POLÍTICA PARA DENUNCIAR UNA SITUACIÓN IRREGULAR DENTRO DE LA EMPRESA

Transcripción

1 POLÍTICA PARA DENUNCIAR UNA SITUACIÓN IRREGULAR DENTRO DE LA EMPRESA General Geologix Explorations Inc. (la Compañía ) se esfuerza por mantener registros financieros y preparar estados financieros e informes que cumplan con todos los principios contables y leyes aplicables. Adicionalmente, la Compañía requiere que los empleados, funcionarios y directores de la Compañía observen altos estándares de ética personal y de negocios en la conducción de sus deberes y responsabilidades. Con tal fin, los empleados, funcionarios y directores de la Compañía deben practicar honestidad e integridad en el cumplimiento de sus responsabilidades y cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables. Se prohíbe cualquier clase de actividad ilegal. Propósito La meta de esta Política Para Denunciar una Situación Irregular dentro de la Empresa (la Política ) es disuadir la actividad ilegal y la conducta de negocios que dañe el buen nombre de la Compañía, sus intereses de negocio y sus relaciones con los tenedores de títulos valores, partes interesadas y la comunidad en general. Esta Política provee una avenida para que los empleados puedan manifestar sus preocupaciones con respecto a conductas impropias y contabilidad cuestionable, controles internos de contabilidad o asuntos de auditoría y provee la reafirmación de que estarán protegidos contra represalias o victimización por haber soplado de buena fe. Responsabilidad de Informar Todos los empleados, funcionarios y directores de la Compañía tienen la responsabilidad de informar cualesquiera actividades que se sospeche son ilegales o impropias y cualesquiera inquietudes con respecto a la contabilidad, presentación de estados financieros, contabilidad interna o controles de divulgación o asuntos de auditoría (una Queja ) de acuerdo con esta Política. No Represalias contra los Soplones Ningún empleado, funcionario o director de la Compañía que presente una Queja de buena fe deberá sufrir hostilidad, represalias o consecuencias adversas a su empleo. Un empleado que tome represalias contra alguien que ha presentado una Queja de buena fe, está sujeto a una sanción disciplinaria que puede llegar hasta incluir la terminación de su empleo. Cómo reportar violaciones Esta Política tiene como intención el animar y capacitar a los empleados, funcionarios y directores para ventilar sus serias preocupaciones dentro de la Compañía antes que buscar una solución por fuera de ella. La Compañía tiene una política de puertas abiertas y alienta a los empleados a compartir sus preguntas, preocupaciones, sugerencia o quejas con alguien que puede manejarlas apropiadamente.

2 2 En caso de contabilidad sospechosa, divulgación de estados financieros, contabilidad interna o divulgación de controles o asuntos de auditoría, incluyendo fraude o violaciones de la ley de títulos valores, las personas deberán presentar una Queja directamente al Presidente del Comité de Auditoría de la Compañía. Una muestra de la Forma de Queja se adjunta aquí como Documento A. Formas completas deberán enviarse al Presidente del Comité de Auditoría en un sobre cerrado marcado Para ser abierto solo por el Comité de Auditoría. Presidente del Comité de Auditoría de la Compañía El Presidente del Comité de Auditoría de la Compañía es responsable de la investigación de todas las Quejas reportadas. El Presidente del Comité de Auditoría de la Compañía y su información de contacto es: Graham Thody auditchair@geologix.ca Solución de Quejas El comité de Auditoría deberá estudiar todas las Quejas reportadas. El Presidente del Comité de Auditoría de la Compañía deberá notificar de inmediato al Comité de Auditoría cualquier Queja que reciba y trabajará con el Comité de Auditoría hasta que el asunto se resuelva. Las investigaciones relacionadas con las Quejas se llevarán a cabo tan rápido como sea posible, teniendo en cuenta la naturaleza y complejidad de la Queja y los problemas en ella mencionados. Actuar de Buena Fe Cualquier persona que presente una Queja deberá actuar de buena fe y tener bases razonables para creer que la información revelada es indicadora de una actividad impropia o ilegal o constituye un asunto cuestionable desde el punto de vista de la contabilidad o auditoría. Cualesquiera acusaciones que no sean corroboradas y que se pruebe han sido hechas de forma maliciosa o a sabiendas de que son falsas, serán consideradas como una falta disciplinaria grave. Confidencialidad Las Quejas pueden ser enviadas de forma confidencial por el querellante o pueden ser entregadas anónimamente. En la medida de lo posible, las Quejas serán mantenidas en forma confidencial, consistente con la necesidad de adelantar una investigación adecuada. El Comité de Auditoría tratará todas las Quejas como confidenciales y privilegiadas el grado máximo permitido por la ley. El Comité de Auditoría procederá con especial cuidado para mantener confidencial la identidad de cualquier persona que presente una Queja de acuerdo a este procedimiento hasta el momento en que se lance una investigación formal. De allí en adelante la identidad de la persona que presento la Queja puede mantenerse confidencial, si así lo ha solicitado, a menos que:

