REGLAS PARA EL USO DE LAS MARCAS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN IGC-O-014

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1 REGLAS PARA EL USO DE LAS MARCAS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN IGC-O-014 REVISIÓN NO.1 12/01/2017 Este documento es propiedad de IGC y su utilización o tenencia por terceras personas está estrictamente prohibida sin autorización escrita por parte de la empresa

2 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. Introducción 1 2. Objeto 2 3. Alcance 2 4. Definiciones 3 5. Referencias 5 6. Reglas para el uso de la Marca de certificación 6 7. Instrucciones para la reproducción de la Marca de Certificación Uso abusivo de la Marca de Certificación Consultas sobre uso de la Marca de Certificación Anexos Control de cambios Controles de aprobación 19

3 1. Introducción Bajo la premisa de que la certificación de sistemas de gestión implica deberes y derechos por parte de IGC y de los clientes certificados, y de que la norma UNE-EN ISO/IEC :2015, establece en su apartado 8.3 que: Un organismo de certificación debe tener reglas que rijan el uso de cualquier declaración en el embalaje del producto o en la información adjunta, de que el cliente certificado tiene un sistema de gestión certificado. El presente documento, recoge las reglas establecidas por IGC para este fin, a la vez que ofrece una serie de orientaciones para el uso correcto de la Marca de Certificación. En IGC somos conscientes de que la certificación es un activo valioso, que no sólo demuestra, ante los mercados nacionales e internacionales, los logros y el compromiso continuo de dirigir una organización de manera consistente y profesional, sino que también es demostración de conformidad y excelencia, para los clientes y usuarios. Es por ello que asumimos la responsabilidad de asegurarnos de que la Marca de certificación se utilizada de manera correcta y que no induzca a la confusión o al engaño y que se garanticen en todo momento la credibilidad y confianza en los clientes certificados. IGC exhorta a todos sus clientes certificados a disfrutar de los beneficios de la Marca de Certificación divulgándola en su folletería comercial, vehículos corporativos, letreros, papelería, páginas web, etc., puesto que de esta manera demostrarán públicamente a sus clientes y a otras partes interesadas (gobierno, usuarios, proveedores, accionistas, etc.) su condición y el estatus adquirido como una organización certificada. El uso de la Marca de certificación, no debe verse como una publicidad para la entidad de certificación, si no como medio transparente de información para que cualquier entidad o persona, pueda realizar cualquier tipo de consulta respecto al cliente certificado o incluso realizar algún tipo de queja o reclamo, en relación con el Sistema de Gestión certificado, Las reglas de uso de la Marca de Certificación podrán ser modificadas por IGC o por requerimiento de las Normas de acreditación y de la entidad de acreditación. Cualquier modificación en las presentes reglas serán comunicadas por escrito a las organizaciones clientes certificadas, indicando la fecha de entrada en vigor de las nuevas condiciones. Página 1 de 20

4 2. Objeto Describir los requisitos a tener en cuenta para la utilización de la marca de certificación de IGC, o la referencia a la condición de cliente certificado. Los requisitos establecidos en este documento persiguen asegurar que la marca de certificación se use de manera que no pueda dar lugar a equívoco sobre las actividades, productos o servicios, que están cubiertas por la certificación de forma que se puedan tomar decisiones informadas en relación a la certificación y así preservar el prestigio de la actividad y, por tanto, su valor en el mercado. 3. Alcance Los requisitos establecidos en este documento son de aplicación a todos los clientes certificados por IGC. Página 2 de 20

