PERIODICI DAD DEL INDICADO R. Humano. Anual Oficina Asesora de Planeación Lideres de procesos al Ciudadano

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1 POLITICA ADMINISTRATIVA COMPONENTES REQUERIMIENTOS ACTIVIDADES INDICADORES PERIODICI DAD DEL INDICADO R RESPONSABLE QUIEN REPORTA PORCENTAJE DE AVANCE AÑO 2018 TRIMESTRE PORCENTAJE CONSOLIDADO AVANCE Observaciones 1 trimestre Observaciones 2 trimestre Observaciones 3 trimestre Observaciones 4 trimestre GESTIÓN MISIONAL Y DE GOBIERNO Indicadores y metas de gobierno Indicadores y metas de gobierno Seguimiento y Reporte de Indicadores y Metas Número de Indicadores y Metas Reportadas en el establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo - PND, Plan período / Número de Indicadores y Metas requeridos de Oficina Asesora de Oficina Asesora de Cuatrienal de Investigación Ambiental - PICIA, Plan de reporte en tal período Acción Sectorial - PAS, Plan de Acción Institucional - PAI Articulación de los Proyectos de investigación científica con Número de Proyectos articulados con los programas del los programas establecidos en el Plan Estratégico Nacional PENIA en el período / Total Proyectos formulados que Oficina Asesora de Oficina Asesora de de Investigación Ambiental - PENIA inician ejecución en el período Sensibilizar a los trabajadores en los principios, valores y Campaña de sensibilización del Código de ética compromisos institucionales Implementar un registro de entrega del Código de ética al 100% personal de planta del Instituto reciben el Código personal nuevo de planta de ética Re-Diseñar y Publicar el Plan Anticorrupción y de Atención Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Oficina Asesora de al Ciudadano debidamente diseñado y publicado Dentro de las responsabilidades del trabajador/ contratista, No de contratos aceptados y dirmados/ No. De contratos Oficina Asesora de Oficina Asesora de inluir en el contrato la consulta del codigo de ética. elaborados Plan anticorrupción y de atención Mapa de riesgos de corrupción y las al ciudadano. medidas para mitigarlos Sensibilización e Implementación del Plan Anticorrupción y Número de Trabajadores sensibilizados / Número de de Atención al Ciudadano, junto con su Mapa de Riesgos y Oficina Asesora de Oficina Asesora de Trabajadores de Planta del Instituto SINCHI Plan de Contingencias Integrar la politica de riesgos con la de gestion y autocontrol, publicarla y divulgarla Política actualizada y socializada Oficina Asesora de Identificar los riesgos y los riesgos emergentes de corrupción Riesgos identificados y actualizados Oficina Asesora de Gestionar periódicamente los riesgos de corrupción Riesgos controlados Oficina Asesora de Oficina Asesora de Monitorear periódicamente el cumplimiento de las acciones propuestas para la administración de riesgos de corrupción Reporte Monitoreado Oficina Asesora de Oficina Asesora de y retroalimentar a los líderes de proceso Efectuar la Publicación oportuna de los Informes de Gestión en la página web del Instituto SINCHI Informe de Gestión Publicado Subdirección Científica y Subdirección Científica y Tecnológica - Oficina Asesora de Tecnológica - Oficina Asesora de Transparencia y acceso a la Transparencia y acceso a la información información pública pública Publicar convocatorias públicas en la Web institucional Convocatorias publicadas para la contratación de bienes y servicios de Apoyo Jurídica Cantidad de PQRSDF Documentar indicadores de gestión de seguimiento Tiempos de respuesta Actualizar el directorio del personal en la pagina web No de personas relacionadas en el directorio /No de personas vinculadas al Instituto Número de Protocolos de innovación desarrollados + Compilar los resultados de transferencia de tecnología y Número de procesos de innovación transferidos + socialización en los Proyectos de investigación que lo Número de emprendimientos acompañados en permitan y ameriten. procesos de innovación tecnológica. (Indicadores MECI) Identificación del nivel de participación ciudadana en la gestión de la entidad Apoyar a las comunidades locales en eventos de participación y divulgación regionales o nacionales # de eventos participadas / # de eventos programados Formulación participativa de las políticas públicas, planes y programas institucionales Socialización previa de los proyectos en las comunidades Numero de asistentes / Numero de Invitados

