Nada mejor que unos ejemplos para entender el poder que puede tener una intranet en una organización:

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Ana Toro Aranda
hace 7 años
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1 PROPUESTA DE INTRANET PARA UNA EMPRESA Intranet Una intranet es una red informática que utiliza la tecnología del Protocolo de Internet para compartir información, sistemas operativos o servicios de computación dentro de una organización. Este término se utiliza en contraste con Extranet, una red entre las organizaciones, y en su lugar se refiere a una red dentro de una organización. A veces, el término se refiere únicamente a la organización interna del sitio web, pero puede ser una parte más extensa de la infraestructura de tecnología de la información de la organización, y puede estar compuesta de varias redes de área local. El objetivo es organizar el escritorio de cada individuo con mínimo costo, tiempo y esfuerzo para ser más productivo, rentable, oportuno, seguro y competitivo. Hoy en día, la comunicación interna (entre los departamentos) cómo la externa (clientes y proveedores) es algo muy importante para todas las empresas. Y la intranet es una herramienta que puede ayudar en la comunicación, y lo que es mejor, a un bajo costo. Esta tecnología permite la comunicación de un departamento con todos los empleados de la empresa. Dentro de una empresa todos los departamentos poseen algún tipo de información que es necesario transmitir a los otros departamentos o directamente con los empleados. Para qué sirve la intranet? Nada mejor que unos ejemplos para entender el poder que puede tener una intranet en una organización: - El departamento de Informática pone a disposición de todos los empleados un nuevo sistema de soporte técnico; - El departamento de Marketing comparte información sobre las promociones de la empresa, publicidades de marca, etc; - El departamento de Personal pone a disposición los formularios de cambios de dirección, planificación de las vacaciones, etc; - El departamento de RRHH anuncia las plazas internas disponibles; - Finanzas permite que a través de un sistema web, los otros departamentos informen gastos de viajes, etc. Estos son sólo algunos ejemplos de uso de una intranet. Cada gerente de Departamento será responsable de explotar la intranet de la empresa, publicando información útil para los empleados.

2 La intranet es uno de los mejores vehículos de comunicación para mejorar la comunicación dentro de una empresa. La evolución de una intranet, es ofrecer algunos de estos servicios a los clientes y proveedores de la empresa, pasando a llamarse extranet. Una intranet debe ser proyectada de acuerdo a las necesidades de la empresa o de la organización (tipos de servicios a implementar). Por lo tanto, la intranet no debe ser diseñada sólo por el personal informático de la empresa, sino conforme a un proyecto que tenga en cuenta las necesidades de todas las partes que constituyen la empresa. Actualmente, los recursos de los que se dispone para realizar una intranet de empresa son muy caros, entre esas tecnologías podemos destacar: IBM social media (IBM Connections), Microsoft Dynamics (el más personalizado) y algún ERP del mercado, tipo SAP. Las tecnologías mencionadas son complejas y bastante generales, además de poco económicas, por ello, se decidió realizar una intranet moldeada a las necesidades concretas de la empresa (Colegio de Ingenieros del ICAI). La aplicación tiene bastante volumen y por ello se le dedica un periodo de dos años en su realización e implantación de la empresa. En concreto, esta empresa es pequeña de unos 15 empleados, pero su red de clientes es bastante grande. La finalidad es poder utilizar esta aplicación web para automatizar y configurar más fácilmente los procesos necesarios para poder gestionar los servicios que ofrece la empresa, tanto por parte de los empleados como de los clientes Objetivos generales Desarrollar el análisis y diseño de una intranet para la empresa BINARY con el fin e pueda llevar una mejor gestión de sus actividades. Objetivos Específicos a) Generar una arquitectura de software en base a niveles de acceso. b) Permitir a los trabajadores elaborar consultas de sus actividades programadas. c) Controlar el Estado de los proyectos por parte del jefe de proyectos. d) Dar Acceso a Definir Proyectos, requerimientos y EDT. e) Mostrar alertas cuando un proyecto ha surgido algún cambio. f) Brindar una mejor forma de trabajo. g) Contribuir en la adecuada gestión para la toma de decisiones. h) Ayudar a obtener de manera rápida y eficiente reportes de estadísticas. i) Optimizar la información unificándola y facilitando su tratamiento. j) Acelera el paso de la gestión de la información a la gestión del conocimiento. k) Otorgar información a unos y restringir la información a otros de la misma. l) Facilitar el uso para los empleados que estén familiarizados con el entorno en el que trabaja.