5 4. Definiciones IGC: Siglas de IGC Certificación Global, S.L.U. IAF: Son las siglas de la International Accreditation Forum. ENAC: Son las siglas de la Entidad nacional de Acreditación de España. International Global Certification: Marca registrada que ampara las certificaciones de Sistemas de Gestión Auditoría de certificación: Auditoría realizada por una organización auditora independiente del cliente y de las partes que confían en la certificación, con el fin de certificar el sistema de gestión del cliente. Nota 1: En las definiciones siguientes, el término auditoría se utiliza para simplificar cuándo se hace referencia a la auditoría de certificación de tercera parte. Nota 2: Las auditorías de certificación incluyen las auditorías: inicial, de seguimiento, de renovación de la certificación y también pueden incluir auditorías especiales. Nota 3: Las auditorías de certificación las llevan a cabo generalmente los equipos auditores de los organismos que proporcionan la certificación de conformidad con los requisitos de las normas de sistemas de gestión. Nota 4: Cuando dos o más organizaciones auditoras colaboran en la auditoría de un mismo cliente, ésta se denomina auditoría conjunta. Nota 5: Cuando un cliente es auditado con respecto a los requisitos de dos o más normas de sistemas de gestión a la vez, la auditoría se denomina auditoría combinada. Nota 6: Cuando un cliente ha integrado la aplicación de los requisitos de dos o más normas de sistemas de gestión en un único sistema de gestión y es auditado con respecto a más de una norma, la auditoría se denomina auditoría integrada. Cliente: Organización cuyo sistema de gestión se audita con fines de certificación. Organización: Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con responsabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos. Nota 1: El concepto de organización incluye, entre otros, un trabajador independiente, compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, sociedad, asociación, organización benéfica o institución, o una parte o combinación de éstas, ya estén constituidas o no, públicas o privadas. Página 3 de 20

6 Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad EJEMPLO Clientes, propietarios, personas de una organización, proveedores, banca, legisladores, sindicatos, socios o sociedad en general que puede incluir competidores o grupos de presión con intereses opuestos. Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría. Cliente certificado: Organización cuyo sistema de gestión ha sido certificado. Marca de Certificación: Símbolo propiedad de IGC, y utilizado por las organizaciones clientes certificadas para hacer pública dicha condición. Marca de IAF: Símbolo utilizado por ENAC para comunicar su condición de firmante de los acuerdos de reconocimiento dentro del International Accreditation Forum (IAF). Marca de ENAC: Símbolo usado por la organización acreditada, en este caso por IGC, para hacer público este hecho. Resulta de la combinación del Logotipo de ENAC, la actividad acreditada y el número de acreditación. Referencia a la condición de certificado: Frase con la que el cliente certificado informa de su condición de certificado. Embalaje: Se considera embalaje del producto aquel que se puede retirar sin que se desintegre ni dañe el producto. Embalaje primario: Todo embalaje diseñado para contener el producto o constituir una unidad de venta destinada al consumidor o usuario final, ya recubra al producto por entero o solo parcialmente, pero de tal forma que no pueda modificarse el contenido sin abrir o modificar dicho embalaje. Embalaje secundario: Todo embalaje diseñado para constituir una agrupación de embalajes primarios y que se utiliza únicamente con el fin de proteger a éstos y facilitar su manipulación o su transporte. Página 4 de 20

7 5. Referencias Norma UNE-EN ISO/IEC :2015. Apartado 8.3 Referencia a la certificación y utilización de marcas. Criterios Generales de Acreditación de Entidades de Certificación que llevan a cabo la Certificación de Sistemas de Gestión según norma UNE-EN ISO/IEC CGA-ENAC- CSG Rev. 9 septiembre 2017 Serie. CEA-ENAC - 01 Rev. 17 Criterios para la utilización de la marca ENAC o referencia a la condición de acreditado (octubre 2016) Página 5 de 20

8 6. Reglas para el uso de la Marca de certificación Las reglas de uso que se describen a continuación deben ser cumplidas por todos los clientes certificados que son poseedoras de certificados de sistemas de gestión emitidos por IGC. La Marca de Certificación deberá aparecer siempre asociada con el nombre del cliente certificado (el que figura en su certificado) de manera que forme con aquel un solo conjunto gráfico. Según se ilustra en la Figura No.1. Figura No.1 En material de papelería (papel de cartas, facturas, saludas, etc.) se podrá usar la Marca de Certificación, incluso si no todas las actividades de la organización están certificadas, con las siguientes limitaciones: - Se restringirá en el caso de que solamente una parte de las actividades de la organización estén certificadas o en el caso de que solamente lo estén algunas localizaciones, sedes o departamentos de la organización, en cuyo caso se hará constar en el logotipo esta restricción. - En el caso de ofertas, si no todas las actividades ofertadas caen dentro del alcance de certificación, deberá indicarse, mediante una marca, leyenda o cualquier otro medio, qué actividades están amparadas por la certificación. - En el caso de catálogos, si no todas las actividades están amparadas por la certificación, deberá hacerse clara distinción entre unas y otras. Según se ilustra en la Figura No.2 Página 6 de 20

