MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA

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1 REPUBLICA DE CHILE MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA CÓNSULES HONORARIOS DE CHILE FACULTADOS PARA ACTUAR COMO MINISTROS DE FE PÚBLICA Y NO FACULTADOS PARA ACTUAR COMO MINISTROS DE FE PÚBLICA Febrero

2 MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA LOS CONSULES HONORARIOS DE CHILE INDICE Organigrama Pag. N 3 Capítulo I, Nombramiento, Sede y Local Consular 1.- Designación y Categorías de los Cónsules Honorarios Pag. N Funciones (autorizados/no autorizados) Pag. N Letras patentes y Exequátur Pag N Notificación a las Autoridades de la Circunscripción Consular Pag. N Del Local Consular, Uso de la Bandera y el Escudo Nacional Pag N 5 Capítulo II, Deberes 6.- Matrícula y Registro de Cónsules Pag. N Protección de nacionales Pag. N Contacto con la Colonia chilena residente y difusión Sobre Chile Pag. N 7 9.-Fomento del Turismo Hacia Chile Pag. N Visas Pag. N Informaciones Económicas Pag N Correspondencia Consular y Reservada Pag N Solicitud de trámites de documentos en Oficina Consular Pag N Archivo Consular Pag N 11 Capítulo III, Disposiciones Varias 15.-Facilidades, Privilegios e Inmunidades Pag. N Asilo Político Pag. N Arancel y Reglamento Consular Pag. N 12 2

3 ORGANIGRAMA DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS CONSULARES Y DE INMIGRACIÓN Departamento Jurídico Consular Unidad de Coordinación de Gestión Sección Títulos GABINETE Asesoría Enlace Investigaciones DICOEX DISER DIPOC Unidad de Gestión Y Presupuesto Subdirección Subdirección Programa Leyes de Reparación Servicio Social Acreditaciones y Registro Consular Subdirección Previsión Social Planificación y Estudios Depto. Comunicación y Formato Identidad Legalizaciones Cuentas Consulares Depto. Vinculación y Desarrollo Registro Civil Inmigración Pasaportes Diplomáticos y Oficiales Depto. Planificación Migratoria Internacional 3

4 CAPÍTULO I, NOMBRAMIENTO, SEDE Y LOCAL CONSULAR 1.-DESIGNACIÓN Y CATEGORÍAS DE LOS CÓNSULES HONORARIOS De acuerdo a la reglamentación contenida en la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares, de 1963, los Funcionarios son de dos clases: funcionarios consulares de carrera y funcionarios consulares honorarios, a los cuales les son aplicables las disposiciones contenidas en el Capítulo III, de dicho instrumento internacional. Los Cónsules Honorarios dependen jerárquicamente del Embajador de Chile en el país en que están acreditados. Los Cónsules Generales son sus Jefes inmediatos. (Art. 14 Reglamento Consular) Éstos pueden ser chilenos o extranjeros si cuentan con el consentimiento del Estado receptor y deben reunir los requisitos determinados en el Reglamento Consular de Chile, capítulo VIII, Artículo N 17, numerales 1al 5. A su vez, los Cónsules Honorarios son de dos clases: Autorizados para actuar como Ministros de Fe Pública: Son Ministros de Fe Pública para los efectos de las actuaciones relativas a los Actos Notariales o de Estado Civil que se realicen ante ellos a pedido de chilenos o extranjeros y para tener efecto en Chile. No está comprendida, en ningún caso dentro de sus facultades la de actuar como Oficial de Registro Civil en la celebración de matrimonios, también se encuentran facultados para otorgar y visar pasaportes. Estos, deberán rendir la fianza legal correspondiente con el objeto de que la Contraloría General de la República tome razón del Decreto Supremo que los faculta expresamente para actuar, como así también, lo que se detalla para los no autorizados ( Art 17 del Reglamento Consular) No autorizados: Los Cónsules Honorarios de Chile que no están autorizados para actuar, tienen como misión fundamental, prestar en forma prioritaria, la necesaria protección a los ciudadanos chilenos residentes o de paso en sus respectivas circunscripciones, cumplir una labor informativa y de difusión de la vida económica, cultural, política y social de Chile; obtener y remitir una adecuada y oportuna información de los hechos y actividades relevantes para nuestro país, que acontecen en la respectiva región de su sede. Deberán, asimismo, colaborar con la Misión Diplomática chilena en los casos en que ésta los requiera. Los Cónsules Honorarios, estén o no facultados para actuar, deben emitir en su papelería y pie de firma su calidad de Honorarios y deberán darse a conocer como tales agregando a su título su condición de Honorarios. 2.- FUNCIONES, (autorizados/no autorizados) Entre otras funciones detalladas conforme al avance de este instrumento, los Cónsules Honorarios de Chile facultados para actuar y no facultados para actuar, tienen la de proteger los intereses comerciales y marítimos de Chile y/o de sus nacionales, prestar asistencia y amparar a éstos, promover el turismo hacia el país, divulgar el conocimiento de Chile en su circunscripción consular y ejercer en general todas aquellas actuaciones que el Estado receptor acepte o admita que se ejecuten en su territorio, sea en virtud de Convenciones 4

