UNIVERSIDAD VERACRUZANA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION ESCOLAR PROCESO DE PERMANENCIA

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1 UNIVERSIDAD VERACRUZANA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION ESCOLAR PROCESO DE PERMANENCIA Procedimiento: Becas Escolares Id. DGAE-SE-PI-02 CONTENIDO I. Objetivo II. III. IV. Alcance Definiciones y Terminología Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo V. Políticas VI. Referencias VII. Histórico de Revisiones VIII. Firmas de Autorización IX. Formatos Página 1 de 7

2 Participantes en la Revisión del Procedimiento Como parte del proceso de mejora del Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de Permanencia, se presenta este procedimiento por la Dirección General de Administración Escolar a través de la Dirección de Servicios Escolares y el Departamento de Supervisión y Desarrollo Escolar con la participación de los Agentes de Cambio: María del Pilar Velasco Muñoz-Ledo Blanca Estela Sánchez Hernández Beatriz Soledad Hernández Herrera Ma. Luisa Juárez Calderón Blanca Nieves Rubio Loyola Edgar O. Gámez Peláez Mónica Rubiette Hákim Krayem Página 2 de 7

3 I. OBJETIVO Controlar y supervisar la recepción y registro de solicitudes de Becas Escolares y Deportivas, así como de los Estímulos al Desempeño Artístico, Escolar y Académico de acuerdo a las bases establecidas en la Convocatoria y en el Programa de Becas y Estímulos Escolares. II. ALCANCE Al personal de la Dirección General de Administración Escolar (DGAE), la Dirección de Servicios Escolares (DSE) a través del Departamento de Supervisión y Desarrollo Escolar (DSDE), responsable de realizar la gestión de las Becas y Estímulos Escolares y que participan en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la DGAE. III. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA Se consideran las definiciones dadas en la Norma ISO 9000:2000 (Fundamentos y Vocabulario), las que se establecen en el Manual de Gestión de la Calidad (MGC). IV. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD PARA EL DESARROLLO Director General de Administración Escolar 1.- Difundir y dar cumplimiento a los requisitos de la Convocatoria (ref. 1). 2.- Acordar con la DSE y DSDE la Convocatoria (ref. 1) y el Cronograma de Actividades (ref. 2). 3.- Analizar y resolver los casos no contemplados en este procedimiento. Director de Servicios Escolares 4.- Difundir a las Facultades, Entidades Académicas y Dependencias el presente procedimiento, así como supervisar su correcta aplicación. 5.- Elaborar la propuesta de Convocatoria (ref. 1), Cronograma de actividades (ref. 2), Guía de captura para el registro de las Becas Escolares, Deportivas y Estímulos al Desempeño Artístico, Escolar y Académico (ref. 3), así como la Solicitud de Beca o Estímulo (anexo 1) para el Vo.Bo. de la DSE y DGAE. Director General de Administración Escolar 6.- Autorizar la Convocatoria (ref. 1) y el Cronograma de actividades (ref. 2). Página 3 de 7

4 7.- Solicitar a la Administración de la DGAE los materiales a utilizar. Administrador de la DGAE 8.- Recibir solicitud de materiales y enviarlos al DSDE para la realización de las actividades de este procedimiento. 9.- Difundir la Convocatoria (ref. 1), Cronograma (ref. 2), Guía de captura para el registro de las Becas Escolares, Deportivas y Estímulos al Desempeño Artístico, Escolar y Académico (ref. 3) así como el formato de Solicitud de Beca o Estímulo (anexo 1) a través del Portal de la UV y Circular respectiva Realizar pruebas en el SIIU respecto a la captura y registro de los alumnos solicitantes de Beca o Estímulo, previo al inicio del proceso. 11.-Supervisar la correcta captura y registro en el Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU) de acuerdo a la Guía de captura para el registro de Becas Escolares, Deportivas y Estímulos al Desempeño Artístico, Escolar y Académico (ref. 3) Capacitar a los supervisores escolares respecto a los requisitos y criterios de revisión de expedientes de Becas y Estímulos Escolares Revisar los expedientes (solicitudes y documentos de soporte) con el apoyo del Supervisor Escolar Mantener informado a la DGAE y DSE con respecto a las actividades sustanciales del presente procedimiento Capacitar a los Supervisores Escolares y distribuirles los expedientes recibidos de las Facultades, Entidades Académicas y Dependencias, para su revisión. Supervisor Escolar 16.- Recibir la capacitación correspondiente para la revisión de los expedientes, así como para validación de los reportes Verificar que los expedientes de los alumnos que solicitan Beca y/o Estímulo, contengan la documentación de soporte y cumplan con la Guía de captura para el registro de las Becas Escolares, Deportivas y Estímulos al Desempeño Artístico, Académico y Escolar (ref. 3) Validar que los alumnos beneficiados se encuentren registrados en el SIIU En caso de que algún expediente no proceda, registrar los datos en el formato de Control de revisión de expedientes (anexo 2), para revisión del DSDE. Página 4 de 7

