NPB4-48 INFORME DE GOBIERNO CORPORATIVO. Entidad: ASEGURADORA POPULAR, S.A. Período Informado: 2013

Transcripción

1 SUPERINTENDENCIA DEL SISTEMA FINANCIERO SAN SALVADOR, EL SALVADOR, C.A. NPB4-48 REQUERIMIENTO DE INFORMACION INFORMACION I. INFORMACION GENERAL 1. Conglomerado Financiero local al que pertenece. N/A 2. Entidades miembros del Conglomerado Financiero local y N/A principal negocio. 3. Grupo Financiero Internacional al que pertenece. N/A II. ACCIONISTAS 1. Número de Juntas Ordinarias celebradas durante el período y 1 sola reunión; 98.09%= 191,283 acciones quórum. 2. Número de Juntas Extraordinarias celebradas durante el 1 sola reunión; 98.09%= 191,283 acciones período y quórum. III. JUNTA DIRECTIVA 1. Miembros de la Junta Directiva y cambios en el período Ver Anexo 1, no hubieron cambios en el informado. periodo informado 2. Cantidad de sesiones celebradas durante el período 10 pre-juntas y 10 Juntas Directivas informado. 3. Descripción de la política sobre la permanencia o rotación de Ver Anexo 2; Código G. Corp.: V-5: 5.1;5.2; miembros. 5.5 IV. ALTA GERENCIA 1. Miembros de la Alta Gerencia y los cambios durante el período informado. V. COMITÉ DE AUDITORÍA 1. Miembros del Comité de Auditoría y los cambios durante el período informado. Ver Anexo 3; Según Manual de Gestión Integral de Riesgo, pág. 5/6; 5-Definiciones, literal f). No hubieron cambios en el periodo informado Ver Anexo 4; Código de G. Corp. VII. Comités de Apoyo a la Administración, Numeral 7.2. No hubieron cambios en el periodo informado 2. Número de sesiones en el período. 12 Sesiones 3. Detalle de las principales funciones desarrolladas en el Ver Anexo 5; Código de G. Corp. VII. Comités período. de Apoyo a la Administración, Numeral Temas corporativos conocidos en el período. Ver Anexo 6, Según Actas del Comité de Auditoría del 2013 VI. COMITÉ DE RIESGOS 1. Miembros del Comité de Riesgos y los cambios durante el Ver Anexo 7; Código de G. Corp. VII. Comités período informado. de Apoyo a la Administración, Numeral Número de sesiones en el período. 3 Sesiones en el periodo informado 3. Detalle de las principales funciones desarrolladas en el Ver Anexo 7; Código de G. Corp. VII. Comités período. de Apoyo a la Administración, Numeral Temas corporativos conocidos en el período. Conocimiento de Manual de Lineamientos para la Gestión de Riesgo Crediticio y Concentración de Crédito, Código de Gobierno Corporativo y Reglamento de Funcionamiento del Comité de Riesgos VII. OTROS 1. Descripción de los cambios al Código de Gobierno Corporativo durante el período. 2. Descripción de los cambios al Código de Ética o de Conducta durante el período Aprobado por Junta Directiva, el 12 de julio 2013, Acta 487, Punto de Acta 8-4. No hay cambios Aprobado por Junta Directiva, el 13 de julio 2012, Acta 478, Punto de Acta 7.2 Varios. No hay cambios

2 ANEXO 1 JUNTA DIRECTIVA PERIODO DEL 14 DE MARZO DE 2012 AL 14 DE MARZO DE 2014 PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL : DOCTOR CARLOS ARMANDO LAHUD VICE-PRESIDENTE : SEÑOR EDUARDO ANTONIO CADER SECRETARIO MERLOS : LICDO. MIGUEL SALVADOR PASCUAL DIRECTOR PROPIETARIO : LICDO.JOSE LUIS VAIRO BIZARRO DIRECTOR PROPIETARIO : SEÑOR OSCAR HENRIQUEZ PORTILLO DIRECTOR SUPLENTE LOPEZ : SEÑOR MIGUEL SALVADOR PASCUAL DIRECTOR SUPLENTE : SEÑOR JORGE ARMANDO VELASCO DIRECTOR SUPLENTE : ING.CAMILO JUAN GIRONES SABATER Diciembre/2013

