CIRCULAR NORMATIVA Nº 2011/03

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1 CIRCULAR NORMATIVA Nº 2011/03 NORMAS Y REQUISITOS DE SUSCRIPCIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y PLANES DE PENSIONES Emitida por Destinatarios Número 2011/03 Área Negocio Particulares Vida, Salud y Accidentes Área Negocio Empresas Área Servicio al Cliente Área Distribución Todos los colaboradores Fecha Emisión 09/02/2011 Actualización Fecha Emisión: 14/07/2016 Entrada en vigor 15/02/2011 Actualización Entrada en Vigor: 14/07/2016 Referencias a actualizaciones: 14/07/2016: La actualización de esta Normativa sustituye completamente la normativa que se publicó anteriormente, con entrada en vigor el 15/02/2011 y actualizaciones de y , sobre política de suscripción aplicable a la nueva producción en todas las modalidades de Seguro de Vida, Pensiones y Fondos de Inversión. SÍNTESIS En cumplimiento de la legislación vigente y de la normativa del Grupo AXA en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, se publica la presente Circular cuyo objetivo es establecer la nueva norma de suscripción en relación a todas las modalidades de Seguro de Vida y Planes de Pensiones. 1. OBJETIVO Asegurar el máximo compromiso y eficacia en la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo por parte de todos los colaboradores y redes de distribución de AXA, facilitando la aplicación de la normativa de suscripción en los contratos de seguros de Vida, en todas sus modalidades y Planes de Pensiones/Entidades Previsión Social Voluntaria (EPSV), mediante la utilización de un scoring o árbol de decisión que permita la catalogación del riesgo asociado a cada operación y documentación obligatoria requerida en cada caso. La aplicación y divulgación de esta normativa se enmarca dentro de las líneas de actuación requeridas en el ejercicio de la responsabilidad con nuestros accionistas y con la sociedad en general, así como para dar cumplimiento a los requisitos establecidos por las autoridades de control y supervisión en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Circular 2011/03 Fecha emisión: 14/07/2016 Fecha actualización: 14/07/2016 1

2 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 de Prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo en función de la actividad y por tanto dentro del ámbito de aplicación de la presente normativa son: o Seguros de Vida de cualquier modalidad comercializados a través de las sociedades de Axa Vida, S.A. y AXA Aurora Vida, S.A. o Planes de Pensiones comercializados por AXA Pensiones, S.A, de Entidades Gestoras de Fondos de Pensiones (E.G.F.P.) y socios de Entidades Previsión Social Voluntaria (EPSV). La normativa afectará a las operaciones de: o Nueva producción de negocio Vida. o Nuevas Aportaciones periódicas de negocio Pensiones. o Movilizaciones de Traspasos de entrada externos de Vida y Pensiones (incluidas las de Planes de Previsión Social Empresarial (PPSE) 3. NORMATIVA DE SUSCRIPCIÓN Requisitos de admisión de Clientes Será requisito imprescindible la identificación del Cliente (persona física o jurídica) con la finalidad de asegurar que corresponde al titular real en las operaciones de Seguros de Vida y Planes de Pensiones. Para ello, y a los datos existentes en los cuestionarios de Solicitud de Seguro de Vida y Boletines de Adhesión/Movilización de Traspasos para Planes de Pensiones, Entidades Previsión Social Voluntaria (EPSV) y Movilizaciones de Planes de Previsión Social Empresarial (PPSE), para persona física o jurídica, se ha incorporado la obligatoriedad de informar los campos siguientes: o Nacionalidad (exclusivamente en persona física) o Residencia Fiscal (personas físicas y jurídicas, en este último caso, equivale a la residencia legal de la sociedad) o Profesión/Actividad, distinguiendo: a. CNO (Código Nacional de Ocupación) profesión/ocupación de personas físicas. b. CNAE (Código Nacional de Actividad Económica) de personas jurídicas. Además de la información anterior, para las modalidades de Seguros de Vida Ahorro Inversión (Prima Única) con prima superior a los , se informará en los cuestionarios obligatoriamente los campos siguientes: o Nivel de ingresos y procedencia económica de la operación (exclusivamente en persona física) o Nivel de facturación (exclusivamente en persona jurídica) Circular 2011/03 Fecha emisión: 14/07/2016 Fecha actualización: 14/07/2016 2