DIAGRAMA DE RED A continuación se muestra el diagrama lógico de la red a utilizar y que se creara para el correcto funcionamiento de la aplicación

3 DIAGRAMA DE RED A continuación se muestra el diagrama lógico de la red a utilizar y que se creara para el correcto funcionamiento de la aplicación web realizada en este proyecto. Cumpliendo los requisitos de seguridad y de funcionalidad tanto de la intranet de empleados como del área reservada:

4 VENTAJAS: Los factores que influyen poderosamente en el establecimiento de una Intranet pueden resumirse como sigue: Costes asequible, tanto de su puesta en marcha como de uso. Es una forma muy eficiente y económica de distribuir la información interna, sustituyendo los medios clásicos. Fácil adaptación y configuración a la infraestructura tecnológica de la organización, así como gestión y manipulación. Disponible en todas las plataformas informáticas. Adaptación a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento, área de negocio, etc. Centraliza el acceso a la información actualizada de la organización, al mismo tiempo que puede servir para organizar y acceder a la información de la competencia dispuesta en internet. Sencilla integración de multimedia. Posibilidad de integración con las bases de datos internas de la organización. Rápida formación del personal. Acceso a internet, tanto al exterior, como al interior, por parte de usuarios registrados con control de acceso. Utilización de estándares públicos y abiertos, independientes de empresas externas, como pueda ser TCP/IP o HTML. Algunos beneficios del uso de intranets se podrían enumerar como sigue: Incrementa la lealtad de los clientes y asociados de negocio. Optimiza la comunicación y el flujo oportuno de información entre los empleados, los clientes, los asociados de negocio y los proveedores. Reduce costos operativos, ahorrando tiempo y dinero. Incrementa la creatividad y la innovación. Aumenta la eficiencia y productividad de la organización. Incrementa la reutilización del conocimiento y reduce la fuga del "capital del conocimiento". Construye una cultura de colaboración. Hace los procesos de aprendizaje más fáciles. Mejora los tiempos de respuesta al mercado. Posibilita la comunicación con unnúmero extenso de individuos y organizaciones a bajo costo. Mejora la integración en la cadena de valor mediante la extensión de las aplicaciones de la empresa al Portal Corporativo.

5 Beneficios Intangibles Lo que se logra con la información en este nuevo ambiente web tiene un gran impacto. Las Intrantes permiten a una Organización gastar menos tiempo en cosas que no agregan valor, como la búsqueda de información para resolver un problema. La productividad se incremente a medida que el conocimiento corporativo es más accesible y la información más precisa. La flexibilidad en el tiempo de entrega del conocimiento se gana a medida que la información siempre esté a un click de distancia. Las Intranets abren un espacio en donde las fronteras son más pequeñas y el intercambio de información es estimulado. Esto lleva a unos empleados mejor informados y con la habilidad de tomar mejores y más rápidas decisiones. Al final, se termina logrando una mayor productividad y más tiempo para incrementar las ganancias. Conclusión Es una tecnología creada con el fin de mejorar las vías de comunicación de manera efectiva y eficaz, de los miembros de la comunidad, empresa, o departamentos, del ente que la rige, uniéndolos a todos por medio de una computadora. Utilizando la Red de Área Local en una estructura interna y privada en una organización. Se construye usando los protocolos TCP/IP. Permite a los usuarios trabajar de una forma sencilla y efectiva, al mismo tiempo brinda seguridad en cuanto a la información ya que está protegida por firewall: combinaciones de hardware y software que solo permite a ciertas personas acceder a ella para propósitos específicos. Esta tecnología nos permite trabajar proyectos en grupos separados por grandes distancias, compartir información, llevar a cabo conferencias visuales y establecer procedimientos seguros para el trabajo de producción. Los usuarios dentro de una empresa que trabajan con Intranet pueden acceder a Internet, pero aquellos en Internet no pueden entrar en la Intranet de dicha empresa. La Intranet se puede subdividir en varios niveles al momento de sobrepasar su tamaño y al ser difícil de manejar, para resolver el problema se crea sub-secciones de una Intranet que las hacen más fáciles. Finalmente podemos decir que las Intranets permiten a los empresarios que a sus empleados trabajen en grupo, tal motivo se debe al extenso aportado de programas para trabajo en grupo y admite que los usuarios empleen la conferencia visual, compartan documentos, participen en discusiones y trabajen juntos de otro modo, no solo para coordinar negocios y hacerlos más eficaces, sino también como un lugar para hacerlo recibir y rellenar pedidos de bienes y servicios.

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