5 Consulares bilaterales o multilaterales, el Derecho Internacional Consuetudinario, la práctica, costumbre o usos generalmente aceptados y reconocidos por los Estados. Dichas funciones están en coherencia y se deben complementar con las tipificadas en el Reglamento Consular de Chile, Capitulo II, artículo N 2 y 3. Los Cónsules Honorarios con facultades para actuar, conforme lo señala el artículo N 3 del Reglamento, pueden actuar como Ministros de Fe Pública y de Oficial del Registro Civil, cuyas funciones tendrán efecto en Chile. Podrán otorgar pasaportes, visas y documentos de viaje para ingresar a Chile, en conformidad con el Reglamento de Extranjería. 3.-LETRAS PATENTES Y EXEQUÁTUR Todo Cónsul de Chile, Jefe de una Oficina Consular, es acreditado por medio de Letras Patentes expedidas y firmadas por el Presidente de la República y refrendadas por el Ministro de Relaciones Exteriores, ó en su defecto y de acuerdo a la reciprocidad existente, solo serán firmadas por el señor Ministro. De cualquier manera, estas serán dirigidas al Jefe del Estado extranjero donde ejercerá sus funciones, dichas Letras Patentes serán enviadas a la Misión Diplomática correspondiente. Para los efectos de solicitar el Exequátur al Estado receptor, posteriormente se le enviarán directamente al interesado sus Letras Patentes y Exequátur, los que deberán, una vez enmarcados, ser mantenidos en sitio visible en la Oficina Consular. Podrá solicitarse al Estado Receptor, por intermedio de la Misión Diplomática, el reconocimiento provisorio del Cónsul Honorario, en tanto se presentan las Letras Patentes y se le concede el Exequátur. 4.- NOTIFICACIÓN A LAS AUTORIDADES DE LA CIRCUNSCRIPCIÓN CONSULAR Una vez que el Estado receptor haya aceptado al Cónsul Honorario, aunque sea provisionalmente para el ejercicio de sus funciones, estará obligado a comunicarlo a las autoridades competentes de la circunscripción consular. Asimismo, deberá velar para que se tomen las medidas necesarias para que el Jefe de la Oficina Consular pueda cumplir los deberes de su cargo y beneficiarse de las disposiciones de la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares. Asimismo, el Cónsul recién nombrado, deberá efectuar visitas protocolares a las autoridades de su circunscripción y comunicarles oficialmente su nombramiento, dirección de la oficina consular y de su residencia particular. Además deberá visitar a los miembros del Cuerpo Consular residente y formar parte del mismo. 5. DEL LOCAL CONSULAR, USO DE LA BANDERA Y EL ESCUDO NACIONAL El local consular debe quedar situado, en lo posible, en un barrio cívico o comercial y permanecer abierto al público, el horario de atención será dispuesto por el Cónsul Honorario, se sugiere que sea a lo menos 5 horas diarias.. La apertura de una oficina consular (local) es requisito indispensable para que exista el nombramiento de un Cónsul Honorario. Dicho local gozará de la inviolabilidad que le concede la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares, independiente a que esté ubicado en las dependencias de la oficina particular del titular. 5

