GACETA OFICIAL DEL ESTADO NÚM. EXT. 288 DE FECHA 2 DE SEPTIEMBRE DE 2008

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1 GACETA OFICIAL DEL ESTADO NÚM. EXT. 288 DE FECHA 2 DE SEPTIEMBRE DE 2008 GOBIERNO DEL ESTADO INSTITUTO DE LA POLICÍA AUXILIAR Y PROTECCIÓN PATRIMONIAL Manual de normas y bases para la cancelación de cuentas incobrables del Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Con fundamento en el artículo 40 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y en cumplimiento al artículo 19 fracción XVIII de la Ley 272 que crea al Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y a propuesta del Comisionado del Instituto, se somete a la aprobación de los integrantes de la Junta de Gobierno de este Organismo Público Descentralizado las Normas y bases para cancelar las deudas a cargo de terceros y a favor del Instituto por el concepto de los servicios de seguridad y vigilancia que otorga, cuando fueren incobrable, de conformidad a la siguiente: EXPOSICIÓN DE MOTIVOS Es prioridad de este Instituto establecer la normatividad necesaria para realizar los ajustes necesarios en los registros contables a efectos de contar con transparencia y certidumbre en la toma de decisiones. Contar con veracidad en los Estados Financieros que revelen la situación real y actual del Instituto para la oportuna y objetiva toma de decisiones. Contar con un procedimiento que nos permita agilizar la determinación de las cuentas por cobrar en calidad de incobrables. Transparentar y actuar con certidumbre en los procesos relacionados al manejo de los recursos propios del Instituto. ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVO 3. MARCO JURÍDICO 4. BASES Y NORMAS

2 5. ANEXO (Acta de depuración y cancelación de saldos) 6. INSTRUCTIVO DE LLENADO 7. AUTORIZACIONES 1. Introducción Elevar la calidad del servicio público para garantizar la eficacia del quehacer gubernamental, así como dar absoluta transparencia a la gestión y desempeño de la Administración del Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, son los objetivos trazados en materia de desarrollo administrativo en el Plan Veracruzano de Desarrollo por el ejecutivo del Estado y Presidente de este Organismo Público Descentralizado. Para alcanzar dichos objetivos se tiene previsto, la instrumentación de normas y procedimientos dirigidos a prevenir la discrecionalidad de los servidores públicos en el manejo y aplicación de los recursos públicos, así como el impulso de una mejora regulatoria interna que, al mismo tiempo, facilite la actividad de gestión y garantice la aplicación de controles indispensables. Bajo esta perspectiva el Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave requiere contar con políticas, bases y lineamientos en materia de cancelación de adeudos a cargo de terceros y a favor de la entidad, para así tener una absoluta transparencia en su gestión y desempeño por lo que a través de su Junta de Gobierno, emite el presente "Manual de normas y bases para la cancelación de cuentas incobrables", con fundamento en el artículo 40 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y en cumplimiento al artículo 19 fracción XVIII de la Ley 272 que crea al Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, con la finalidad de llevar a cabo acciones encaminadas al cumplimiento de los programas, proyectos, procesos y actividades Institucionales, y a propuesta del Comisionado del Instituto, se somete a la aprobación de los integrantes de la Junta de Gobierno de este Organismo Público Descentralizado las Normas y bases para cancelar las deudas a cargo de terceros y a favor del Instituto por el concepto de los servicios de seguridad y vigilancia que otorga, cuando fueren incobrable, de conformidad al siguiente: 2. OBJETIVO Establecer un mecanismo formal para la cancelación de cuentas incobrables del Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, mediante un ejercicio ordenado y debidamente normado respecto del uso de esta facultad, que evite conductas arbitrarias y discriminatorias, no sólo fijando los supuestos o hipótesis y las condiciones que se requieren para la cancelación de alguna cuenta incobrable, sino también,

