Visitas Técnicas, Reuniones Empresariales), estas personas no requieren tener un contrato o ARP definidas, en cambio sí deben tener una fecha final de autorización, ya que pueden crearse para 1 o 2 días, estos visitantes solo requieren la fecha de inicio y fin de la autorización. Adicionalmente también puedo registrarle una empresa origen, este campo es opcional ya que no todos los visitantes pertenecen a una empresa en concreto.

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10 2. Grilla de Datos La grilla de datos muestra siempre los autorizados para la fecha actual y los datos básicos de esa autorización, también un icono para modificaciones registró a registró y un Checkbox para modificaciones masivas. Este listado muestra los registros por empresa y me da la información de primera mano sobre mi pre - autorización diario. Flota propia El campo de flota propia me permite crear el empleado o contratista de manera en la que se pueda relacionar el vehículo de carga en el módulo de Administrar Carga, teniendo en cuenta que el empleado o contratista debe estar dentro del parque para que aparezca en la grilla del módulo de Carga, esto para los empleados que manejan los vehículos de carga de las empresas.

11 Creación de autorización: Registro Modulo Administrar Carga: En el módulo de Administrar Carga en la grilla aparece el registro del autorizado, siempre y cuando este dentro del parque, listo para agregar la información del vehículo de carga, en este se debe cargar el registro de la grilla y modificar la autorización, en el grupo de acceso aparece como empleado o contratista de flota propia.

12 Funcionalidades del Modulo En el módulo de Pre-autorización podemos encontrar 3 funciones principales del módulo: Salvar, Consultar y Excel. 4.1 Adición de Registros Para adicionar un registro debemos realizar el siguiente procedimiento: Ingresar al Módulo de Pre-autorización Individual Seleccionar el Tipo de Documento. Ver Sección Tipo de Documento Ingresar los datos para el visitante. Documento de Identidad Numero de Ficha (si es el caso) Nombres Apellidos Seleccionar el Grupo de Acceso (Si la opción está disponible). Ver Sección Grupos de Acceso

13 Ingrese las fechas solicitadas. (Según estén disponibles) o Fecha Inicial de Autorización o Fecha Final de Autorización o Fecha de Vencimiento de ARP o Fecha de Vencimiento de Contrato Si desea utilizar el botón Término Indefinido y está disponible debe usarlo en este momento. Ingrese la Hora inicial y final de ingreso Escoja los días de acceso, estos son los días en que el visitante va a poder ingresar al parque, sin embargo si la persona no tiene habilitada el ingreso los festivos y hay un festivo entre semana no podrá entrar. Así que debe tener en cuenta esto al momento de crear la autorización. La opción Retirado sirve para vencer la autorización de un modo definitivo, desde el siguiente día en que se realiza esta modificación, el visitante tendrá negado el acceso por completo al parque o zona franca. Si existe el campo Empresa Origen debe llenarlo en este momento, este campo es opcional si desea puede dejarlo en blanco. Ingrese la cantidad de Ingresos, esto equivale al número de entradas y salidas disponibles en un día.

14 Ingrese el campo Subgrupo, este campo es opcional puede dejarlo en blanco si desea. Este campo es numérico, permite realizar una agrupación lógica de los registros, usted decide que uso le puede dar al mismo. Ingrese el campo Ruta y Paradero, si el visitante puede utilizar alguna ruta al parque, estos campos son opcionales puede dejarlos como están por defecto. A continuación escoja la opción Salvar. El sistema me mostrara un mensaje de confirmación o de error según sea el caso indicándome que debo corregir o si todo esta correcto el éxito de la operación. El portal se recargara automáticamente y podremos ver el nuevo visitante creado Al finalizar este proceso debe presionar el botón Limpiar Formulario.

15 5. Modificación de Registros La modificación de los registros de los visitantes, nos permite realizar cualquier modificación sobre cada uno de los autorizados, permitiendo modificar horarios de ingreso, fechas de vencimiento, días de acceso y muchas cosas más. Para la modificación de estos registros, el proceso empieza desde la grilla de datos. El proceso de modificación varía según el grupo de acceso y el tipo de documento. 5.1 Modificaciones Individuales El proceso para modificar un registro de forma individual es el siguiente: En la grilla de datos, selecciono uno de los registros haciendo clic en el icono del Libro. Al hacer este proceso de la sección de la Persona Autorizada vemos que los campos se llenan con la información correspondiente.

16 El proceso de Modificación en el portal NO PERMITE modificar el documento de Identidad del visitante, ya que esta es la llave del portal, además tampoco se puede modificar la persona VISITADA, ya que este visitante tendrá asociado por defecto el mismo responsable. El siguiente proceso es cambiar los datos que quiero modificar, navegando a través del formulario. Al terminar de modificar los datos doy clic en el botón Salvar Si todo está correcto, el portal me mostrara un mensaje con la confirmación.

17 5.2 Modificaciones Masivas Este es el procedimiento correcto para las modificaciones Masivas a través del Portal Superaccess. El módulo de Pre-autorización Individual cuenta con la posibilidad de realizar modificaciones a varios registros al mismo tiempo. Dentro de las posibilidades de este proceso, se pueden modificar masivamente: La Hora Inicial y Final de Ingreso El Numero de Ingresos El Subgrupo Los días de Acceso Procedimiento Ingresar al Módulo de Pre-autorización Individual, utilizando los filtros buscar los visitantes a los cuales quiero modificarles la Hora Inicial o Final, si el caso es que quiero cambiar todos mis empleados, al inicio se cargan en la grilla de datos, por lo tanto debo continuar con el siguiente paso.

18 Utilizando el Campo de Edición, Seleccionar uno de los registros que tenemos en la Grilla de datos, esto porque el portal debe saber que por lo menos hay 1 registro para editar.

19 Al seleccionar un registro, saldrán los datos de ese visitante para poder realizar la edición, si no se realiza el siguiente paso, simplemente podremos editar las características completas de este visitante. Si en cambio queremos editar los registros de varios visitante, debemos escoger mediante los checkbox a cuales registros debo hacerles el cambio. A diferencia de la edición de un solo registro cuando tengo varios registros seleccionados, el portal solo permite modificar 5 campos: - Hora Inicial y Final - Número de ingresos por Visitante - Días de Acceso o Subgrupo

20 Luego de Modificar los valores escogidos, se oprime la opción Salvar y los registros seleccionados quedaran actualizados. El cambio se verá reflejado en los molinetes en los siguientes minutos y quedara disponible para los registros de los siguientes días. Ese es el proceso para realizar el cambio de Horario e Ingresos de Forma masiva. Cabe Aclarar que al escoger modificar quedaran actualizados los registros con los 3 campos escogidos, así solo se modifique las horas de entrada, los ingresos también se actualizarán. Por lo tanto es importante utilizar los filtros de búsqueda para escoger realmente los visitantes que deben tener las mismas características. 6. Consulta de Registros La consulta de registros nos permite encontrar fácilmente a un visitante o grupo de visitantes y de esta forma poder realizar modificaciones, o simplemente conocer información de primera mano sobre las autorizaciones. Esta consulta se hace sobre los datos de la persona autorizada independiente de la persona visitada, es decir los campos que se usan para la búsqueda son los que podemos encontrar en la sección Persona Autorizada. El proceso de consulta es el siguiente. Ir a la sección de Persona Autorizada. Todos los campos de esta sección actúan como filtro de búsqueda, por lo tanto se debe tener en cuenta a la hora de realizar la consulta. Si solo tiene un dato disponible (Cedula, Nombre, Ficha) ingrese el dato en su correspondiente casilla y de clic sobre el botón Consultar