3 ANEXO 2 Anexo 2: Descripción de la política sobre la permanencia o rotación de miembros de Junta Directiva. CODIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO; APROBADO J.D. ACTA 487; PUNTO 8.4; 12 DE JULIO DE 2013 V. JUNTA DIRECTIVA 5.1 Elección y conformación de la Junta Directiva La Junta Directiva será integrada con los cargos y por el número de Directores que determine la Junta General de Accionistas, pero en todo caso habrá un Presidente y un Secretario y un mínimo de tres y un máximo de seis miembros Propietarios. Habrá tres Directores Suplentes. Los miembros de la Junta Directiva deberán reunir los requisitos que establece la Ley de Sociedades de Seguros y otras disposiciones legales aplicables. 5.2 Período de Funciones. El período de funciones de los miembros de la Junta Directiva será de dos años, pero continuarán en el desempeño de aquéllas aún cuando concluya el plazo para el que fueron designados, hasta que la Junta General Ordinaria de Accionistas elija los sustitutos dentro de los seis meses subsiguientes al vencimiento de dicho período, so pena de incurrir los accionistas, frente a terceros, en responsabilidad personal, solidaria e ilimitada por las obligaciones que la Sociedad contraiga con éstos. Los Directores podrán ser reelectos en sus cargos. 5.5 Modo de proveer las vacantes que ocurran en la Junta Directiva. Para llenar las vacantes temporales o definitivas de cualquiera de los administradores Propietarios, se llamará por la Junta Directiva a cualquiera de los Suplentes que hayan sido electos por la Junta General, sin importar el orden de su nombramiento o del Director Propietario a quien sustituirán. En todo caso, deberá respetarse el derecho conferido por la ley a la minoría de accionistas que representen al menos un veinticinco por ciento del capital social, quienes por tanto nombrarán a los Suplentes respectivos. Si la vacante es temporal, el llamamiento del Suplente a cubrirla deberá relacionarse en acta, cuya certificación se presentará a inscripción en el Registro de Comercio y tendrá vigencia hasta que se presente constancia al mismo Registro de la reincorporación del Director Propietario sustituido. Cuando las vacantes sean definitivas, las reglas anteriores tendrán carácter provisional, debiendo la Junta General, en su próxima sesión, designar definitivamente a los sustitutos. No obstante lo anterior, el Director Secretario deberá expedir certificación del acuerdo en el cual se relacione la forma como ha quedado reestructurada la Junta Directiva, la que se inscribirá en el Registro de Comercio.

4 ANEXO 3 Anexo 3: Miembros de la Alta Gerencia y los cambios durante el período informado. NPB4-47 Manual de Gestión Integral de Riesgos, aprobado por Junta Directiva el 19 de octubre 2012, Acta 481: Numeral 5: Definiciones, Literal f) Alta Gerencia ALTA GERENCIA PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL : DOCTOR CARLOS ARMANDO LAHUD GERENTE GENERAL : LICDO.HERIBERTO PEREZ AGUIRRE GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO : LICDA. MIRIAM CECILIA CABRERA DE LOPEZ GERENTE DE OPERACIONES : LICDO.HECTOR MAURICIO MATA MEJIA Diciembre/2013

