ACTA MIEMBROS PRESENTES. Quesada Camacho, Juan Rafael (Dr.) Morales Hernández, Damaris (MSc.) Cerdas Salazar, Zadie (Licda.) MIEMBROS AUSENTES

Transcripción

1 1 ACTA Sesión setecientos sesenta y uno guión, dos mil quince, Ordinaria, celebrada por la Junta Administrativa del Museo Histórico Cultural Juan Santamaría, el martes trece de enero del año dos mil quince, en la sala de reuniones de esta Institución. Al ser las nueve horas y treinta minutos da inicio la sesión.--- MIEMBROS PRESENTES Quesada Camacho, Juan Rafael (Dr.) Morales Hernández, Damaris (MSc.) Cerdas Salazar, Zadie (Licda.) Presidente Vicepresidenta Secretaria MIEMBROS AUSENTES González Alvarado, Fabián (Arq.) Alvarenga Venutolo, Patricia (Dra.) Tesorero (Ausencia Justificada) Vocal (Ausencia Justificada) Preside: Juan Rafael Quesada. Directora General: Priscila Alfaro Segura. Coordinador Administrativo: Gerardo Arias Elizondo. Secretaria de Actas: Bernardita Arroyo Rodríguez. ORDEN DEL DÍA 1. Lectura y aprobación del Acta Informe de la Dirección General. 3. Informe Administrativo. 4. Correspondencia. 5. Asuntos varios.

2 2 ARTÍCULO PRIMERO: Aprobación del acta La Junta Administrativa conoce el acta correspondiente a la Sesión Ordinaria setecientos cincuenta y nueve del dos mil catorce.--- APROBAR EL ACTA CORRESPONDIENTE A LA SESIÓN ORDINARIA SETECIENTOS CINCUENTA Y NUEVE, CELEBRADA EL MARTES DIECISÉIS DE DICIEMBRE DEL DOS MIL CATORCE.- ARTÍCULO SEGUNDO: Informe de la Dirección General. La Licda. Priscila Alfaro Segura, Directora General, informa sobre los siguientes temas: 1. Se informa a la Junta Administrativa que la fumigación integral del Museo no se realizó el día 22 de diciembre del 2014, debido a que la empresa fumigadora Bio Seguridad Global S.A. canceló la fumigación el día 19 de diciembre en horas de la noche, pues habían planificado un convivio en la empresa para ese día. Inmediatamente el mismo día, se les explicó vía correo electrónico que de no presentarse el Museo emprendería acciones legales al respecto. Asimismo, en aplicaciones anteriores, el trabajo no quedó terminado a satisfacción del Museo, por lo cual hay antecedentes de un servicio de mala calidad. En el informe administrativo se sugieren los pasos a seguir ante esta situación. 2. Se informa a la Junta Administrativa que a pesar de que el Museo abrió al público, la Cafetería Puntalitos de Manuela se mantuvo cerrada durante el periodo de vacaciones de diciembre enero El señor Antonio Vargas realizó una visita al Sr. Roberto Zeledón Sotillo, para valorar las piezas que ofrece al Museo, y envió documento que aprueba la adquisición de los mismos desde el punto de vista de su valor histórico y artístico, acorde con la misión institucional. Por tal motivo, se recomienda a la Junta Administrativa solicitar una modificación presupuestaria para la compra de estas piezas para la partida de Compra de piezas y obras de colección que actualmente cuenta con 5 millones. -Analizado y discutido el tema los miembros se muestran de acuerdo de que se realice la compra de las piezas históricas y artísticas, ofrecidas por el Sr. Roberto Zeledón Sotillo, según documento brindado por el señor Antonio Vargas, que aprueba la adquisición de los mismos desde el punto de vista de su valor histórico y artístico, acorde con la misión institucional.