6 El Cónsul tendrá derecho a izar la bandera y a colocar el escudo nacional en el frontis del edificio ocupado por la oficina consular. CAPÍTULO II, DEBERES 6. MATRÍCULA Y REGISTRO DE CÓNSULES Los Cónsules registrarán gratuitamente en el Libro de Matrícula de chilenos a los connacionales residentes en su circunscripción consular. En atención a la importancia y conveniencia de que todos los miembros de la colonia chilena se encuentren empadronados, los Cónsules deberán desplegar todos los esfuerzos necesarios para lograr ese objetivo. Los Cónsules facultados para actuar podrán otorgar a solicitud de nuestros connacionales el certificado de matrícula consular, cancelando el valor estipulado en el Arancel Consular de Chile. 7.- PROTECCIÓN DE NACIONALES En virtud de la protección y asistencia que les incumbe dispensar a los nacionales chilenos, sean personas naturales o jurídicas, los Cónsules cuidarán de que aquellos gocen en sus personas, sus propiedades y sus intereses, de las libertades y garantías que les están aseguradas por el Derecho Internacional Consuetudinario, por los Tratados o por las leyes o prácticas que el Estado receptor otorgue a los extranjeros. Los Cónsules deben proporcionar entre otras, ayuda para los chilenos que se encuentren afectados por una Vulneración Grave de Derechos por situaciones de Violencia Intrafamiliar, Víctimas de Trata de Personas o que se encuentren en condiciones de Abandono e Indigencia, lo que será especialmente urgente de resolver cuando se vean afectados, Niños, Niñas y/o Adolescentes. Establecer contacto, cuando sea necesario, con chilenos Enfermos o Accidentados, que se encuentren residiendo o en tránsito, a fin de conocer el estado en que se encuentran y eventuales requerimientos que puedan existir para los familiares en Chile. Prestar asistencia a los chilenos que se encuentren en las condiciones ya señaladas, para que sean admitidos en los establecimientos de beneficencia, gestionar apoyo de instituciones locales de protección y solicitar ingreso a programas de asistencia médica, social, humanitaria u otros. Podrán promover la caridad privada entre los connacionales de la circunscripción para socorrer a estos compatriotas, si se estima conveniente. Colaborar con la Misión Diplomática respectiva, materias consulares en el caso de Fallecimiento de chilenos, para la sepultación o la repatriación de restos y las gestiones que para ello sean requeridas ante las instituciones locales. Comunicarse libremente y visitar a los chilenos privados de su libertad. De acuerdo a las normas del Derecho Internacional y particularmente de la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares, artículo 36 N 1 letras a y b, los funcionarios consulares tienen derecho a visitar a los ciudadanos chilenos que hayan sido arrestados, detenidos o puestos en prisión 6

