Proyección de TI: Cómo aumentar la movilidad segura y la productividad de sus empleados

Transcripción

1 Proyección de TI: Cómo aumentar la movilidad segura y la productividad de sus empleados 1

2 Gestione la seguridad en un entorno de trabajo cambiante y permita a sus equipos trabajar prácticamente en cualquier momento y desde cualquier lugar La adopción e integración de nueva tecnología es esencial para el éxito de una empresa. Los departamentos de TI se posicionan de manera única para tomar decisiones empresariales estratégicas que preparen mejor a sus organizaciones para el futuro. La impresión y gestión de documentos es una responsabilidad de TI crucial. Sin embargo, suele estar entre las más ignoradas y es, por lo tanto, una de las más vulnerables. La incorporación de los servicios gestionados de impresión (MPS) de HP permite ofrecer una flota de impresión optimizada, protegida y supervisada para una mejora continua. Con un acuerdo de HP MPS, TI puede introducir nuevas soluciones de documentación y seguridad sin las limitaciones de una implementación prolongada o gestión continua. Esta colaboración con HP puede ayudar a los equipos de TI a cumplir con tres desafíos clave en el moderno entorno de impresión: 1. Necesidades de seguridad cambiantes 2. Impactos en costes y productividad 3. Demandas de innovación del cliente final 2

3 Desafío nº 1: Necesidades de seguridad cambiantes La seguridad es siempre uno de los principales problemas a los que se deben enfrentar los departamentos de TI en sus organizaciones. Aunque muchos equipos de TI aplican rigurosamente medidas de seguridad en los distintos ordenadores y red empresarial, no se suelen priorizar los dispositivos de impresión y procesamiento de imágenes, por lo que quedan expuestos. De hecho, el 72 % de las empresas omiten la seguridad de las impresoras en sus prácticas de seguridad de puntos de conexión1. Ignorar las impresoras y herramientas de procesamiento de imágenes podría tener consecuencias desastrosas ya que los delitos cibernéticos también afectan a estos dispositivos. El 64 % de los responsables de TI declara que sus impresoras podrían estar infectadas con malware2. Esa amenaza tiene un precio elevado. El coste medio anual de los delitos cibernéticos es de 9,5 millones de dólares3. La gestión de estos riesgos de seguridad será más difícil que nunca a medida que el personal se vuelva cada vez más móvil y menos centralizado. El 62 % del personal global trabaja desde más de una ubicación4. Incluso cuando los empleados están bajo el mismo techo, los departamentos de TI se enfrentan a nuevos retos de seguridad debido a dos tendencias emergentes en el lugar de trabajo: oficinas abiertas y hotelling. 3

4 Aumento de oficinas abiertas y hotelling Según la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA), el 70 % de todas las oficinas de Estados Unidos tiene ahora un diseño abierto. 4 Si bien fomentan una mayor colaboración, los diseños abiertos ofrecen una menor privacidad y resultan más difíciles de proteger que los diseños de oficinas tradicionales. Los diseños abiertos se vuelven cada vez más complejos con el aumento del hotelling de oficinas. Conocido también como «coworking», este concepto ofrece espacio a las empresas en función de sus necesidades, a diferencia del arrendamiento o la posesión de espacio de oficina designado. También permite a varias organizaciones compartir el espacio y equipamiento de oficina, incluidas las impresoras, lo que aumenta los riesgos de seguridad. Los documentos no solo están más expuestos en general, sino que también están expuestos a un mayor número de personas fuera de cada organización. Como las amenazas no cesan de evolucionar, las impresoras ofrecen a menudo oportunidades para que los atacantes pongan en peligro los dispositivos, los datos y la red. El espacio de trabajo moderno (y futuro)4 Diseño abierto Más del 50 % de todas las oficinas del mundo dispone ahora de un diseño abierto Una combinación de organizaciones y personas que comparten el espacio 54 % de las compañías norteamericanas 60 % de las empresas europeas 62 % de las empresas latinoamericanas 78 % de las empresas en la región Asia-Pacífico 4