3 3 (i) (ii) (iii) tal confidencialidad sea incompatible con una investigación justa; haya una razón de mayor importancia para identificar o de otro modo revelar la identidad de la persona; o dicha revelación sea requerida por la ley. En ese caso, la persona que presentó la Queja será informada de ello por adelantado antes de ser identificada en conexión con la Queja. Cuando al examinar una Queja se invoquen procedimientos disciplinarios en contra de cualquier persona, la Compañía normalmente necesitará que el nombre de la persona que presentó la Queja sea revelado a la persona sometida a tales procedimientos. La Compañía alienta el que las personas pongan su nombre en cualquier Queja que presenten, pero cualquier persona puede presentar Quejas anónimas si así lo desea. Cuando se responda a un Querellante anónimo, la Compañía debe obrar con debida equidad con respecto a cualquier persona mencionada en la Queja, la gravedad del problema mencionado, la credibilidad de la información o argumentos en la Queja y las posibilidades de una investigación efectiva y el descubrimiento de evidencia. Esta Política promueve que los empleados pongan sus nombres en sus acusaciones porque poder hacer preguntas de seguimiento y una investigación adecuadas puede no ser posible a menos que se identifique la fuente de la información. Las violaciones reales o sospechosas reportadas anónimamente serán investigadas pero se dará consideración a los siguientes factores: (i) (ii) (iii) la gravedad del problema; La credibilidad del asunto; y la posibilidad de confirmar la acusación desde una fuente confiable. Fecha Efectiva Esta Política es válida a partir de Julio 1, 2005 La Compañía se reserva el derecho de modificar o cambiar esta Política en cualquier momento en que lo estime necesario.

4 DOCUMENTO A FORMATO PARA QUEJA Caso Número: Tel.: Departamento: Nombre: Supervisor: Tipo de Violación: Legal Contabilidad/Auditoría Violación de una Política de la Compañía Represalia Fecha en la que el Solicitante se dio cuenta de la posible violación: La violación es: Continua Completa No está claro si es continua o completa Departamento sospechoso de la violación: Persona(s) sospechosa(s) de la violación: Describa todos los hechos sobresalientes de la violación: Cómo se dio cuenta el Solicitante de la violación? Pasos que el Solicitante ha tomado antes de hacer este contacto: Quién, si alguien, puede ser perjudicado o afectado por la violación? Si la violación es legal, denos un estimativo de la pérdida en que la Compañía puede incurrir como resultado de dicha violación: Real: Potencial: Si la violación se relaciona con asuntos de contabilidad/auditoría, denos un estimado del reporte inapropiado e indique por favor la categoría (o categorías) afectadas por el reporte inapropiado o fraudulento. Cantidad Categoría: Activos Pasivos Gastos Ingresos Valoración Capital Qué sugerencias tendría Ud. para remediar esta violación:

5 5 Ud. desea que los funcionarios de la investigación se pongan en contacto con Ud. con respecto al estado de la investigación? Sí No