7 preventiva, y a organizar su defensa (no pueden actuar como abogados, si no los son de profesión) ante los tribunales del Estado Receptor. Asimismo, tendrán derecho a visitar a los chilenos que en su circunscripción se hallen arrestados, detenidos o presos en cumplimiento de una sentencia. Los funcionarios consulares se abstendrán, sin embargo, de intervenir a favor de un chileno detenido cuando éste se oponga expresamente a ello. Si no se otorgan facilidades a los chilenos o se pusiere obstrucción a su libre ejercicio o se les privare de ellos, los funcionarios consulares deberán hacer ante las autoridades locales respectivas las reclamaciones convenientes. Si éstas no fueren debidamente atendidas, extenderán protesta respetuosa por daños o perjuicios causados e informarán por medio del Consulado General quienes informarán inmediatamente a la Misión Diplomática respectiva y al Ministerio. Generar canales de comunicación que permitan conocer la situación de los chilenos residentes en caso de presentarse condiciones de Emergencia por desastres naturales o Situaciones de Crisis Masivas, valiéndose lo que puede ser a partir del registro disponible en el Consulado, a través del contacto con organizaciones de la comunidad chilena y/o, la determinación de puntos focales entre los chilenos residentes. 8.- CONTACTO CON LA COMUNIDAD CHILENA RESIDENTE EN SU SEDE Y DIFUSIÓN SOBRE CHILE. Parte esencial de la labor de los Cónsules Honorarios No Autorizados, así también de los facultados para actuar, es cultivar la más estrecha vinculación con las organizaciones de chilenos que puedan existir en el territorio de su circunscripción o promover la fundación de éstas y mantener contacto con los compatriotas residentes en su jurisdicción. Para eso, difundirán entre los chilenos los elementos de información que reciban del Ministerio, de la Misión Diplomática o del Consulado General de los que dependan, con el objeto de mantener vivo el recuerdo y los contactos con la Patria. Es obligación de los Cónsules difundir el conocimiento de Chile y promover el interés por nuestro país a través de todos los medios de difusión a su alcance. Procurarán difundir mediante conferencias y publicaciones el conocimiento de la República en sus aspectos de mayor interés, utilizando para estos efectos los medios audiovisuales que el Ministerio o la Misión Diplomática ( Consulado General) pusiera a su disposición. 9.- FOMENTO DEL TURISMO HACIA CHILE Los Cónsules utilizarán los medios de comunicación, tales como prensa, radio, televisión e internet y medios electrónicos, organizarán conferencias y otros actos para dar a conocer las bellezas naturales del país, los sitios de entretenimiento, medios de transporte y alojamiento y, en general divulgarán todas las informaciones que puedan contribuir a despertar el interés del viajero. Si existen agencias de turismo, representantes de Líneas Aéreas o de Navegación chilenas, los Cónsules deberán prestarles toda la ayuda que les sea necesaria para el mejor desempeño de su cometido. Deberán asimismo, mantener constantemente informado al 7

8 Ministerio sobre las actividades turísticas que se desarrollen en las regiones en que sirven y proponer todas las innovaciones que consideren útiles para los servicios similares que existan en Chile VISAS Se hace presente que de acuerdo a nuestra legislación de inmigración vigente, las personas (los nacionales), de los países con los cuales Chile mantiene relaciones Diplomáticas y otros acuerdos específicos sobre esta materia, no necesitan visas en sus pasaportes, para entrar y permanecer en Chile en calidad de turistas, hasta por un plazo de noventa días, renovable en el país por otro período igual. Existen países a los cuales se le exige el requisito de visa por razones de reciprocidad, los que están debidamente indicados en el Cuadro de Visaciones, que aparece en la página Web del Ministerio ( Departamento de Inmigración. Los nacionales de los países con los cuales Chile no mantiene relaciones Diplomáticas y otros acuerdos, deberán solicitar previamente un VISTO en sus pasaportes, que sólo puede ser otorgado por un Cónsul Honorarios debidamente autorizado para ello y previa consulta al Ministerio. Para conocer estos casos se sugiere también revisar el CV. (Cuadro de Visaciones). Por otra parte los Cónsules Honorarios no autorizados, orientarán a los interesados en los trámites necesarios para este fin que deban realizar ante el Consulado General o la Sección Consular de la cual dependan y de acuerdo a las instrucciones impartidas a través de la Dirección de Inmigración. A partir del 13 de enero de 1977, por disposición del Ministerio de Salud Pública, Chile no exige certificado de vacunación antivariólica para ingresar al territorio nacional INFORMACIONES ECONÓMICAS Es tarea de los Cónsules Honorarios facultados para actuar y no facultados para actuar facilitar, en coordinación con la Misión Diplomática respectiva, en el área de su circunscripción, el desenvolvimiento de las operaciones del comercio exterior chileno. Para este efecto, deberán observar, permanentemente, las posibilidades de intercambio comercial y realizar las gestiones que se les encomienden. Además deberán informar periódicamente al Ministerio y a la Misión Diplomática ( a través del Consulado General )sobre materias como: Condiciones económicas y financieras de los mercados locales, Expectativas de colocación de los productos chilenos y de sus cantidades, épocas oportunas para hacerlo y firmas interesadas en ello, Importación de los productos competidores de los chilenos, su precio, calidad, condiciones de presentación, envase y monto de las ventas, Antecedentes sobre productos locales que puedan interesar a los importadores chilenos; y 8