5 ANEXO 4 Anexo 4: Miembros del Comité de Auditoría y los cambios durante el periodo informado Código de Gobierno Corporativo, Aprobado por Junta Directiva, el 12 de julio 2013, Acta 487, Punto de Acta 8-4 Numeral VII.- Comités de Apoyo a la Administración, Numeral 7.2 Comité de Auditoria COMITÉ DE AUDITORÍA 2013 PRESIDENTE DEL COMITE : MIGUEL PASCUAL MERLOS DIRECTOR SUPLENTE : SEÑOR JORGE ARMANDO VELASCO GERENTE GENERAL : LICDO.HERIBERTO PEREZ AGUIRRE GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO : LICDA.MIRIAM CECILIA CABRERA DE LOPEZ SECRETARIO DEL COMITÉ : LICDO.TELMO ODILIO ALFARO Diciembre/2013

6 ANEXO 5 Código de Gobierno Corporativo, Aprobado por Junta Directiva, el 12 de julio 2013, Acta 487, Punto de Acta 8-4 Numeral VII.- Comités de Apoyo a la Administración, Numeral 7.2 Comité de Auditoría Anexo 5: Detalle de las principales funciones desarrolladas en el período por el Comité de Auditoría: a) Velar por el cumplimiento de los acuerdos de la Junta General, de la Junta Directiva, de las disposiciones de la Superintendencia del Sistema Financiero y del Banco Central de Reserva de El Salvador. b) Dar seguimiento a los informes del Auditor Interno, del Auditor Externo, de la Superintendencia del Sistema Financiero y del Banco Central de Reserva de El Salvador para corregir las observaciones que formulen. c) Colaborar con el diseño y aplicación del control interno, proponiendo las medidas correctivas pertinentes. d) Supervisar el cumplimiento del contrato de auditoría externa y monitorear el proceso de respuestas a las observaciones incluidas por el Auditor Externo en su carta de Gerencia. e) Evaluar la calidad de la labor de la Auditoría Interna, así como el cumplimiento de su programa de trabajo. f) Proponer a la Junta Directiva y ésta a su vez a la Junta General de Accionistas el nombramiento de los Auditores Externo y del Auditor Fiscal. g) Conocer y evaluar los procesos de información financiera y los sistemas de control interno de la Aseguradora. h) Comprobar que los estados financieros intermedios y de cierre de ejercicio sean elaborados cumpliendo los lineamientos normativos pertinentes. i) Otras que le correspondan de acuerdo a leyes vigentes aplicables.

7 ANEXO 6 Anexo 6: Temas conocidos por el Comité de Auditoría en el período 2013 ENERO 2013 ACTA NÚMERO CIENTO OCHENTA Y SEIS: Fecha de Reunión: veinticinco de enero de dos mil trece PUNTO NÚMERO TRES: el Auditor Interno presentó informes de auditoría sobre los exámenes efectuados a los rubros de Disponibilidades e Inversiones Financieras además, se presentaron informes relativos al requerimiento de información de siniestros no reportados atendiendo la normativa vigente, arqueo de títulos valores, visita de trabajo en agencia de San Miguel, Cumplimiento a normativa NCB-022, Cumplimiento de obligaciones formales y sustantivas con entidades del estado. De lo anterior y particularmente de los rubros evaluados no se encontraron observaciones de significativa materialidad. PUNTO NÚMERO CUATRO: La Gerencia General presentó para su discusión el Balance General, Estado de Resultados, Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio y las Notas a los Estados Financieros correspondientes al ejercicio terminado el treinta y uno de diciembre del año dos mil doce los cuales luego de ser analizados se acordó que fueran presentados a la Junta Directiva. FEBRERO 2013 ACTA NÚMERO CIENTO OCHENTA Y SIETE: Fecha de Reunión: veintisiete de febrero de dos mil trece PUNTO NÚMERO TRES: El auditor Interno presentó informes sobre los exámenes realizados a los rubros de Préstamos, Primas por Cobrar, Evaluación de la gestión Integral de Riesgo de las Entidades Financieras y Evaluación del área de Sistemas Informáticos por otra parte, se conocieron informes diversos relativos al control interno entre ellos; el requerimiento de confirmación de saldos bancarios con referencia al 31 de diciembre de 2012, Informe de actividades desarrolladas por la Unidad de Auditoría Interna durante el mes de diciembre de 2012, Remisión de información a la DGII, Arqueo de primas por cobrar y finalmente se conoció lo referente a la revisión y verificación de los estados financieros de publicación correspondientes al año 2012; momento en el cual y posterior a los rubros e informes que se revisaron se determinó que para el rubro de préstamos es conveniente, poner énfasis en la gestión constante del cobro de las primas a fin de no constituir exceso de reservas bajo este concepto; al evaluar lo referente a la Gestión integral de riesgo de las entidades financieras se consideró el grado de avance en el desarrollo e implementación de las actividades a desarrollar y la forma gradual en que estas seguirán aplicándose durante el seguimiento de las operaciones; finalmente para el área de Informática se consideró conveniente procurar el cumplimiento de las