5 Solución: Los servicios gestionados de impresión de HP se adaptan a la evolución de las necesidades de seguridad Según Quocírca, «HP tiene el más amplio y completo portfolio de soluciones y servicios de seguridad en el mercado» 5. Esas soluciones son necesarias porque el cortafuegos de su red no es suficiente para proteger sus impresoras y otros puntos de conexión. Por eso, HP Secure MPS ofrece las impresoras más seguras del mundo 6 con protección de malware integrada y capacidades de recuperación automática. Pero la seguridad de la impresión no se limita a la protección de sus dispositivos. HP Secure MPS le ayuda a crear capas de protección de adentro hacia fuera basándose en prácticas globales recomendadas de seguridad. HP puede ayudarle a implementar una estrategia personalizada para proteger datos y documentos, supervisar las amenazas y mantener su seguridad de impresión a lo largo del tiempo. Entre otros beneficios, HP Secure MPS: Ayuda a proteger la valiosa información de su empresa, incluidos los trabajos de impresión en tránsito Ayuda a asegurar que los documentos correctos acaben en las manos adecuadas mediante la implementación de soluciones de impresión pull y autenticación (especialmente útiles en oficinas abiertas y en aquellas que permiten el hotelling) Supervisa de forma proactiva en busca de amenazas y requisitos de cumplimiento con evaluación de la flota, así como la integración de la gestión de eventos e información de seguridad (SIEM). Para ofrecer un nivel aún más alto de seguridad y control, HP ha presentado HP JetAdvantage Secure Print 7. Esta solución basada en la nube permite aumentar la seguridad y el control de su entorno de impresión mediante la entrega de documentos únicamente a usuarios autorizados. Es fácil de configurar y utilizar, y admite dispositivos de varios proveedores. La solución HP JetAdvantage Secure Print se encuentra disponible a través del portal web HP JetAdvantage On Demand. Desde esta consola de gestión de aplicaciones centralizada, puede utilizar y administrar aplicaciones líderes en la industria y asignar accesos de usuario. 5

6 Cómo funciona HP JetAdvantage Secure Print 7 Las soluciones basadas en la nube, como HP JetAdvantage Secure Print, son perfectas para empresas con empleados menos centralizados, porque les permite colaborar y trabajar de forma segura desde cualquier ubicación. Instalación de TI Impresoras e impresoras multifunción HP Contraseña en el panel de control Código QR Lector de tarjetas Dispositivos que no son de HP Código QR Instalar unidades en ordenadores Instalar la aplicación en teléfonos (para liberación de códigos QR) Habilitar dispositivo 7 Experiencia del usuario final HP JetAdvantage Secure Print El usuario envía el trabajo a la cola de impresión (cliente y/o en la nube) a través del controlador de impresión pull El usuario se autentica (código QR, AD/LDAP, tarjeta de proximidad) y recoge el trabajo 6

7 Desafío nº 2: Impactos en costes y productividad No es ningún secreto que los gastos de TI deben demostrar resultados empresariales. Los gastos en infraestructura no estratégica se encuentran bajo una atenta supervisión con el fin de confirmar beneficios cuantificables. Coste medio de una brecha de seguridad significativa8 Los consumibles, como el papel y la tinta, ya no constituyen la mayor parte de los gastos relacionados con la impresión. El grueso de los costes de documentos lo conforma el tiempo del usuario final, así como el flujo de documentos dentro de las organizaciones, y entre las organizaciones y sus clientes. Las brechas de seguridad conllevan también un precio elevado. De acuerdo con IDC, «el coste medio de una brecha de seguridad significativa incluye pérdidas de productividad para 54 empleados, 277 horas de tiempo para solucionarla y un coste fijo de más de dólares por brecha, incluidas las sanciones»8. En el caso de los equipos de TI, resulta necesario reducir el número de criticidades de seguridad y el tiempo de inactividad total del dispositivo con el fin de aumentar la productividad de los empleados y disminuir los costes relacionados. Pérdidas de productividad para 54 empleados 277 horas de tiempo para solucionarla dólares por brecha 7