9 12.-. CORRESPONDENCIA CONSULAR Y CORRESPONDENCIA RESERVADA Toda comunicación al Ministerio, deberá ser cursada a través de quien dependa directamente, sólo en casos de urgencia, podrán proceder al envío directo de sus comunicaciones al Ministerio o a la Misión Diplomática; pero deberán remitir, al mismo tiempo, copia de las mismas al Cónsul General. Las comunicaciones serán firmadas por el Cónsul Honorario, sobre su nombre y categoría, escritos en computador, o estampados con un timbre. Junto a la firma se colocará el timbre de la oficina consular. La correspondencia será numerada correlativamente, desde el 1 de enero y hasta el 31 de diciembre de cada año y no deberá suspenderse su numeración durante el curso del año por eventual cambio de Cónsul. Para estos efectos se llevará un registro en el que se anotará separadamente la correspondencia despachada y recibida. Además de la numeración general, debe usarse una numeración especial para los oficios ordinarios que remitan al Ministerio y otros para las comunicaciones de carácter reservado o secreto. Los bultos o sobres que acompañan a un oficio, deberán enviarse junto con la comunicación respectiva, a menos que por su número o tamaño sea necesario remitirlas en paquete separado. Los Cónsules Honorarios, harán llegar periódicamente por intermedio del Cónsul General del cual dependan, recortes de prensa relacionados con nuestro país, especialmente lo que publique la prensa local a favor o en contra. Copia de estos mismos deben ser enviadas, además a la Misión Diplomática. En estos casos que se remitan documentos escritos en idioma extranjero, y siempre que no se trate de folleto o libros, se procurará su traducción al español y si fuesen demasiados extensos, se acompañará un resumen de los mismos. Los recortes de prensa que se envíen al Ministerio o a la Misión Diplomática, siempre deben mencionar el nombre y fecha del periódico que lo publicó. A continuación, se encuentra adjunto un Oficio tipo, que deberán emplear los Cónsules Honorarios de Chile, cuando requieran enviar documentación u otros antecedentes a los superiores jerárquicos de los cuales dependen. 9

10 LOGO OFICIAL OFICIO TIPO CONHOCHILE... OF PUB. / Ciudad/fecha OBJ: Remite Memória anual Del CH. en... REF.: Disposiciones vigentes. A : CONSUL GENERAL DE CHILE EN DE : CONSUL HONORARIO DE CHILE EN Cúmpleme remitir a US., como anexo, los documentos solicitados correspondientes al primer trimestre del año en curso, fin sean enviadas a la Dirección competente del Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile. 2.- Lo anterior de acuerdo al instructivo para Cónsules Honorarios y disposiciones vigentes. DISTRIBUCION: 1.- CONSULADO GENERAL DE CHILE EN EMBACHILE 3.- CONHOCHILE.., archivo (Firma y timbre titular) AGUSTIN TAPIA ORDENES Cónsul Honorario de Chile en... 10