3 3 SOLICITAR AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO DEL MUSEO, HACER ANÁLISIS DEL PRESUPUESTO PARA VER DE QUÉ PARTIDAS SE PUEDE TOMAR DINERO PARA AUMENTAR LA PARTIDA DE COMPRA DE PIEZAS Y OBRAS DE COLECCIÓN, PARA PROCEDER CON LA COMPRA DE LAS PIEZAS HISTÓRICAS Y ARTÍSTICAS DEL SEÑOR ROBERTO ZELEDÓN SOTILLO Se informa a la Junta que por directriz Ministerial, el logo del Museo se acompañará de dos logos más en toda la papelería e impresos: el logo Ministerial y el logo con la frase Vivamos el poder transformador de la cultura. 5. Se informa a la Junta Administrativa que se han recibido hasta el momento dos visitas del Sr. Eduardo Nassar para coordinar actividades con el grupo la Tertulia del 56. Desean participar en la gira de San José a Puntarenas, así como realizar charlas a lo largo del año en el Museo. 6. Se adjuntan los informes ejecutivos de la producción artística del año 2014, realizada por el Sr. Ronald Álvarez y Sra. Diana Herrera. 7. Se informa a la Junta Administrativa que el Sr. Jesús Araya adjudicatario del proyecto de la imprenta de Sibaja, comenzó a laborar el día lunes 12 de enero, con fecha de conclusión al 30 de junio Se informa a la Junta Administrativa que se ofrecerá al público Talleres de verano, impartidos por el personal del Museo entre el 20 y el 30 de enero. 9. Se invita a la Junta Administrativa a hacer el recorrido por los diferentes espacios del Museo. -Se deja el recorrido para el final de la Sesión. ARTÍCULO TERCERO: Apertura de Caja Chica. El Lic. Gerardo Arias Elizondo, Coordinador Administrativo solicita el acuerdo para la apertura del Fondo de Caja Chica para el periodo 2015, por un monto de un millón de colones.

4 4 -Los Miembros de la Junta Administrativa proceden a su aprobación. AUTORIZAR LA APERTURA DEL FONDO DE LA CAJA CHICA DEL MUSEO HISTÓRICO CULTURAL JUAN SANTAMARÍA, PARA EL PERIODO 2015, POR UN MONTO DE UN MILLÓN DE COLONES ( ).--- ARTÍCULO CUARTO: Servicio de Fumigación. El Coordinador Administrativo indica que tomando en consideración que la Empresa Supra S.A., Adjudicataria de la Contratación. 2014CD , no realizó la fumigación en el mes de diciembre como estaba convenido en el contrato, se solicita se inicie un procedimiento de derogatoria del contrato ante la Asesoría Jurídica del Ministerio de Cultura y Juventud. Por lo que solicita a la Junta Administrativa tomar los siguientes acuerdos: 1. Solicitud de revocación de acuerdo. REVOCAR ACUERDO TOMADO EN LA SESIÓN ORDINARIA SETECIENTOS CINCUENTA Y OCHO, GUIÓN DOS MIL CATORCE, CELEBRADA EL MARTES DOS DE DICIEMBRE DEL DOS MIL CATORCE, EN SU ARTÍCULO SEGUNDO, PUNTO DOS, INCISO B), INICIO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN PARA LA FUMIGACIÓN INTEGRAL DEL MUSEO HISTÓRICO CULTURAL JUAN SANTAMARÍA Solicitud de revocación de contrato. SOLICITAR A LA ASESORÍA LEGAL DEL MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD, INICIE PROCESO DE RECISIÓN DEL CONTRATO CON LA EMPRESA SUPRA, S.A, ADJUDICATARIA DE LA CONTRATACIÓN 2014 CD , POR INCUMPLIMIENTO DEL MISMO.---

