Política de Denunciante

Transcripción

1 Política de Denunciante OBJETIVO Tahoe se ha impuesto el compromiso de cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables, incluyendo estándares de contabilidad, controles contables y prácticas de auditoría. El Código de conducta de negocios (el Código ) de Tahoe Resources Inc. y sus subsidiarias ( Tahoe ) requiere que cada funcionario, directivo y empleado observe altos estándares de ética de negocios y personal al cumplir con sus deberes y responsabilidades. Tahoe espera que todos sus representantes observen el Código y todas las declaraciones y políticas de Tahoe y que reporten cualquier sospecha de violación. Los controles internos y procedimientos de operación de Tahoe tienen como fin detectar y prevenir o disuadir actividades impropias. Sin embargo, incluso el mejor sistema de controles internos no puede proporcionar protección absoluta contra irregularidades. Pueden presentarse violaciones intencionales o no intencionales a las leyes, políticas y procedimientos aplicables. En esos casos, Tahoe tiene la responsabilidad de investigar y reportar a las partes correspondientes cualquier alegato de sospecha de actividades impropias y cualesquier acciones tomadas para tratar estos asuntos dentro de Tahoe. Esta Política de denunciante (la Política ) tiene como objetivo informar a los empleados, funcionarios y directivos los procedimientos que ayudarán a asegurar que se reporten y atiendan debidamente las irregularidades. La legislación de valores establece que el Comité de auditoría de Tahoe (el Comité ) debe establecer procedimientos para recibir, conservar y tratar las quejas que Tahoe reciba respecto a asuntos relacionados con contabilidad, controles contables internos o auditoría y la presentación confidencial y anónima por parte de los empleados de cualquier inquietud respecto a asuntos cuestionables relacionados con contabilidad o auditoría. El Comité ha aprobado esta Política y los mecanismos para reportar contenidos en este instrumento para cumplir con sus responsabilidades. Esta Política establece las responsabilidades, políticas y procedimientos en conjunto con cualesquier reportes que se realicen conforme al Código u otros incidentes, según se especifica más adelante. La Política rige los reportes e investigación de los alegatos de sospecha de actividades impropias con respecto a asuntos relacionados con contabilidad, controles internos y auditoría, violaciones a la ley y violaciones generales al Código. Es responsabilidad de todos los directivos, funcionarios y Empleados reportar violaciones o sospechas de violaciones de acuerdo con esta Política. Para fines de esta Política, Empleados significa los empleados de Tahoe o sus subsidiarias.

2 Política de Denunciante Página 2 PROCEDIMIENTO Y MECANISMO CONDUCTA REPORTABLE Se puede presentar una queja y/o inquietud (un Reporte ) de buena fe y cuando se tienen bases razonables para creer que existe una violación, sobre los siguientes asuntos ( Asuntos Reportables ): Asuntos cuestionables relacionados con contabilidad, controles contables internos y auditoría, incluyendo la evasión o intención de evadir los controles contables internos o con respecto a asuntos que de otra manera constituirían una violación de las políticas contables de Tahoe que pudiera incluir, mas no se limita a, lo siguiente: Fraude o error deliberado en la preparación, evaluación, revisión o auditoría de cualquier estado financiero de Tahoe; Fraude o error deliberado al preparar y mantener los registros financieros de Tahoe; Deficiencias en o falta de cumplimiento con los controles contables internos de Tahoe; Declaración en falso ante o por parte de cualquier funcionario, contador u otra persona respecto a cualquier asunto contenido en los registros financieros, reportes financieros o reportes de auditoría de Tahoe; Desviación de la presentación de reportes completos e imparciales sobre la condición financiera de Tahoe y/o sus resultados de operación; Falta de cumplimiento potencial o real con los requisitos legales y regulatorios aplicables; Represalias contra empleados que presentan un reporte sobre cualquier Asunto Reportable; Un asunto que sería probable que recibiera atención de los medios u otra atención pública; Un asunto que implique una amenaza seria a la salud y seguridad de los empleados y/o del público; Un asunto que pueda considerarse importante o sensible por cualquier otra razón; o Cualquier otra violación al Código. Además de los Asuntos Reportables arriba mencionados, cualquier Empleado que considere que se le está pidiendo que cometa un ilícito o que crea que se ha cometido un ilícito, puede presentar un Reporte de buena fe en cualquier momento. PRESENTAR UN REPORTE Cualquier persona, incluyendo cualquier Empleado, actuando de buena fe y con bases razonables para creer que el alegato en cuestión se relaciona con un Asunto Reportable, puede presentar un Reporte. Los Reportes deben explicar con tanto detalle como sea posible el presunto Asunto Reportable y las razones para creer que dicho Asunto Reportable está ocurriendo o ha ocurrido