11 13.- SOLICITUDES DE TRÁMITES DE DOCUMENTOS EN OFICINA CONSULAR Los Cónsules Honorarios No autorizados deberán recibir la documentación que presenten en sus Oficinas Consulares nuestros connacionales o nacionales del país en que están acreditados, u otros para su tramitación, la que deberán remitir al Consulado General del cual dependan, que le dará curso, sean éstos de Registro Civil, Reclutamiento, Certificados de Antecedentes, etc. Los derechos consulares que estén afectos tales documentos les serán indicados por el Consulado General, al cual deberán remitirse los valores que corresponda. En el mismo caso los Cónsules Honorarios autorizados, deberán proceder de acuerdo a sus facultades ARCHIVO CONSULAR Los Cónsules mantendrán el archivo de la oficina en lugar seguro y, en lo posible alejado de la parte accesible al público y por ningún motivo agregarán en él documentos personales. Los Cónsules velarán por el respeto de la inviolabilidad del archivo consular, garantizada por el Derecho Internacional y la Convención de Viena que regula las relaciones consulares entre los Estados. Sin demora y con antecedentes suficientes, informarán a la Misión Diplomática y al Ministerio de Relaciones, de cualquier desconocimiento de la inviolabilidad que se produzca o intente. El Artículo 61 de la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares establece lo siguiente: Los archivos y documentos consulares de una Oficina Consular, cuyo Jefe sea funcionario consular honorario, serán siempre inviolables donde quiera que se encuentren, a condición de que estén separados de otros papeles y documentos y, en especial, de la correspondencia particular del Jefe de la Oficina Consular y de la de toda persona que trabaje con él, y de los objetos, libros y documentos referentes a su profesión o a sus negocios. CAPÍTULO III, DISPOSICIONES VARIAS 15.- FACILIDADES, PRIVILEGIOS E INMUNIDADES. Las facilidades, privilegios e inmunidades de los funcionarios consulares honorarios y de los locales consulares, están contempladas en el Capítulo III de la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares, suscrita por Chile en Viena el 24 de abril de 1963 y promulgada por Decreto Nº 709 del 28 de noviembre de ASILO POLÍTICO Los Cónsules, tanto de profesión como honorarios, no pueden otorgar asilo a personas que lo soliciten ni en las Oficinas Consulares ni en su residencia particular. El asilo Diplomático sólo puede ser otorgado por el Embajador o el Encargado de Negocios, con la autorización previa del Ministerio de Relaciones Exteriores. 11

12 17.- ARANCEL Y REGLAMENTO CONSULAR ARENCEL CONSULAR: La Ley Nº publicada en el Diario Oficial del 28 de septiembre de 1984, establece el texto del Arancel Consular vigente de Chile y fija los valores que deben cobrar nuestros Cónsules facultados para actuar como Ministro de Fe Pública, otorgar y visar pasaportes, por las diversas actuaciones consulares que deben efectuar. CUADRO DE VISACIONES: Del Título III Artículo 4 número 6 del ARANCEL CONSULAR, se obtiene el CUADRO DE VISACIONES que indica el valor que se deberá cobrar por reciprocidad para el otorgamiento de algún tipo de VISA. Las rendiciones de cuenta consular antes de ser enviadas al Ministerio (Dirección de Política Consular), deben ser visadas (firma y timbre) por el Consulado del cual dependen. De acuerdo al Artículo 40 del Reglamento Consular, el Arancel Consular de Chile y su traducción al idioma del Estado receptor, cuando éste no sea el español, deben ser colocados en el local consular, en sitio visible al público, debidamente enmarcado. REGLAMENTO CONSULAR: El Decreto Nª 172 del Ministerio de Relaciones Exteriores publicado en el Diario Oficial Nº del 29 de junio de 1977, establece el Reglamento Consular, al cual se le han introducido algunas modificaciones en los últimos años. Departamento de Acreditación y Registro Consular Santiago febrero