5 5 ARTÍCULO QUINTO: Costos Alquiler de Auditorio. Se adjunta propuesta de la Coordinación Administrativa, para el establecimiento de los costos por el alquiler del Auditorio Juan Rafael Mora Porras. Calculo costos auditorio 2015 Calculo para el costo por hora, de alquiler del auditorio Juan Rafael Mora Porras 1. Costos por Consumo eléctrico Tipo de luces Cantidad Consumo total en Costo Total por KWH hora Luces de Sala , Lámparas Par Fresnales de 1000 Watts Elipsoidales Leko , Lámparas Par Led , Luces de Ensayo Luces Camerinos Luces Camerino Espejos , Luces Baños Total Costo por Hora Consumo Eléctrico , Notas: Se establece para el cálculo de estos costos la formula siguiente: (Consumo por Hora * cantidad de luminarias * Costo promedio KWH) Dónde: Consumo Total en KWH = Consumo por hora para cada una de las luminarias. Cantidad de Luminarias = Cantidad de luminarias que conforman cada ítem. Costo Promedio KWH = Se estima un costo de 80ºº por KWH 2. Costos por Consumo de Agua Costos por Hora Consumo de Agua Proyección de Consumo m³/hora Costo / m³ = Camerinos Baños Camerinos 3 1, Baños Públicos 10 4, Total Costo por Consumo de Agua , Notas: Se establece un costo por m³ de , de acuerdo a los recibos por consumo de agua remitidos por la Municipalidad de Alajuela. Se estiman los consumos de agua según los reportes en los recibos por este servicio.

6 6 3. Costos Aseo y Limpieza Costo Total m² Área del Costo por Costos por Aseo y Limpieza Costo Total por m² Auditorio Hora Precio Fijado Contrato Marco 1, , , Total Costo por Aseo y Limpieza , , Notas: Se utiliza como base de cálculo el precio por metro establecido en convenio marco para estos servicios, según Orden de Compra Nº Contratación 2014CD Se establece un área total del auditorio de 237 m². El área del auditorio por el costo por metro nos da una relación del costo del servicio de Aseo y Limpieza en el auditorio. Para el establecimiento del costo por este servicio se obtiene de la división del costo total entre 30 para establecer un estimado por día para el servicio de aseo y Limpieza. 4. Costo Servicio de Seguridad y Vigilancia Costo contrato Costo Unitario por Costo Total Costo por Costos por Servicios de Seguridad de Seguridad Metro Auditorio Hora Costo por Contrato 4,965, , , , Costo por hora Seguridad 4,965, , , , Notas: En base al costo mensual del Contrato de Seguridad se hace un estimado del costo por metro cuadrado. El costo por metro cuadrado se proyecta al área total del auditorio y se divide entre 24 horas para obtener un estimado por hora para este servicio en el área del auditorio. 5. Costo Apoyo Técnico Apoyo Técnico Costo mensual Costo por hora Encargado Técnico 313, , Telones y Equipos Escénicos 9,997, , Total Apoyo Técnico 10,311, ,437.89

7 7 Notas: Se establece un costo/hora tomando como base el salario mensual del técnico del auditorio, obteniendo un costo diario y por hora por sus servicios. En cuanto a telones y Equipos escénicos se toma como base para el cálculo, el de la depreciación de estos equipos con una proyección lineal a 3 años. 6. Costo Inversión en Infraestructura Inversión en Infraestructura Inversión por obra 1 Sustitución de cielo raso suspendido del Auditorio del MHCJS 3,638, Pintura interna de las paredes del Auditorio del MHCJS: 958, Rediseño del espacio de camerinos y baños del camerino del Auditorio 872, del MHCJS 4 Servicios Sanitarios y Baños del Auditorio 4,026, , Trabajos eléctricos 2,371, Pasarella y Escaleras en Tramoya 3,517, Total Inversión en Infraestructura 15,384, , Para el cálculo en infraestructura se toma como base la depreciación con una proyección lineal a 10 años. 7. Costo Inversión en Equipos Inversión en equipos Inversión en Equipos Costo por hora 1 Equipo de Iluminación ( 15 lámparas LED) 2,992, , Computadora Control Luces 2,424, , Micrófonos y Pedestales 787, Sistema de Amplificación 8,119, , Total Inversión en Equipos 7, Notas: Para el cálculo en Equipos se toma como base la depreciación con una proyección lineal a 5 años.