3 El detalle de los productos de vida ahorro inversión se encuentran informados en la Web de Distribución, Oferta AXA particulares, apartado Vida, Ahorro y Pensiones. En el resto de operaciones sólo se informará en determinadas ocasiones cuando en función del riesgo de la operación el aplicativo lo solicite. En las modalidades de pólizas colectivas en las que el pago de la prima a la compañía se efectúe exclusivamente por parte del Asegurado, la obligatoriedad de identificación y acreditación documental se extenderá además a éste. 4. SCORING O ÁRBOL DE DECISIÓN: FACTORES QUE INTERVIENEN, TIPOS DE SCORING Y PRODUCTOS FUERA DE SCORING El Scoring o árbol de decisión permitirá la catalogación del riesgo asociado a cada operación, teniendo en cuenta diferentes factores, entre ellos: o Tipo de producto o Residencial fiscal o Nacionalidad(es) del cliente (si dispone de doble nacionalidad) o Profesión /Sector de actividad Dependiendo de la modalidad de Seguro de Vida y Plan de Pensiones/EPSV, este proceso podrá ser: a) Procesos automatizados o Operaciones de Vida Individual: se realizará mediante Scoring automatizado en aplicativo Web Mediadores. o Operaciones de Planes de Pensiones Individuales: el Scoring se realizará a través del aplicativo JWeb. b) Procesos manuales o Operaciones de Vida Colectivos y Planes de Pensiones de Empleo, cuya gestión se encuentra centralizada: se realizará mediante Scoring manual, a realizar por Suscriptores Sede. El resultado de este análisis y catalogación de las operaciones en riesgo simplificado, normal bajo, normal medio y alto, definirá la documentación obligatoria asociada que deberá aportarse por parte del Mediador. Circular 2011/03 Fecha emisión: 14/07/2016 Fecha actualización: 14/07/2016 3

4 4.1. Operaciones consideradas automáticamente Riesgo Simplificado En este grupo se han incluido aquellas tipologías de productos y clientes que la Ley 10/2010, de 28 de abril y Real Decreto 304/2014, de 5 de Mayo, recogen como Diligencia Debida Simplificada, sin que se tomen en consideración los factores de riesgo descritos en apartado anterior. Clientes de operaciones cuyo importe anual no exceda de de prima periódica o de de prima única. Clientes de operaciones de productos de Vida Riesgo que garanticen exclusivamente el riesgo de fallecimiento, incluidas los que contemplen además garantías de invalidez o incapacidad temporal, enfermedad grave y dependencia. Clientes de operaciones que correspondan a Corporaciones Locales, Autonómicas, Organismos Públicos y Órganos de la Administración del Estado. Clientes de operaciones que correspondan a Sociedades cotizadas cuyos valores se admitan a negociación en un mercado regulado de la Unión Europea o de países equivalentes así como sus sucursales o filiales participadas mayoritariamente. Clientes de operaciones que correspondan a Entidades financieras, exceptuadas las entidades de pago, domiciliadas en la Unión Europea o en países terceros equivalentes que sean objeto de supervisión para garantizar el cumplimiento de las obligaciones de Prevención Blanqueo Capitales y Financiación del Terrorismo. Clientes de seguros colectivos que instrumenten compromisos por pensiones a que se refiere la disposición adicional primera del texto refundido de la Ley de Regulación de los Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2002, de 29 de noviembre, cuando cumplan los requisitos exigidos Operaciones en los que el tipo de riesgo se determina tras Scoring: Todos los clientes / productos de negocio vida no incluidos en el apartado 4.1 serán analizados bajo el procedimiento de scoring automático o manual según proceda, junto con el resto de factores de riesgo. Los productos de planes de Pensiones/ Entidades Previsión Social Voluntaria (EPSVs) y Movilizaciones de Planes de Previsión Social Empresarial (PPSE), se encuentran clasificados de riesgo simplificado por lo que únicamente se tendrá en cuenta el campo de importe de prima para la evaluación del riesgo cuando su cuantía supere los En estos casos se considerará de la operación de riesgo alto. Circular 2011/03 Fecha emisión: 14/07/2016 Fecha actualización: 14/07/2016 4

5 4.3. Lanzamiento de Nuevos productos Los nuevos productos que se comercialicen de Vida y Planes de Pensiones serán catalogados por el Área Negocio Vida, Salud y Accidentes para su inclusión o exclusión del procedimiento de scoring, atendiendo a su tipología. 5. DOCUMENTACION REQUERIDA Como parte de la obligación de la Compañía respecto al establecimiento de la relación de negocios y conocimiento de nuestros clientes, se solicitará la documentación original, de la cual se realizará una copia para nuestro archivo, que acreditará la información contenida en la solicitud o boletín de orden firmada por los intervinientes. En los supuestos previstos de Diligencia Debida Simplificada, se gestionará la solicitud de documentación como Riesgo Simplificado, de acuerdo con lo establecido en el apartado 4.1. de esta Circular (ver Anexo I). En el resto de los casos, la documentación requerida asociada a cada operación será determinada en función del resultado del scoring (automático o manual). En aquellas modalidades incorporadas en los aplicativos WebMed (Scoring automático), se mostrará en pantalla la documentación a solicitar al Cliente en cada operación. En el Anexo I de esta Circular sobre la documentación a facilitar se detalla cada uno de los documentos justificativos admitidos. Cuando se trate de un cliente extranjero persona física, sea cual fuere su nacionalidad que desee suscribir un contrato de seguro de vida y pensiones, será requisito imprescindible que acredite su domicilio en España aportando el documento emitido por el Ministerio del Interior (Folio Verde/Tarjeta de Residencia) o en su defecto el Certificado de registro de ciudadanos (NIE) adicionalmente al pasaporte o documento original identificativo en vigor de su país de origen. Si se tratase de persona jurídica deberá acreditar el domicilio en España mediante la tarjeta de la identificación fiscal de la sociedad. En persona jurídica se procederá obligatoriamente a la cumplimentación y firma por el administrador(es) de la declaración de titular real disponible en la Web Mediadores (salvo casos de diligencia simplificada). Circular 2011/03 Fecha emisión: 14/07/2016 Fecha actualización: 14/07/2016 5