9 Figura No.2 En material publicitario de cualquier índole (anuncios de prensa y TV; material promocional tal como calendarios, agendas, etc.; anuncios en vallas publicitarias, autobuses; en vehículos de la organización; etc.) se seguirán las siguientes reglas. - Se cumplirá en todos los casos la regla anterior. - El anuncio debe hacer mención a la organización cliente certificada (tal y como aparece en su certificado). No podrá utilizarse la Marca de Certificación en anuncios donde sólo aparezcan los productos o marcas comerciales de la organización sin que se mencione a ésta. - Solamente se podrá utilizar la Marca de Certificación asociada al alcance (actividades y sedes) certificadas. Esto implica que las organizaciones clientes que no dispongan de todas sus actividades y sedes certificadas no podrán hacer uso de la Marca de Certificación a no ser que aclaren este hecho en el propio anuncio o que anuncien solamente las actividades certificadas. Según se ilustra en la Figura No.3. Página 7 de 20

10 Figura No.3. Página 8 de 20

11 Sobre productos no se puede utilizar en ningún caso. Tampoco podrá situarse, en el caso de que la organización proporcione servicios, sobre el producto objeto del servicio (pe: no podrá usarlo el mantenedor del ascensor sobre éste o la organización de limpieza sobre el producto o instalación limpiada). Según se ilustra en la Figura No.4. Página 9 de 20

12 INFORMES DE ENSAYOS ANÁLISIS O PRUEBAS, CERTIFICADOS DE ANALISIS, CERTIFICADOS DE CALIBRACIÓN, INFORMES DE INSPECCION No puede utilizarse la Marca de certificación, en ningún caso, en informes ni certificados de ensayo de laboratorio, de calibración ni de inspección. Las organizaciones cuyo producto es un documento (certificado, plano, informe, etc.) tales como evaluadores de la conformidad, ingeniería, auditoras, laboratorios, etc. no podrán incluirlo en dichos documentos. Según se ilustra en la Figura No.5. Página 10 de 20

13 Sobre embalajes. Se entienden los siguientes tipos de embalajes; - Embalaje primario: la Marca de Certificación no podrá utilizarse en ningún caso sobre estos embalajes. - Embalaje secundario: la Marca de Certificación podrá situarse sobre estos embalajes siempre que cumpla la regla y que el alcance certificado ampare el sistema para la fabricación del producto embalado. Según se ilustra en la Figura No.6. Figura No.6. Las organizaciones certificadas podrán hacer referencia a su condición de certificado usando la frase (Organización) dispone de un sistema de gestión (de la calidad o ambiental) certificado de acuerdo a la norma (norma y versión) por IGC en lugar de hacer uso de la Marca de Certificación. Dicha frase podrá usarse en los casos anteriores, con las mismas restricciones que la Marca de Certificación. Se permite su uso en producto y embalajes primarios, con las mismas restricciones que las indicadas en el punto para embalajes secundarios. Según se ilustra en la Figura No.7. Página 11 de 20

14 Figura No.7. Las organizaciones certificadas no podrán hacer referencia a su condición de certificado usando la Marca de Certificación en etiquetas, de tal forma que pueda asociarse a un producto o servicio ofrecido. La información que acompaña el producto se considera disponible de forma separada, o separable fácilmente. Las etiquetas o placas de identificación se consideran como partes del producto. La declaración de ninguna manera debe dar a entender que el producto, proceso o servicio está certificado por este medio. Página 12 de 20

15 Otros usos de la Marca de Certificación. Uso en vehículos Con carácter general se puede reproducir la Marca de Certificación en vehículos de transporte, camiones, maquinaria y otros vehículos, siguiendo la pauta general de ir siempre asociada al nombre de la organización certificada (tal como aparece en el certificado). Sin embargo, si en el vehículo se reproduce otro tipo de publicidad o información sobre los centros y productos o servicios de la organización, se deberá garantizar que no se transmite información errónea sobre los productos/servicios y centros que están dentro y fuera del alcance certificado. Evidentemente, la organización fabricante del vehículo, maquinaria o camión no debe reproducir la marca en los mismos ya que en este caso sería su producto. Según se ilustra en la Figura No.8. Figura No.8. Página 13 de 20