8 8 Resumen de Costos Costo por Hora 1. Costos por Consumo eléctrico 12, Costos por Consumo de Agua 6, Costos Aseo y Limpieza 8, Costo Servicio de Seguridad y Vigilancia 10, Costo Apoyo Técnico 7, Costo Inversión en Infraestructura 4, Costo Inversión en Equipos 7, Total Costos por Hora - 56, Estimado para mantenimiento 20% 11, Total Costo/ Hora Auditorio 68, Notas: Se estima un incremento sobre el total de un 20% para mantenimiento. Propuesta para el cobro al usuario: 1. Se propone que el costo por hora por máxima demanda sea de ºº, teniendo un incremento de ºº, en relación al año Para horas de montaje y ensayos se propone que la hora se establezca en Una vez analizada y discutida la propuesta para para el establecimiento de los costos por el alquiler del Auditorio Juan Rafael Mora Porras, se procede a tomar el siguiente acuerdo. 1. AUMENTAR EL COBRO DEL CANON DE MANTENIMIENTO POR HORA DE MÁXIMA DEMANDA EN SESENTA MIL COLONES ( ), Y LA HORA POR MONTAJE Y ENSAYOS EN TREINTA Y CINCO MIL COLONES ( ). 2. REALIZAR EL AUMENTO DEL CANON DE MANTENIMIENTO ANUALMENTE. 3. SOLICITAR A LA DIRECTORA GENERAL UNA PROPUESTA DE NUEVOS CRITERIOS PARA EL PRÉSTAMO DE LOS ESPACIOS DEL MUSEO.--- ARTÍCULO SEXTO: Inicio de Procesos de Contratación. Se solicita acuerdo a la Junta Administrativa para el inicio de los siguientes procesos de contratación en el marco del presupuesto 2015.

9 9 Compra de Placas Patrimoniales. Compra de Equipos de Cómputo. Compra de Jabón para Manos y Jabón para lavar platos. Proceso de Fumigación por excepción. a. Compra de Placas Patrimoniales. INICIAR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PARA LA COMPRA DE PLACAS PATRIMONIALES, PARA LOS ACTIVOS DEL MUSEO.--- b. Compra de Equipos de Cómputo. INICIAR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PARA LA COMPRA DE EQUIPOS DE CÓMPUTO.--- c. Compra de Jabón para Manos y Jabón para lavar platos. INICIAR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PARA LA COMPRA DE JABÓN PARA MANOS Y JABÓN PARA LAVAR PLATOS.--- d. Proceso de Fumigación por excepción. INICIAR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PARA LA FUMIGACIÓN DEL MUSEO HISTÓRICO CULTURAL JUAN SANTAMARÍA, POR EXCEPCIÓN.--- ARTÍCULO SÉTIMO: Correspondencia. 1. Nota de fecha 19 de diciembre del 2014, de la señora Daphne Arias Sánchez, del Grupo Sueños en Acción, donde informan de acuerdo a lo solicitado por esta Junta Administrativa, que son un grupo de recién formación, que se unió de manera informal en torno a un perrito