8 Solución : Los servicios gestionados de impresión de HP le permiten mantener (o aumentar) la productividad y reducir costes Una mayor seguridad no tiene por qué conllevar un incremento de los costes. Los servicios gestionados de impresión de HP pueden abordar los desafíos relacionados con la impresión a los que se enfrentan los equipos de TI, mientras reducen los costes de impresión y aumentan la productividad. La conversión a una solución HP MPS puede ayudarle a reducir su coste de impresión hasta en un 30 % 9. Esta reducción se logra mediante la utilización de menos papel, tóner y tinta con una mejor gestión de la impresión, así como con la creación de usuarios más conscientes. De acuerdo con IDC, la simple implementación de iniciativas de seguridad de impresión contribuyó a un ahorro en los costes relacionados con la impresión porque los empleados se volvieron más conscientes de cómo estaban utilizando las impresoras 8. Los resultados demostrables se obtienen en forma de beneficios, no solo monetarios sino también en el ahorro de tiempo y la mejora de la productividad. Las empresas que implementan soluciones de seguridad de impresión, como las disponibles a través de HP MPS, indican mayores beneficios en lo que respecta al ahorro de tiempo relacionado con la impresión, desde menos tiempo dedicado a las actualizaciones de hardware o software, hasta menos problemas técnicos relacionados con la impresora 8. Ahorro de costes9 La adopción de una solución HP MPS puede reducir el coste de impresión en hasta un 30 %. Ahorro de tiempo8 Tiempo medio de impresión para empresas que implementan soluciones de seguridad de impresión: Con HP MPS, el mantenimiento de la impresora es sencillo. A cada impresora con contrato se le asigna un número de identificación único con el fin de agilizar cualquier problema técnico o necesidad de consumibles. Este proceso permite al personal de TI concentrarse en otros aspectos empresariales. 66 % en actualizaciones de hardware/software relacionadas con la impresora 59 % en actividades de políticas de impresoras Además de los beneficios relacionados con la impresora que supone utilizar HP MPS, puede optimizar el flujo de trabajo y los procesos empresariales con la ayuda de HP. HP puede facilitar la automatización de los procesos basados en papel, facilitando y acelerando el acceso de los empleados de toda la organización a la información necesaria siempre que la necesiten. HP MPS no es una solución única para todo el mundo. Por eso, HP ofrece una evaluación inicial del entorno de impresión de su empresa para recopilar información relevante de todos los dispositivos (tanto de HP como de otros proveedores). Los expertos de HP colaboran con usted para definir y entender sus metas futuras, asegurándose de que estén incluidas en los planes propuestos y creando en última instancia una estrategia integral de impresión y/o gestión de contenido para su organización. Las revisiones periódicas garantizan que el entorno de impresión y los procesos de contenido evolucionen para satisfacer los cambiantes requisitos de negocio. 59 % en respuestas a incidentes de impresoras 52 % en administración y soporte de impresoras 42 % en problemas relacionados con el soporte técnico de la impresora 8

9 Desafío nº 3: Demandas de innovación del cliente final Los departamentos de TI crean los estándares para los dispositivos recomendados. Sin embargo, las realidades funcionales de sus usuarios finales pueden indicar que se necesitan plataformas alternativas para mejorar la eficiencia. Es importante considerar estas necesidades cambiantes y reevaluar la tecnología de manera continua. La autonomía de los empleados y las políticas «Traiga su propio dispositivo (BYOD)» o «Elija su propio dispositivo (CYOD)» han aumentado en los últimos años. El 41 % de las empresas permite ahora algún tipo de práctica BYOD o CYOD10. La rápida evolución de las tecnologías móviles obliga a las empresas a adaptarse continuamente para dar soporte y proteger los dispositivos más recientes. A escala mundial, los usuarios finales utilizan una media de 3,1 dispositivos en el trabajo11. Smartphones, tablets y ordenadores portátiles ofrecen a los empleados la flexibilidad necesaria para que sean productivos en el hogar, en el trabajo y durante sus desplazamientos. Sin embargo, el uso de dispositivos personales para el trabajo y la variedad de plataformas móviles puede aportar complejidad y plantear problemas de seguridad. Afortunadamente, existen soluciones que permiten abordar estos desafíos. 9