6 6. PROCEDIMIENTO 6.1 Modalidades de Vida Individual En la Web Distribución realiza el Proyecto y solicita el paso a póliza. En este caso concreto se ha realizado un sencillo Manual Operativo. Para acceder al mismo pinchar el siguiente link: Operativa aplicación Circular Normativa PB 6.2 Modalidades de Pensiones Individual: En JWEB realiza el Proyecto y solicita el paso a póliza. En estos casos específicos los documentos requeridos serán escaneados y adjuntados en el aplicativo JWeb. 6.3 Modalidades de Vida Grupo y Planes de Pensiones de Empleo y Asociados: La emisión de estas operaciones, cualquiera que sea el tipo de riesgo, es realizada por los equipos de Servicio al Cliente. Los documentos requeridos serán escaneados y remitidos por , según proceda a: siebel.vida@axa.es 6.4 Movilizaciones de Traspasos a favor externos de Vida y Pensiones (incluidas las de Planes de Previsión Social Empresarial (PPSE: Estas movilizaciones de fondos que se realizan a través de los protocolos siguientes: 1) 134 = Planes de Previsión social voluntaria (EPSVs) 2) 234 = Planes de Pensiones y Movilizaciones externas de Vida 3) Traspasos fuera de Cuaderno 134/234: cuando la entidad gestora, compañía de vida o EPSV no están adheridas a este sistema de intercambio electrónico de traspasos por el SNCE (Sistema Nacional de Compensación Electrónica) Vida colectivos y Vida individual: La emisión de estas operaciones es realizada por los equipos de Servicio al Cliente. Los documentos requeridos serán escaneados y remitidos por al buzón siebel.vida@axa.es Planes de Pensiones y EPSV, se diferencia entre: o Planes de Pensiones y EPSV empleo y asociados: La emisión de estas operaciones, es realizada por los equipos de Servicio al Cliente. o Planes de Pensiones y EPSV Individuales: El Mediador realiza la solicitud de traspaso de entrada a través del aplicativo JWeb y los documentos requeridos serán escaneados y adjuntados en dicho Circular 2011/03 Fecha emisión: 14/07/2016 Fecha actualización: 14/07/2016 6

7 aplicativo salvo que se trate del protocolo nº 3, es decir, Traspasos fuera de Cuaderno 234/134, en cuyo caso estas operaciones, son realizadas por los equipos de Servicio al Cliente Pensiones y los documentos requeridos. i. En Planes de Pensiones, serán escaneados y remitidos por e- mail al buzón siebel.vida@axa.es ii. En EPSV se debe remitir documentación original a: Dpto. Pensiones Traspasos EPSV - Servicio al Cliente Pza. de la Pau S/N - WTC Almeda Park Edificio 6 2ª Planta Cornellá de Llobregat, Barcelona, España 7. OPERATIVA CROSS BORDER Se elimina del contenido de la presente circular, ya que se ha publicado una normativa específica con referencia nº y fecha entrada en vigor OBLIGACIÓN DE CUMPLIMIENTO Y ENTRADA EN VIGOR El incumplimiento de esta normativa, conllevará la no emisión de la operación. La entrada en vigor de esta Normativa deroga, anula y sustituye a cualquier otra normativa interna, manual o circular que se oponga o contradiga a la misma. Atentamente, OLGA SÁNCHEZ Área Negocio Particulares Vida, Salud y Accidentes KRISTOF VANOOTEGHEM Área Negocio Empresas JOSÉ MARIA PLAZA Área Servicio al Cliente LUIS SÁENZ DE JÁUREGUI Área Distribución Circular 2011/03 Fecha emisión: 14/07/2016 Fecha actualización: 14/07/2016 7

8 Anexo I Documentación admitida en operaciones en función del riesgo de la operación Circular 2011/03 Fecha emisión: 14/07/2016 Fecha actualización: 14/07/2016 8