PLIEGOS DE CLAÚSULAS PARTICULARES, QUE REGIRÁN EN LA CONTRATACIÓN DEL PATROCINIO PRIVADO DEL PROYECTO " SIX DAY SERIES. FINAL.MALLORCA".

Transcripción

1 PLIEGOS DE CLAÚSULAS PARTICULARES, QUE REGIRÁN EN LA CONTRATACIÓN DEL PATROCINIO PRIVADO DEL PROYECTO " SIX DAY SERIES. FINAL.MALLORCA". 1. OBJETO DEL CONTRATO. El presente pliego tiene por objeto fijar las condiciones del patrocinio privado que realiza la Agencia de Turismo de las Illes Balears (en adelante, ATB) en el marco de la convocatoria pública de patrocinios privados para la mejora de la competitividad turística de las Illes Balears (BOIB nº 145 de 17 de noviembre de 2016). a. El 20 de febrero de 2017, se reunió la mesa de contratación y, una vez analizada la idoneidad del proyecto, se comprueba que la contraprestación para la ATB es suficiente de acuerdo con los objetivos de la convocatoria. Por lo tanto, se procede al patrocinio de la " Six day seríes final: Mallorca" que se celebraran el 17 de marzo de 2017 en Palma de Mallorca-Palma Enarena. El patrocinio del evento consistirá en la publicidad que realizará el patrocinado mediante el desarrollo de la siguiente actividad: b. Six day serías final: Mallorca La publicidad se llevara a cabo durante el transcurso de las siguientes acciones: a. Página web del evento con contenidos en castellano e inglés b. Vídeo promocional del evento con metraje de Mallorca c. Miguel Indurain como embajador mundial del evento y del ciclismo en Mallorca d. Ruedas de prensa antes del evento e. Pack de actividades de Relaciones Públicas. Colaboraciones con prensa f. Publicidad exterior en lugares clave de Palma. 3 idiomas g. Publicidad en TV y radio h. Redes sociales, Facebook, Instagram y Twitter i. Medios digitales pagados. Publicidad a Facebook España, Reino Unido, Holanda, Alemania y Dinamarca.

2 j. Flyers k. Programa en inglés, castellano y catalán l. Plan de medios integrado con apoyo de Madison Sport Group y Walterhaus m. Comercialización de base de datos con socios locales e internacionales n. Comercialización a través de TTOO tales como Thomas Cook Los idiomas a emplear serán el castellano y/o el catalán y/o el inglés. Este contrato es considera Privado. 2. PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN. El presente contrato se caracteriza como contrato privado, de acuerdo con el art. 20 del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. 3. CONDICIONES TÉCNICAS. La empresa organizadora de " Six day series final: Mallorca" está obligada como patrocinadora principal a realizar las siguientes prestaciones: Nombre de la acción: la marca MALLORCA es pondrá junto al nombre del evento. (anexo 1). Material gráfico: inscripción de la marca MALLORCA junto al nombre del evento en carteles, portadas, papel carta y demás material gráfico editado al efecto. (anexo 1) Logotipo del Gobierno: Inserción del logotipo del Gobierno de las Illes Balears en el apartado de patrocinadores. (anexo 2) Publicidad en grabaciones: la marca Mallorca tendrá que situarse en una de las esquinas superiores a manera de mosca a las grabaciones / ediciones facilitadas o generadas por el patrocinado, siempre que sea posible. En cualquier caso, la marca tendrá que aparecer a los créditos de cierre de la grabación o inicio de la grabación (anexo 1).

3 Prensa: Inserción de la marca junto al nombre del evento y del logotipo del Gobierno de las Illes Balears en páginas de noticias especiales y en los anuncios (cuando se trata de compra de espacios), si es el caso, que se publicarán con motivo del evento (anexo 3). El patrocinador, aprovechando la celebración del evento, tendrá la posibilidad de realizar cualquier tipo de actividad promocional. La publicidad en medios de comunicación, puede sufrir variaciones respecto a la planificación original, si es el caso. Publicidad exterior durante los eventos: En la salida: Vallas en la línea de salida posicionadas en lugar preferente. (valles anexo 1) (vallas anexo 2). Marca Mallorca y logotipo en el arco de la línea de salida (anexo 1). Colocación de elementos publicitarios en la línea de salida (anexo 1). En podio: Inserción de la marca Mallorca en lugar preferente en el podio de entrega de premios (anexo 1). Actos oficiales y protocolarios: Actos oficiales: -La organización convocará e invitará oficialmente al patrocinador a todos los actos que se celebren para la promoción y difusión de los eventos con una antelación mínima de 7 días. -El patrocinador formará junto a las restantes autoridades en los actos de entrega de premios. -El patrocinador estará junto a las restantes autoridades en los actos oficiales que el comité organizador convoque con motivo de los eventos.