2 Uso de medios electrónicos y Socialización previa de los proyectos en las comunidades para concertar planes y programas de trabajo institucional. Numero de asistentes / Numero de Invitados Participación ciudadana en la gestión presenciales en el proceso de planeación y formulación de políticas de la entidad Definición de los programas y servicios que pueden ser administrados y ejecutados por la comunidad Uso de medios electrónicos y presenciales en el proceso de elaboración de normatividad Consulta en línea para la solución de Responder oportunamente las consultas de los ciudadanos % de cumplimiento de las respuestas en el tiempo Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones problemas realizadas por redes sociales establecido Inclusión de normas sobre Participación Revisar que dentro de la política de comunicaciones la ciudadana relacionadas directamente participación ciudadana este relacionada con el Política relacionada con la participación ciudadana con la entidad, en su normograma normograma. Exposición en el Encuentro de Investigadores de Identificación de buenas practicas de Compendiar las experiencias y buenas practicas de las experiencias y buenas practicas de participación participación ciudadana en la entidad participación ciudadana en la entidad. ciudadana en la entidad. Mantener actualizada la Política de Comunicaciones contentiva de la Política de Rendición de Cuentas Política de Comunicaciones actualizada Institucional TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO Identificación de las necesidades de información de la población objetivo de la Actualizar la caracterización de los grupos de interés Caracterización actualizada entidad Generar o adicionar al formato de formulación de proyectos campos específicos para la recolección de este tipo de Información identificada Oficina asesora de planeación Oficina asesora de planeación información Acciones de información a través de la utilización de medios de comunicación Publicar y difundir información relevante sobre resultados y masivos, regionales y locales o Socialización de resultados Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones avances de la gestión Institucional. comunitarios para facilitar el acceso a la misma. Acciones de información por medio de la Número de convocatorias publicadas en la página web y utilización de tecnologías de la Facilitar el control social y la función veedora de la carteleras / Número de Convocatorias totales en el de Apoyo Jurídica de Apoyo Jurídica información y comunicación para facilitar ciudadanía. período el acceso a ésta. Implementación de apertura de datos Revisar y aprobar el diagnóstico sobre la aplicación para el Instituto, de las disposiciones sobre de datos abiertos Diagnóstico aprobado Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones Definición de metodología de diálogo Facilitar el control social y la función veedora de la Número de veedurías conformadas / Número de presencial que permita la participación ciudadanía, en los proyectos que sea necesario. veedurías convocadas de los grupos de interés caracterizados. de Apoyo Jurídica Acciones de dialogo a través del uso de Facilitar el dialogo por medio de los canales electrónicos medios electrónicos en los espacios de Canales en operación Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones con la comunidad rendición de cuentas. Acciones de incentivos Distribuir gratuitamente las publicaciones institucionales % de publicaciones distribuidas Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones Cronograma del conjunto de acciones Hacer seguimiento a las acciones de rendición de cuenta Acciones realizadas / acciones programadas Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones seleccionadas que se han determinado realizar. Rendición de cuentas En la condición de Instituto Vinculado al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible - MADS, Coadyuvarle, Aporte a la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía del oportuna y adecuadamente, en su Proceso de Rendición de MADS quien actúa como cabeza presupuestal del Cuentas a la Ciudadanía, haciendo los aportes referidos al Sector Ambiental campo de acción e influencia del Instituto SINCHI Realización de la convocatoria a eventos definidos Participar en ferias y eventos de divulgación # de ferias y eventos participados / # de ferias y eventos programados Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones Efectuar la rendición de cuentas dentro del plazo Número de informes presentados / Número de informes establecido, sobre los asuntos que lo requieran, a la requeridos. Asamblea de Socios y a la Junta Directiva Elaboración y publicación de memorias (principales conclusiones y compromisos) de los eventos de rendición de cuentas. Evaluación individual de las acciones de rendición de cuentas Validar y ajustar la encuesta de satisfacción del cliente Encuesta actualizada Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones

3 Actualizar el documento de estrategia institucional de rendición de cuentas que recoja las acciones desarrolladas Documento actualizado Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones actualmente y las orientaciones aplicables al Instituto, referidas en la Ley 1757 de Elaboración del documento de evaluación del proceso de rendición de cuentas Evaluar el proceso de rendición de cuentas Proceso evaluado Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones Hacer seguimiento a la política de atención al ciudadanos Informe de Atención al Ciudadano Analisis de debilidades y fortalezas Identificar y documentar las debilidades y fortalezas de la entidad para promover la participación en la Analisis de factores internos y externos del Instituto oficina de planeacion todos los lideres de proceso implementación de los ejercicios de rendición de cuentas Esquema de atención por múltiples Usuarios atendidos de los Centros de documentación de Usuarios atendidos canales no electrónicos las sedes regionales del Instituto. Esquema de atención por múltiples Atender oportunamente los usuarios que interactúan a Usuarios atendidos canales electrónicos través de los canales electrónicos Realizar seguimiento a las PQRSDF No. De radicacion de c/u de las peticiones, quejas y reclamos recibidos en el Instituto Servicio al ciudadano Documentar procedimiento para la recepción de PQRSD ajustados a la normativa vigente Documento oficial y publicado Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones Gestión de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias. Elaborar carta de trato digno Documento oficial y publicado Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones Publicar en el portal web calendario con actividades de la Entidad Documento oficial y publicado Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones Verificar la autorización de datos personales a los Cumplimiento de la politica de proteccion de datos Oficina de Comunicaciones Oficina de Comunicaciones ciudadanos, su manejo y disposición personales De requerirse, efectuar la Actualización constante del Elaboración y actualización del manual Manual de Funciones y Requisitos Mínimos Manual de Funciones y Requisitos Mínimos (Competencias de funciones y competencias laborales (Competencias Laborales) debidamente actualizado Laborales) del Instituto SINCHI Plan estratégico de RRHH Registro permanente en el SIGEP Efectuar la evaluación anual de desempeño del período Número de Evaluaciones de Desempeño practicadas del período inmediatamente anterior / Número de del recurso humano inmediatamente anterior de los trabajadores del Instituto Trabajadores vinculados a la Planta de Personal del SINCHI Instituto en tal período Plan de Capacitación del Instituto SINCHI para la Capacitación Plan de capacitación Formular el Plan de Capacitación del Instituto para el 2018 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO vigencia 2017 debida y oportunamente formulado Aplicar la reglamentación de Bienestar e Incentivos del Ejecutar acciones de Bienestar e Incentivos del Instituto Instituto para el 2018 para el 2017 debida y oportunamente formulado Plan de bienestar e incentivos Número de actividades desarrolladas por el Instituto con Llevar a cabo actividades de Bienestar Social para los el apoyo de la Administradora de Riesgos Profesionales, trabajadores, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal las Cajas de Compensación Familiar y Entidades existente yd ejar registros Promotoras de Salud. Bienestar e incentivos Número de personal vinculado al Instituto participantes Implementar una cultura corporativa fundamentada en la en las actividades programadas para promover la cultura identidad del personal vinculado con el Instituto. corporativa / Número de Personal vinculado al Instituto. Clima organizacional Número de Encuesta de Medición del Clima Laboral u Efectuar la Medición del Clima Organizacional o Clima Organizacional practicadas anualmente / Total de Laboral, por lo menos una vez al año Trabajadores de Planta del Instituto Batería de Indicadores del Sistema Integrado de Gestión de y MECI oportuna y adecuadamente nutrida. Contar y mantener debidamente nutrida la Batería de Total de Indicadores Reportados oportunamente / Total Indicadores del SIGC y MECI de Indicadores que contiene la Batería del SIGC y MECI y cuyo reporte es obligatorio en tal período Realizar evaluación semestral de las encuestas de satisfacción del cliente % de encuestas evaluadas Certificar al Instituto en ISO 9001:2015 Recertificación actualizada a la ultima version Oficina Asesora de Oficina Asesora de