10 10 abandonado en las calles de Alajuela y desde entonces han rescatado varios animalitos, no obstante aún no tienen constitución jurídica formal. De igual forma indican que desean realizar esta actividad cobrando entrada, para ayudarse con los fondos para los rescates que tenemos activos y los que están por venir. Por lo que solicitan la excepción del pago y el uso del auditorio de 6:30 p.m a 8:30 p.m. AUTORIZAR EL PRÉSTAMO EXONERADO DEL PAGO DE CANON DE MANTENIMIENTO DEL AUDITORIO JUAN RAFAEL MORA PORRAS, AL GRUPO DENOMINADO SUEÑOS EN ACCIÓN, PARA REALIZAR PRESENTACIÓN DE JUAN CUENTA CUENTOS, EN PRO AL RESCATE DE ANIMALES EN RIESGO; ESTO SUJETO A LA DISPOSICIÓN DEL ESPACIO Y A QUE SE PRESENTE PRIMERO INFORMACIÓN SOBRE LA CUOTA QUE COBRARAN PARA ESTE ESPECTÁCULO, ASÍ COMO LA PERSONA QUE SE HARÁ RESPONSABLE DE DICHA ACTIVIDAD.- 2. Nota de fecha 6 de enero de 2015, de la Asociación Costarricense sobre Alzheimer y otras Demencias Asociadas, donde solicita el Auditorio Juan Rafael Mora Porras, para impartir charlas, las cuales se impartirán los primeros miércoles de cada mes del presente año de 4:00 p.m a 6:00 p.m, aproximadamente. De igual forma solicitan la posibilidad de pedir a los asistentes la colaboración voluntaria para sufragar gastos de fotocopia, afiches, llamadas telefónicas, y otros. AUTORIZAR EL PRÉSTAMO EXONERADO DEL PAGO DE CANON DE MANTENIMIENTO DEL AUDITORIO JUAN RAFAEL MORA PORRAS, A LA FILIAL DE LA ASOCIACIÓN COSTARRICENSE DE ALZHEIMER Y OTRAS DEMENCIAS ASOCIADAS, ASCADA, DE ALAJUELA, PARA QUE IMPARTA DIFERENTES CHARLAS LOS PRIMEROS MIÉRCOLES DE CADA MES; ESTO SUJETO A LA DISPOSICIÓN DEL ESPACIO. EN CUANTO A LA SOLICITUD DE PEDIR A LOS ASISTENTES UNA COLABORACIÓN VOLUNTARIA, SOLICITAMOS NOS INFORMEN EN QUE CONSISTE DICHA COLABORACIÓN Y COMO LA VAN A RECOGER Nota de fecha 05 de enero de 2015, de Diana Bastos Romero, Directora Ejecutiva de la Fiesta Internacional de Cuenteros, donde da respuesta al oficio J.A-MHCJSA , y

11 11 hace constar que la organización se encuentra realizando un informe sobre el patrocinio brindado por el Museo en la décima Fiesta Internacional de Cuenteros. En cuanto al descontento manifestado por el manejo de la imagen gráfica del Museo en el material impreso de dicho Festival, se disculpa y da a conocer las razones y justificaciones de tal hecho; indicando que desde el inicio el grupo organizador decidió separar a los patrocinadores en rangos de colaboración, creando cuatro categorías de patrocinadores. El Museo se colocó dentro de la categoría de patrocinador Oro, esto por el monto de dinero con el cual colabora la organización. Finalmente agrega que la decisión de la utilización del logo del Museo no fue antojadiza sino basada en su estándar de mercadeo. -Analizada y discutida la nota de la señorita Diana Bastos Romero, Directora Ejecutiva de la Fiesta Internacional de Cuenteros, se procede a tomar el siguiente acuerdo: MANIFESTAR A LA SEÑORITA DIANA BASTOS ROMERO, DIRECTORA EJECUTIVA DE LA FIESTA INTERNACIONAL DE CUENTEROS, QUE ESTA JUNTA ADMINISTRATIVA NO ESTÁ SATISFECHA CON LAS RAZONES Y JUSTIFICACIONES, EN RELACIÓN AL MANEJO DE LA IMAGEN GRÁFICA DEL MUSEO EN EL MATERIAL IMPRESO DE LA FIESTA INTERNACIONAL DE CUENTEROS. NO ACEPTAMOS LOS CRITERIOS EXPUESTOS EN TÉRMINO DE ESTÁNDARES DE MERCADEO PARA LOS PATROCINADORES, PUES SOMOS UNA INSTITUCIÓN PÚBLICA QUE HA COLABORADO DE MANERA CONSTANTE CON EL DESARROLLO DE ESA ACTIVIDAD CULTURAL, QUE ESTABA INCLUSO REPORTADA COMO PARTE DE NUESTRO PLAN NACIONAL DE DESARROLLO EN EL AÑO Y ADEMÁS EL APORTE DEL MUSEO FUE MÁS ALLÁ DEL MONTO ECONÓMICO BRINDADO PARA ALIMENTACIÓN Y TARIMA INFANTIL ( ), YA QUE SE ACOMPAÑÓ CON EL PRÉSTAMO DE LAS INSTALACIONES, EQUIPO DE LUCES Y SONIDO, PERSONAL Y VEHÍCULO DEL MUSEO, QUE SE TRADUCE EN UN PATROCINIO MUCHO MAYOR.--- ARTÍCULO OCTAVO: Asuntos varios. 1. El señor Juan Rafael Quesada, Presidente de la Junta Administrativa, se refiere a una Playa de la Península de Osa, llamada Juanito Mora Porras ; solicita a la Directora General realice las gestiones ante la Comisión de Nomenclatura del Ministerio de Cultura y Juventud, para ver qué criterios tomaron en cuenta para hacer esa declaratoria. Ya que al