5 20.- Validar los expedientes reportados en el formato de Control de revisión de expedientes (anexo 2). Supervisor Escolar 21.- Realizar el rolado, cierre y la finalización de sesión en el SIIU Terminada la revisión de expedientes y de los reportes de validación, imprimir el reporte SYRVBEC para el trámite del pago de becas (ref. 4).Lo entrega a la DSE para recabar firma. Director de Servicios Escolares 23.- Recibir del DSDE el reporte SYRVBEC (ref. 4), lo firma y lo turna a la DGAE. Dirección General de Administración Escolar 24.- Recibir de la DSE el Reporte SYRVBEC (ref. 4) y lo envía mediante oficio a la Dirección de Egresos (DE) para que se realice el trámite de pago de las Becas y Estímulos en la fecha señalada en la Convocatoria (ref. 1) y en el Cronograma de Actividades (ref. 2) Resguardar las Actas del Comité de Facultad (ref. 5), del Comité Estatal de Becas (ref. 6), así como los reportes del SIIU (SYRVABE) de los beneficiarios Requisitar el formato de Control Estadístico de Beca Escolar (anexo 3), Montos de Becas Escolares, Deportivas y Estímulos al Desempeño Artístico por Área, Región, Carrera y Sistema (anexo 4) y Control Estadístico del número de Estímulos al Desempeño Escolar y Académico (anexo 5). V. POLITICAS 1. Las Facultades, Entidades Académicas y Dependencias deberán ajustarse a las bases, requisitos, y procedimientos establecidos en la Convocatoria (ref. 1) y en el Cronograma de Actividades (ref. 2). 2. La asignación y otorgamiento de las Becas Escolares se realizará con la participación del Comité de la Facultad (ref. 5) y por el Comité Estatal de Becas (ref. 6), éste último, será convocado únicamente a través de la Dirección General de Administración Escolar. Página 5 de 7

6 3. Para participar en el Programa de Becas Escolares, será requisito indispensable para el alumno haber solicitado la Beca Pronabes del ciclo correspondiente y no haber sido seleccionado en ésta como beneficiario. 4. Las Becas Escolares, Deportivas así como los Estímulos al Desempeño Artístico, Escolar y Académico serán otorgados de acuerdo al número establecido en el Programa de Becas. 5. Los criterios para realizar la selección de los beneficiarios de la Beca Escolar, serán acordados por el Comité Estatal de Becas. VI. REFERENCIAS 1.- Convocatoria de Becas y Estímulos Escolares (DGAE-GE-Otl-02) 2.- Cronograma de Actividades Beca Escolar, Beca Deportiva y/o Estímulo al Desempeño Artístico (DGAE-GE-Otl-03) 3.- Guía de captura para el registro de Becas Escolares, Deportivas y Estímulos al Desempeño Artístico (DGAE-SE-G-02) 4.- Reporte para el trámite de pago de becas (SYRVBEC). 5.- Acta de Comité de Facultad. 6.- Acta de Comité Estatal de Becas. VII. HISTÓRICO DE REVISIONES No. DE REVISIÓN FECHA REVISIÓN O MODIFICACIÓN 3 FEBRERO- MARZO 2009 DE SECCIÓN O PÁGINA MODIFICADA Apartado de Referencias DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN O MODIFICACIÓN Se actualizaron y corrigieron las referencias. Se solicitaron claves para nuevos formatos VIII. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN PROPONE AUTORIZA FECHA AUTORIZACIÓN ENTRADA EN VIGOR SUPERVISIÓN Y DESARROLLO ESCOLAR DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR 11 /MARZO/ /MARZO/2009 Página 6 de 7

7 IX.FORMATOS 1. Solicitud de Beca o Estímulo Escolar (DGAE-DSE-FI-05). 2. Control de Revisión de expedientes (DGAE-SE-FI-03) 3. Control Estadístico de Beca Escolar (DGAE-DSE-FI-09). 4. Montos de Becas Escolares, Deportivas y Estímulos al Desempeño Artístico por Área, Región, Carrera y Sistema (DGAE-SE-F-10). 5. Control Estadístico del número de Estímulos al Desempeño Escolar y Académico (DGAE- SE-F-09). Los formatos se pueden consultar en el Catálogos de formatos de Supervisión y Desarrollo Escolar Id. DGAE-SE-OT-01, ubicado en: Página 7 de 7