4 Actualizar el Manual de Bolsillo incorporando los cambios o mejoras realizadas al SIGC y MECI Manual de Bolsillo actualizado Oficina Asesora de Oficina Asesora de Propiciar y propender por la mejora constante del SIGC y MECI Número de Mejoras efectivamente logradas Gestión de calidad Proporcionar a través de comunicados inducción o re Implementación y mantenimiento del Número de socializaciones / Número de ajustes al sistema de gestión de calidad inducción adecuada al personal del Instituto con las sistema. mejoras o cambios al SIGC y MECI. Número de procesos y procedimientos en formato Disponibilidad de los Procesos y Procedimientos en electrónico disponibles en Intranet / Número total de formato electrónico para su manejo y consulta procesos y procedimientos institucionales Elaborar diagnostico y seguimento de las recomendaciones del MIPG Actividades ejecutadas/ actividades planeadas Realizar verificación de la eficacia a los riesgos institucionales y por procesos Reporte divulgado Oficina Asesora de Evaluación Interna Oficina Asesora de Sensibilización e Implementación de la Política Institucional Implementación de buenas prácticas Número de trabajadores sensibilizados / Número de de Buenas Prácticas Ambientales, Austeridad del Gasto y para reducir consumo de papel Trabajadores de Planta del Instituto SINCHI. Cero Papel - 3R. Elaboración de documentos electrónicos Continuar con la sustitución de documentos físicos a documentos electrónicos. Memorandos, reportos y resoluciones digitalizados Eficiencia activa y cero papel Programa de eficiencia Implementar programa de ahorro de energia y papel Prgorama de residuos Oficina de planeacion Procesos y procedimientos internos Análisis y diagnostico de los procesos y procedimientos Diagnostico realizado electrónicos susceptibles de automatización

5 Identificación de trámites EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Filtrar y organizar en el SUIT los nuevos y antiguos Servicios registrados en el SUIT actualizados servicios o procesos de cara al ciudadano Oficina de Comunicaciones Web Master Oficina de Comunicaciones Racionalización de trámites Priorización de trámites a intervenir Racionalización de trámites Elaboración de formularios para descarga Interoperabilidad Solicitud de asesoría para acompañar el proceso de reforma organizacional Elaboración del estudio técnico para la reforma organizacional Elaboración de memoria justificativa Modernización institucional Solicitud de concepto técnico favorable frente a la reforma organizacional Solicitud de concepto de viabilidad presupuestal Registro en el SIGEP de la reforma organizacional Justificación técnica de reformas salariales Actualizar el inventario de información verificando los requerimientos de Gobierno Digital Inventario de información actualizado Web Master Web Master Realizar un diagnóstico de accesibilidad web Diagnóstico de accesibilidad web elaborado Web Master Web Master Diseñar el Plan de Ajuste Tecnológico institucional según los requerimientos de Min TIC Plan de Ajuste Tecnológico Diseñado de Apoyo Informática de Apoyo Informática Mantener a el Instituto a la vanguardia tecnológica con su Estado de operación de los Sistemas informáticos y de de Apoyo Informática de Apoyo Informática plataforma informática. información. Revisión del plan de ajuste tecnológico Fortalecimiento de la Intranet Institucional, y demás servicios que google pueda prestar. Aplicación de servicios de google apps de Apoyo Informática de Apoyo Informática Continuar con la mejora constante de los procedimientos operativos incorporados en el software Stone que adquirió Sistema actualizado de Apoyo Informática de Apoyo Informática el Instituto para la integración de los procedimientos administrativos y financieros. Seguimiento y actualizaciones del portal web Pagina web en funcionamiento Web Master Web Master Gestión