10 Solución: Los servicios gestionados de impresión de HP le ayudan a satisfacer las demandas de innovación de los usuarios finales HP puede colaborar con usted para determinar qué solución satisface mejor tanto sus necesidades como las necesidades de los miembros de su equipo. Una de las funciones más interesantes para los usuarios finales es la impresión móvil, que permite a los empleados imprimir de manera segura desde smartphones, tablets u otros dispositivos móviles, dado que les ofrece la oportunidad de optimizar sus flujos de trabajo. Por ejemplo, es posible que un directivo que utilice un smartphone para consultar el correo electrónico, desee imprimir un documento para las distintas reuniones a las que debe asistir, pero que no tenga tiempo suficiente para volver a su escritorio y acceder al correo electrónico desde el ordenador. Además, cuando trabajan fuera de la oficina, los usuarios necesitan a menudo imprimir contratos, presentaciones o propuestas que sean más fácilmente accesibles desde sus dispositivos móviles. Aunque estas son situaciones hipotéticas, reflejan una realidad práctica: muchos usuarios quieren imprimir desde estos dispositivos pero no pueden. Según Gartner, «las TI deben seguir cambiando su enfoque hacia dispositivos móviles, servicios, aplicaciones, estándares y herramientas. La falta de adaptación de las estrategias móviles al entorno laboral cambiante perpetuará la idea de que el grupo de TI está alejado de las necesidades de los empleados y de la naturaleza del trabajo» 12. Los equipos de TI deben mantenerse informados de las demandas de innovación de los usuarios finales, como la impresión móvil, y responder a ellas tanto como puedan para optimizar el servicio. HP MPS puede ayudar en este cometido. HP ofrece a los usuarios la capacidad de imprimir de forma segura desde cualquier dispositivo, y los responsables de TI pueden elegir entre dos enfoques que ofrecen facilidad de uso sin sacrificar la seguridad: soluciones de impresión Wi-Fi Direct y soluciones de impresión móvil gestionadas. 10

11 Soluciones de impresión Wi-Fi Permiten la impresión inalámbrica punto a punto para que los usuarios móviles puedan imprimir directamente usando la señal inalámbrica específica de la impresora que está separada de cualquier servicio inalámbrico de la empresa. Algunas impresoras e impresoras multifunción (MFP) integran esta capacidad. Ventaja: fácil configuración de funciones, alta fiabilidad y seguridad Ideal para: clientes empresariales que desean ofrecer una impresión móvil sin necesidad de capacidades avanzadas de gestión Soluciones de impresión móvil gestionadas Con el crecimiento exponencial de la movilidad, muchas empresas están adoptando un enfoque BYOD o una estrategia híbrida que incluye dispositivos de propiedad corporativa, así como un programa BYOD. Si su empresa desea implementar la impresión móvil en su flota de impresoras y necesita opciones avanzadas, HP ofrece soluciones basadas en servidor con impresión pull segura, además de capacidades avanzadas de gestión y generación de informes. HP ofrece también opciones que se integran con las soluciones de gestión de dispositivos móviles (MDM) de terceros. Ventaja: permite a los empleados imprimir desde dispositivos móviles en cualquier impresora registrada mientras mantiene seguros los datos dentro de la red de la empresa Ideal para: organizaciones con estas necesidades: Requisitos de negocio que requieren presentación de informes y control de las actividades de impresión Los requisitos de seguridad superan los niveles disponibles en las soluciones de impresión móvil directa Los requisitos de impresión móvil se incluyen en las estrategias generales, autenticación y control de acceso El acceso a la flota de impresoras se integra en las soluciones MDM 11