8 actividades planificadas sin afectar las actividades recurrentes de acuerdo a las necesidades para estos casos, se encomendó que el Auditor Interno diera seguimiento a los puntos observados. PUNTO NÚMERO CUATRO: La Gerencia General presentó para su discusión los estados financieros al treinta y uno de enero de dos mil trece, los cuales se acordó que fueran presentados a la Junta Directiva. MARZO 2013 ACTA NÚMERO CIENTO OCHENTA Y OCHO: Fecha de Reunión: quince de marzo de dos mil trece, PUNTO NÚMERO TRES: Se recibió informe presentado por el Auditor Interno sobre el examen de cuentas realizado del área de Sociedades Deudoras de Seguros y Fianzas de igual forma, se conocieron informes diversos relacionados con la preparación de información estadística de seguros que se debe enviar a la Superintendencia del Sistema Financiero y la solicitud de confirmación de saldos de reaseguros tomando en cuenta; que para el rubro de sociedades deudoras de seguros y fianzas es preciso procurar que el saldo proveniente de ejercicios anteriores pueda sanearse a fin de que los saldos que se reflejen en los estados financieros sean presentados adecuadamente, encomendando a la Unidad de Auditoría Interna dar seguimiento a los puntos observados. PUNTO NÚMERO CUATRO: La Gerencia General presentó para su discusión los estados financieros al veintiocho de febrero de dos mil trece, los cuales se acordó que fueran presentados a la Junta Directiva. ABRIL 2013 ACTA NÚMERO CIENTO OCHENTA Y NUEVE: Fecha de Reunión: veintiséis de abril de dos mil trece PUNTO NÚMERO TRES: El Auditor Interno presentó informes sobre las evaluaciones realizadas de las áreas de Inmuebles Mobiliario y Equipo, Otros Activos y Obligaciones con Asegurados a este respecto, y posterior a la evaluación realizada se observó que algunos bienes adquiridos durante el año 2012 y 2013 no habían sido incorporados a los controles de activo fijo y por ende no fueron codificados oportunamente razón por la cual, se encomendó al Auditor Interno dar seguimiento a lo observado. CUATRO: La Gerencia General presentó para su discusión los estados financieros al treinta y uno de marzo de dos mil trece, los cuales luego de ser analizados se acordó que fueran presentados a la Junta Directiva. MAYO 2013 ACTA NÚMERO CIENTO NOVENTA: Fecha de Reunión: treinta y uno de mayo de dos mil trece PUNTO NUMERO TRES: El Auditor Interno presentó informes de auditoría sobre las pruebas realizadas en primer lugar sobre la verificación del Riesgo Operacional de las Entidades Financieras y de forma posterior, de los rubros de Sociedades Acreedoras de Seguros y Fianzas y Obligaciones con Intermediarios y Agentes en razón de lo descrito y luego de las evaluaciones realizadas no se determinaron aspectos relevantes que deban ser informados; de igual forma se conoció informe sobre las principales actividades desarrolladas por la Unidad de Auditoría Interna durante los meses de marzo y abril de JUNIO 2013