3 Política de Denunciante Página 3 Los empleados deben comunicar cualquier pregunta, inquietud, sugerencia o queja que tengan a alguien que pueda atenderlo debidamente. Con frecuencia, el supervisor de una persona está en la mejor posición para atender una inquietud en particular. Cuando no es posible que el Empleado aborde una inquietud particular en consulta con su supervisor, el Empleado puede presentar un Reporte al Secretario Corporativo Los Empleados en un puesto de supervisión o de gerencia deben asegurarse de que los Empleados bajo su supervisión conozcan la Política y estén familiarizados con los mecanismos disponibles para reportar una sospecha de actividad impropia. Los Empleados u otras personas que deseen presentar un Reporte pueden hacerlo sobre una base anónima. Se debe entender que la fuente o naturaleza del Reporte o los pasos requeridos a tomar para investigar el Reporte descritos bajo Investigación de un Reporte pueden dificultar o hacer imposible mantener en confidencia la identidad de la persona que reporta. Los reportes se pueden enviar al Secretario Corporativo dirigiéndolos de la siguiente manera: Correo: ehofmeister@tahoeresourcesinc.com Secretario Corporativo PRIVADO Y CONFIDENCIAL A SER ABIERTO SOLO POR EL DESTINATARIO 5310 Kietzke Lane, Suite 200 Reno, Nevada TRATAMIENTO DE REPORTES Todos los Reportes recibirán tratamiento confidencial, sea que se reciban anónimamente o no. Solo las personas que, a juicio del Secretario Corporativo, tengan necesidad de saberlo, tendrán acceso a los Reportes. Por lo general, una necesidad de saberlo surge de una obligación de investigar o de tomar acción remedial o disciplinaria sobre la base de la información. En particular, ninguna persona viola la confidencialidad al compartir información sobre un Reporte de una manera que esta Política requiera. A menos que el Reporte se haya hecho sobre una base anónima, se informará a la persona que hizo el Reporte que el Reporte se ha recibido y el Secretario Corporativo informará cuando se haya completado la investigación y puede, a discreción del Secretario Corporativo (y en consulta con el Presidente del Comité de Auditoría) informar a la persona que hizo el Reporte los resultados de la investigación. El Secretario Corporativo, el Presidente del Comité, el Comité y/o cualquier persona involucrada en o contratada para ayudar en una investigación de un Reporte, tomará todas las medidas razonables para no revelar la identidad de cualquier persona que reporte un Asunto Reportable anónimamente, a menos que lo requiera la ley.

4 Política de Denunciante Página 4 INVESTIGACIÓN DE UN REPORTE El Secretario Corporativo es responsable de evaluar y valorar los Reportes y de realizar las investigaciones. Al determinar si un Reporte se debe investigar, el Secretario Corporativo considerará entre otros factores, los siguientes: QUIÉN ES EL PRESUNTO TRANSGRESOR? Si se alega que un miembro de la gerencia está participando en un ilícito, ese solo factor puede influir la decisión a favor de realizar la investigación. CUÁL ES LA NATURALEZA DEL PRESUNTO ILÍCITO? Dependiendo de la naturaleza del alegato, el equipo de investigación central debe incluir a un representante de la gerencia de recursos humanos, finanzas y otros departamentos, según sea necesario, dependiendo del área de supervisión y conocimientos (por ejemplo, asuntos ambientales y salud y seguridad). QUÉ TAN GRAVE ES EL PRESUNTO ILÍCITO? Mientras más grave sea el presunto ilícito, más adecuado será emprender la investigación. Si el presunto ilícito afectaría de manera importante la integridad de los estados financieros de Tahoe, ese solo factor podría influir la decisión a favor de realizar la investigación. QUÉ TAN CREÍBLE ES EL ALEGATO DEL ILÍCITO? Mientras más creíble sea el alegato, más adecuado será emprender la investigación. Al evaluar la credibilidad, todos los hechos que rodeen al alegato se deben considerar. REPORTAR AL PRESIDENTE DEL COMITÉ Si el Secretario Corporativo, en consulta con el Director General, llega a la conclusión de que la queja o inquietud constituye un Asunto Reportable, lo notificará de inmediato al Presidente del Comité y preparará una evaluación por escrito ( Reporte de Evaluación ). El Reporte de Evaluación deberá describir (1) el presunto ilícito; (2) los hallazgos de la investigación que se realizó; (3) el impacto del presunto ilícito, potencial o realizado, sobre Tahoe; y (4) las ramificaciones legales (de haberlas) del presunto ilícito. REPORTAR AL COMITÉ Después de revisar el Reporte de Evaluación, el Presidente del Comité decidirá si la conducta constituyó un Asunto Reportable y/o si se justifica seguir investigando. El Presidente del Comité dirigirá la investigación o búsqueda de hechos relacionada con el Reporte a partir de este punto. Si el Presidente del Comité determina que un Asunto Reportable ocurrió o estuvo a punto de ocurrir, lo reportará al Comité.