4 Previa a la publicación del material gráfico, se supervisará por parte del área de Imagen de ATB la ubicación de la Marca y los borradores de diseño. 4. PRECIO DE LICITACIÓN Y FINANCIACIÓN DEL CONTRATO. El presupuesto de este contrato de patrocinio se fija en (IVA no incluido), con cargo la convocatoria "patrocinios privados 2017 de la ATB". El importe del patrocinio se ha establecido de acuerdo con la solicitud y valoración económica realizada en función de las contraprestaciones que el Gobierno de las Islas Baleares a través de la ATB recibirá en forma de publicidad para la promoción turística de las Illes Baleares. Para atender a las obligaciones derivadas del contrato del año en curso, existe crédito suficiente en el Capítulo VI del presupuesto de la Agencia de Turismo de las Illes Balears para el ejercicio PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución de este contrato de patrocinio se establece desde la firma del contrato hasta el día 18 de marzo, día siguiente a la finalización de los actos. 6. REVISIÓN DE PRECIOS Debido a la naturaleza del contrato, y su plazo de ejecución, no procederá la revisión de precios motivado por la reducida duración del contrato. 7. GARANTÍA PROVISIONAL Y DEFINITIVA. De conformidad con lo establecido en el artículo 95 del RD Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, y debido a las circunstancias y motivo del patrocinio se exime de la presentación de las garantías.

5 8. DOCUMENTACION A PRESENTAR Para acreditar la capacidad de obrar, solvencia, y aceptación de las condiciones del contrato el licitador ha presentado la documentación administrativa y técnica establecida en la convocatoria de patrocinios para el año 2017 publicada en el BOIB nº 145 de 17 de noviembre de CRITERIOS DE VALORACIÓN Y ADJUDICACIÓN La adjudicación del presente contrato privado se realiza una vez comprobada la idoneidad del proyecto presentado dentro de una convocatoria pública para la realización de patrocinios en base a los principios de publicidad, transparencia, concurrencia, objetividad y eficiencia para el desarrollo del objeto de la acción que mejore la competitividad turística de las Islas. Esta convocatoria parte de la base que son los promotores de la acción o del proyecto quienes asumen la organización de la acción/proyecto. Por eso, solicitan la aportación/colaboración para apoyar la celebración del proyecto, ya que consideran que tiene repercusión turística y que la aportación pública mejora la rentabilidad, en concepto de imagen y notoriedad. Las condiciones del contrato están previamente negociadas por las partes y la participación en el presente procedimiento constituye la aceptación de las mismas. El plazo de formalización del contrato de patrocinio, de acuerdo con el establecido a las bases de la convocatoria será de 1 mes desde la adjudicación. Sin embargo, el contrato se formalizará en escritura pública cuando así lo solicite el patrocinado, siendo a su costa los gastos derivados de su otorgamiento. 10. JUSTIFICACIÓN Y FORMA DE PAGO. El precio del contrato se hará efectivo contra factura, que se emitirá después de la finalización del evento y a la que se tendrá que adjuntar la acreditación documental establecida en la Anexo B de la Resolución del Presidente de ATB de 11 de noviembre de Una vez recibida esta documentación se levantará, si

6 procede, acta de conformidad. La justificación se tiene que entregar, en todo caso, antes de la finalización del año Esta factura tendrá que ir acompañada de: 1. La acreditación del cumplimiento del contrato privado de patrocinio, así como el cumplimiento de las condiciones relativas a la presencia de marca mediante la entrega de dos (2) copias de un dossier explicativo y justificativo, una (1) en formado papel y una (1) en digital, que incluya: Memoria del evento. Reportaje fotográfico (en alta resolución) del evento. "Clipping" de medios (impresos, audiovisuales y online) Detalle de la valoración económica del retorno publicitario para la marca que ha supuesto el evento patrocinado. El material gráfico (en alta resolución) realizado durante el desarrollo la actividad o evento patrocinado. El material audiovisual (en alta resolución) realizado durante el desarrollo la actividad o evento patrocinado, incluyendo testimonios de los participantes y del público asistente, si procede. Este dossier tiene que acreditar la ejecución del proyecto patrocinado, de acuerdo con las características especiales que se establecerán en el contrato a firmar en función de este proyecto, y reflejar el cumplimiento de las condiciones pactadas. El valor económico de la repercusión mediática de la marca y del logotipo tiene que ser equivalente o superior al valor del patrocinio otorgado 2. Memoria declarativa firmada por el responsable de la entidad en la que se detalle el gasto total realizado, indicando los ingresos y los gastos realizados haciendo constar la fecha de su abono efectivo. La ATB se reserva la potestad de realizar a posteriori una comprobación por muestreo de la justificación económica. En todo caso, la justificación de las accionas realizadas se incluirá en el contrato que se formalice, adaptándolo a la tipología de la acción/proyecto a realizar.

7 No se procederá al pago al patrocinado hasta que no se haya cumplido con la presentación de la justificación específica de la actividad que se determine en el contrato en relación a la actividad patrocinada. 11. INDEMNIZACIÓN POR DAÑOS Y PERJUICIOS. Será obligación del contratista indemnizar todos los daños y perjuicios que se causen a terceros como consecuencia de las operaciones que requiera la ejecución del contrato RÉGIMEN JURÍDICO. El contrato que regula este pliegue tiene naturaleza privada y se regirá por el Manual de Instrucciones internas de contratación de la ATB modificadas por el acuerdo del Consejo de dirección de la ATB de día 30 de marzo de 2012.

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9 ANEXO 1 ANNEXE 2 ANNEXE 3 Solicitud de Marcas/Logos: ip@atb.caib.es (área de Imagen i Publicaciones de la ATB)