12 12 nombrarla así, le concierne a esta institución. SOLICITAR A LA DIRECTORA GENERAL REALICE LAS GESTIONES ANTE LA COMISIÓN DE NOMENCLATURA DEL MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD, PARA CONOCER CUÁLES FUERON LOS CRITERIOS QUE TOMARON EN CUENTA PARA DECLARAR PLAYA DE LA PENÍNSULA DE OSA CON EL NOMBRE DE JUANITO MORA PORRAS El señor Juan Rafael Quesada Camacho, Presidente de la Junta Administrativa, hace la excitativa para que el acta, informes, correspondencia y otros documentos, se envíen a más tardar dos días hábiles antes de la reunión. -Los miembros de la Junta Administrativa se muestran de acuerdo. HACER LA EXCITATIVA A LA ADMINISTRACIÓN DEL MUSEO Y A LA SECRETARIA DE ACTAS, PARA QUE EL ACTA, INFORMES, CORRESPONDENCIA Y OTROS DOCUMENTOS, SE ENVÍEN A MÁS TARDAR DOS DÍAS HÁBILES ANTES DE LA REUNIÓN La MSc. Damaris Morales Hernández, felicita a la Directora General y a su equipo de trabajo, por la actividad que se realizó para fin de año. Indica que a su parecer se deben de realizar más actividades de este tipo durante el año, ya que esto hace que los funcionarios sientan pertenencia a la institución, los motiva y mejora la relación, por lo que sugiere se realice un Programa de Actividades Sociales para el año. -Los miembros de la Junta Administrativa se muestran de acuerdo. 1. SOLICITAR A LA DIRECTORA GENERAL, INFORME SOBRE LA ACTIVIDAD DEL PERSONAL QUE SE REALIZÓ EN LAS INSTALACIONES DEL COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES, COLIPRO, EL VIERNES 19 DE DICIEMBRE DE 2014.

13 13 2. HACER UNA PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE INTEGRACIÓN DE GRUPO, PARA REALIZAR EN EL AÑO Se procede a realizar el recorrido por los diferentes espacios del Museo. -Una vez realizado el recorrido y discutido el destino para algunas salas, se analiza la necesidad de contar con un espacio apto para reuniones de la Junta y otras reuniones de la institución, por lo que se destina la sala 22 para este fin. ACONDICIONAR LA SALA 22, PARA SALA EXCLUSIVA DE REUNIONES DEL MUSEO.--- -Sin más asuntos que tratar se levanta la sesión al ser las doce horas.--- Juan Rafael Quesada Camacho Presidente Zadie Cerdas Salazar Secretaria bar