3 estableciendo un procedimiento concreto y de carácter obligatorio para tal fin, considerando la intervención de las diversas áreas responsables dentro de la estructura del Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial y del Comisario de la Junta de Gobierno, estableciendo el marco de formalidades necesarias, para garantizar la aplicación moderada y debidamente justificada de la atribución que se otorga a los servidores públicos que intervengan. La razón de estas normas es pues, la eliminación de las cuentas incobrables que no justifican su permanencia en los estados financieros del Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, dada su incobrabilidad, que se ve satisfecha a través de un procedimiento normativo que hace participar de una manera razonable a las autoridades de este Organismo, bajo supuestos y condiciones específicamente señaladas para este fin. 3. MARCO JURÍDICO - Ley 272 que crea al Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; - Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental; C) Cuantificación en Términos Monetarios E) Costo Histórico H) Base de Registro I) Revelación Suficiente (Sic. con el texto de la G.O. núm. Ext. 288 de fecha 2 de septiembre de 2008) 4. BASES Y NORMAS 1. Las presentes disposiciones son de carácter interno administrativo y surtirán efectos exclusivamente en este ámbito y no frente a terceros deudores, que no se liberan de su obligación de pago. En ellas, se establecen los requisitos, procedimientos y formalidades que deben cumplirse para la cancelación de cuentas incobrables del Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Lave. Para entenderse como cancelado de los registros contables del Organismo Público Descentralizado, cada caso requerirá pronunciamiento expreso por parte del Comité para la Cancelación de Cuentas incobrables. Para los efectos de este documento, se entenderá por Organismo al Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

4 De los criterios para la cancelación de las cuentas incobrables 2. Podrán ser canceladas las cuentas incobrables del organismo, en los adeudos que se encuentren en cualquiera de los siguientes casos: I). Cuando por omisiones administrativas del personal del organismo, resulte todavía algún adeudo a cargo de un deudor y no exceda del equivalente a doscientos días de salario mínimo en la capital del Estado y que tengan una antigüedad mayor de dos años al momento de su dictaminación o revisión, si así lo considera conveniente el propio Organismo. Para acreditar el supuesto anterior, al margen de los documentos que en este numeral se señalan, se requiere Acta Administrativa en la que consten los motivos, tipo de omisión, cuantía y referencia concreta de la operación que se trate, con señalamiento expreso de liberación del adeudo a favor del deudor. El documento deberá contener la validación del Gerente de Administración del Organismo. II). Por incosteabilidad financiera-operativa, cuando las acciones de cobranza representen un gasto mayor a la cantidad que se pretende recuperar. La incosteabilidad deberá ser justificada por la Gerencia de Administración y dictaminada por el Comité para la Cancelación de Cuentas incobrables. Para la acreditación de este supuesto, al margen de los documentos que al final de este numeral se señalan, se requiere un análisis del costo financiero operativo que refleje la incosteabilidad de las acciones de cobro, validado por el Gerente de Administración del Organismo. III). Por imposibilidad de localización del deudor, no se le conozcan bienes de los que sea titular el deudor, el adeudo no exceda del equivalente a doscientos días de salario mínimo en la capital de Estado y la antigüedad de éste sea, al momento de su dictaminación, cuando menos de dos años. Para la acreditación de este supuesto, al margen de los documentos que al final de este numeral se señalan, se requiere Acta Administrativa en la que se establezca que el deudor no fue localizado en el o los domicilios registrados en la documentación que obra en poder del organismo, esta Acta será formulada por el notificador y validada por los responsables de las Gerencias de Recursos Financieros, Recursos Materiales, así como de la Gerencia Jurídica y Consultiva. IV). Por imposibilidad de localización del deudor por parte de la Autoridad competente, posterior a haber interpuesto la demanda correspondiente o a la sentencia favorable al Organismo, debiendo contar con un documento expedido por la autoridad en el cual se establezca que requirió de pago al deudor en el