12 Consiga todo esto La seguridad integral de la impresión puede afectar a toda la organización. Por lo tanto, es importante contratar a un experto para que gestione su entorno de impresión de forma que sea fiable, seguro y mejore la productividad empresarial. Los responsables de las decisiones de TI se encuentran en una posición única para establecer esta relación con HP y comenzar a abordar estos temas con la ayuda de sus expertos. HP tiene experiencia en la evaluación de sus vulnerabilidades de seguridad de impresión y puede ayudarle de forma eficaz a preparar el camino para un futuro más seguro y productivo. No tiene que hacerlo todo solo. Permita que HP le ayude a determinar las soluciones adecuadas para su negocio. Con HP Secure MPS, puede estar seguro de que su entorno de impresión cuenta con la mayor protección disponible del sector13. Obtenga más información o hable con un experto de MPS hoy mismo en hp.com/go/securemps 12

13 Sources 1Spiceworks, «Unlocked Doors: Research shows printers are being left vulnerable to cyber attacks» (Puertas abiertas: la investigación muestra que existen impresoras vulnerables a los ciberataques), enero de Ponemon Institute, «Annual Global IT Security Benchmark Tracking Study» (Estudio anual global sobre seguimiento de referencia de seguridad de TI global), marzo de Ponemon Institute, «2016 Cost of Cyber Crime Study & the Risk of Business Innovation» (Estudio sobre el coste de los delitos informáticos y el riesgo de la innovación empresarial de 2016), octubre de HP, «Office of the Future» (La oficina del futuro), abril de Quocírca, «Print security: An imperative in the IoT era» (Seguridad de la impresión: un imperativo en la era de IoT), enero de Basado en el informe de HP de 2016 relativo a las funciones de seguridad publicadas de las impresoras de la competencia de la misma categoría. Solo HP ofrece una combinación de funciones de seguridad que pueden supervisar para detectar y detener de forma automática un ataque y, a continuación, autovalidar la integridad del software en un reinicio. Para obtener una lista de impresoras, visite hp.com/go/printersthatprotect. Para obtener más información, visite hp.com/go/ printersecurityclaims. 7HP JetAdvantage Secure Print funciona con cualquier impresora o impresora multifunción conectada a la red. La autenticación en el dispositivo se encuentra disponible para varios dispositivos HP LaserJet, PageWide y OfficeJet Pro. Algunos dispositivos pueden requerir una actualización del firmware. Se requiere una conexión a Internet para el almacenamiento en la nube y la recuperación de trabajos de impresión. La liberación de trabajos de impresión desde un dispositivo móvil requiere una conexión de red y un código QR. Para obtener más información, consulte hp.com/go/jetadvantagesecureprint. 8Informe técnico de IDC, patrocinado por HP, «The Business Value of Print Security» (El valor empresarial de la seguridad de la impresión), noviembre de Estimaciones de ahorros energéticos y de papel basadas en el análisis de las operaciones de impresión y creación de imágenes de los clientes de HP MPS seleccionados usando los datos recopilados en los dispositivos y el consumo de papel, en comparación con proyecciones o datos reales después de la implementación de MPS. 10IDC, Encuesta sobre dispositivos móviles empresariales, software y servicios de 2016, septiembre de HP, «Quantitative Research with WW End Users» (Investigación cuantitativa con usuarios finales de todo el mundo), Gartner, «Make Mobile Part of Your Digital Workplace Strategy» (Incluya los recursos móviles en su estrategia de entorno de trabajo digital), 26marzo de 2015, Actualización: 25 de julio de Incluye las funciones de seguridad de los dispositivos, datos y documentos de los proveedores líderes en servicios gestionados de impresión. Según el informe de HP de con información disponible públicamente relativa a los servicios de seguridad, software de gestión y seguridad, y funciones de seguridad integradas de los dispositivos de las impresoras de la competencia de la misma categoría. Para obtener más información, visite hp.com/go/mpssecurityclaims o hp.com/go/mps. Sign up for updates hp.com/go/getupdated Copyright 2017 HP Development Company, L.P. La información que contiene este documento está sujeta a cambios sin previo aviso. 4AA7-0507ESE, Noviembre