5 Política de Denunciante Página 5 REPORTAR A LA GERENCIA Después de recibir un Reporte de Evaluación del Secretario Corporativo, el Presidente del Comité puede notificar al Director General de Tahoe, al Director de Finanzas de Tahoe o a los auditores externos de Tahoe sobre la presentación del Reporte de Evaluación o sobre el progreso de la investigación. El Presidente del Comité puede proporcionar detalles suficientes para permitir la adecuada consideración de dichas partes sobre las obligaciones de divulgación de Tahoe, incluyendo cualquier certificación requerida, sin comprometer la naturaleza confidencial o anónima del Reporte. OBLIGACIÓN DE COOPERAR Todos los directivos, funcionarios, Empleados, asesores y agentes de Tahoe tienen la obligación de cooperar y cumplir con cualquier revisión o investigación iniciada por el Secretario Corporativo o el Presidente del Comité conforme a esta Política. Si un Reporte indica que ha ocurrido una actividad ilegal o una violación a una regulación, se puede presentar un reporte a la policía o a otra agencia ejecutora de la ley o reguladora, según sea adecuado. PARTICIPACIÓN DE ASESORES INDEPENDIENTES Si el Presidente del Comité lo considera conveniente, puede contratar a asesores independientes por cuenta y costo de Tahoe para que realicen las investigaciones o recomienden la acción adecuada TRATO CON LOS EMPLEADOS DURANTE UNA INVESTIGACIÓN Durante la investigación de un Reporte, un Empleado que esté sujeto a una investigación puede quedar bajo permiso de ausencia administrativo o permiso de ausencia por investigación, según corresponda, cuando se determine que dicha ausencia servirá a los intereses del Empleado, de Tahoe o de ambos. No se interpretará que dicho permiso de ausencia constituye una acusación o conclusión de culpabilidad o inocencia de cualquier persona, incluyendo a la persona con permiso de ausencia. A las personas a las que se les informe que están sujetas a una investigación bajo esta Política se les notificará sobre la terminación de la investigación. Se dará a las personas bajo investigación la oportunidad de ser escuchadas antes de tomar cualquier acción disciplinaria contra ellas. ACCIÓN REMEDIAL A la conclusión de cualquier revisión, evaluación o investigación que el Presidente del Comité haya determinado que se realizó de buena fe y se relaciona con un Asunto Reportable que ocurrió o estuvo a punto de ocurrir, el Presidente del Comité lo reportará al Comité y el Comité determinará por mayoría de votos qué acción remedial, de haberla, es adecuada. El Presidente del Comité informará con prontitud al Consejo de Administración dicha acción remedial propuesta en una carta por escrito. En caso de un Reporte que involucre una queja contra el Comité, el Presidente del Comité contratará a asesores independientes para que den al Consejo de Administración sus puntos de vista sobre la acción remedial adecuada.

6 Política de Denunciante Página 6 PROTECCIÓN DE DENUNCIANTES Tahoe no retirará de su puesto, bajará de categoría, suspenderá, amenazará, acosará ni de manera alguna discriminará o tomará represalias, ni condonará represalia alguna por parte de cualquier persona o grupo, directa o indirectamente, contra cualquier directivo, funcionario o Empleado que, de buena fe: Reportó un Asunto Reportable; Legalmente proporcionó información o asistencia en una investigación respecto a cualquier conducta que el directivo, funcionario o Empleado dentro de lo razonable considere que constituye una violación a las leyes aplicables de valores o a las leyes aplicables federales relacionadas con fraude contra tenedores de títulos; Presentó, hizo que se presentara, testificó, participó en o de alguna otra manera ayudó en un proceso relacionado con una violación a las leyes de valores aplicables o a las leyes federales aplicables relacionadas con fraude en contra de tenedores de títulos; Proporcionó a un agente ejecutor de la ley información fidedigna respecto a la comisión o posible comisión de un delito u otra transgresión a la ley, a menos que la persona que lo reporta sea uno de los transgresores; o Proporcionó asistencia al Designado Confidencial, el Comité, la gerencia o cualquier otra persona o grupo en la investigación de un Reporte. Cualquier miembro del Consejo, funcionario o Empleado que tome represalias contra una persona que ha hecho un Reporte de buena fe sobre un Asunto Reportable está sujeto a disciplina hasta e incluyendo el despido. REGISTROS RELACIONADOS CON LOS REPORTES El Secretario Corporativo conservará copias de todos les Reportes de Evaluación y una bitácora de todos los Reportes de Empleados, rastreando cómo y cuándo se recibió cada Reporte, la naturaleza y resultados de cualquier investigación y la resolución del asunto. Se enviará un resumen trimestral de los Reportes recibidos, bajo investigación y resueltos en el trimestre anterior al Presidente del Comité. Los registros relacionados con un Reporte sobre un Asunto Reportable son propiedad de Tahoe y se conservarán: a) En cumplimiento con las leyes aplicables; b) Sujetos a salvaguardas para asegurar su confidencialidad y, cuando aplique, el anonimato de la persona que hace el Reporte; y c) De manera tal que se maximice su utilidad en el programa de cumplimiento general de Tahoe.