5 domicilio solicitado sin que se le pudiera encontrar en el domicilio, de igual manera cuando posterior a la sentencia no se localice en el domicilio al deudor. V). Cuando el adeudo al momento de su dictaminación, tenga una antigüedad mayor a los cinco años y cuyo monto no exceda el equivalente de doscientos días de salario mínimo en la capital del Estado. VI). Cuando el deudor se encuentre incapacitado de manera permanente, parcial o total, contando con dictámenes médicos que así lo determinen, o, se trate de jubilados, personas de la tercera edad que carezcan de recursos suficientes para su subsistencia o que el deudor fallezca y no posea bienes en sucesión y demuestren tal situación ante el organismo, siempre que el adeudo no exceda de doscientos días de salario mínimo en la capital del Estado. Para la acreditación de estos supuestos, al margen de los documentos que al final de este numeral se señalan, se requiere dictamen médico expedido por institución médica constituida y reconocida, en el primer caso; constancia de jubilación, en el segundo caso; y, Acta de Nacimiento tratándose del supuesto de la tercera edad. VII). Que el adeudo sea atribuible a persona que preste o haya prestado sus servicios para el organismo, que se haya generado en el ejercicio de sus funciones o con bienes del organismo, que la conducta que lo originó no sea delictiva, que al momento de su dictaminación tenga una antigüedad mayor de tres años, que se hayan realizado gestiones de cobro y que su monto no exceda del equivalente a doscientos días de salario mínimo en la capital del estado. Para la acreditación de estos supuestos, al margen de los documentos que en este numeral se señalan, se requiere constancia de situación laboral emitida por la Subgerencia de Recursos Humanos, así como constancias de la Gerencia Jurídica y Consultiva y de la Contraloría Interna, con las que acredite que el deudor no se encuentra sujeto a investigación, o denuncia por actos o acciones de tipo delictivo en contra del organismo. Será necesario en todos los anteriores supuestos, agregar un estado de cuenta actualizado emitido por la Subgerencia de Recursos Financieros; comprobantes de requerimiento de cobro extrajudicial, debidamente notificados; así como aquellos documentos que acrediten fehacientemente el adeudo tales como: el contrato, pagaré, póliza cheque, aviso o comprobación de comisiones o recibo de gastos a comprobar, entre otros, pudiendo presentarse uno o más de estos últimos, de acuerdo a la naturaleza del adeudo. Todos los documentos deberán ser emitidos y estar suscritos por la autoridad competente para ello y, en su caso, por las personas que en ellos intervengan. Cada propuesta de cancelación del Comité, deberá presentarse con el Acta de Depuración y Cancelación de Saldos que se adjunta a estas Normas y Bases.

6 VIII). Cuando la autoridad concursal declare la quiebra del deudor mediante sentencia y/o constancia de insolvencia. Además la de por falta de documentación que soporte o acredite el adeudo. IX). Cuando las cantidades de las cuentas incobrables rebasen los montos aquí señalados, se deberá soportar con la documentación que dio origen al procedimiento de cobranza judicial y extrajudicial y deberá realizarse por conducto del Comité para la Cancelación de cuentas incobrables un dictamen debidamente fundado y motivado, mismo que deberá someter a la autorización de la Junta de Gobierno, máxima autoridad del Instituto para protocolizar la cancelación de dichas cuentas incobrables. El procedimiento contable al que se debe apegar el Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial debe ser de conformidad a los principios de Contabilidad Generalmente aceptados. 3. No podrán cancelarse cuentas incobrables del Organismo, sin que se cumpla con los requisitos establecidos en alguno de los supuestos señalados en el numeral anterior, ni cuando se omitan las formalidades, o cuando no sea dictado por el órgano facultado para ello. Será potestativo para el Comité la Cancelación de Cuentas incobrables, dictaminar, proponer o no y cancelar o no los registros contables de adeudos, aún y cuando éstos se adecuen a los supuestos que estas Normas y Bases establecen, debiendo atender, en todo momento, a los intereses del organismo. Cada cancelación de cuentas incobrables, requerirá pronunciamiento expreso y específico al caso que se aplica, vinculándolo con alguno de los supuestos contenidos en estas Normas y Bases y demostrando fehacientemente la realización concreta de las previsiones que en éstas se establecen. 4. Para la ubicación de casos concretos a los supuestos señalados en estas Normas y Bases, habrán de considerarse aquellos sólo en función del monto neto del adeudo consignado en los documentos en que conste la cancelación de una cuenta incobrable considerando también los accesorios que haya podido generar. Para la aplicación de los criterios referidos a los salarios mínimos en la capital del estado, éstos deberán considerarse con los parámetros fijados al valor que tengan al momento de su dictaminación o revisión por parte del Comité para la Cancelación de Cuentas incobrables, tratándose de las propuestas que emanen de la Gerencia de Administración.