9 ACTA NÚMERO CIENTO NOVENTA Y UNO: Fecha de Reunión: veintiocho de junio de dos mil trece PUNTO NUMERO TRES: El Auditor Interno presentó informes de auditoría, sobre las evaluaciones realizadas a los rubros de Cuentas por Pagar, Otros Pasivos y Siniestros por otro lado, se conoció informe referente al arqueo de fondos especiales de Caja Chica, Combustible y Reclamos como un procedimiento de control interno sin embargo, para el rubro de cuentas por pagar se recomendó la modificación de nombre en la sub cuenta contable denominada comité de vendedores por no corresponder a la naturaleza de las operaciones registradas habiendo encomendado a la Unidad de Auditoría interna dar seguimiento a lo observado PUNTO NUMERO CUATRO: La Gerencia General, presentó para su discusión los estados financieros al treinta y uno de mayo de dos mil trece los cuales luego de ser analizados se acordó que fueran presentados a la Junta Directiva. JULIO 2013 ACTA NÚMERO CIENTO NOVENTA Y DOS: Fecha de Reunión: veintinueve de julio de dos mil trece PUNTO NUMERO TRES: El Auditor Interno presentó informes de las auditorías efectuadas de las cuentas de Primas Cedidas por Reaseguro y Reafianzamiento, Gastos de Adquisición y Conservación y de la Evaluación de Mecanismos de Prevención del Lavado de Dinero y Activos habiendo determinado, que de los exámenes realizados no se reportan observaciones que se consideren relevantes además, se conocieron informes sobre las diferentes actividades desarrolladas por la Unidad de Auditoría Interna correspondiente a los meses de mayo y junio del corriente año así como de la revisión y verificación de los estados financieros de publicación referidos al 30 de junio de 2013 en este sentido, y en alusión a los rubros e informes presentados no se determinaron aspectos considerados como deficiencias significativas. PUNTO NÚMERO CUATRO: La Gerencia General presentó para su discusión los estados financieros al treinta de junio de dos mil trece sujetos a publicación así como también, sus notas e informe intermedio del auditor externo a la misma fecha. AGOSTO 2013 ACTA NÚMERO CIENTO NOVENTA Y TRES: Fecha de Reunión: treinta de agosto de dos mil trece PUNTO NUMERO TRES: El Auditor Interno presentó informes de auditoría sobre los exámenes que se han realizado de los rubros de Devoluciones y Cancelaciones de Primas y Gastos Financieros y de Inversión a este respecto, y posterior a las evaluaciones que se han realizado no se determinaron aspectos relevantes que deban ser informados. PUNTO NUMERO CUATRO: La Gerencia General presentó para su discusión los estados financieros al treinta y uno de julio de dos mil trece, los cuales luego de ser analizados se acordó que fueran presentados a la Junta Directiva. SEPTIEMBRE 2013 ACTA NÚMERO CIENTO NOVENTA Y CUATRO: Fecha de Reunión: veintisiete de septiembre de dos mil trece PUNTO NUMERO TRES: El Auditor Interno presentó informes sobre la evaluación de los rubros de Gastos de Administración, Evaluación de las Operaciones de Fianzas y Gastos Extraordinarios y de Ejercicios Anteriores a este respecto y posterior a la evaluación que