16 Uso en las señalizaciones Con carácter general se puede reproducir la Marca de Certificación en señalización, edificios y fachadas siguiendo la pauta general de ir siempre asociada al nombre de la organización certificada (tal como aparece en el certificado). Sin embargo, en el caso de que la organización certificada no sea la totalidad de la organización sino parte de la misma (por ejemplo, un departamento que presta servicios internos), la marca sólo podrá ser utilizada en la señalización, parte del edificio o fachada que sean de uso exclusivo del departamento certificado. Según se ilustra en la Figura No.9. Figura No.9 Página 14 de 20

17 Uso en soportes informáticos Con carácter general se puede reproducir la Marca de Certificación en Cd y páginas web, con las restricciones similares a las establecidas para vehículo y carteles publicitarios. Si el CD es informativo de la actividad general que desempeña la organización y ésta no ha certificado todas sus actividades o centros, al lado del logo se debe incluir el alcance (actividades y centros) del certificado. Por el contrario, es válido el uso del logo sin necesidad de descripción del alcance cuando el CD sea informativo de la actividad para la que se ha obtenido el certificado. En el caso de páginas Web se respetará lo dicho hasta el momento. Si se desea, se podrán incluir enlaces o vínculos con la página Web de IGC o bien un vínculo que incluya la imagen de su certificado. Según se ilustra en la Figura No.10. Figura No.10. Uso en concursos y licitaciones La organización licenciataria no podrá hacer referencia a su condición de organización certificada para actividades y sedes que no estén incluidas en el alcance certificado en la presentación a concursos y licitaciones a las que opten. Página 15 de 20

18 Los términos Certificación ISO" y Certificado ISO" no se deben utilizar porque son potencialmente engañosos, llevan a la gente a pensar que ISO ha realizado la certificación. No está permitido bajo ninguna circunstancia el uso de la marca ENAC ni de la mara IAF por los clientes certificados. El permiso para el uso de éstas Marcas está limitado por ENAC, al Organismo de Certificación aprobado (IGC). Página 16 de 20

19 7. Instrucciones para la reproducción de la Marca de Certificación Tamaño Las dimensiones de la Marca de Certificación pueden ampliarse o reducirse siempre que se conserven las proporciones que se establecen en este documento, sin que se acepten tamaño mayor al propio logotipo de la organización certificada o tamaños que la hagan ilegible. Tipo de letra Las palabras que aparecen en la Marca de Certificación están reproducidas en el tipo de letra Trebuchet MS. Color La Marca de Certificación se debe reproducir en los siguientes colores: Página 17 de 20

20 8. Uso abusivo de la Marca de Certificación Se considera uso abusivo de la Marca de Certificación su utilización en relación con: Organizaciones o centros no certificados. Organizaciones o centros no certificados que mencionen un alcance diferente al establecido en el certificado. Organizaciones cuyo certificado haya sido suspendido temporalmente. Organizaciones cuyo certificado haya sido retirado definitivamente. El uso de cualquier diseño que no sea aceptable por IGC y cualquier forma de enunciado que pueda ser engañosa. Hacer uso de la Marca de Certificación dando a entender que es el producto/servicio el que está certificado. En estos casos se aplicarán las sanciones previstas en los Sistemas de Certificación de Organizaciones. Todo uso abusivo de la Marca de Certificación dará derecho a que IGC o un tercero inicie dentro del marco de la legislación vigente, toda acción administrativa o judicial que estime oportuna. Página 18 de 20

21 9. Consultas sobre uso de la Marca de Certificación La organización cliente certificada deberá someter a la consideración de IGC sólo aquellos usos de la Marca de Certificación distintos a los especificados en el presente documento. En estos casos deberá aportarse, para su consideración, una muestra del uso de la Marca de Certificación que se pretende llevar a cabo. 10. Anexos N/A. No aplica 11. Control de cambios Versión 01 Cambio Adecuaciones para el traspaso de las acreditaciones Nº. 47/C-SC068 y Nº. 32/C-MA Controles de aprobación Aprobado Por: Revisado por: Elaborado por: Antonio Martín Frutos DG Bertina Herrera Anria DC Nerea Arribas Guijas ASGC International Global Certification IGC Certificación Global, SLU. Calle Ibiza No. 36, 5º derecha Madrid. España. Tel. (+34) Página 19 de 20