7 5. El Comité para la Cancelación de Cuentas incobrables, es el órgano colegiado competente para valorar y aprobar finalmente la cancelación de adeudos de los registros contables, en los casos y condiciones establecidos en estas Normas y Bases. Dicho Comité se integra por: CARGO Presidente Secretario Ejecutivo Secretario Técnico Vocales REPRESENTANTE Comisionado Gerente de Administración Subgerente de Recursos Financieros Gerente de Cobranza Y Facturación Gerente Jurídico y Consultivo Subgerente de lo Contencioso Los integrantes del Comité para la Cancelación de Cuentas Incobrables Adeudos de Registros Contables tendrán voz y voto en las resoluciones que éste tome, a excepción del contralor Interno en el IPAX, el cual solamente tendrá derecho de voz, pero sin voto. El Presidente en caso de empate tendrá voto de calidad. La Contraloría Interna podrá revisar, en cualquier momento, la correcta aplicación de estas Normas y Bases. 6. El Comité para la Cancelación de Cuentas Incobrables sesionará cuando ello sea necesario y existan los suficientes asuntos a tratar considerando los casos que reciba o aquellos que sea necesario desahogar. La convocatoria será emitida por el Presidente del mismo. Esta incluirá los asuntos a tratar, debidamente documentados en carpeta anexa, la cual se enviará a sus miembros con una anticipación no menor de tres días. El Comité para la Cancelación de Cuentas Incobrables podrá sesionar con la mayoría de sus miembros y las decisiones que se tomen serán válidas con el voto a favor de las dos terceras partes de los miembros presentes. 7. Los integrantes del Comité para la Cancelación de Cuentas Incobrables, no podrán nombrar suplentes para su representación en estos órganos; teniendo la obligación de asistir a las reuniones programadas o a las que se convoquen en forma extraordinaria, sin embargo, cuando el cargo esté vacante, o se encuentre incapacitada la persona que lo desempeña o exista caso fortuito o impedimento de fuerza mayor que justifique su inasistencia, el órgano podrá sesionar sin su asistencia, de acuerdo a lo señalado en el numeral anterior, siendo válidos los acuerdos que se tomen. Para que tengan validez las sesiones del Comité deberán estar presentes por lo menos las dos terceras partes de sus integrantes.

8 De los documentos que deben incluir los expediente de cuentas incobrables 8. Corresponde al Gerente de Administración, en el ámbito de sus respectivas competencias, proponer al Comité para la Cancelación de Cuentas Incobrables la revisión de aquellos adeudos en los que se cumpla con los supuestos y requisitos contenidos en las presentes Normas y Bases, para su cancelación de los registros contables del Organismo. Las propuestas presentadas por el Gerente de Administración deberán contar con todos y cada uno de los elementos necesarios para su dictaminación y acompañarse de los documentos específicos que se requieran en cada caso. El Comité para la Cancelación de Cuentas Incobrables valorará y calificará, en cada caso, la procedencia de la solicitud de cancelación de cuentas incobrables, y emitirá el Acta de Depuración y Cancelación de Adeudos la que, de manera expresa, se asentará, con la mayor precisión posible, los razonamientos del sentido de la calificación hecha. 9. Es obligación de la Gerencia de Administración integrar un expediente por cada deudor, incorporando todos los documentos que acrediten el adeudo y fundamenten la solicitud de cancelación del registro contable del mismo; establecer un riguroso control para su salvaguarda y fácil consulta; así como llevar a cabo, con apoyo de la Gerencia Jurídica y Consultiva, las acciones necesarias para la recuperación de la cartera a favor del Organismo, sean estas acciones judiciales o extrajudiciales; y en general, realizar los actos que se requieran, para tener actualizados y debidamente documentados cada uno de los adeudos generados a su favor, por la operación misma del Organismo. 10. El Comité para la Cancelación de Cuentas Incobrables pondrá a consideración de la Junta de Gobierno del Instituto, todos los casos en que haya determinado procedente la cancelación de las cuentas incobrables, para su aprobación definitiva, debiendo informar el Comité a la Secretaría de Finanzas y Planeación y a la Secretaría de Seguridad Pública, como dependencia coordinadora de sector, en los términos que establezca la normatividad vigente y aplicable. 11. La Gerencia de Administración una vez aprobada la cancelación de las cuentas incobrables del IPAX, deberá proceder a hacer efectivo dicho acuerdo, contando como documento soporte el acta donde se plasme la cancelación de la (s) incobrable (s). Debiendo coordinarse con las Gerencias y Subgerencias que correspondan para llevar a buen término y dar cumplimiento a dicho acuerdo. 12. Será responsabilidad de la Gerencia Jurídica y Consultiva, resolver las dudas que se presenten en la aplicación de las presentes Normas y Bases.