de tecnologías de información Elaboración del protocolo de internet IPv6 Estudio de factibilidad del Protocolo de Internet IPv6 Estudio Realizado de Apoyo Informática de Apoyo Informática Revisión, Diagnóstico y mantenimiento del sistema de Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de Apoyo Informática de Apoyo Informática gestión de seguridad de la información. debidamente implementado y mantenido Implementar medidas de seguridad de la información. # Medidas de Seguridad Implementadas de Apoyo Informática de Apoyo Informática Implementación de un sistema de gestión de seguridad de la información Diseñar una política de seguridad de la información Política Diseñada de Apoyo Informática de Apoyo Informática Continuar con el proceso de adopción de la estrategia de Gobierno Digital en todos sus componentes y con las Estrategia implementada Web Master Web Master actualizaciones correspondan. Implementación de servicios de Mantenimiento de los servicios de intercambio de Servicios de Intercambio de Información - RAVEC de Apoyo Informática de Apoyo Informática intercambio de información - RAVEC información RAVEC. adecuadamente implementado y operativo documental Programa de gestión documental 2018 Documento realizado Producción documental Definición de políticas para la normalización de la producción documental y aprobación de dirección general Documento realizado y aprobado

6 Gestión y trámite Gestión documental Organización documental Mantener una radicación constante y adecuada de la Correspondencia Tramitada / Correspondencia Recibida Mensual correspondencia Institucional. Sensibilización constante en la aplicación adecuada de las Número de Trabajadores Sensibilizados / Número Total TRD en todos los procesos del Instituto Trabajadores de Planta del Instituto Transferencia documental Cronograma de transferencia debidamente implementado y Número de transferencias ejecutadas / Número de ejecutado transferencias planeadas en el cronograma Programación y ejecución presupuestal PAC Número de solicitudes de disposición / Solicitudes Disposición de documentos Aplicación adecuada de la disposición de documentos aprobadas Custodia externa adecuada de los documentos Número de Carpetas enviadas y/o medios magnéticos Preservación documental a largo plazo Mensual establecidos enviados a custodia externa Número de solicitudes de Actualización / Solicitudes Valoración documental Mantener actualizada la TRD aprobadas Sumatoria del Presupuesto mensual ejecutado de cada Oportuna y Adecuada Programación y Ejecución uno de los proyectos de inversión y de Programación y ejecución presupuestal Mensual Presupuestal funcionamiento/presupuesto apropiado tanto de inversión como de funcionamiento*100. Programa anual mensualizado de caja - Realizar oportunamente el PAC para funcionamiento e inversión PAC realizado oportunamente PAC Efectuar la Publicación oportuna de los Informes de Informe de Gestión Publicado Gestión en la página web del Instituto SINCHI de Apoyo Presupuesto de Apoyo Presupuesto Subdirección Científica y Subdirección Científica y Tecnológica - Oficina Asesora de Tecnológica - Oficina Asesora de GESTIÓN FINANCIERA Proyectos de inversión Formulación adecuada del proyecto de Investigación Formulación y seguimiento a proyectos % de avance financiero de los proyectos de Inversión de inversión Científica ejecutados con recursos del presupuesto de Oficina Asesora de Oficina Asesora de registrados en el BPIN Inversión Seguimiento financiero oportuno al proyecto de % de avance financiero de los proyectos de Inversión Investigación Científica ejecutados con recursos del registrados en el BPIN presupuesto de Inversión de Apoyo Presupuesto Plan anual de adquisiciones Plan anual de adquisiciones (PAA) 100% de los procesos de contratación ajustados al Aplicar los principios que rigen la contratación Régimen aplicable para el Instituto SINCHI, las normas (Transparencia, Publicidad, Economía y Selección excepcionales de la Ley 80 de 1993 y al Manual de Objetiva) y el Manual de Contratación del Instituto. Contratación aprobado por la Junta Directiva. de Apoyo Jurídica MECI MECI Implementación y mantenimiento del Efectuar auditorias integrales a todos los Procesos del Número de Auditorías realizadas / Número de Auditorías sistema de gestión de control interno SIGC y MECI del Instituto SINCHI Planeadas Oficina Asesora de Evaluación Oficina Asesora de Evaluación Interna Interna Promedio de cumplimiento # DIV/0!