10 se realizó, se determinó que algunos expedientes no contenían el punto de acta donde se ratificó el otorgamiento de las referidas fianzas de igual forma, se conocieron informes diversos relacionados con las actividades desarrolladas por la Unidad de Auditoría Interna correspondiente a los meses de julio y agosto del corriente año es oportuno indicar; que de lo observado en relación con las operaciones de fianzas se estableció que el Auditor Interno diera seguimiento en lo concerniente a documentar adecuadamente dichos expedientes PUNTO NUMERO CUATRO: La Gerencia General presentó para su discusión los estados financieros al treinta y uno de agosto de dos mil trece, los cuales luego de ser analizados se acordó que fueran presentados a la Junta Directiva.. OCTUBRE 2013 ACTA NÚMERO CIENTO NOVENTA Y CINCO: Fecha de Reunión: veintitrés de octubre de dos mil trece PUNTO NÚMERO TRES: El Auditor Interno presentó informes de auditoría sobre los exámenes que se han realizado de los rubros de Primas Productos, Ingreso por Decremento de Reservas Técnicas así como también, de Siniestros y Gastos Recuperados por Reaseguro en los cuales luego de la evaluación realizada no se determinaron observaciones relevantes que deban ser informadas. PUNTO NÚMERO CUATRO: La Gerencia General presentó para su discusión los estados financieros al treinta de septiembre de dos mil trece. NOVIEMBRE 2013 ACTA NÚMERO CIENTO NOVENTA Y SEIS: veintinueve de noviembre de dos mil trece PUNTO NÚMERO TRES: El Auditor Interno presentó informes sobre la evaluación que se realizó de los rubros de Reembolso de Gastos por Cesiones de Seguros y Fianzas, Salvamentos y Recuperaciones y Depósitos de Pólizas; sin determinar en estos casos observaciones relevantes. PUNTO NUMERO CUATRO: La Gerencia General presentó para su discusión los estados financieros al treinta y uno de octubre de dos mil trece, los cuales luego de ser analizados se acordó que fueran presentados a la Junta Directiva DICIEMBRE 2013 ACTA NÚMERO CIENTO NOVENTA Y SIETE: Fecha de Reunión: veinte de diciembre de dos mil trece PUNTO NUMERO TRES: El Auditor Interno informó de las revisiones efectuadas referente a la Evaluación de la Gestión del Riesgo Crediticio y de Concentración de Crédito, así como también del rubro de Ingresos Financieros y de Inversión informando además sobre la elaboración y presentación del plan anual de trabajo de la Unidad de Auditoría Interna correspondiente al año 2014, el cual debe ser aprobado por la Junta Directiva finalmente; se conocieron informes sobre las actividades desarrolladas por la Unidad de Auditoría interna durante los meses de octubre y noviembre del presente año a este respecto, y sobre las evaluaciones e informes que se han presentado no se determinaron observaciones que tengan relevancia para ser informadas PUNTO NUMERO CUATRO: La Gerencia General presentó para su discusión los estados financieros al treinta de noviembre de dos mil trece los cuales luego de ser analizados se acordó que fueran presentados a la Junta Directiva.

11 ANEXO 7 Anexo 7: Miembros del Comité de Riesgos y los cambios durante el periodo informado Código de Gobierno Corporativo, Aprobado por Junta Directiva, el 12 de julio 2013, Acta 487, Punto de Acta 8-4 Numeral VII.- Comités de Apoyo a la Administración, Numeral 7.3 Comité de Riesgos COMITÉ DE RIESGOS 2013 PRESIDENTE GERENTE GENERAL GTE. DE OPERACIONES (RESP. GESTION RIESGOS) : ING.JOSE ROBERTO NAVARRO : LICDO.HERIBERTO PEREZ AGUIRRE : LICDO.HECTOR MAURICIO MATA MEJIA Anexo 7: Detalle de las principales funciones desarrolladas en el período por el Comité de Riesgos. a) Informar a la Junta Directiva sobre los riesgos asumidos por la Aseguradora, su evolución, sus efectos en los niveles patrimoniales y las necesidades adicionales de mitigación; b) Velar por que la Aseguradora cuente con la adecuada estructura organizacional, estrategias, políticas y recursos para la gestión integral de riesgos; c) Asegurar e informar a la Junta Directiva la correcta ejecución de las estrategias y políticas aprobadas; d) Proponer a la Junta Directiva los límites de tolerancia a la exposición para cada tipo de riesgo; e) Aprobar las metodologías de gestión de cada uno de los riesgos; y f) Requerir y dar seguimiento a los planes correctivos para normalizar incumplimientos a los límites de exposición o deficiencias reportadas Diciembre/2013