9 5. ANEXO ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS En (1) el día (2) del mes de (3) de dos mil (4), a las (5) horas, en las instalaciones del Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave sitas en (6), se reunieron los C.C. (7), quienes manifiestan, que se levanta la presente Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, que servirá como sustento para ajustar la(s) cuenta(s) (8) con los importes: (9), respectivamente; y que en el mismo orden, la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta es (10), al tenor de las siguientes: DECLARACIONES Manifiesta el (11)

10 ACUERDO Procede registrar los siguientes (12) a las cuentas (13), por las cantidades (14), los cuales serán correspondidos con 15) a las cuentas (16), por los importes (17), respectivamente. Los firmantes hacen constar que el examen, los documentos que se anexan y sus opiniones, se refieren al asunto que la Gerencia de Administración del Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave detalla en (18) ; y se han rubricado de conformidad los anexos y el documento de afectación contable, correspondiente al ajuste a las cuentas indicadas en la presente Acta. Asimismo declaran que presenciaron la invalidación de (19), directamente relacionados con la corrección y/o ajuste de cuentas contables. El original de esta Acta y los anexos que en la misma se mencionan, por constituir el soporte documental de los registros contables, son parte del documento de afectación contable, y las copias quedan en poder de (20). Leída la presente Acta y no habiendo más que hacer constar, a las (21) hrs. Del día (22) de (23) de dos mil (24), se dio por concluido el Acto, firmando de conformidad las personas que en el intervinieron, tanto al calce y margen de las hojas del Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, como en los anexos que forman parte de la misma.

11 Presidente (25) Representante del OIC (26) Secretario Ejecutivo (27) Otras (28) 6. INSTRUCTIVO DE LLENADO I. Para que esta Acta tenga validez se requiere la presencia de los integrantes del Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables II. El Acta no debe tener abreviaturas ni raspaduras. III. Llenado del Acta: (1) Indicar la localidad en la que se celebra el Acto. (2) Anotar con letra el día. (3) Asentar con letra el nombre del mes. (4) Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. (5) Indicar con letra la hora de inicio del Acto. (6) Señalar el domicilio de las instalaciones en que se lleva a cabo la reunión. (7) Escribir el nombre completo, cargo que desempeña, y unidad de adscripción, de cada uno de los representantes que participan en el acto. (8) Anotar el número y denominación de la(s) cuenta(s). (9) Escribir, en el orden en que mencionan las cuentas, el (los) monto(s) con número y letra. (10) Indicar la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta. (11) Asentar en primer término el nombre del declarante y en seguida la narración de las acciones y cuando fueron realizadas al interior del Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, así como las gestiones efectuadas, cuando, ante que instancia, áreas externas o personas, y los resultados obtenidos; asimismo, mencionar los nombres de los documentos y sus fechas, que apoyen lo dicho tales como estudios, dictámenes, citatorios, actas administrativas y judiciales, oficios, telegramas, etc., y la petición de que se anexen a este instrumento, como parte integrante. Asentar también, las atribuciones que tiene conferidas el declarante, y las disposiciones legales o de otra índole que les confieren, así como la opinión que tenga sobre el asunto en cuestión. (Sucesivamente se seguirá este procedimiento hasta agotar las declaraciones de los participantes en el Acto). (12) Señalar, según corresponda, cargo(s) o abono(s). (13) Especificar el número y denominación de la(s) cuenta(s) correspondiente(s). (14) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto catorce.

12 (15) Señalar, según corresponda, cargo(s) o abono(s). (16) Especificar el número y denominación de la(s) cuenta(s) correspondiente(s). (17) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto diecisiete. (18) Describir el nombre del documento (acta, acuerdo, memorándum, etc.), número de identificación y fecha. (19) Especificar los documentos relativos que consignen derechos u obligaciones como pagarés, facturas, cheques, etc., sus importes y fechas, respectivos. (20) Anotar el (los) nombre(s) de la(s) persona(s) que conservarán copia de esta Acta. Debe(n) corresponder a alguno(s) o todos los nombres a que se refiere el punto (7). (21) Anotar con letra la hora en que se dé por concluido el Acto. (22) Señalar con letra el día en que se dé por concluido el Acto. (23) Escribir el nombre del mes correspondiente. (24) Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. (25) Anotar el nombre completo y cargo del Presidente del Comité y recabar firma. (26) Anotar el nombre completo y cargo del Representante del Órgano de Control Interno y recabar firma. (27) Anotar el nombre completo y cargo del Secretario Ejecutivo del Comité y recabar firma. (28) Anotar los nombres completos y cargos de los representes de otras áreas participantes y recabar firmas. 7. AUTORIZACIONES H. Junta de Gobierno, Acuerdo No. de fecha 00 de de La H. Junta de Gobierno del Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, con fundamento en el artículo 40 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y en cumplimiento al artículo 19 fracción XVIII de la Ley 272 que crea al Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y a propuesta del Comisionado del Instituto, aprueba en sus términos el documento "NORMAS Y BASES PARA CANCELACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES" aplicable al Instituto de la Policía Auxiliar y Protección Patrimonial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.