SISTEMA DE DENUNCIAS DICAS

Transcripción

1 SISTEMA DE DENUNCIAS DICAS Elaboró Lic. Tania A. González Segura Gerente Gestión de Talento Humano y Calidad Validó CP. Rodrigo Franco Director de Administración y Finanzas Validó CP. Jorge A. Paredes Chí Director de Contraloría Autorizó Lic. Arturo Quirarte Dayarse Director General Este documento es de uso exclusivo de GRUPO DICAS, queda prohibida la reproducción total o parcial.

2 1.- Objetivo Asegurar mantener en la organización los más altos estándares de integridad, honestidad, objetividad y transparencia. 2.- Proceso Colaborador Administrador de denuncias Comité de auditoria Redacta mail y envía a integridad@grupodi cas.com.mx Recibe y levanta línea de investigación Concluye diagnostico objetivo y genera plan de acción. Presenta Escucha, analiza y determina plan de acción Aplica y entrega evidencias de lo mismo Recibe evidencias y archiva expediente para futuras incidencias.

3 3.- Políticas 1. El mail será administrado por el Gerente Jurídico Corporativo. 2. El sistema está abierto para denuncias de empleados, clientes y proveedores. 3. Se presentará un informen mensual de reportes y estatus al Comité de Auditoria. 4. El sistema asegura la protección e integridad del denunciante al 100%. 5. Es indispensable que el denunciante se asegure de escribir lo más detallado posible los hechos, con el fin de que podamos ubicar perfectamente el lugar, personas involucradas, etc. 6. En el caso de que el denunciante desee dar su información, se solicita que sus datos sean completos, y en caso de ser anónimo se le pide proporcionar, aunque sea un anónimo, esto para en caso de que falte alguna información al respecto o surjan dudas, se pueda agilizar el proceso de investigación, pueda ser contactado. 7. En caso de no dejar cuando menos un mail anónimo, no se tomará como una denuncia oficial a dar seguimiento. 8. El denunciante debe de recibir un mail de recepción de su información en un tiempo no máximo a 24 horas. 9. Esta estrictamente prohibido y bajo sanciones drásticas establecidas en el Código de Ética de Negocios; el despedir, degradar, suspender, amenazar, acosar, interferir con el derecho de empleo o en cualquier otra forma discriminar a un consejero, directivo o empleado, por proporcionar información, ayudar a que se proporcione información, o colaborar en una investigación donde se presuma el incumplimiento de alguna disposición establecida en el Código de Ética de Negocios, así como en las Políticas Corporativas de Grupo DICAS. 10. La norma de protección a informantes no será aplicable en aquellos casos donde se demuestre que alguna persona efectuó de mala fe una denuncia falsa o maliciosa para causar daño a un tercero y/o a la propia organización, en cuyo caso tal acción se considerará una falta grave sujeta a una sanción drástica por parte de la empresa.

4 11. El propio Comité de Auditoría, así como las áreas de Recursos Humanos, Seguridad o Auditoría Interna, según sea el caso, deberán investigar las denuncias lo más rápido posible, empleando los recursos internos requeridos y contratando de ser necesarios los servicios de alguna firma externa de investigación. Generales Entre las prácticas ilegales o conductas inapropiadas más comunes a ser denunciadas por un informante, se encuentran las siguientes: A. DE INFORMACIÓN FINANCIERA a) Distorsionar los registros contables o los reportes financieros. b) Fingir ventas facturando anticipadamente. c) Reportar créditos diferentes a los realmente otorgados en el mercado. d) Registrar operaciones ficticias. e) Influir, ejercer coerción, manipular o engañar en forma fraudulenta a cualquier auditor externo o interno que desempeñe una investigación o revisión dentro de la empresa. f) Otros asuntos relacionados con la contabilidad, controles internos contables o de auditoría que afecten la calidad de la información financiera. B. DE OPERACIÓN a) Incumplimiento de leyes y/o regulaciones gubernamentales que generen sanciones, daño patrimonial, o contingencias futuras para la empresa. b) Casos graves de negligencia por desatender las políticas, normas y prácticas para la buena administración de la empresa. c) Efectuar ventas fuera de los territorios autorizados. d) Falsificar o alterar documentación (cheques, comprobantes, etc.). e) Llevar a cabo compras de bienes y servicios en perjuicio de la empresa. f) Realizar operaciones en beneficio personal o familiar, en perjuicio de la empresa. g) Conflictos de interés entre clientes o proveedores y el personal de Grupo DICAS.

5 h) Disponer de información privilegiada para beneficio personal, familiar o de amistad. i) Divulgar secretos relativos a procesos, métodos, estrategias, planes, proyectos, datos técnicos, de mercado, y/o información confidencial que ponga en peligro los intereses o el prestigio de las Unidades de Negocio de Grupo DICAS. j) Hacer mal uso de los activos o de las instalaciones de la empresa, para fines personales. C. DE RECURSOS HUMANOS a) Uso incorrecto o abuso de la autoridad. b) Acosar sexualmente, hostigar o intimidar a una persona. c) Conductas entre empleados contra la moral o buenas costumbres. d) Dañar el prestigio de una persona inocente. e) Contratar, remunerar o compensar al personal, fuera de lo autorizado. f) Contratar personal con antecedentes delictivos o con conductas inapropiadas. g) Cualquier otra situación que atente contra los Valores de la organización. D. DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL a) Incumplir normas de seguridad que pongan en riesgo la vida del personal, la protección ejecutiva y/o los bienes de la empresa. b) Consumir, distribuir, transportar, vender y poseer cualquier tipo de droga prohibida. c) Ingerir bebidas alcohólicas en lugares y horas de trabajo. d) Llegar al área de trabajo de la empresa bajo la influencia de drogas o alcohol. e) Cualquier otra situación que ponga en riesgo un medio ambiente saludable para el personal, visitantes y el público en general. La lista es enunciativa y sólo pretende ejemplificar algunas de las situaciones irregulares que deben ser denunciadas.

6 4.- Expedición Queda prohibido la modificación de este documento, sin la autorización y ejecución del proceso ABC de políticas y procedimientos. Fecha de elaboración Edición Lugar 03/02/2017 Primera edición Mérida, Yucatán